疾控檔案管理現(xiàn)代化的幾點思考

孫凱瑜

(白山市疾病預防控制中心 吉林白山 134300)

疾控檔案管理現(xiàn)代化的幾點思考

孫凱瑜

(白山市疾病預防控制中心 吉林白山 134300)

在信息高速發(fā)展的今天,社會信息化和信息社會化已成為時代的特征。疾病預防與控制檔案信息化管理必須適應新時期的要求,從管理思想、管理模式、管理方法和管理隊伍等方面著手改革,更新觀念,全面實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

疾控檔案 管理

疾病預防控制檔案管理現(xiàn)代化是指利用計算機技術(shù)對檔案信息資源的整理、存儲、傳遞與開發(fā)利用等。白山市疾控中心檔案管理現(xiàn)代化逐步使檔案管理工作走上制度化和規(guī)范化,于2002年晉升“科技事業(yè)單位國家級”標準。

1 做法

1.1 更新觀念,實現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化

疾病預防與控制檔案是門類繁多、載體形式多樣化,近年來檔案數(shù)量迅速增加,科技、防病、監(jiān)測檔案館藏比重增加,載體密度加大等特點,要做好檔案管理僅憑原有知識、技能、經(jīng)驗遠遠不能適應現(xiàn)代化檔案管理的需要,現(xiàn)代防病領域的檔案管理從保管、管理到利用,都離不開現(xiàn)代化設備和技術(shù),因此,我們必須更換觀念、更新知識、實現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。

1.2 推進檔案信息自動化,必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件不統(tǒng)一,這些都影響了檔案管理的整體水平提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設備的缺乏,而是硬件功能并沒有充分發(fā)揮。對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設的前提條件,它將使我們的視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是:檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范,檔案標準要整齊劃一和真正實施,必須抓好檔案標準化,規(guī)范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

2 運用高新技術(shù),實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代化體現(xiàn)在管理的科學化和高效率,疾病控制檔案管理應逐步向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)化,檔案館(室)應配備齊全的現(xiàn)代化設備,實現(xiàn)檔案的計算機管理,建立檔案編號系統(tǒng),建立完善的檔案查詢的檢索系統(tǒng),科學歸檔,系統(tǒng)以及科學的追蹤借閱系統(tǒng)等。

(1)發(fā)揮計算機在檔案管理中的作用:過去疾病控制檔案的整理歸檔大多采用繁重的手工管理方法,已經(jīng)無法實現(xiàn)大量規(guī)范化資料的交叉檢索和動態(tài)管理,只有通過計算機管理才能達到上述目的。目前,疾控系統(tǒng)管理運用計算機還沒有聯(lián)網(wǎng),信息不能共享,系統(tǒng)功能單一,僅局限于單項管理,因此,應廣泛采用計算機開發(fā)更多更好的檔案管理軟件,達到信息交流網(wǎng)絡化、咨詢業(yè)務智能化、檔案管理標準化、檔案工作程序化,使其最大限度地滿足疾病預防與控制的利用,提供有效數(shù)據(jù)依據(jù),更好為疾病預防與控制服務。(2)應采用條形碼自動識別技術(shù),減少差錯及失誤率:隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展,傳統(tǒng)的計算機人工鍵盤輸入方法存在著速度慢、差錯率高的缺點,取而代之是快速、準確的條形碼自動識別技術(shù),有效降低差錯及失誤率。(3)應用開展數(shù)據(jù)庫及光盤技術(shù),擴大信息的存儲量:目前,計算機存儲發(fā)生質(zhì)的變化,可以通過軟件的開發(fā)采用數(shù)據(jù)庫及激光光盤的存儲,這樣不僅節(jié)省空間,避免檔案存儲不力造成霉變、風化、蟲蛀及信息缺失的缺陷,極大提高了信息存儲空間和保存性能,有利于檔案信息的存儲管理。(4)利用縮微技術(shù),延長檔案使用年限:縮微技術(shù)將檔案逐頁拍照或掃描進入計算機系統(tǒng),如聲像檔案、房屋建設檔案,縮小之后保存在光盤里或數(shù)據(jù)庫,并可通過放大后查閱,還可通過打印機打印或復印機還原,這樣能使檔案長久保存,節(jié)省庫存面積。(5)電子載體的管理:電子檔案的載體對保管的環(huán)境有較高的要求,應嚴格按有關(guān)規(guī)定,從存放方式,溫度濕度的控制、有害因素的預防等幾個方面入手,切實做好保管工作,并在電子檔案上做好標識。這種標識應同相應的紙質(zhì)檔案在編號上保持一致,使電子檔案同紙質(zhì)檔案的管理有機結(jié)合起來,方便管理利用,否則會給實際利用帶來不便。

3 有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設

目前,檔案信息化系統(tǒng)從總體上看,仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)過渡地階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫的建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案信息工程的核心和基礎,數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行的管理和方便的使用。

4 創(chuàng)新電子文件檔案資料綜合管理方式,加快檔案信息化建設

隨著疾病控制事業(yè)的不斷發(fā)展,所產(chǎn)生文件資料日益增多,而且分散在各科室,難于統(tǒng)一管理。根據(jù)文件檔案資料形成的特點,應用文件檔案資料綜合管理系統(tǒng),進行歸檔文件目錄,卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、資料目錄著錄、檢索、統(tǒng)計、編研和利用。運用掃描儀掃描具有永久保存價值、利用率高的文件單位獲得的獎勵證書,活動照片,存儲于計算機管理,及時備份,提高檔案管理工作質(zhì)量和效率

5 優(yōu)化結(jié)構(gòu),實現(xiàn)檔案隊伍現(xiàn)代化

隨著檔案工作現(xiàn)代化管理,對管理人員的素質(zhì)和要求相應提高,現(xiàn)階段檔案工作者要有創(chuàng)新意識、勇于探索、樹立與時代同發(fā)展與社會共進步的創(chuàng)新意識,堅定政治信念,樹立正確人生觀、價值觀,強化理論修養(yǎng)、法制觀念、敬業(yè)精神,從而使檔案工作者能夠具有較高政治覺悟,較強業(yè)務能力。檔案工作者既要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識和各項檔案業(yè)務,更要努力學習計算機操作以及軟件的應用、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫的管理、網(wǎng)絡管理、檔案數(shù)字化的處理等等現(xiàn)代化技能,了解計算機軟硬件、網(wǎng)絡安全防范技術(shù),能夠把握處理數(shù)字檔案館運用工程中可能出現(xiàn)的技術(shù)管理問題。

建立健全一套系統(tǒng)的培訓機制,定期對檔案管理人員進行繼續(xù)教育,加快檔案管理人員的知識更新節(jié)奏,以適應網(wǎng)絡技術(shù)現(xiàn)代化管理日新月異的變化,適應新時期檔案管理標準要求,全面實現(xiàn)疾控檔案管理的現(xiàn)代化。

R197.1

A

1674-0742(2011)09(b)-0191-01

2011-08-11