全過程醫(yī)療物資管理系統(tǒng)的研制與應(yīng)用

任凱 顧慧 沈煒 汪瑤

江蘇省腫瘤醫(yī)院 (南京 210009)

全過程醫(yī)療物資管理系統(tǒng)的研制與應(yīng)用

任凱 顧慧 沈煒 汪瑤

江蘇省腫瘤醫(yī)院 (南京 210009)

全過程醫(yī)療物資管理系統(tǒng)以整體規(guī)劃、全程掌控為原則，對物資的采購、入庫、領(lǐng)用和消耗等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。采購部門和使用部門的行為受到監(jiān)督和控制，管理部門利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)了解物資的庫存和消耗情況，物質(zhì)的來源和去向有據(jù)可查。通過對醫(yī)療物資的科學(xué)管理，達(dá)到了減少流失和合理使用的目標(biāo)。

醫(yī)療物資 管理 信息

1 物資管理現(xiàn)存問題

醫(yī)院醫(yī)療器械物資(簡稱醫(yī)療物資)是醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)等活動的物質(zhì)基礎(chǔ)，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，對醫(yī)療物資的采購、管理和使用都提出了更高的要求，但長期以來，醫(yī)療物資管理由于缺乏全院統(tǒng)一的整體規(guī)劃，與醫(yī)院快速發(fā)展的形勢不相適應(yīng)。

目前，醫(yī)院物資管理存在的主要問題就是物資管理部門與使用部門脫節(jié)，信息無法共享，物資去向無據(jù)可查。管理部門只負(fù)責(zé)物資入庫、出庫及盤點(diǎn)等內(nèi)部自身的處理，沒有與醫(yī)院的HIS、成本核算等系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，使用部門不能對自已庫存的物資進(jìn)行管理與統(tǒng)計(jì)，財(cái)務(wù)部門無法獲得相關(guān)的出、入庫明細(xì)信息，管理者也無法對物資的流向進(jìn)行監(jiān)控和追蹤。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路和原則

為了從根本上解決現(xiàn)存問題，我們以整體規(guī)劃、全程掌控為原則，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)前，深入調(diào)研設(shè)備科、財(cái)務(wù)科、供應(yīng)室、病區(qū)以及相關(guān)使用科室的切實(shí)需求，根據(jù)需求進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)。

2.1 全程管理

物資從進(jìn)入醫(yī)院開始，系統(tǒng)對物流去向、庫存數(shù)量金額和部門領(lǐng)用消耗等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全程跟蹤管理和統(tǒng)計(jì)分析。系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行模式，在不同的信息管理環(huán)節(jié)上設(shè)置相應(yīng)的信息管理功能模塊，滿足各管理環(huán)節(jié)的需要。

2.2 高度控制

為了限制各種物質(zhì)的使用數(shù)量，系統(tǒng)對每個(gè)部門所使用的物質(zhì)設(shè)置一個(gè)理論庫存數(shù)即基數(shù)，部門領(lǐng)用的最高數(shù)量不能超過基數(shù)，同時(shí)程序?qū)Ω鞑块T領(lǐng)用的耗材數(shù)量和實(shí)際使用數(shù)量進(jìn)行比較，領(lǐng)用數(shù)量不能大于實(shí)際使用數(shù)量。

2.3 信息共享

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息共享，保證了各部門及時(shí)了解相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。管理部門對使用部門物資的保有量進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督監(jiān)控，不僅可以掌握其消耗量、請領(lǐng)量，而且采購工作更有計(jì)劃，避免隨意性和盲目性，消除盲目進(jìn)貨、貨物積壓和損耗現(xiàn)象。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)化

軟件設(shè)計(jì)嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)軟件工程的標(biāo)準(zhǔn)，保證系統(tǒng)質(zhì)量，提供完整、準(zhǔn)確、詳細(xì)的開發(fā)文檔，為用戶二次開發(fā)提供源程序；應(yīng)用設(shè)計(jì)符合國家醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和醫(yī)院自身的發(fā)展規(guī)劃。

2.5 可擴(kuò)展性和可維護(hù)性

為適應(yīng)將來的發(fā)展，系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)展性和可維護(hù)性。軟件設(shè)計(jì)采用模塊化、組件化，并提供配置模塊和工具，使應(yīng)用系統(tǒng)可靈活配置，不僅與現(xiàn)有HIS、成本核算系統(tǒng)無縫連接，而且滿足今后醫(yī)院發(fā)展中的各種需求。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

