會計電算化對檔案管理的影響芻議

蔣玉娟 莫 偉

會計電算化對檔案管理的影響芻議

蔣玉娟 莫 偉

電子計算機技術全面在會計工作中的應用，使會計數據處理及傳輸高度自動化、電子化、無紙化、實時化和動態(tài)化，會計檔案以全新的面目出現。可以說，會計電算化是會計發(fā)展史上一次重大的革命。會計電算化的普及應用對傳統(tǒng)的會計檔案及其管理方式產生的影響主要表現在以下幾個方面。

一、會計檔案的范圍擴大

眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指各會計主體在會計核算活動中直接形成的、作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業(yè)務、財務收支狀況及其結果的重要史料和證據。在傳統(tǒng)的手工操作模式下，形成的會計檔案均為紙質介質，主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、其他類。

實施會計電算化后，上述紙質介質的會計檔案同樣存在，只不過這些紙質檔案的形成不再是手工記錄（原始憑證除外），而是通過計算機打印輸出的，是電算化會計檔案的書面表現形式。同時，會計檔案還增加了以下內容：一是存儲在計算機硬盤及其他磁性介質或光盤中的會計電子數據以及存儲這些數據的介質本身；二是會計軟件的程序文件本身及其相應的數據結構文件、各種會計報表格式及各種會計算法公式、編程語言和數據庫系統(tǒng)等諸多文件資料；三是保障會計軟件正常運行所需的軟硬件系統(tǒng)。

二、對會計檔案管理的要求加強

實施會計電算化后，隨著檔案內容和載體范圍的擴大，對會計檔案管理的要求也發(fā)生了相應的變化。

（一）對書面會計檔案的管理要求

實行電算化后，書面會計檔案不僅包括計算機輸出的會計資料，還包括會計軟件所包含的資料。書面會計檔案保管的具體要求如下：

1.現金日記賬和銀行存款日記賬要求每天登記并打印，每天業(yè)務較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。一般帳簿可以根據實際情況和工作需要按月或按季、按年打??；發(fā)生業(yè)務少的帳簿，可滿頁打印。

2.現金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印輸出的活頁帳頁裝訂成冊，在當期所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當期總分類賬。

3.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當減少。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

（二）對磁性介質或光盤檔案的保管要求

實行會計電算化后，對磁性介質或光盤檔案而言，最重要的是在選用存儲介質時，要選用質量好、可靠性高的存儲介質，決不能選用價廉質次的不良介質，以免因小失大造成不可挽回的檔案損失，確保電算化會計檔案安全。選好存儲介質后首先要按檔案管理規(guī)范加以分類和排列，使之系統(tǒng)化、條理化、有序化。一是登記編目，包括文件名、存放物理地址等；二是確定保管單位，常用一個盤片定為一個保管單位，盤片也存在“立卷”問題，每個磁盤的前端有“卷標”，是本磁盤的識別信息，相當于傳統(tǒng)檔案的封面，卷標含有識別符，用字母和數字表示磁盤分類與編號的卷號、卷題名、文件起止年月、保管期限等；三是著錄與檢索，信息系統(tǒng)形成的電子文件本身通常已具有信息檢索的功能，因此不必另行著錄和建立檢索工具，但當電子文件數量較多時也可以按照“檔案著錄規(guī)則”著錄，案卷級（一個盤）的卡片或書本式目錄，既可以用紙介質，也可用磁介質。

由于電算化檔案存儲在磁介質或光盤上，根據這些信息載體的物理特性，形成這些檔案時應以只讀形式保管，準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間、所使用的會計軟件版本和操作員姓名，存放在兩個不同的地點，以防止因火災等意外情況發(fā)生引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅，備份盤應貼寫好保護標簽，存放于鐵皮柜中。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等。對采用磁性介質或光盤保存檔案的，尤其是存放往年會計檔案的，還應定期進行檢查、復制，防止由于介質的損壞而造成無法挽救的損失。另外，與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規(guī)定立卷歸檔保管，其保存期限應按照《會計檔案管理辦法》“會計檔案保管期限表”中所列的保存期限進行管理。

（三）建立會計檔案的借調閱管理制度

為加強會計檔案的安全性和保密性，要建立嚴格的會計檔案借（調）閱制度。原則上本系統(tǒng)內部人員只能借（調）閱與其工作有關的會計檔案。會計檔案一般不能對外借（調）閱，如有特殊需要，須經單位負責人批準后方可提供查閱或復制。借閱會計檔案時必須由檔案管理人員進行登記，并由借閱人簽字，特別是對采用磁性介質或光盤保存的會計檔案，在借閱前后都要進行檢查，以保證數據的完好。對一些只有主管人員或系統(tǒng)維護人員才能查詢或調閱使用的特殊數據，如程序文件、數據結構文件等，必須嚴格按權限制度進行審批。

