探討醫(yī)療設備檔案的科學管理

周建學 楊繼慶

隨著醫(yī)學科學技術的發(fā)展，各級醫(yī)院的整體實力相應提高，醫(yī)療設備是醫(yī)院整體實力的基礎平臺，醫(yī)療設備管理是醫(yī)院管理的重要分支，而設備的檔案管理則是設備管理的重要環(huán)節(jié)，其管理水平的好壞直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質量和技術水平。建立完整的、系統(tǒng)的醫(yī)療設備檔案系統(tǒng),進行科學的醫(yī)療設備檔案管理是管好用好醫(yī)療設備、提高醫(yī)療設備的使用率和醫(yī)療器械的開機率、減少醫(yī)療設備的突發(fā)故障的有效辦法[1]。

醫(yī)療設備檔案是醫(yī)療設備在咨詢、論證、購置、安裝、驗收、使用、維護保養(yǎng)、維修、報廢等全部活動過程中直接形成的，其中包括具有參考和保存價值的文字、圖紙照片、聲像載體材料和隨機技術資料，屬于專業(yè)檔案。

1 醫(yī)療設備檔案管理存在的問題

1.1 缺乏對醫(yī)療設備檔案管理重要性的認識

醫(yī)療設備檔案是醫(yī)院醫(yī)療設備從申請購置到申請報廢為止的整個過程中的所有資料, 如同是一臺設備的戶口本[2]。但在實際工作中, 還存在醫(yī)院對醫(yī)療設備檔案管理工作的意義和重要性認識不足的現象。如只重視購置醫(yī)療設備，而對所購置的醫(yī)療設備缺乏建立完整的、系統(tǒng)的醫(yī)療設備檔案，或者設備檔案信息不全等。

1.2 缺乏完善的檢查監(jiān)督措施

醫(yī)療設備檔案管理缺乏完善的檢查監(jiān)督措施，檔案管理制度不健全, 管理范圍不明確，造成檔案管理工作混亂, 檔案資料分散于各職能科室，導致資料收集不全、信息漏填或設備技術檔案丟失，給以后的醫(yī)療設備管理、使用及維修工作帶來障礙，以至于影響了臨床工作，甚至會對醫(yī)院的經濟利益造成損失[3]。

2 醫(yī)療設備檔案所涉及的內容

醫(yī)療設備從申請購置到報廢要經過購置、安裝、轉移、報廢4個環(huán)節(jié)，設備從申請購買、論證、招標、簽訂合同、安裝驗收、使用到報廢是一個動態(tài)的管理過程[4]。醫(yī)療設備檔案的歸檔范圍要根據醫(yī)療設備檔案的管理要求，結合本醫(yī)院實際情況來明確歸檔內容，醫(yī)療設備檔案的內容分靜態(tài)和動態(tài)兩部分[5]。

2.1 醫(yī)療設備檔案靜態(tài)部分

醫(yī)療設備檔案靜態(tài)部分所涉及的內容是指醫(yī)療設備從申請購置過程到驗收完畢后形成的文件和資料[6]。其中包括：設備購置可行性論證報告、考察記錄、招投標書、中標通知書、采購合同、發(fā)票復印件、醫(yī)療器械產品注冊證、經營許可證、營業(yè)執(zhí)照、合格證、檢測報告、裝箱清單、發(fā)票復印件、安裝驗收報告、設備使用培訓計劃單、設備隨機技術資料等。設備技術資料包括設備安裝、使用、維修手冊, 線路圖及其他有關資料[7]。對于科研和教學類可以享受減免稅政策的進口設備，還應包括設備外貿合同、海關免稅證明、進口機電證、報關單、質量保證書、商檢報告等。

2.2 醫(yī)療設備檔案動態(tài)部分

醫(yī)療設備檔案動態(tài)部分所涉及的內容有醫(yī)療設備運行過程中形成的文件和資料，通常指設備從正式投入使用直到淘汰報廢為止。這部分包括: 設備使用登記、維修保養(yǎng)記錄、設備檢測計量記錄、各種保修合同以及設備報廢申請表等。

