利用信息化技術(shù)提升高校學(xué)籍檔案管理水平

李江 西安財(cái)經(jīng)學(xué)院教務(wù)處

利用信息化技術(shù)提升高校學(xué)籍檔案管理水平

李江 西安財(cái)經(jīng)學(xué)院教務(wù)處

高等學(xué)校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)情況的詳細(xì)記錄。學(xué)籍管理系統(tǒng)是一個(gè)教育單位用以科學(xué)管理安排并記錄學(xué)生學(xué)習(xí)狀況的必要組成部分，它記錄內(nèi)容的科學(xué)、詳盡與否直接關(guān)系到學(xué)籍管理工作的質(zhì)量與效率。因此，在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，信息化技術(shù)的應(yīng)用將大大提升學(xué)籍管理工作的水平。

學(xué)籍檔案；計(jì)算機(jī)；管理

高等學(xué)校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)情況的詳細(xì)記錄，學(xué)籍管理系統(tǒng)是一個(gè)教育單位用以科學(xué)管理安排并記錄學(xué)生學(xué)習(xí)狀況的必要組成部分，是高校各項(xiàng)教育事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要保障。在以往的學(xué)籍管理工作中，紙質(zhì)文檔的記錄是學(xué)籍資料的主要組成部分，它具有費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、不易保存、難于統(tǒng)計(jì)分析等特點(diǎn)。盡管目前已有很多高校采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)參與學(xué)籍管理工作，但絕大多數(shù)仍停留在簡單的記錄與查詢水平，是否能充分合理利用該項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)為學(xué)籍管理工作服務(wù)仍直接影響學(xué)籍管理工作的質(zhì)量與效率。

一.目前高校學(xué)籍檔案管理存在的問題

1. 學(xué)籍規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平有待提高：目前高校規(guī)模逐漸擴(kuò)大，招生人數(shù)也逐漸增多，學(xué)校下設(shè)學(xué)院較多，各部門分工具體，檔案資料不統(tǒng)一，匯總上報(bào)至教務(wù)處時(shí)，存在管理部門較多，填寫過程中信息不一致，信息互相不能兼容等問題。致使在后期的使用過程中，工作費(fèi)時(shí)，信息不準(zhǔn)確，無法做到高效、統(tǒng)一，浪費(fèi)了諸多人力、物力。

2. 學(xué)籍檔案個(gè)性化不強(qiáng)：學(xué)籍檔案記錄項(xiàng)目繁瑣、項(xiàng)目類別較多，并且存在個(gè)體性較強(qiáng)的特點(diǎn)，如一名學(xué)生的學(xué)籍檔案包括了學(xué)生入學(xué)與注冊、考勤與紀(jì)律、學(xué)分制管理、課程考核與成績記載、雙學(xué)位、輔修情況、休學(xué)與復(fù)學(xué)、學(xué)籍預(yù)警、修業(yè)年限、學(xué)籍處理與退學(xué)、專業(yè)與學(xué)校更換、畢業(yè)、結(jié)業(yè)與肄業(yè)、退學(xué)、勒令退學(xué)、保留學(xué)籍、綜合測評、證書資格審核、證件號碼登記及發(fā)放名冊等原始資料。因此如何更好地記錄并反映學(xué)生的學(xué)籍狀況，在保證學(xué)籍真實(shí)性的前提下使學(xué)籍管理更加人性化是進(jìn)一步要解決的問題。

3. 學(xué)籍檔案后期利用率不高：學(xué)籍檔案是一名學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)信息的全程記錄，眾多學(xué)生的學(xué)籍檔案組成了學(xué)籍信息數(shù)據(jù)庫。目前學(xué)籍檔案主要供查詢、檢索等用途，如果能夠從宏觀上加以統(tǒng)計(jì)分析，將會有助于根據(jù)學(xué)生的專業(yè)就業(yè)情況指導(dǎo)來年招生專業(yè)人數(shù)設(shè)置、學(xué)生考核成績的橫向與縱向比較、不斷完善教學(xué)計(jì)劃、優(yōu)化教學(xué)實(shí)施方案、反饋教學(xué)效果信息等。