在電算化檔案的借（調）閱過程中還要注意軟件版本號的問題。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，被借（調）閱的會計檔案會出現兩種情況，一是被借（調）閱的會計檔案的軟件版本號與當前使用的軟件版本號一致，這時只需通過當前的電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調閱功能調閱即可；二是被借（調）閱的會計檔案的軟件版本號與當前會計軟件版本號不一致，此時須先安裝與此檔案相對應版本的軟件，然后調閱。

（四）對會計電算化檔案保管中的安全防范

由于電算化會計檔案容易修改且不留痕跡，在檔案管理方面，也應具有相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行惡意修改。常采用的有效安全防范措施有：一是用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案。在進入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認等檢測和用戶權限設置等限制手段；二是采用硬件加密和軟件加密等機械加密技術措施，杜絕數據安全隱患；三是實行操作日志管理，應由系統(tǒng)自動進行操作登記，建立加密的機內操作日志監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計線索；四是建立數據存取權限限制，對安全保密程度不等的數據，應給不同的使用人員賦予不同的操作權限，防止越權使用。在磁介質或光盤保存檔案的情況下，還有一個很重要的事項就是制定防范計算機病毒的措施，在有電算化會計系統(tǒng)的計算機上都必須安裝優(yōu)秀的防病毒軟件，嚴防計算機病毒的感染，電算化會計操作人員和檔案管理人員必須采取積極的態(tài)度，利用一切有效手段保證電算化會計檔案資源的安全。

（五）會計檔案的鑒定與銷毀

會計檔案的鑒定和銷毀就是按照一定的原則標準，對超過保管期限的會計檔案，重新評估其價值，剔除失去保存價值的會計檔案予以銷毀。但長期以來，人們普遍存在著“寧存勿銷”的不正確思想，對早已超過保管期限的會計檔案不進行清理鑒定，對已到期應銷毀的會計檔案仍作長期保存，給保管工作造成了一定的困難。從檔案工作環(huán)節(jié)上看，鑒定和銷毀會計檔案工作是整個會計檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是科學管理和開發(fā)會計信息資源的堅實基礎，也是一向科學性、組織性很強的工作。保管期滿的會計檔案應嚴格按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定的銷毀程序分五個步驟實施完成。對于實行電算化后的會計檔案的鑒定和銷毀報告中除了對紙質檔案進行鑒定和銷毀外還應包括對電算化檔案電子數據的同步銷毀，對存放在磁性介質或光盤上電算化檔案電子數據可采用直接刪除、格式化的辦法或者直接物理毀壞存儲介質。需要注意的是不論是直接刪除還是格式化，都要確保數據不能恢復，以防財務數據外泄。

三、會計檔案數據的利用效率大大提高

傳統(tǒng)會計采用手工方法進行數據處理，選擇會計處理方法時既要考慮信息的決策有用性，還要考慮處理方法的簡便可行性。受成本效益原則的約束，一些本來能使會計信息更為有用也更科學的處理方法由于手工操作的難度不得不放棄。實行電算化后，計算機成為數據處理的主體，無論多么復雜的處理方法，只要相關的設置正確，計算機都能在很短的時間內完成。會計處理方法中完全可以選擇大量的數學模型和數學方法來進行會計檔案數據處理，財務報告披露的內容在深度和廣度上都得到了極大的擴充，為籌資、投資、預測、分析和輔助決策等各項管理工作提供了更高效的技術支持。與此同時，在會計電算化系統(tǒng)中，計算機聯機實時報告系統(tǒng)的出現和應用使得原始數據在取得的同時就可以實時記錄和處理，相關會計信息使用人員可以根據自身的需要，通過聯機的方式及時有效地篩選和分析自己所需要的信息，再不必象傳統(tǒng)的處理方式下一定要等到財務報告出來后才能得到相關的“歷史”信息，從而在及時性方面提高了會計檔案數據的利用價值，使會計在經濟管理中的功能作用得以更加充分的發(fā)揮。

然而會計電算化的應用也給會計檔案的利用提出了新的課題，那就是如何更充分利用檔案中數據進行分析，從而提高單位的績效。實際中經過整理的電算化檔案與傳統(tǒng)意義上的會計檔案相比有著無法比擬的優(yōu)勢，通過整理可以形成歷年會計數據的比較與分析，從而為單位領導提供可靠的決策依據。各單位還可利用電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，進行財務分析和預測，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實現電算化會計檔案的再利用。

總之，會計電算化給檔案管理提供了更先進的技術和更迅速、更高效的處理手段，影響甚巨，意義不凡。另外，會計電算化也對檔案管理人員提出了更高的要求，要求他們不僅要精通財務會計和管理方面的專業(yè)知識，更是要求他們能熟練掌握計算機的知識和技能，不斷積累經驗，更新知識，甚至可制定一些更好的電算化會計檔案管理辦法，實現電算化會計檔案管理的科學化、標準化、現代化，以充分發(fā)揮電算化會計檔案的經濟效益和社會效益。

（作者單位：江蘇省人民政府法制辦公室、廣西廣播電視大學區(qū)直分校）