關(guān)于完善煤炭集團(tuán)公司物資采購集中管理模式的探討

張曉春

(1.北京交通大學(xué),北京市海淀區(qū),100044;2.開灤集團(tuán)物資公司,河北省唐山市,063018)

關(guān)于完善煤炭集團(tuán)公司物資采購集中管理模式的探討

張曉春1,2

(1.北京交通大學(xué),北京市海淀區(qū),100044;2.開灤集團(tuán)物資公司,河北省唐山市,063018)

從總體思路、需求計劃、供應(yīng)商管理、采購決策、信息化建設(shè)、庫存管理、配送管理等角度,探討了建立完善物資集中采購,集中倉儲,集中配送,集中結(jié)算的物流運作模式。

煤炭集團(tuán)公司 物資采購 集中管理

隨著國家促進(jìn)大型煤炭基地建設(shè)政策的貫徹實施,一批有實力的大型煤炭企業(yè)通過兼并和重組,企業(yè)規(guī)模迅速擴(kuò)大,形成了以煤業(yè)為基礎(chǔ),產(chǎn)業(yè)鏈不斷延伸、產(chǎn)權(quán)多元化的企業(yè)集團(tuán)。在此基礎(chǔ)上,集團(tuán)的物資采購量也不斷加大,采購的分散化現(xiàn)象逐漸加重。如何加強集團(tuán)物資采購的管理,建立一個以供應(yīng)鏈管理思想為基礎(chǔ)的物資采購集中管理模式,對提高物資采購效率,降低采購成本,從而提高集團(tuán)的整體經(jīng)濟(jì)效益具有非常重要的意義。

開灤集團(tuán)近年來加快結(jié)構(gòu)調(diào)整和經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型步伐,建立以煤炭產(chǎn)業(yè)為基礎(chǔ),以煤化工、現(xiàn)代物流、文化創(chuàng)意和房地產(chǎn)開發(fā)、裝備制造、廢棄物綜合利用為主線的“一基五線”現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系布局,取得了明顯成效,經(jīng)濟(jì)總量實現(xiàn)了跨越式發(fā)展,形成了河北、內(nèi)蒙、新疆、山西以及加拿大等“五大區(qū)域、七大戰(zhàn)略基地”的煤炭生產(chǎn)格局。物流產(chǎn)業(yè)作為集團(tuán)公司的支柱產(chǎn)業(yè),規(guī)模持續(xù)擴(kuò)張,占據(jù)了集團(tuán)經(jīng)濟(jì)總量的半壁江山。繼2007年獲得國家物流實驗基地、2008年煤炭行業(yè)首家國家5A級綜合服務(wù)型物流企業(yè)等榮譽后,開灤集團(tuán)2009年又獲得河北省物流領(lǐng)軍企業(yè)、中國物流與采購信息化優(yōu)秀案例獎、中國煤炭物流領(lǐng)軍企業(yè)稱號。在全國物流百強企業(yè)評比中,開灤國際物流有限責(zé)任公司進(jìn)入前十強,排列第九名,并獲最佳信息管理物流企業(yè)獎、2009年河北省誠信企業(yè)、中國物流學(xué)會產(chǎn)學(xué)研基地等殊榮。物資采購作為企業(yè)物流的重要組成部分,在開灤集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略中確定了對物資采購進(jìn)行集中管理的總體方向。物資管理體制在集團(tuán)總體發(fā)展戰(zhàn)略的指導(dǎo)下,對現(xiàn)有物資采購物流資源從供應(yīng)鏈流程入手進(jìn)行整合,打破原有的管理體制,重新規(guī)范物流運作網(wǎng)絡(luò)。通過物資采購的集中管理,強化物資采購計劃管理,強調(diào)資源的統(tǒng)一配置,制定科學(xué)合理的采購方式,充分發(fā)揮規(guī)模采購優(yōu)勢,降低采購成本,保障了開灤集團(tuán)生產(chǎn)建設(shè)所需物資供應(yīng),為集團(tuán)降成本、增效益做出了貢獻(xiàn)。本文主要結(jié)合開灤集團(tuán)物資采購集中管理的經(jīng)驗,對煤業(yè)集團(tuán)物資采購集中管理模式進(jìn)行探討。

1 物資采購集中管理的總體思路

物資采購集中管理就是致力于集團(tuán)整體優(yōu)勢發(fā)揮,按照“源頭采購集中化、終端銷售超市化、中間配送扁平化、過程控制信息化”要求,由煤業(yè)集團(tuán)物資公司行使宏觀協(xié)調(diào)、政策指導(dǎo)、監(jiān)督考核和綜合管理的職能,統(tǒng)一采購、倉儲、配送、結(jié)算等物流和資金流的運作,建立“集中采購、集中倉儲,集中配送,集中結(jié)算”的物流運作模式。

