工程設(shè)計企業(yè)電子檔案的管理

吳東婷 石玥琪 劉 霽

(中國電子工程設(shè)計院，北京 100840)

1 引言

在工程設(shè)計領(lǐng)域，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和CAD技術(shù)的廣泛應(yīng)用，工程項(xiàng)目各種相關(guān)電子文件已成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中的主要產(chǎn)出物之一，也是企業(yè)重要的技術(shù)資源和寶貴的知識財富。在新形勢下，如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，使其能夠完整收集、安全存儲、有效利用，充分發(fā)揮其重復(fù)使用效率，這對設(shè)計企業(yè)檔案管理部門和檔案管理工作者來說，是一個新的挑戰(zhàn)，也是設(shè)計企業(yè)面臨的重大課題之一，本文將結(jié)合我院實(shí)際圍繞這一課題展開討論。

2 工程設(shè)計企業(yè)電子檔案管理歷程與普遍存在的主要問題

2．1 電子檔案管理歷程

電子檔案管理從二十世紀(jì)九十年代中期在設(shè)計企業(yè)起步至今，經(jīng)歷了十多年的歷程和大致兩個發(fā)展階段:第一階段是檔案管理的電子化階段，這一階段主要工作內(nèi)容是引進(jìn)圖檔管理系統(tǒng)軟件，利用它完成檔案信息的整編、錄入，甩掉了檔案手工檢索卡片，實(shí)現(xiàn)了檔案檢索和借閱管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化;第二階段是電子化的檔案管理階段，這一階段檔案管理呈現(xiàn)出許多與以往不同的新特點(diǎn)，主要體現(xiàn)為:要管理的檔案文件已經(jīng)是電子化的文件，檔案的信息也已經(jīng)電子化，并存在于電子介質(zhì)或者各種管理信息系統(tǒng)之中。對于電子檔案管理出現(xiàn)的新特點(diǎn)、新變化，很多設(shè)計企業(yè)一直進(jìn)行著有效管理的研究和探索。我院近年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)是:通過引入光盤庫存儲系統(tǒng)，并將圖檔管理系統(tǒng)納入企業(yè)綜合管理信息系統(tǒng)平臺，可從電子化設(shè)計文件產(chǎn)生之初即有效地管理這些文件，是解決設(shè)計企業(yè)電子化檔案有效管理的一條可行之路。

2．2 電子檔案管理普遍存在的主要問題

2．2．1 電子文件不能完整收集

與其他設(shè)計企業(yè)一樣，我院在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中產(chǎn)生最多的電子文件主要是以“．DWG”為后綴的圖形文件和以“．DOC”與“．XLS”為后綴的文本文件及表格文件。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷拓展，所做項(xiàng)目的逐年增多，各類電子文件的大量產(chǎn)生給企業(yè)電子文件的歸檔和管理帶來很大困難。2009年以前，我院工程設(shè)計電子文件的歸檔主要采用以下兩種方式:一是通過在網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作平臺上建立項(xiàng)目歸檔區(qū)，當(dāng)項(xiàng)目完成后，由項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)一將各專業(yè)設(shè)計電子文件整理后放入歸檔區(qū)，再由檔案管理人員從歸檔區(qū)取出完成移交歸檔;二是當(dāng)項(xiàng)目完成后，由項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)一將各專業(yè)設(shè)計電子文件收集并向檔案管理部門手工移交歸檔。由于采用這兩種方式收集歸檔的電子文件均未經(jīng)過規(guī)范化處理，也沒有對電子文件進(jìn)行有效分類和整理，存在同一電子文件名下有多個圖形、圖形主文件與所帶外部參照文件大多數(shù)沒有綁定甚至丟失、圖形文件所用到的字型字體文件沒有一并收集、紙介與電子文件也沒有確定對應(yīng)關(guān)系等問題。因此，很難保證電子文件的完整性和真實(shí)性，也很難判斷歸檔文件是否為最終版電子文件。另外，對于大量含有多圖形的電子文件需要手工拆分、所帶外部參照文件需要逐一與主文件綁定、工程項(xiàng)目信息需要從圖簽中提取等，不僅耗時，而且很容易人為造成錯誤。面對成千上萬份移交歸檔的電子文件，常常會出現(xiàn)一個項(xiàng)目的電子文件歸檔不完整、不是最終版本或因綁圖和拆圖失敗造成電子文件內(nèi)容嚴(yán)重失真等問題，從而導(dǎo)致一些電子文件只能作為資料而不能作為檔案來保存。

