醫(yī)院電子照片的收集與管理

章愛武

（蕪湖市婦幼保健院，安徵 蕪湖 241000）

隨著社會經(jīng)濟與科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，電子照片已為越來越多的人熟悉與利用，它是醫(yī)院影像檔案的資料的重要形式。醫(yī)院應(yīng)重視醫(yī)院點照片的收集與管理，充分體現(xiàn)電子照片的價值。

1 醫(yī)院電子照片簡介

1.1 醫(yī)院電子照片的特點

①形象性[1]：電子照片可以記錄用語言難以表述或不能簡練的表述的內(nèi)容；②客觀性：電子照片是真實反映歷史某一瞬間的圖像，記錄客觀存在的事實；③直觀性：照片給人以真切感、存在感，通過查看可以迅速了解相片內(nèi)容；④交流性：醫(yī)院各層領(lǐng)導(dǎo)、各科室人員可從不同的出發(fā)點共同利用電子照片，用于完善醫(yī)療；⑤綜合性：電子照片可綜合反映各個時段醫(yī)院面貌，是醫(yī)院社會活動的縮影。

1.2 醫(yī)院電子照片的作用

①證明醫(yī)院歷史某一瞬間發(fā)生事情，是關(guān)于某人或某事件的歷史憑證；②為醫(yī)院教學(xué)實踐提供圖像材料，方便教師講課及教材的編寫；③電子照片作為歷史信息資料的圖像載體，具有紀(jì)念保留作用；④電子照片的直觀性、形象性特點授予電子照片強大的宣傳功能；⑤通過記錄患者診治過程，反應(yīng)患者臨床療效；⑥為醫(yī)院編制畫冊或圖像展覽提供有效素材；⑦通過有效收集管理電子照片，豐富醫(yī)院檔案資料的內(nèi)涵。

1.3 醫(yī)院電子照片的一般分類

①活動相關(guān)；②會議相關(guān)；③業(yè)務(wù)相關(guān)；④外觀相關(guān)；⑤榮譽實物相關(guān)；⑥人物相關(guān)

2 醫(yī)院電子照片的收集

2.1 醫(yī)院電子照片的收集范圍[2]

醫(yī)院檔案管理室應(yīng)當(dāng)全面收集反應(yīng)醫(yī)院社會活動，有價值的電子照片，以提高醫(yī)院電子照片的利用價值：①醫(yī)院重大會議活動；②各科室經(jīng)典病例、罕見病例及疑難病例的診療過程；③醫(yī)院教學(xué)活動；④科研實踐活動；⑤醫(yī)院外事活動；⑥醫(yī)院文體活動；⑦領(lǐng)導(dǎo)審查及院際交流活動。

2.2 醫(yī)院電子照片的鑒定

每個電子照片在歸檔前需進行針對質(zhì)量、真實性、原始性的鑒定，通過對電子照片的修改、添加、刪減等進行鑒定，保證歸檔材料的真實有效性。

2.3 電子照片收集途徑

①把握時機，大力宣傳：在醫(yī)院大型活動或議會時，通過領(lǐng)導(dǎo)的影響力，大力宣傳電子照片的重要性以及管理規(guī)范，廣泛收集所有與此活動相關(guān)的照片。②定期收集電子照片：規(guī)范電子照片的收集管理制度，做到定期收集電子照片與檔案資料。③專題專拍，及時搜集：針對醫(yī)院簡介，科研成果，重大醫(yī)療事件等專題進行及時拍攝，檔案管理人員積極參與，及時收集拍攝成果。④建立各部門間的協(xié)作關(guān)系，定向收集電子照片：固定各科室部門的拍攝責(zé)任人，與檔案室電子照片管理人員建立長期合作，定時收集各科室部門相關(guān)電子照片。

3 醫(yī)院電子照片的整理與保管

3.1 整理：根據(jù)傳統(tǒng)照片的分類編號方法，對電子照片進行“全宗號-年度-組號-張?zhí)枴本幋a，方便整理歸檔，其中組號用電子照片拍攝時間或活動名稱命名，張?zhí)柨捎冒⒗當(dāng)?shù)字依次編號?？蓪⒅匾碾娮诱掌M行沖印歸檔，方便保管利用。此外應(yīng)該對電子照片進行必要的文字說明，內(nèi)容包含電子照片產(chǎn)生時間地點人物原因等。