二.充分利用學(xué)籍管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

首先，學(xué)籍檔案提供給我們最重要的信息就是學(xué)生在校學(xué)習(xí)過程中教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行情況和結(jié)果記錄，通過分析學(xué)生所修課程的成績能夠從某種程度上反映教學(xué)計(jì)劃的科學(xué)性、合理性和可行性，為教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整提供了客觀依據(jù)。同時(shí)，總結(jié)分析學(xué)生的學(xué)習(xí)成績，能夠反映一段時(shí)間內(nèi)學(xué)院的教學(xué)水平和教學(xué)效果，探討學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣和愛好所在，從而發(fā)現(xiàn)前期工作的不足，及時(shí)調(diào)整制定新的教學(xué)計(jì)劃，繼而促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。

其次學(xué)籍檔案中詳細(xì)記錄了學(xué)生入學(xué)前的個(gè)人背景資料，如學(xué)生年齡、出身、家庭主要成員及其所從事的職業(yè)和職務(wù)及家庭經(jīng)濟(jì)情況以及本人成長經(jīng)歷等，從中可以了解學(xué)生的成長環(huán)境以及所受到的影響和成長中可能出現(xiàn)的各種問題，以便及時(shí)正確地加以引導(dǎo)，盡可能從學(xué)生思想工作入手，把一些不良因素可能引起的不良后果扼殺在萌芽狀態(tài)，從而促進(jìn)了學(xué)生管理工作的有利進(jìn)行。

第三，學(xué)籍檔案在形成的過程中真實(shí)再現(xiàn)了學(xué)生在校期間的專業(yè)才能、思想素質(zhì)、個(gè)性特點(diǎn)，這些真實(shí)客觀的資料能夠?yàn)楫厴I(yè)時(shí)用人單位與學(xué)生二者之間進(jìn)行雙向選擇提供很好的客觀依據(jù)。用人單位不僅能夠根據(jù)社會需求進(jìn)行專業(yè)學(xué)生就業(yè)選拔、聘用，畢業(yè)生們也能夠通過學(xué)籍檔案客觀、真實(shí)地展示自己的專業(yè)技能和興趣愛好，避免了用人單位和就業(yè)學(xué)生因情況了解不透徹而做出錯誤選擇，影響今后的工作。

三.如何充分利用學(xué)籍管理系統(tǒng)

當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理工作大大提速，高校檔案管理基本已實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)處理。但由于檔案管理人員計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平的不足而限制了學(xué)籍檔案管理水平。檔案管理水平多數(shù)停留在原有的簡單記錄、查詢階段，而后期統(tǒng)計(jì)、分析、反饋教學(xué)就業(yè)信息的管理功能尚未充分發(fā)揮。那么我們應(yīng)當(dāng)從哪些方面著手充分利用學(xué)籍管理系統(tǒng)呢？

1.高校學(xué)籍管理必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，改變陳舊落后的人工管理方式，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的信息管理引進(jìn)管理領(lǐng)域，因此應(yīng)逐步加快高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)。計(jì)算機(jī)管理檔案既能在計(jì)算機(jī)上及時(shí)地調(diào)出利用者所需材料，為廣大利用者提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，又可以避免頻繁的重復(fù)調(diào)用檔案原件，減少檔案工作人員的工作量，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的辦公自動化。在今后的學(xué)籍檔案管理工作中，可以嘗試制定學(xué)籍錄入的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以數(shù)字或字母代替錄入內(nèi)容，以便于日后的查詢與統(tǒng)計(jì)分析。在制定學(xué)籍檔案統(tǒng)一錄入標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，盡可能全面地包含學(xué)生的個(gè)體化信息。如充分尊重學(xué)生個(gè)性化發(fā)展的要求，有效整合校內(nèi)資源，合理有效地指導(dǎo)并幫助學(xué)生制定個(gè)人發(fā)展計(jì)劃，將社會需求與個(gè)人興趣愛好有機(jī)結(jié)合，科學(xué)、合理地選擇專業(yè)方向和發(fā)展目標(biāo)。

