如何提高醫(yī)院基建檔案的歸檔率

沈麗嬌

（廣東省肇慶市第一人民醫(yī)院，廣東 肇慶 526021）

如何提高醫(yī)院基建檔案的歸檔率

沈麗嬌

（廣東省肇慶市第一人民醫(yī)院，廣東 肇慶 526021）

目的探討醫(yī)院基建檔案歸檔的難點和提高歸檔率的方法。方法基建檔案以文字、圖、表及聲像載體材料記載了醫(yī)院基本建設的歷史和狀態(tài)，對醫(yī)院的發(fā)展和建設起著重要的作用。醫(yī)院基建檔案普遍存在資料收集不及時，內(nèi)容不完整，整理裝訂不規(guī)范等問題，主要原因為基建檔案管理意識薄弱，管理制度不完善，檔案收集不規(guī)范等。針對存在的問題提出相應的措施，提高基建檔案的歸檔率。結(jié)果基建檔案收集的制度性、責任性、科學性、規(guī)范性可以提高基建檔案的歸檔率。結(jié)論及時、準確、完整、規(guī)范地做好基建資料的收集和歸檔，以保證檔案的完整性，提高檔案的使用價值。

醫(yī)院基建檔案；管理；歸檔

近幾年，隨著國家和政府對醫(yī)院建設的重視和支持，醫(yī)院的基建工程也逐年增多，隨之而來產(chǎn)生了大量的基建檔案?；n案包括工程規(guī)劃、設計、施工、建設、驗收等方面產(chǎn)生的文書和圖紙等，是對建筑物進行交工驗收、交付使用、維護、管理、改建、擴建、恢復的重要依據(jù)，它對醫(yī)院的發(fā)展和建設起著重要作用。在醫(yī)院基建檔案資料管理過程中，檔案收集和歸檔是最瑣碎、最麻煩、同時又是關鍵的一個環(huán)節(jié)，因為它牽涉面廣、內(nèi)容繁雜、時間跨度大，是基建檔案資料管理的基礎工作。如何提高基建檔案的歸檔率，發(fā)揮醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用，是當前基建檔案工作者要思考的問題。

1 醫(yī)院基建檔案歸檔的意義

1.1 基建檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分

基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監(jiān)理文件、設備文件、竣工驗收文件等內(nèi)容，基建檔案反映了建設項目管理工作的真實過程，為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。按照基建工程建設規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準確、成套系統(tǒng)的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術人員在工程項目建設活動中創(chuàng)造的知識成果，對提高單位發(fā)展水平，加強單位基礎設施建設力度，增強單位檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

1.2 基建檔案為醫(yī)院的規(guī)劃、建設、維護提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)

基建檔案具有原始記錄性、完整準確性、系統(tǒng)成套性等特性，為基建工程各階段建設活動的決策、文件編報、施工、竣工、使用、等工作提供依據(jù)和憑證，是單位維權的依據(jù)，是工程項目的歷史記錄。基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現(xiàn)實面貌，規(guī)范、準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和依據(jù)?；n案工作是基建工程建設的組成部分，按照基建工程文件材料形成規(guī)律進行收集、分類、整理、鑒定、保存的基建檔案資料，實行集中統(tǒng)一管理原則，為工程項目的實施提供檔案利用服務。所以，需加強基建工程檔案歸檔工作，為提高基建工程管理水平發(fā)揮檔案作用。

1.3 基建檔案管理是工程質(zhì)量的保證

基建檔案是工程質(zhì)量的反映，工程質(zhì)量關系到人員安全、財產(chǎn)保障、使用保證等方面，在工程建設中形成、積累的基建檔案質(zhì)量好壞控制了工程項目質(zhì)量，工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術管理手段、程序，對工程事故原因分析、認定責任、提出改進方法提供技術依據(jù)，通過基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項目質(zhì)量。

1.4 醫(yī)院基建檔案具有特殊性

醫(yī)院建筑用途的特殊性決定了其內(nèi)部結(jié)構(gòu)不同于一般的建筑物，如感染科污染物的流向、腫瘤科放射設備的埋放、功能科室儀器房的設計等都至關重要、所以原始基建檔案的保存可以為這些特殊建筑的維護、改建、拆建等提供非常重要的依據(jù)。

2 醫(yī)院基建檔案在檔案歸檔過程中存在的問題

2.1 檔案管理意識淡薄

醫(yī)院在擴建、改建、新建過程中，領導多數(shù)只把目光緊緊盯住工程質(zhì)量管理上，而往往忽略了對基建檔案的收集和管理。而且目前檔案管理人員多為兼職，甚至沒有任何檔案知識的新人，專業(yè)水平欠缺，導致基建檔案無法按時、準時、完整歸檔。

2.2 檔案管理制度不健全

不能采取規(guī)范標準的管理方法和操作流程，基建檔案未能歸口管理，分散存放在總務、后勤、基建辦等部門，不利于檔案的完整和安全保存?；üこ剃犖榱鲃有源?，人員不穩(wěn)定，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責沒有落實到具體人員。由于基建工程和檔案具有各自的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解對方的專業(yè)和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，部分施工單位提供的各種文字、表格不齊全、不規(guī)范，圖表質(zhì)量偏差，設計更改時無進行相應的修改和注明，使竣工圖失去準確性，基建檔案無法準確歸檔。