3.1 經(jīng)濟(jì)目標(biāo)

醫(yī)療物資不僅占用醫(yī)院大量的資金，而且容易發(fā)生“跑、冒、漏”等現(xiàn)象，增加了醫(yī)院不必要的醫(yī)療成本。根據(jù)我國現(xiàn)行的有關(guān)管理規(guī)定，一部分物質(zhì)的費(fèi)用可以向患者收費(fèi)，但也有相當(dāng)部分的使用不能向患者收取費(fèi)用，其消耗費(fèi)用由醫(yī)院支出，因此，無論是從醫(yī)院管理還是從成本核算的角度來講，都必須加強(qiáng)對醫(yī)用耗材的管理，在保證供應(yīng)的前提下，盡量減少流失和不必要的損耗，最大限度地控制和降低醫(yī)療成本。

3.2 管理目標(biāo)

從采購部門到使用部門逐級做好物資的入、出庫管理，從而合理控制庫存、減少庫存資金占用、保障供應(yīng)、減少流失和損耗；通過對物質(zhì)的管理、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析，方便醫(yī)院科室之間的成本核算和審計(jì)，健全醫(yī)院安全管理機(jī)制，確保物質(zhì)使用的安全。

3.3 性能目標(biāo)

智能化、安全化、信息化。系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)顯示各部門的庫存數(shù)量、消耗數(shù)量、使用人和被使用人的信息，精確記錄物質(zhì)流程數(shù)據(jù)，有效監(jiān)控物質(zhì)的整個(gè)流程。

因此，醫(yī)療物資管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)就是：保證供應(yīng)、減少流失、降低成本、安全管理、合理使用。

4 系統(tǒng)功能模塊

4.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊

根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)定義物資字典；維護(hù)供應(yīng)商和生產(chǎn)廠家基本信息；設(shè)置各部門物資的理論庫存數(shù)。

4.2 庫存管理模塊

4.2.1 期初設(shè)置

啟用計(jì)算機(jī)管理的第一個(gè)月，要求用戶進(jìn)行期初設(shè)置，完成下列工作：設(shè)置啟用時(shí)間，包括統(tǒng)計(jì)期年月、開始日期和終止日期；錄入倉庫物質(zhì)的期初數(shù)量和單價(jià)。

4.2.2 單據(jù)錄入、復(fù)核和記賬流程

由采購部門操作員錄入單據(jù)，內(nèi)容包括生產(chǎn)商、供應(yīng)商、發(fā)票號、發(fā)票日期、入庫日期、生產(chǎn)日期、失效日期、消毒日期、采購人、驗(yàn)收人、產(chǎn)品編號、名稱、批號、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等，然后存盤；另一操作員對錄入的單據(jù)進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核正確進(jìn)行記賬，否則回到第一步對單據(jù)進(jìn)行修改，并重新打印。

4.2.3 月結(jié)處理

用戶根據(jù)財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)的要求，每月做一次月結(jié)處理。月結(jié)處理時(shí)，系統(tǒng)將倉庫和分戶統(tǒng)計(jì)臺賬中的期末數(shù)量和金額轉(zhuǎn)為下月期初數(shù)量和金額，并自動將統(tǒng)計(jì)期轉(zhuǎn)到下一個(gè)月。月結(jié)處理后，要核對當(dāng)月的期末日期，必要時(shí)應(yīng)加以調(diào)整，到期不做月結(jié)，系統(tǒng)相關(guān)功能無法操作并提示進(jìn)行月結(jié)處理。

4.3 批次管理模塊

操作員在錄入入庫單時(shí)須正確輸入批號和失效時(shí)間，系統(tǒng)根據(jù)所輸入的信息按批次進(jìn)行排序。使用部門按批號進(jìn)行請領(lǐng)，庫管人員根據(jù)請領(lǐng)單按批次(先進(jìn)先出)確認(rèn)發(fā)貨，部門按批次(先領(lǐng)先用)使用所領(lǐng)物質(zhì)，這就實(shí)現(xiàn)了物資從庫房到部門，再從部門到病人之間的批次管理。如庫存存在兩個(gè)批次以上的物資，則按上一批次出庫完畢后，再出下一批次的物資，如上一批次數(shù)量不足時(shí)，則分兩個(gè)批次出庫。

