試析檔案信息化建設與管理

馮春爽

（唐山師范學院 人事處，河北 唐山 063000）

在當今網絡技術、信息技術和現代管理學知識飛速發(fā)展的社會條件下，檔案工作也面臨著挑戰(zhàn)，檔案信息化建設已經成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。檔案信息化是現代檔案管理的重要組成部分，檔案信息化建設與管理已經成為檔案事業(yè)發(fā)展的一項具有全局性和戰(zhàn)略性的重大工作。

1 檔案信息化的定義和內涵

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。也就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。

檔案信息化可以從以下三個方面來理解：實現檔案信息的數字化和網絡化；實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；實現檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

2 檔案信息化建設

在信息社會的建設環(huán)境下，隨著檔案信息化的逐步深入，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。

2.1 建立網絡檔案應用系統(tǒng)、檔案信息資源數據庫，加強檔案信息化資源建設

應用系統(tǒng)建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網絡建設的技術保障。檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，也是檔案信息化建設成敗的關鍵，檔案信息資源建設主要內容為：將現有館藏檔案的數字化和采集、接收的各種形式的電子文檔，集成到統(tǒng)一的檔案數據庫中。只有做好檔案信息化建設的基礎性工作，加快檔案數據庫建設，盡快形成數據規(guī)模，使計算機檢索系統(tǒng)實用化，才能把館藏檔案信息進一步深入開發(fā)出來，使檔案工作的服務水平和服務能力得到提高。

2.2 提升檔案信息化標準體系建設水平

檔案信息化建設必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎上，采取統(tǒng)一的數據格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術標準，統(tǒng)一的工作規(guī)程。檔案信息化的應用和發(fā)展離不開政策法規(guī)標準體系的支持，要逐步研究和完善發(fā)展相關政策法規(guī)標準。

2.3 加強檔案信息化基礎設施建設

檔案信息化基礎設施主要指檔案信息網絡系統(tǒng)和檔案數字化設備。其核心是計算機網絡。檔案信息化基礎設施是檔案信息化建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提，并制約著檔案信息化建設的發(fā)展水平，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。為此要進一步增強對檔案信息化建設的重視和支持，進一步加大投入。

2.4 加強人才隊伍建設

檔案信息化技術應用型人才和青年檔案信息化人才的培養(yǎng)，必須堅持以人為本，始終把提高人的素質放在第一位，這是檔案信息化的成功之本。 培養(yǎng)大量既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才，建立復合型、多層次的專業(yè)隊伍，優(yōu)化人員結構，這是進一步推動檔案信息化工作的人力保證。

檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。在進行檔案信息化建設時，還應遵循如下基本原則：（1）文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。（2）歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。為使檔案工作更好地適應社會和時代發(fā)展的需要，并能將檔案信息化建設落到實處，還應該注意前瞻、協(xié)作、實用、人才儲備四個方面。

3 檔案信息化管理

隨著社會現代化的發(fā)展，計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，檔案信息化管理就成為檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求，也是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。

3.1 提高檔案信息化管理水平

電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸到網上。根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性。電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。

在實施電子文件管理過程中，要通過技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。同時利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。

3.2 管理人員應實現從雜業(yè)型向專業(yè)型轉變

要實現檔案信息電子化首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識和先進的技術水平，從目前看，大部分檔案管理人員現代技術水平偏低，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更為奇缺，所以盡管引進了現代化設備，仍不能充分發(fā)揮其作用。檔案管理領域需要懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復合人才，所以提高隊伍素質，創(chuàng)造條件有針對性地進行知識更新是必要的，以適應檔案管理的對外指導工作和內部基礎管理工作。

3.3 提高現代化管理手段，實行資源共享

隨著當前信息技術的高速發(fā)展，檔案系統(tǒng)也要實現“數據化檔案” 和“網絡化管理”，從而實現信息的共享、共建。因此，開展現代化管理工作，必須做到慎重選擇檔案管理軟件，所選擇的軟件應具備規(guī)范化、通用化功能和很強的包容性。