2.3 基建檔案收集不規(guī)范

檔案收集不全，書寫材料不規(guī)范，存在著用圓珠筆書寫，以復印件充數(shù)的現(xiàn)象。而材料的質(zhì)量往往也得不到保證，有隨意涂改或材料污損等，使基建檔案的案卷質(zhì)量大打折扣，未能完整歸檔。

2.4 工程竣工后，施工單位移交竣工圖不及時，致使基建工程檔案不能及時立卷歸檔，有時資料外借后沒有歸還，最后導致資料缺失。

3 如何提高醫(yī)院基建檔案歸檔率

3.1 健全規(guī)章制度，加快人才培養(yǎng)

對基建檔案管理的觀念和認識是做好基建檔案工作的前提和保證。提高檔案管理意識，制定適合醫(yī)院基建檔案工作順利開展的規(guī)章制度，明確檔案收集、整理、歸檔、移交、保存、借閱的相關程序。加強檔案人員的業(yè)務培訓工作，增強檔案工作思想、政治、文化等素質(zhì)。組織檔案人員和工程人員參加檔案業(yè)務培訓，掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法，使工程人員了解基建檔案管理知識，檔案人員了解基建工程建設程序和基建專業(yè)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識面。與時俱進，學習基建檔案知識的同時，加強學習網(wǎng)絡和計算機知識，培養(yǎng)現(xiàn)代復合型人才。

3.2 對工程檔案資料的收集有一個明確的范圍

總的來說，每一個工程項目都必須經(jīng)過工程準備、監(jiān)理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。如住院樓工程項目，除了土建、水電、照明、消防、通訊、信息系統(tǒng)等之外，還需要中心供氧、負壓、對講等設備帶系統(tǒng)。所以，在訂立檔案資料收集范圍時，檔案員要事先了解清楚工程項目的規(guī)模和使用功能等情況，列出必須收集的檔案資料清單，以便在資料收集和匯總時做到心中有數(shù)。

3.3 落實好檔案資料收集的責任

每一個工程項目都會牽涉多個單位和醫(yī)院內(nèi)部多個部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務，所以必須落實好各單位、各部門的責任。碰到較大工程項目時配備專責檔案資料收集人員，要求將工程的前、中、后期的所有檔案由專責人員負責收集、催交和歸檔，提高基建檔案的歸檔率。

3.4 規(guī)范工作流程和標準

基建檔案的整體性、成套性和不重復性，要求通過規(guī)范工作流程，將檔案的收集和工程建設的各個環(huán)節(jié)同步進行。檔案收集要求標準化，從內(nèi)容、分類、編號、案卷目錄各方面都符合標準，以保證檔案的完整性和科學性。

4 小 結(jié)

隨著近幾年，隨著國家對醫(yī)療事業(yè)的重視，對醫(yī)院基建投資日益支持，醫(yī)院的建設工程也逐年增多，醫(yī)院基建檔案的管理也越來越體現(xiàn)它的重要性?；n案管理的好壞直接關系到醫(yī)院整體建設和維修改造的速度、成本，甚至影響到建筑安全，是醫(yī)院基建管理中長期而重要的工作任務。作為醫(yī)院的基建檔案工作者應充分認識到基建檔案管理工作的重要性，認真履行職責，在資料收集這個關鍵環(huán)節(jié)中充分發(fā)揮主觀能動性和工作積極性，及時、準確的收集基建檔案，嚴格把好資料匯總關，并進行必要的歸類、立卷、歸檔。同時，基建檔案管理員還要不斷學習檔案管理新知識、新技術，更好地把各種現(xiàn)代化手段運用到醫(yī)院基建檔案資料管理中去。

[1]崔志剛.對醫(yī)院基建檔案管理的認識[J].檔案管理,2010(3):86-86.

[2]羅軍強.醫(yī)院改擴建基建檔案管理之我見[J].中華現(xiàn)代管理雜志,2010,8(7):60-61.

[3]鐘金順.淺談醫(yī)院基建檔案的管理[J].中華現(xiàn)代管理雜志,2008,6(3):44-46.

[4]謝賜業(yè).醫(yī)院基建檔案資料收集應注意的幾個問題.現(xiàn)代醫(yī)院[J].2009,9(1):141-142.

How to Improve the Rate of Return Back of Hospital Infrastructure Files

SHEN Li-jao
(1th People's Hospital of Zhaoqing, Zhaoqing 526021, China)

ObjectiveTo explore the diffi cult about returning back of hospital infrastructure fi les and improve theMethodsof rate.MethodsCreates fi le a case with history and appearance which is like to carry body material to jot down hospital capital construction of the writing, diagram, form and the voice and have important function to development and construction of hospital. The hospital infrastructure fi le a case widespread existence data collections can not compare with, the contents isn't complete, sorting binding not norm etc. problem, the main reason creates fi le a case management consciousness for the weak of infrastructure fi les, the management system isn't perfect, fi le collections not norm etc. Aim at the existent problem puts forward homologous measure and raise infrastructure to create fi le a return back to fi le of case a rate.ResultsInfrastructure fi le the system, responsibility, science, norm of case collections and can raise Ji to create fi le a return back to fi le of case a rate.ConclusionIn time, accurate, the collections which work well infrastructure to set up data of the integrity, norm ground with return back to fi le to promise the integrity of fi le, the use value of exaltation fi le.

Hospital infrastructure fi les; Management; Return back rate

R197

B

1671-8194（2011）03-0039-02