2. 功能強(qiáng)大、兼容性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)而系統(tǒng)的檔案管理軟件是學(xué)籍檔案管理信息化的必要物質(zhì)條件。好的學(xué)籍管理軟件應(yīng)具有操作簡單、分類全面、系統(tǒng)穩(wěn)定、具有強(qiáng)大的自我保護(hù)和保密功能以及統(tǒng)計(jì)分析功能等特點(diǎn)。標(biāo)準(zhǔn)軟件的應(yīng)用將會規(guī)范學(xué)籍檔案管理人員的工作。軟件可以通過與軟件公司聯(lián)合開發(fā)，旨在擴(kuò)大現(xiàn)有學(xué)籍管理軟件的功能，但又具有高校管理特色，適合高校使用。高校也可以根據(jù)實(shí)際情況，把最新的科研成果運(yùn)用于學(xué)籍檔案的管理中,運(yùn)用現(xiàn)代、科學(xué)的方法提高工作效率。管理手段的現(xiàn)代化如運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備，可以使學(xué)籍管理的工作效率起到事半功倍的效果。

3. 學(xué)籍檔案管理人員對計(jì)算機(jī)軟件的掌握與熟練應(yīng)用程度是決定學(xué)籍管理軟件能否發(fā)揮最大效能的前提條件。因此加強(qiáng)對教務(wù)人員計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用培訓(xùn)，提高職員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平是當(dāng)前亟待解決的問題。只有學(xué)籍檔案管理人員的掌握了新知識、新技能，及時(shí)調(diào)整并完善自身知識結(jié)構(gòu)，才能夠充分利用學(xué)籍管理軟件的強(qiáng)大記錄、查詢和分析功能，從而使得學(xué)籍檔案管理達(dá)到最優(yōu)化的水平，進(jìn)而更好地為教學(xué)工作服務(wù)。

4. 加大經(jīng)費(fèi)與人員的投入，優(yōu)化管理環(huán)境。高校應(yīng)逐步加強(qiáng)對學(xué)籍管理工作的資金投入、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等。在人員配備上，加大人力投入，但同時(shí)應(yīng)避免“全而不精”的管理缺陷。高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)生人數(shù)和工作量確定學(xué)籍檔案管理人員的數(shù)量，通過競爭機(jī)制逐步形成一批學(xué)籍檔案管理工作的骨干隊(duì)伍，使得學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍具有更高的職業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平。同時(shí)應(yīng)使得學(xué)籍管理人員充分認(rèn)識到學(xué)籍檔案工作在市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，以靈活多樣的形式，開展多種形式的服務(wù)。例如目前多數(shù)用人單位均采用人事代理制度來管理學(xué)生在校的學(xué)籍檔案，高校學(xué)籍管理工作可直接將學(xué)生在校學(xué)籍檔案以電子檔案方式傳輸至人事代理機(jī)構(gòu)，避免學(xué)生畢業(yè)后繁瑣、費(fèi)時(shí)的轉(zhuǎn)檔手續(xù)，也為學(xué)生學(xué)籍檔案的真實(shí)可靠提供了保證。

綜上所述，學(xué)籍檔案管理工作是高校管理工作中最為重要的組成部分之一，該項(xiàng)工作能否正確無誤并且高效地進(jìn)行是高校教學(xué)及學(xué)生管理制度有效實(shí)施的重要保證。傳統(tǒng)的高校學(xué)籍管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今高校擴(kuò)大規(guī)模后的運(yùn)轉(zhuǎn)需求。因此，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)提升現(xiàn)代高校學(xué)籍檔案管理水平勢在必行。在今后的學(xué)籍管理工作中，我們應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)及校園網(wǎng)絡(luò)，從學(xué)籍管理制度、人員培訓(xùn)、軟件更新、加大投入等諸多方面不斷完善高校學(xué)籍管理工作，力爭探索出適應(yīng)當(dāng)前高校發(fā)展需要的成熟的學(xué)籍管理新模式。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2011.12.103