物資采購集中管理需要規(guī)范物資采購集中管理業(yè)務(wù)流程,建立集團(tuán)物資公司、各區(qū)域物資分公司、駐物資需求單位供應(yīng)部的物流管理體制。這樣可以加強物資需求計劃管理,發(fā)揮規(guī)模采購優(yōu)勢,創(chuàng)新采購模式,提高采購決策水平,通過計劃、采購權(quán)相分離,形成物資采購集中管理的約束機制。

根據(jù)供應(yīng)鏈原理,統(tǒng)一規(guī)劃物流運作網(wǎng)絡(luò),通過配送網(wǎng)點的科學(xué)規(guī)劃,合理布置配送網(wǎng)點,形成物流倉儲配送中心、區(qū)域超市和井口超市的物流運作體系。在不斷改進(jìn)配送技術(shù)的基礎(chǔ)上,提高配送效率,降低物流成本。

加強儲備管理,減少儲備層級,實行集團(tuán)公司一級儲備,取消各單位的物資儲備權(quán)。

建立功能完善的物流信息網(wǎng),包括采購管理系統(tǒng)、倉儲管理系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)等支持系統(tǒng),實現(xiàn)采購、倉儲和客戶的集成管理,使企業(yè)物流、資金流、信息流一體化有效結(jié)合,達(dá)到降低物流成本、提高物資采購效率的目的。

通過物資集中采購與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系,通過戰(zhàn)略采購可以得到供應(yīng)商在物資配送、技術(shù)開發(fā)、融資合作、售后服務(wù)等方面的支持與合作,通過采用供應(yīng)商管理庫存策略,擴(kuò)大超市代儲品種和數(shù)量,降低庫存和資金占用。

加強物資采購資金的預(yù)算管理,落實物資需求計劃的資金來源,避免物資需求計劃的隨意性,充分保證對供應(yīng)商的資金結(jié)算,維護(hù)企業(yè)的信譽。

2 物資需求計劃管理

煤礦生產(chǎn)條件變化大,所需的物資不構(gòu)成產(chǎn)品的實體,對物資的需求有很大的不確定性。因此,加強物資需求計劃的管理,提高計劃的準(zhǔn)確性,是做好物資供應(yīng)的基礎(chǔ)。計劃管理是使用單位提報需求計劃,各區(qū)域物資分公司和供應(yīng)部負(fù)責(zé)本區(qū)域需求計劃的收集、匯總、上報工作,由物資公司負(fù)責(zé)匯總、編制、下達(dá)采購計劃以及到貨情況的全過程管理。通過強化一級物資采購部門的計劃、采購職能及強化二級部門的物資需求信息搜集職能,提高物資采購的計劃管理水平。

計劃管理的原則為“物歸一口”原則、準(zhǔn)確性原則、及時性原則、計劃代合同原則。計劃按時間分為年度計劃、月份計劃、臨時計劃、日配送計劃。年度計劃是指適合年度集中訂貨的物資,由使用單位根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)任務(wù)進(jìn)度安排、材料消耗規(guī)律和專項投資計劃需要編制的需求計劃。月份計劃是指根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)任務(wù)進(jìn)度安排、材料消耗定額和內(nèi)部投資、安全投入進(jìn)度需要的設(shè)備和材料而編制的需求計劃,主要包括除年度計劃品種和有代儲庫存品種以外的物資。臨時計劃是指年度、月份以外,因生產(chǎn)發(fā)生變化或其它特殊原因,需要臨時追加的物資需求計劃。日配送計劃是指代儲物資有實物庫存的品種,使用單位根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)任務(wù)進(jìn)度安排,每天提報次日所需物資的需求計劃。

3 供應(yīng)商管理

加強供應(yīng)商管理工作,實行物資市場準(zhǔn)入制度。通過建立準(zhǔn)入供應(yīng)商檔案,收集供應(yīng)商信息,包括產(chǎn)品技術(shù)性能特點、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、結(jié)算方式、售后服務(wù)、合作狀況等因素,由物資公司每年組織對供應(yīng)商進(jìn)行評價,將供應(yīng)商評價為A、B、C三級供應(yīng)商,實行總量控制,作為下年度選擇供應(yīng)商的依據(jù)。根據(jù)供應(yīng)商評價分類,按不同品種物資,確定不同的供應(yīng)商選擇方法和備選方案,確保供應(yīng)商選擇的公平、公正、公開。通過對供應(yīng)商的評價管理,建立一支穩(wěn)定可靠的供應(yīng)商隊伍,與他們互惠互利,形成長期穩(wěn)定的合作關(guān)系,并通過與供應(yīng)商在資本、技術(shù)、服務(wù)與管理創(chuàng)新方面的合作形成供應(yīng)鏈,為企業(yè)提供準(zhǔn)時化物資供應(yīng),以降低企業(yè)總成本,最終實現(xiàn)企業(yè)整體效益的提高。