2．2．2 電子檔案數(shù)據(jù)不能安全存儲

電子文件自身存在易更改，易丟失等特點(diǎn)，因此電子檔案的安全存儲問題就成為企業(yè)電子檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容之一。2009年以前，我院將日常歸檔的工程設(shè)計電子文件主要存放在圖檔管理系統(tǒng)服務(wù)器硬盤中，但隨著我院對早期硫酸底圖進(jìn)行數(shù)字化掃描處理工作的開展，每年約有十幾萬張“．TIF”格式的歷史電子檔案也相繼進(jìn)入圖檔管理系統(tǒng)中，這不僅給服務(wù)器存儲空間帶來壓力，而且存在重大數(shù)據(jù)安全隱患。一旦服務(wù)器硬盤損壞，或因操作不當(dāng)?shù)热藶橐蛩貙Ψ?wù)器上的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或刪除，將會造成無法彌補(bǔ)的損失。所以，我們又對服務(wù)器硬盤上的檔案數(shù)據(jù)同時作了進(jìn)行光盤離線備份，形成大量光盤檔案。雖然通過異質(zhì)備份能夠有效降低電子檔案丟失損壞的風(fēng)險，但因查找和讀取光盤的速度慢，又影響了檔案資源的利用。因此，我們必須尋求新的解決方法，在緩解服務(wù)器存儲空間壓力的同時，保證電子檔案數(shù)據(jù)的長期有效保存。

2．2．3 電子檔案不能有效利用

隨著我院業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，所屬二級設(shè)計公司相繼成立，并且分散在院外各地，而紙質(zhì)圖紙的借閱給設(shè)計師帶來很大不便，設(shè)計人員利用企業(yè)圖檔管理系統(tǒng)瀏覽電子檔案的需求也隨之增加。但是，由于我院原企業(yè)圖檔管理系統(tǒng)是一個獨(dú)立系統(tǒng)且版本較低，并受自帶瀏覽器不能瀏覽高版本圖形電子文件、跨地域訪問的限制等原因，已經(jīng)不能滿足設(shè)計人員在線檢索和利用電子檔案的需求，極大影響了我院電子檔案的重復(fù)使用效率和設(shè)計資源的共享利用。因此，解決我院電子檔案利用瓶頸的關(guān)鍵問題在于升級改造原有系統(tǒng)，最大限度提高電子檔案的重復(fù)使用效率。

3 工程設(shè)計企業(yè)電子檔案管理新技術(shù)措施和方案

3．1 圖檔管理系統(tǒng)納入企業(yè)綜合管理信息系統(tǒng)平臺

將圖檔管理系統(tǒng)納入企業(yè)綜合管理信息系統(tǒng)平臺，是我院為實(shí)現(xiàn)電子文件完整收集以及提高電子檔案重復(fù)使用效率而采取的重要技術(shù)措施和方案。