4.4 病區(qū)管理模塊

病區(qū)需要某種物質(zhì)時(shí)，通過錄入請領(lǐng)單向庫房請領(lǐng)，但請領(lǐng)的數(shù)量不能超過預(yù)先設(shè)置的理論庫存數(shù)即基數(shù)，否則系統(tǒng)不讓通過；庫管審核后發(fā)放物質(zhì)，系統(tǒng)減庫存。

當(dāng)病人使用某種物質(zhì)時(shí)，病區(qū)錄入醫(yī)囑，對病人記賬的同時(shí)，也將所用物質(zhì)的批號批次、操作者的工號及操作時(shí)間等信息記錄到該病人的信息庫中，確保物質(zhì)的去向有據(jù)可查。

4.5 單據(jù)管理模塊

系統(tǒng)中的單據(jù)種類包括：入庫單、補(bǔ)差額入庫單(購入時(shí)調(diào)整差價(jià))、退庫單、退貨單、出庫單、倉庫報(bào)損單、部門報(bào)損單、調(diào)撥單(部門間調(diào)撥)、轉(zhuǎn)讓單、盤點(diǎn)調(diào)整單(庫存盤點(diǎn)后，如果發(fā)現(xiàn)賬面數(shù)與實(shí)際數(shù)不符，經(jīng)履行批準(zhǔn)手續(xù)后，可以通過盤點(diǎn)調(diào)整單沖銷)。

4.6 信息查詢模塊

查詢內(nèi)容包括：倉庫物資查詢，查詢和打印任一品種的庫存變化和入出存明細(xì)信息；分戶分類物資查詢，可根據(jù)部門和類別查詢和打印物資的領(lǐng)用和消耗情況；單據(jù)查詢，查詢已復(fù)核記賬的各種單據(jù)明細(xì)；臺賬查詢，查詢各種物資的期初數(shù)、庫存數(shù)、金額、批號和有效期等信息；調(diào)價(jià)歷史查詢，查詢各種物資的原零價(jià)、新零價(jià)、調(diào)價(jià)日期、調(diào)價(jià)單號和調(diào)價(jià)者等信息。

4.7 統(tǒng)計(jì)報(bào)表模塊

供貨商供貨數(shù)量、金額明細(xì)和匯總報(bào)表；入庫或出庫明細(xì)和匯總報(bào)表；部門物資消耗報(bào)表；病區(qū)材料消耗明細(xì)表；物資轉(zhuǎn)讓明細(xì)表；全院分類物資明細(xì)表。

5 結(jié)語

我院醫(yī)療物資管理系統(tǒng)在應(yīng)用中經(jīng)過不斷的完善和開發(fā)，與HIS和成本核算系統(tǒng)完全整合，解決了許多實(shí)際的業(yè)務(wù)問題，滿足了各部門的工作需求和管理要求，因此也得到了他們的大力支持和配合。

醫(yī)院通過信息化的技術(shù)手段從根本上改變了長期以來物資管理能力滯后的狀況，管理者可隨時(shí)了解醫(yī)療物資的各項(xiàng)情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了科學(xué)依據(jù)，管理的程序化和標(biāo)準(zhǔn)化，也為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)全成本核算奠定了良好基礎(chǔ)，信息的快速傳遞和共享，優(yōu)化了工作流程，提高了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

[1]李包羅.醫(yī)院管理學(xué)信息管理分冊[M].北京.人民衛(wèi)生出版社.2003.

[2]高燕婕.醫(yī)院信息中心主任實(shí)用手冊[M].北京.電子工業(yè)出版社.2007.

[3]宋憑.醫(yī)院庫存物資整體信息化管理的研究.中國數(shù)字醫(yī)學(xué).2010(05)

Research and Application of the whole Course Management System for Medical Materials

REN Kai GU Hui SHEN Wei WANG Yao Jiangsu Cancer Hospital (Nanjing 210009)

It is the principle that integration of the whole course management system for medical materials is in control of the whole process,Each link such as the purchase, warehousing, receiving and consuming of the materials are managed, the behavior of the purchase department and the use department are supervised and controlled, the management department utilizes the network system to find out about the stock status and location of the materials in real time, Source and destination of the material can b looked up.Through the use of scienti fic management of materials, resources can be used fairly and losses can be reduced.

medical material,management,information

1006-6586(2011)01-0004-03

：R197.324

：A

2010-09-30

任凱，高級工作師，信息科副科長

編號：ZM200803