淺議中小型水利施工企業(yè)工程文件歸檔管理

許海波

中小型水利施工企業(yè)在做好市場(chǎng)開(kāi)發(fā)的同時(shí)，如何加強(qiáng)工程的項(xiàng)目管理，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的同步增長(zhǎng)是企業(yè)管理的核心內(nèi)容。筆者長(zhǎng)期在水利施工企業(yè)從事項(xiàng)目管理工作，直接參與工程從建設(shè)開(kāi)工到竣工的全過(guò)程，發(fā)現(xiàn)施工企業(yè)在工程文件管理上存在不同程度的薄弱環(huán)節(jié)，給工程竣工驗(yàn)收帶來(lái)諸多困難，影響了工程文件的溯源性。為保證竣工資料的質(zhì)量，提高施工管理水平，保障工程項(xiàng)目按時(shí)、優(yōu)質(zhì)、高效竣工驗(yàn)收，現(xiàn)對(duì)工程文件歸檔管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并對(duì)存在的問(wèn)題提出解決措施。

一、施工企業(yè)工程文件管理現(xiàn)狀

1.電子工程文件

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在工程管理中的運(yùn)用，檔案管理對(duì)象也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向多媒體管理。因此，檔案管理現(xiàn)代化除了要實(shí)現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計(jì)算機(jī)化，還應(yīng)向數(shù)字化、局域網(wǎng)方向發(fā)展。

（1）歸檔的電子工程文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實(shí)性無(wú)法保障

工程常用電子工程文件通常有CAD、WORD、EXCEL等辦公軟件，但具體使用沒(méi)有界定，造成有些電子工程文件因版本問(wèn)題打不開(kāi)或無(wú)法保存，影響了工程文件的歸檔。有些企業(yè)僅被動(dòng)按照業(yè)主或監(jiān)理要求進(jìn)行電子文件歸檔，未按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）要求歸檔，且歸檔的電子工程文件僅從形式上進(jìn)行鑒別，內(nèi)容的真實(shí)性卻未把關(guān)，致使歸檔的電子工程文件不齊全，內(nèi)容不真實(shí)，背景信息及原始數(shù)據(jù)未同時(shí)歸檔，無(wú)法提供可利用的資料。

（2）電子工程文件歸檔缺乏規(guī)范化、制度化

電子工程文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行也常不到位。企業(yè)電子工程文件歸檔管理缺乏專(zhuān)業(yè)人員，一般由項(xiàng)目部資料員或施工人員管理，且管理人員職責(zé)不明確。

（3）紙質(zhì)工程文件未與電子工程文件同步歸檔

由于工程設(shè)計(jì)電子工程文件始終處于動(dòng)態(tài)過(guò)程，其內(nèi)容不斷變化，設(shè)計(jì)人員受變更影響，常會(huì)刪除一些信息，造成電子工程文件的完整性難以保證。為確保歸檔電子工程文件的完整、準(zhǔn)確，必須實(shí)行歸檔紙質(zhì)工程文件與完整的電子工程文件同時(shí)歸檔。

2.紙質(zhì)工程文件

（1）施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不規(guī)范

原始施工驗(yàn)收簽證資料沒(méi)有在開(kāi)工前規(guī)定統(tǒng)一的內(nèi)容和格式，而是在施工過(guò)程中隨意增添內(nèi)容、更換格式。采用的資料格式不統(tǒng)一，紙張、幅面、頁(yè)面設(shè)置等規(guī)格不一，無(wú)法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。

（2）竣工圖文件編制不規(guī)范

一些工程存在著使用代用圖的現(xiàn)象，而在竣工中又要求竣工圖以單位工程或?qū)I(yè)為單位組卷，劃改圖紙只有原則的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，缺少有針對(duì)性的細(xì)則。

（3）工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不齊全

為滿(mǎn)足施工進(jìn)度要求，“四方”現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，沒(méi)有按國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定辦理書(shū)面簽字儀式。有的施工企業(yè)管理不嚴(yán)格，未及時(shí)整理歸檔，造成原始文件丟失。也有施工企業(yè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員工作調(diào)動(dòng)移交手續(xù)時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，造成竣工原始文件遺失。

（4）施工原始資料書(shū)寫(xiě)不規(guī)范

施工過(guò)程中的測(cè)量手薄記錄、灌漿施工記錄、原始簽證資料用不耐久材料書(shū)寫(xiě)，與竣工資料歸檔要求不符，給后期竣工資料編制帶來(lái)極大的困難。原始驗(yàn)收簽證資料中，樁號(hào)、高程、工程量等項(xiàng)目往往與實(shí)際施工情況不相符，驗(yàn)收項(xiàng)目有空白欄、簽字筆跡凌亂和隨意涂改等現(xiàn)象，降低了竣工資料的使用價(jià)值。

二、可行性建議

1.領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是管好用好檔案的關(guān)鍵，應(yīng)從組織上和思想上高度重視檔案管理，使其在制度、裝備、人員配備等方面得到支持和保證，使檔案工作能真正發(fā)揮職能和作用。

2.完善制度，合理配置資源

工程開(kāi)工前，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，同項(xiàng)目法人和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定和頒發(fā)一整套規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的表格文件。只有在工程建設(shè)各階段有序管理檔案，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠，竣工圖與實(shí)物相符。

水利基本建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行招投標(biāo)制度、工程建設(shè)監(jiān)理制度，為工程文件檔案的收集、整理創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。工程合同中應(yīng)對(duì)涉及工程文件的部分進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)交底，明確竣工文件材料歸檔范圍，竣工驗(yàn)收時(shí)間，竣工資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量。按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）要求統(tǒng)一電子文件歸檔格式，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標(biāo)準(zhǔn)，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺(tái)，制圖的編輯軟件、字庫(kù)、圖幅、格式，電子文件的數(shù)據(jù)類(lèi)型、文件種類(lèi)，電子文件的編號(hào)、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項(xiàng)目電子文件光盤(pán)的信息組織、刻錄、標(biāo)識(shí)等，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實(shí)、有效，便于長(zhǎng)久利用。

3.強(qiáng)化培訓(xùn)學(xué)習(xí)，嚴(yán)格把關(guān)

工程文件管理人員應(yīng)通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)并持證上崗，對(duì)檔案業(yè)務(wù)、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和施工原始簽證資料操作方法、竣工資料整編、項(xiàng)目驗(yàn)收基本要求等知識(shí)了然于胸，掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案管理水平，杜絕施工過(guò)程中產(chǎn)生不規(guī)范的原始施工資料和文件。同時(shí)，加強(qiáng)與兄弟單位的交流學(xué)習(xí)，邀請(qǐng)質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)和檔案管理部門(mén)指導(dǎo)，提高工程文件管理水平，做到工程結(jié)束、檔案整理結(jié)束。

三、結(jié)語(yǔ)

水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。施工企業(yè)作為工程的參建方，其形成的工程檔案對(duì)工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、擴(kuò)建等工作的決策起著重要的憑證和依據(jù)作用，對(duì)企業(yè)擬參與的其他工程也有借鑒和參考作用。因此，水利施工企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)工程文件的檔案管理,使其在水利建設(shè)和管理中充分發(fā)揮作用