3．1．1 實(shí)現(xiàn)電子文件完整收集

2009年，我院在綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)總體方案設(shè)計時，將圖檔管理系統(tǒng)納入統(tǒng)一基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)據(jù)庫上的應(yīng)用系統(tǒng)之一。到目前為止，我院綜合管理信息系統(tǒng)平臺建設(shè)任務(wù)已基本完成，該平臺基于SOA(面向服務(wù)架構(gòu))技術(shù)、集成綜合辦公、人力資源管理、經(jīng)營管理、項(xiàng)目管理、協(xié)同設(shè)計與出圖打印管理、圖檔管理和知識管理等系統(tǒng)為一體，是實(shí)現(xiàn)設(shè)計協(xié)同與管理協(xié)同緊密結(jié)合的平臺。通過該平臺，可自動提取項(xiàng)目管理和工程設(shè)計中的相關(guān)信息，使從圖形設(shè)計、校審到圖紙打印歸檔過程更嚴(yán)謹(jǐn)條理、井然有序。在出圖打印系統(tǒng)中，能自動完成拆圖和拼圖;自動收集外部引用文件、字型字體文件和打印樣式文件;自動生成條形碼，建立電子與紙介文件一一對應(yīng)關(guān)系，保證了電子文件的有效性;在出圖打印過程中，通過自動識別圖簽信息，對圖紙進(jìn)行自動分類整理，并按項(xiàng)目、子項(xiàng)、專業(yè)建立電子圖紙目錄結(jié)構(gòu);在紙質(zhì)圖紙歸檔時，通過掃描打印過程產(chǎn)生的唯一條形碼，可將存儲在服務(wù)器上與之相對應(yīng)的電子文件直接收集到圖檔管理系統(tǒng)中，使電子檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一目了然。采用此種電子文件歸檔方式，不僅簡化了電子文件歸檔流程，省略了圖形電子文件的手工綁圖與拆圖作業(yè)，而且也解決了其最終版本的歸檔問題，真正實(shí)現(xiàn)了以項(xiàng)目為單位的電子檔案數(shù)據(jù)的完整收集和自動分類與歸檔。

3．1．2 實(shí)現(xiàn)電子檔案有效利用

在企業(yè)綜合管理信息系統(tǒng)平臺的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我院新的圖檔管理系統(tǒng)既支持院內(nèi)局域網(wǎng)的本地訪問又支持院外廣域網(wǎng)的異地訪問，不論是在院內(nèi)或院外，只要能上網(wǎng)，設(shè)計人員都可以利用系統(tǒng)中的文件查詢功能，檢索并瀏覽工程設(shè)計類、工程項(xiàng)目類和技術(shù)研發(fā)類電子檔案資源。同時如有需要，經(jīng)過相應(yīng)的審批手續(xù)并獲得授權(quán)后，設(shè)計人員也可利用系統(tǒng)的電子檔案在線下載功能，下載已完成項(xiàng)目的設(shè)計文件，將充分利用和借鑒已有的設(shè)計知識運(yùn)用于新設(shè)計項(xiàng)目中，從而簡化設(shè)計過程，縮短項(xiàng)目設(shè)計周期，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子檔案的有效利用和全院資源共享。

3．2 引入光盤庫存儲系統(tǒng)

引入光盤庫存儲系統(tǒng)，是我院為實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)安全存儲，有效管理光盤載體資源，在線利用光盤電子檔案而采取的重要技術(shù)措施和方案。

3．2．1 實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)安全存儲

隨著企業(yè)電子檔案的日積月累，特別是對歷史檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理而產(chǎn)生的大量電子化檔案數(shù)據(jù)，給我院的圖檔管理服務(wù)器帶來巨大存儲容量壓力和重大安全隱患。為了緩解服務(wù)器存儲容量壓力，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)安全存儲。2009年，我院在建設(shè)綜合管理信息系統(tǒng)以及企業(yè)數(shù)據(jù)中心的同時，引入了NETZON光盤庫二級存儲系統(tǒng)。該系統(tǒng)利用信息數(shù)據(jù)分級存儲管理技術(shù)，采取了光盤與服務(wù)器存儲相結(jié)合的方式，既能實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲，又能實(shí)現(xiàn)對光盤載體資源的有效管理和實(shí)時在線利用光盤庫電子檔案。