4 采購決策

4.1 采購模式

建立以供應(yīng)商戰(zhàn)略聯(lián)盟為基礎(chǔ)的物資采購模式,是基于供應(yīng)鏈環(huán)境下的新型采購模式,是現(xiàn)代企業(yè)供應(yīng)鏈戰(zhàn)略管理的重點,也是集成化供應(yīng)鏈管理的核心,它由傳統(tǒng)的一般采購關(guān)系轉(zhuǎn)向戰(zhàn)略伙伴關(guān)系、準(zhǔn)時制采購等供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購模式。

4.1.1 戰(zhàn)略采購模式

戰(zhàn)略采購是為滿足生產(chǎn)建設(shè)的物資需要,通過對供應(yīng)商生產(chǎn)能力及市場條件進(jìn)行了解,建立物資供應(yīng)網(wǎng)絡(luò),通過協(xié)商談判簽訂協(xié)議價格,按照協(xié)議價格獲得所需物資的采購決策過程。戰(zhàn)略采購是以最低總成本建立物資采購渠道的過程。戰(zhàn)略采購?fù)ㄟ^選擇和培育戰(zhàn)略供應(yīng)商,與之建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,實現(xiàn)供需合作雙贏。戰(zhàn)略采購物資品種,一是煤礦生產(chǎn)、建設(shè)所需的重要材料、設(shè)備及其配件,二是采購批量大且需求穩(wěn)定的物資。

4.1.2 超市代儲采購模式

超市代儲采購是選擇適合的物資品種,通過招標(biāo)或者談判確定供應(yīng)商和價格,由供應(yīng)廠商代儲和管理庫存,先使用物資、后結(jié)算貨款的采購決策過程。其特點是簡化采購程序,利用供應(yīng)商的庫存保證企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)物資需要,減少庫存儲備和物資積壓浪費。超市代儲物資品種的確定原則是,除大型設(shè)備等戰(zhàn)略采購物資品種以外,只要能夠吸引廠商進(jìn)入超市代儲的物資,一律實施超市代儲采購。

4.1.3 即時采購模式

對戰(zhàn)略采購和超市代儲采購沒有包括的臨時物資,需要及時決策并進(jìn)行即時采購。

4.2 采購渠道

選擇供應(yīng)廠商的基本原則是“先廠后商,先內(nèi)后外,代儲優(yōu)先,遵循評價順序”。A級供應(yīng)商適合于實施戰(zhàn)略采購,通過談判確定價格優(yōu)惠、代儲配件等優(yōu)惠;B級供應(yīng)商均適合于超市代儲采購,通過招標(biāo)、談判確定超市代儲物資的供應(yīng)商、供貨價格、產(chǎn)品品牌。C級供應(yīng)商作為臨時采購時的備選供應(yīng)商,通過詢價、比質(zhì)比價做出采購決策。

4.3 價格管理

(1)戰(zhàn)略采購模式價格的確定。戰(zhàn)略采購物資通過談判確定價格,一般年度內(nèi)不再安排談判定價,由戰(zhàn)略采購協(xié)議約定調(diào)整價格依據(jù)和調(diào)整幅度方案。

(2)超市代儲采購模式價格的確定。多家代儲的廠商和價格的確定,通過招標(biāo)確定。獨家代儲物資采購價格由談判確定,一般品種原則上執(zhí)行1年不變。遇有原材料價格變化時,應(yīng)遵循協(xié)議規(guī)定,可以采取重新招標(biāo)或談判等方式確定新價格,也可以按原代儲協(xié)議約定調(diào)價并備案。

(3)即時采購模式價格的確定。即時采購物資價格由招標(biāo)、議標(biāo)或者詢價比價評審確定,在原材料市場平穩(wěn)時3個月之內(nèi)再次采購可以沿用前次采購價格。

5 信息化建設(shè)

信息化建設(shè)是實現(xiàn)物資采購集中管理的重要支撐。建設(shè)內(nèi)部綜合物流管理信息系統(tǒng),與物資需求單位、外埠區(qū)域物資分公司實現(xiàn)對接,可以滿足物資采購集中管理對計劃、采購、存儲、配送等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的需要,實現(xiàn)信息共享,為物資采購集中管理提供信息化支持。要建設(shè)與外部聯(lián)系的物流網(wǎng),建立與供應(yīng)商聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)信息平臺。通過網(wǎng)絡(luò)與各供應(yīng)廠商之間建立物資采購、招標(biāo)、物資銷售以及供應(yīng)商信息反饋等信息發(fā)布平臺,實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)交換和查詢代儲物資庫存情況,為供應(yīng)商管理庫存提供信息支持。