3.2 保管：電子照片的真實性特點決定了電子照片歸檔保存時信息的不可修改性，在保存電子照片時應(yīng)當(dāng)將其保存為只讀光盤上，一式三套，分別用于本地封存、異地保管與查閱使用。根據(jù)電子照片的編號及類型將其分別存儲與不同光盤上，并注明檔號、保管期限、硬件和軟件環(huán)境、文字處理平臺等說明。

4 醫(yī)院電子照片收集與管理中存在的問題

4.1 電子照片管理機構(gòu)不健全，管理過度分散[3]：由于缺乏現(xiàn)代化完善的檔案管理體制，很多電子照片分散在檔案室和各個科室部門，不能做到將所有應(yīng)當(dāng)入庫的電子照片集中收集，而是由各個部門自行管理，造成電子照片利用不充分，不方便等。

4.2 電子照片管理制度不完善：電子照片收錄內(nèi)容不夠規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，范圍界定不清出，而且各部門電子照片收集管理標(biāo)準(zhǔn)不同，缺乏統(tǒng)一的檢驗考核制度，質(zhì)量參差不齊。

4.3 電子照片的依法歸檔工作不完善：《檔案法》及相關(guān)法規(guī)是指導(dǎo)醫(yī)院電子照片歸檔的綱領(lǐng)文件法律依據(jù)。不少管理層不夠重視依法歸檔電子照片，各部門人員缺乏主動向檔案室提交電子照片，更不用說依法歸檔。

4.4 檔案管理人員素質(zhì)差，知識水平低，工作積極性差：檔案管理人員不具備相應(yīng)管理素質(zhì)，醫(yī)療知識水平低，法律意識淺薄，人員配備不固定，許多醫(yī)院專兼職檔案管理員非相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，因此許多檔案管理人員未系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，也沒有參加過檔案管理的培訓(xùn)，此外檔案館人員晉升難導(dǎo)致工作積極性差。

4.5 電子照片檔案的編目難：我國照片檔案的分類、編目、檢索存在很多問題，缺乏統(tǒng)一的收集管理標(biāo)準(zhǔn)，存在分類編目不科學(xué)的問題。

5 針對醫(yī)院電子照片收集與管理中存在的問題，提出并實施相應(yīng)對策

5.1 提高醫(yī)院管理階層及各科室人員對電子照片收集管理的意識，加強對電子照片的宣傳工作：電子照片亦是醫(yī)院管理的重要組成，院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)階層、各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)切實加強檔案管理工作，加大檔案管理人才及設(shè)備投入，實現(xiàn)醫(yī)院電子照片管理的現(xiàn)代化。

5.2 各部門兼專職檔案管理人員和攝影人員應(yīng)當(dāng)充分學(xué)習(xí)認(rèn)識什么電子照片材料是需要歸檔，追蹤材料，及時將該部門歸檔文件材料收回，防止電子照片的丟失。

5.3 完善醫(yī)院電子照片入檔前的考核工作，提高電子照片的有效性。5.4 加強檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)[4]，提高檔案管理水平、檔案管理人員的素質(zhì)，改變檔案管理人員被動獲取檔案資料的習(xí)慣，積極主動聯(lián)系各科室檔案管理人做好電子照片的搜集工作。

5.5 完善醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，對電子照偏行深層開發(fā)，多途徑，多渠道，多方法檢索利用照片信息，良好的服務(wù)醫(yī)院管理，醫(yī)療業(yè)務(wù)，教學(xué)，科研工作。

5.6 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，改進檔案管理手段，充分利用現(xiàn)代化信息科學(xué)技術(shù)，開發(fā)建設(shè)院內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院電子照片的及時提交和驗收，使檔案資源收錄方便快捷。

5.7 通過多種途徑向醫(yī)院各級人員提供有效的電子照片，提高電子照片的利用率，加強院內(nèi)工作人員對電子照片歸檔工作的重視程度

[1] 胡明華.淺談醫(yī)院照片檔案的收集保管與利用[J].中國醫(yī)院,2009,13(7)：40-41.

[2] 張艷欣,羅志強,張建惠.醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理研究[J].信息記錄材料,2009,10(2)： 58-61.

[3] 趙曼青,王亞光.數(shù)碼時代的醫(yī)院照片檔案[J].社區(qū)醫(yī)學(xué)雜志,2005,3(11)：48.

[4] 張敏.醫(yī)院照片檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2010,20(24)：120.