光盤庫作為我院數(shù)據(jù)中心圖檔管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器硬盤的下一級存儲設(shè)備，通過管理軟件可將硬盤中不變化、使用率較低的數(shù)據(jù)按照指定的策略自動遷移到光盤庫存儲設(shè)備上［1］。當(dāng)需要使用這些數(shù)據(jù)時，分級存儲管理系統(tǒng)會自動將這些數(shù)據(jù)從光盤庫調(diào)回到服務(wù)器硬盤上。自動遷移到光盤庫存儲設(shè)備上的數(shù)據(jù)，我們按類進(jìn)行整理、刻錄，并給每一類數(shù)據(jù)建立一個卷組。同一卷組中的光盤可以看成是一張可以無限擴(kuò)大容量的光盤，每格式化一張光盤到該卷組中，卷組的容量就會增加一張光盤的容量。利用光盤庫存儲設(shè)備具有容量無限擴(kuò)充的優(yōu)勢，選擇其作為服務(wù)器硬盤容量的擴(kuò)充，既能緩解服務(wù)器存儲容量壓力，又能解決電子檔案數(shù)據(jù)安全存儲問題。因此，我們在服務(wù)器上只存放近10年的檔案數(shù)據(jù)，其余早期的檔案數(shù)據(jù)全部存放在光盤庫中實(shí)現(xiàn)在線調(diào)閱。利用光盤庫存儲設(shè)備對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲的數(shù)據(jù)一旦刻錄，就形成只能讀取不能更改的數(shù)據(jù)，安全系數(shù)增加，從而實(shí)現(xiàn)了電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲，也為服務(wù)器節(jié)省了大量的存儲空間。

3．2．2 實(shí)現(xiàn)對光盤載體資源的有效管理

隨著我院電子檔案數(shù)據(jù)的逐年增加，存儲電子檔案的光盤數(shù)量也隨之增加。單靠檔案管理人員手工在盤片上做記號和做光盤數(shù)據(jù)刻錄記錄表，并在大量的光盤中來查找具體檔案數(shù)據(jù)存放位置，工作效率很難提高。我院引入光盤庫存儲系統(tǒng)之后，檔案管理人員和用戶都可利用系統(tǒng)自帶的POINT管理軟件數(shù)據(jù)檢索功能，通過設(shè)置卷標(biāo)、目錄、文件等檢索條件快捷方便地找到存放到光盤庫中的數(shù)據(jù)。即使光盤離線，軟件的離線管理功能也可快速找到光盤。我院通過光盤庫存儲設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了對光盤載體資源的有效管理。

3．2．3 實(shí)現(xiàn)對光盤電子檔案的在線利用

利用光盤庫中的電子檔案數(shù)據(jù)有兩種方式:光盤庫共享和利用光盤庫POINT管理軟件。當(dāng)用戶訪問光盤庫時，可以像擁有本地硬盤一樣來訪問光盤庫中的資源。但是，考慮到我院企業(yè)電子檔案的保密要求，我們不采用光盤庫共享方式，而采用光盤庫POINT管理軟件方式，實(shí)現(xiàn)對光盤庫資源的在線利用。

由于存放在光盤庫中的數(shù)據(jù)多為歷史檔案數(shù)據(jù)，為防止用戶因操作方式不當(dāng)而造成光盤庫中數(shù)據(jù)的丟失或損壞，必須通過光盤庫POINT管理軟件的用戶管理功能對訪問光盤庫的用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。除光盤庫管理人員外，其他用戶只可被賦予檢索權(quán)限，即只能在光盤庫中檢索到數(shù)據(jù)的相關(guān)條目信息，但不能對數(shù)據(jù)進(jìn)行在線瀏覽。如需借閱，可聯(lián)系檔案管理人員，經(jīng)過相應(yīng)的審批程序后，方可進(jìn)行在線瀏覽和拷貝。

4 工程設(shè)計企業(yè)電子檔案的備份

電子檔案安全存儲是檔案真實(shí)、完整、可利用的前提條件。不論采用何種介質(zhì)作為電子檔案的載體，都可通過數(shù)據(jù)備份方式提高其存儲安全性，從而降低數(shù)據(jù)丟失損壞的風(fēng)險。