在醫(yī)療設備運行過程中所形成的檔案具有生成的延續(xù)性、保存的長久性和作用的久遠性等特點。因此要做到：①對每臺設備配發(fā)設備使用登記本，詳細記錄儀器使用的時間、次數、運行狀況、使用者等信息；②器材設備科印制維修保養(yǎng)登記本，對每次維修進行記錄，做到對設備的運行進行全程監(jiān)控；③醫(yī)療設備的計量檔案是設備檔案很重要的一部分，是醫(yī)療設備能否繼續(xù)使用的依據，設備一旦計量不合格就必須停用，粘貼強制停用標簽，等待維修或報廢換新，切不可繼續(xù)使用；④需報廢的設備首先由使用科室填寫報廢申請表，經設備科鑒定后,填寫相關意見，報院部領導審批，待批準后，到設備科和財務科進行備案、銷賬[8]。醫(yī)療設備檔案不僅記述了設備的技術性能和參數，還反映了醫(yī)療設備在使用過程中的狀況，對設備的跟蹤服務和有效運行都起著不可替代的作用。

3 建立醫(yī)療設備檔案數字化平臺

醫(yī)院應建立醫(yī)療設備信息管理系統(tǒng)，成為醫(yī)療設備檔案數字化平臺。該系統(tǒng)功能強大且覆蓋面廣。主要功能模塊包括：設備出入庫、建檔及修改、組合查詢、設備標牌設置、維修動態(tài)管理、設備等級調整、折舊及報廢、各類數據的動態(tài)統(tǒng)計等，使得檔案管理者查詢時簡便快捷，和紙質檔案互為補充，極大地提高了工作效率。

4 檔案管理制度的完善與落實

醫(yī)療設備檔案應由專人進行管理，并不斷提高醫(yī)療設備檔案管理人員的素質，將設備檔案歸檔范圍、職責等明確列入管理制度中，讓設備檔案管理人員清楚明了。醫(yī)療設備檔案的建立通常以臺、件進行歸檔, 實行一機一檔, 堅持集中、統(tǒng)一及分類的管理原則。強化規(guī)范管理，明確收集范圍、收集責任、分類方法、編號規(guī)則、建檔流程和借閱查詢等制度。將電子圖片納入驗收范圍，按設備的使用科室或類別制作電子相冊，保證設備檔案的真實性、完整性[9]。制定醫(yī)療設備檔案管理人員和臨床使用人員培訓考核表，詳細記錄培訓資料和考核成績，將設備的臨床使用培訓及考核納入設備檔案管理范疇，使設備檔案管理真正地融入設備購置、臨床使用、故障維修的各個管理環(huán)節(jié)和全部管理過程。加強對醫(yī)療設備檔案管理制度的宣傳，強化和完善醫(yī)療設備檔案管理制度, 充分發(fā)揮檔案資源在醫(yī)療、教學和科研工作中的作用, 高效、快捷地為臨床服務[10]。

5 結語

醫(yī)療設備檔案是知識和信息的載體, 是醫(yī)院管理和建設十分重要的資源。醫(yī)療設備檔案的有效利用是檔案管理工作得以持續(xù)發(fā)展的基礎，是醫(yī)院發(fā)展進程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)療設備檔案管理人員要加強自身業(yè)務素質，以主動、積極、周到的工作態(tài)度保證檔案資料的有效性和完整性, 收集和捕捉有用信息, 充分發(fā)揮設備檔案的有效監(jiān)督功能，在醫(yī)院醫(yī)療設備的采購、使用、維修及管理等工作中發(fā)揮其社會效益和經濟效益。

[1]梁靜.醫(yī)療設備檔案管理[J].中國醫(yī)學裝備,2009,6(12):28-29.

[2]王曉萍.醫(yī)療設備檔案在醫(yī)院管理中的地位與作用[J].現代醫(yī)院,2009,9(9):127-128.

[3]章萍.從醫(yī)療設備檔案的內容看其重要性[J].機電兵船檔案,2009(9):46-48.

[4]劉欣.淺談醫(yī)療設備檔案管理工作[J].中國醫(yī)療設備,2009,24(7):89-90.

[5]闞英華.淺談醫(yī)療設備的檔案管理[J].醫(yī)療裝備,2009,22(6):37-38.

[6]張魯閩.醫(yī)療設備檔案在醫(yī)院管理中的作用[J].中國醫(yī)療設備,2009,24(5):84-86.

[7]于秀珍,張麗.醫(yī)療設備檔案的應用與管理[J].北京檔案,2009(5):33-34.

[8]趙保群.談加強醫(yī)院醫(yī)療設備管理[J].河南預防醫(yī)學雜志,2008,19(6):484-485.

[9]章文,田曉瓊.淺談醫(yī)院檔案管理的思路[J].醫(yī)學信息學,2008,21(6):854-855.

[10]潘思巍.醫(yī)療設備檔案管理的體會[J].現代醫(yī)院,2008,8(1):146-147.