人事檔案管理中存在的問題及對策

陳彥若

【內(nèi)容摘要】人事檔案管理的發(fā)展歷史表明，我國人事檔案管理已經(jīng)取得很大的成績，然而人事檔案管理問題總是接踵而至。當前，在信息化和“三權(quán)”等時代背景下，我國人事檔案管理又面臨著新的問題。如何針對這些問題進行科學研究，如何進行人事檔案管理工作改革，是從事人事檔案工作的人員和其管理者需要注意的。

【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理 調(diào)查

一、人事檔案工作中存在的問題

1.人事檔案存在片面、空泛、不真實等問題

由于歷史的原因，現(xiàn)存的人事檔案記載的內(nèi)容里反映個人的工作能力、人際交往、協(xié)調(diào)溝通能力、特長愛好、工作成績，上級對其的評價等內(nèi)容較少，反映干部的德能勤績、特長等資料信息不完整。個人履歷表中的年齡、參工時間、實習工作經(jīng)歷及文化程度，存在前后不一或歪曲事實的情況，還有的人年齡比真實年齡小，參加工作時間比實際時間早，學歷比實際高，任職經(jīng)歷前后不一致，致使真實情況難以確定，給人員的提拔、評職稱、離退休等工作帶來了不少麻煩。

2.檔案管理人員的素質(zhì)有待進一步提高

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，各種形式的競爭愈加激烈，其中人才的競爭已經(jīng)成為所有競爭中最重要的競爭。很多企事業(yè)單位都很注重人才的重要性，并開始以各種形式來促進本單位人才隊伍的形成。但是檔案管理過程中，存在檔案管理者素質(zhì)不高、專業(yè)性不強、責任心不強等問題，究其原因，還是單位檔案管理的領(lǐng)導對檔案管理工作不夠重視，認為過多的人力和物力無需花在這上面。

3.人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施差

據(jù)中共中央組織部宋明遠調(diào)查統(tǒng)計，全國123000多個管檔單位中，有49%的單位沒有專用庫房。配備空調(diào)、去濕機設(shè)備的庫房只占6.8%左右，縣一級多數(shù)還無計算機等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，這種情況近年來有所改善，但據(jù)筆者調(diào)查，有些高等院校，包括所調(diào)查的中職學校的人事檔案部門沒有空調(diào)、去濕機等設(shè)備，大多是手工操作，管理水平較低。

4.人員編制不足，隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)素質(zhì)偏低

在市場經(jīng)濟的條件下，人才由“單位人”轉(zhuǎn)化為“社會人”，加強人事檔案材料的監(jiān)管機制，在一定范圍內(nèi)增加檔案的透明度是社會發(fā)展的必然要求，人事檔案實現(xiàn)社會化、開放式管理，迫切需要監(jiān)督機制的保駕護航。人事檔案材料的收集、整理等流程以及“流程操作者”也需要被監(jiān)督與管理，對于人事檔案管理中出現(xiàn)的違法亂紀行為，不僅要追究單位、單位領(lǐng)導的責任，也要追究管理人員的責任。

二、人事檔案工作的改革建議

關(guān)于人事檔案工作改革的問題，學術(shù)界進行了較多的研究。研究的目的，不僅僅是指出當前工作中存在的缺陷，提出改進的方法和措施，更重要的是，為了更好地開展人事檔案工作，促進人事檔案工作的發(fā)展。從當前人事檔案工作現(xiàn)狀出發(fā)，筆者認為人事檔案工作改革，要從以下幾方面著手：

1.增強人事檔案管理意識，獲取單位領(lǐng)導的重視

檔案工作的規(guī)范，必須得到領(lǐng)導的重視和支持。如何獲得領(lǐng)導的信任和支持，筆者認為應(yīng)對檔案管理人員的職責進行界定。

一是大局意識。有大局意識和服務(wù)意識是檔案管理人員應(yīng)具備的首要意識，要緊緊圍繞中心服務(wù)工作，及時、準確地為領(lǐng)導和需要查閱檔案的人員提供真實可靠的檔案信息，使同單位人員能信任并支持檔案管理人員和檔案管理工作。

二是愛崗敬業(yè)。檔案管理人員要熱愛檔案工作，踏踏實實地做好檔案管理工作，努力學習和鉆研業(yè)務(wù)知識，通過各種渠道，進行檔案管理相關(guān)工作的培訓，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家里手，取得領(lǐng)導和同事的尊重和信任。

2.完善人事檔案管理的體制

完善人事檔案管理體制的內(nèi)容主要包括：（1）健全人事檔案管理領(lǐng)導體制。這是增強人事檔案工作發(fā)展宏觀調(diào)控能力和對人事檔案管理導向作用的保障。（2）建立人事檔案管理的專門機構(gòu)，例如建立全國人事檔案中心，此中心應(yīng)以中共中央組織部為主導、以國家人事部為核心、以國家檔案局為業(yè)務(wù)指導機構(gòu)。

3.充實和豐富人事檔案的內(nèi)容

人事檔案材料中應(yīng)拓展、充實、完善內(nèi)容，包括個人業(yè)績材料，誠信記錄，繳納公積金、養(yǎng)老金的記錄，簽訂合同的記錄等，應(yīng)盡量增加人事檔案的完整性和全面性，提升人事檔案的價值和功能，促使人事檔案管理朝著立體化、動態(tài)化的方向發(fā)展。總之，人事檔案內(nèi)容的收集要與時俱進，圍繞社會對人才的需求進行，人事檔案內(nèi)容要突出個性化，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的動態(tài)化，對個人能力和道德信用等情況進行全面綜合的動態(tài)評述。

4.實現(xiàn)人事檔案服務(wù)的信息化和社會化

人事檔案信息系統(tǒng)，除了為用人單位和個人提供檔案信息外，檔案信息系統(tǒng)一經(jīng)形成，它就是當?shù)刂匾娜瞬判畔欤瑸橛萌藛挝缓蜋n案寄存者服務(wù)。例如，通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)，可以錄入人員的學歷、職稱、學習和工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、特長愛好等，從而為當?shù)氐男姓芾砑捌湔叩闹贫ㄌ峁﹨⒖肌Ｐ畔⒒钱斀裆鐣l(fā)展的一大趨勢，也對檔案管理工作有了新的要求，那就是運用新的檔案管理手段和新的信息技術(shù)，促進檔案管理工作效率和水平的提高，以期盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。

目前，計算機技術(shù)已普遍應(yīng)用在檔案管理工作中，在國內(nèi)，也有越來越多的學校使用計算機輔助管理檔案。迫在眉睫的一個形勢就是人事檔案計算機輔助管理，加速信息化檔案管理，推動檔案管理的和諧有序的發(fā)展，還必須提高檔案工作人員的專業(yè)技能和素質(zhì)。

（作者單位：四川省旅游學校）