4．1 存放在服務(wù)器硬盤的電子檔案數(shù)據(jù)備份

存放在硬盤上的電子檔案數(shù)據(jù)將通過我院新建成的數(shù)據(jù)中心進(jìn)行統(tǒng)一管理備份，由備份服務(wù)器根據(jù)設(shè)定好的計劃定期發(fā)起備份，服務(wù)器向IX1500硬盤的數(shù)據(jù)區(qū)發(fā)出讀取控制指令，待備的數(shù)據(jù)通過局域網(wǎng)傳輸至備份服務(wù)器，然后備份到服務(wù)器的磁盤陣列中。為了不影響各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，我們采取每周一次的完全備份和每天的增量備份相結(jié)合的數(shù)據(jù)備份策略，以保證數(shù)據(jù)備份的效率［1］。

4．2 光盤庫中電子檔案數(shù)據(jù)備份

隨著時間推移，光盤信息層的磁性會發(fā)生退化，加之使用次數(shù)的累計，最終導(dǎo)致光盤邊緣處的磨損、光盤存儲的信息不能再讀取或不完整，為了保證光盤數(shù)據(jù)的有效存儲與完整讀取，光盤庫中的數(shù)據(jù)會刻錄兩套，即為A、B套。A套放在光盤庫中，為用戶提供在線檢索服務(wù)，B套將光盤連同光盤匣一起從光盤庫中拿出，人工轉(zhuǎn)移到異地離線保存。光盤匣在光盤庫中可以直接進(jìn)行熱插拔操作，當(dāng)光盤匣內(nèi)的光盤寫滿數(shù)據(jù)而不再使用時，便可將光盤匣直接拔出，再將光盤匣放入光盤柜中，給予光盤雙重保護(hù)，在有效地保護(hù)光盤壽命的同時實(shí)現(xiàn)災(zāi)難備份。

同時，對于光盤載體的存儲備份，可以采取階梯備份保存的方式。由于A、B兩套光盤是同時刻錄，光盤的有效存儲期限相同。為了避免A、B兩套光盤在同一時間段損壞，在刻錄后的某個時間點(diǎn)，將其中一套再次刻錄，從而形成階梯式的備份數(shù)據(jù)。

5 工程設(shè)計企業(yè)電子檔案載體的存放環(huán)境和定期檢驗(yàn)

5．1 電子檔案載體的存放環(huán)境

目前，工程設(shè)計企業(yè)存放電子檔案的載體以光盤為主，而光盤載體大多采用聚碳酸酯作盤基，鋁或其它金屬質(zhì)膜作反射層，聚丙烯酸脂作保護(hù)層制作而成。如果使用或保存不當(dāng)，極易損壞。因此，需要為載體創(chuàng)造良好的保管環(huán)境，從而保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全。

光盤匣本身具有防磁、防塵、防光的功能。因此，將光盤放入光盤匣中保存可減少對光盤本身的磨損。光盤匣以正立放置，不被擠壓為宜。周圍環(huán)境的溫度需保持在17℃ ～20℃之間，相對濕度保持在35% ～45%之間。存放地點(diǎn)做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防濕和防高溫［2］。

5．2 電子檔案載體的抽樣檢驗(yàn)

電子檔案光盤載體的定期抽樣檢驗(yàn)，是為了防止光盤因外界環(huán)境因素的影響而出現(xiàn)錯誤，從而規(guī)避數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。我院每年會對存儲電子檔案的光盤載體進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)有無法讀取的光盤，及時找出相應(yīng)的備份光盤，做好數(shù)據(jù)的復(fù)制工作，以保證數(shù)據(jù)的有效存儲。

6 結(jié)束語

工程設(shè)計企業(yè)電子檔案是企業(yè)重要的技術(shù)資源和寶貴的知識財富，做好工程設(shè)計企業(yè)電子檔案的管理，充分發(fā)揮電子檔案的重復(fù)使用效率，使其更好地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和科研業(yè)務(wù)建設(shè)等活動，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和信息化，是企業(yè)檔案管理部門的重要職責(zé)，也是檔案工作的終極目標(biāo)。

［1］張瑞祥等．設(shè)計企業(yè)信息數(shù)據(jù)集中存儲系統(tǒng)平臺建設(shè)［J］．土木建筑工程信息技術(shù)，2010，2(1):12-17．

［2］《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》(CJJ/T117－2007)