6 庫存管理

加強集團(tuán)的庫存管理,實行集中儲備,即集團(tuán)一級儲備,取消各使用單位的物資儲備權(quán)。根據(jù)物資的重要程度,分別采用特種儲備、物資超市代儲、瓶頸物資EOQ備貨式的庫存管理模式。

特種儲備是指煤礦關(guān)鍵生產(chǎn)系統(tǒng)所需的關(guān)鍵的設(shè)備和配件,具有生產(chǎn)加工周期長、生產(chǎn)使用周期不易確定、在市場上短期內(nèi)極難采購、技術(shù)要求高、通用性差、缺貨會使煤礦生產(chǎn)不能進(jìn)行的特點。物資公司每年需要與生產(chǎn)技術(shù)管理部門和生產(chǎn)單位進(jìn)行核實,確認(rèn)特種儲備設(shè)備和配件的明細(xì)數(shù)量。

物資超市代儲物資采用與供應(yīng)商聯(lián)合庫存管理,由供應(yīng)廠商將物資存在物資倉儲配送中心。

瓶頸物資采用基于EOQ的備貨式采購策略。瓶頸物資是指市場較復(fù)雜,供應(yīng)不可靠,一旦缺貨對企業(yè)的生產(chǎn)影響較大的物資。瓶頸物資應(yīng)盡量降低缺貨成本,因此,應(yīng)備有合理的庫存,在準(zhǔn)確衡量采購提前期、訂貨成本、存儲成本等參數(shù)后,可采用傳統(tǒng)的基于經(jīng)濟(jì)訂貨批量法(EOQ)的備貨式庫存策略。

此外,可通過在物資倉儲配送中心建設(shè)煤礦生產(chǎn)物資市場,引進(jìn)供應(yīng)廠商在此進(jìn)行交易,利用供應(yīng)廠商在物資市場的庫存,為集團(tuán)生產(chǎn)服務(wù)。與生產(chǎn)加工煤礦生產(chǎn)物資的供應(yīng)鏈上游企業(yè)建立戰(zhàn)略聯(lián)盟,利用其生產(chǎn)庫存,保證供應(yīng)的及時性。

7 配送管理

(1)做好物流網(wǎng)點的規(guī)劃。通過物流網(wǎng)點的規(guī)劃,建立一個功能齊全、布局合理、層次結(jié)構(gòu)清晰的物流配送系統(tǒng),充分利用現(xiàn)有倉儲設(shè)施,實現(xiàn)內(nèi)部物流的統(tǒng)一調(diào)配和控制。在各主要生產(chǎn)區(qū)域建設(shè)大型物資配送中心。

(2)提高物流配送計劃管理水平。建立物流信息平臺,強化對物流過程的動態(tài)控制,對整個物流配送體系實行統(tǒng)一的信息管理和調(diào)度。根據(jù)當(dāng)月各物資使用單位需求計劃,結(jié)合生產(chǎn)消耗規(guī)律,物資配送中心實現(xiàn)定期集中配送,對安全生產(chǎn)急需物資,經(jīng)確認(rèn)實行即時配送。

(3)提高物流配送技術(shù)。開發(fā)和投入與物流配送相適應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備,如裝卸機械、運輸工具、移動式貨架等,提高配送的機械化、自動化程度,開發(fā)和使用條碼技術(shù)、射頻技術(shù)、電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)、全球定位系統(tǒng)等,提高配送中心的信息處理速度和反應(yīng)能力。制訂和選擇科學(xué)的配送流程,對倉庫、配送場地、線路合理規(guī)劃,提高配送資源的利用效率。

(4)將提供第三方物流服務(wù)的供應(yīng)商納入自己的配送體系,發(fā)揮其網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢。通過網(wǎng)絡(luò)平臺與物資供應(yīng)商實現(xiàn)信息實時共享,供應(yīng)商根據(jù)煤礦生產(chǎn)的消耗情況定期補庫。

Study on Improvement of material collective purchasing management in coal companies

Zhang Xiaochun1,2
(1.Beijing Jiaotong University,Haidian District,Beijing 100044,China;2.Logistics Branch,Kailuan Group,Tangshan,Hebei province 063018,China)

The author of the paper discuss how to establish and imp rove the logistics operation model which includes material collective purchasing,storage,transportation and clearance,from the aspect of general thoughts,plan for demand,management of supp lier,decision-making for purchasing,informatization construction and transportation.

coal company,material purchasing,collective management

TD-915

B

張曉春(1964-),男,黑龍江佳木斯人,北京交通大學(xué)在讀工程碩士,高級經(jīng)濟(jì)師,就職于開灤集團(tuán)物資公司。

(責(zé)任編輯 張大鵬)