檔案達(dá)標(biāo)檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題及解決方法

孫凱瑜

(白山市疾病預(yù)防控制中心 吉林白山 134300)

1 檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題

1.1 收集材料方面存在的問題

(1)文件材料不齊全、不完整、不成套。由于平時(shí)不注重材料收集整理,或者沒有成文的制度制約,使一些文件材料有正件、無附件,有批復(fù)、無請(qǐng)示,有印件、無定稿,有轉(zhuǎn)發(fā)文、無原件。例如:干部任免材料,上級(jí)批復(fù)文件和本中心請(qǐng)示文不成套,本級(jí)發(fā)文有原件無定稿;再如干部調(diào)動(dòng)介紹信無原件存檔。(2)體現(xiàn)本級(jí)活動(dòng)材料缺失。如重要會(huì)議記錄無存檔,黨建材料收集不全,存檔不完整,如黨員活動(dòng)記錄缺失。反映本年度重要活動(dòng)記載不全,如本年度大事記組織沿革記載不全。(3)檔案案卷未按歷史形成的時(shí)間排序。隨意性很大,破壞了文件材料形成的規(guī)律特點(diǎn),切割了文件材料的完整性。如2000年布氏菌病防治專題計(jì)劃排在2001年度布氏菌防治專題計(jì)劃之后,還有本級(jí)形成各類計(jì)劃總結(jié)沒有按時(shí)間形成順序排列,使材料缺乏連貫統(tǒng)一,存在原因是由上交歸檔材料不及時(shí)造成的。

1.2 整理材料方面存在的問題

(1)歸檔范圍不明確。在文件的收集整理中文件材料有缺失、斷號(hào),造成有些重要材料不齊全,不完整,不能形成系統(tǒng)性。在整理過程中只注重紅頭文件整理,不注意不帶文號(hào)文的文件材料。行政檔案缺乏基礎(chǔ)報(bào)表類、職工名冊(cè)類、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表等重要文件材料。黨群材料缺少黨員報(bào)表類、中層以上干部名冊(cè)統(tǒng)計(jì)表、優(yōu)秀黨員登記表等材料。使檔案質(zhì)量低下,存檔價(jià)值不高等。(2)沒有按分類方案整理檔案。不同類別的文件混雜組卷,排列不系統(tǒng),使案卷材料分類不清。如:防病工作總結(jié)、請(qǐng)示基建計(jì)劃科研材料歸于行政檔案。(3)組卷不合理。案卷之間存在相互交叉重合,使案卷內(nèi)案零亂。結(jié)構(gòu)不嚴(yán)謹(jǐn)。如:會(huì)議通知等。(4)保管期限劃分不正確。①不同保管期限的文件混合組卷;②整個(gè)案卷錯(cuò)劃保管期限,或?qū)捇驀?yán)。(5)案卷標(biāo)題不規(guī)范、不完整,不能完全體現(xiàn)卷內(nèi)材料的內(nèi)容,有漏標(biāo)卷內(nèi)文件的內(nèi)容,反應(yīng)案卷標(biāo)題過于重復(fù)。(6)重文現(xiàn)象嚴(yán)重。檔案材料的收集、整理、歸檔主次部分,良莠不齊。不管是本級(jí)、上級(jí)還是下級(jí)的來文,無論有無保存價(jià)值統(tǒng)統(tǒng)歸檔,使很多文件成為垃圾檔案。(7)頁碼編排有錯(cuò)誤,導(dǎo)致查找困難。例如同一個(gè)發(fā)文,分原稿和正式文,在編排頁碼用的是重復(fù)頁號(hào),不便于查找,使紙張受損,直接影響檔案的壽命。(8)卷內(nèi)目錄和備考表缺失。有些案卷無目錄表,在查找檔案時(shí)就要把案卷從頭翻到尾,重復(fù)查找,使紙張受損,直接影響檔案的使用壽命。

2 解決方法與建議

2.1 及時(shí)收集檔案材料和材料的齊全完整,是做好檔案工作的基礎(chǔ)

文件材料的收集工作是立卷工作的前提和基礎(chǔ)。文件收集齊全關(guān)系到案卷的質(zhì)量。

(1)明確收集范圍,確定收集重點(diǎn)。文件收集的范圍和立卷歸檔的范圍一致,疾控《檔案實(shí)體分類法與檔案工作規(guī)范》中有歸檔范圍可參照?qǐng)?zhí)行。“凡是在本單位工作中形成的和辦理的是有參考價(jià)值的文件,都屬于收集范圍。就疾控中心形成業(yè)務(wù)來講,有文書、人事、財(cái)會(huì)、科技、業(yè)務(wù)和聲像類檔案。其范圍是上級(jí)文件、同級(jí)文件、本單位正式發(fā)文,對(duì)防病工作是有參考利用價(jià)值的文件材料都屬于收集的范疇。文件材料收集的重點(diǎn)是能夠反映本單位主要職能活動(dòng)和基本面貌的文件材料。例如防病的計(jì)劃、總結(jié),中心主任辦公室記錄,召開各種會(huì)議形成的文件材料,制定目標(biāo)責(zé)任書,崗位責(zé)任制,各種規(guī)章制度,重要問題的請(qǐng)示批復(fù),疾控中心機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并,人員編制,職權(quán)范圍,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重要指示,上級(jí)主管機(jī)關(guān)發(fā)布的針對(duì)本中心有關(guān)業(yè)務(wù)需要執(zhí)行的規(guī)定、辦法、章程、條例、標(biāo)準(zhǔn),各縣區(qū)疾控中心來文的答復(fù)、批復(fù),各縣區(qū)業(yè)務(wù)部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等內(nèi)容材料。(2)建立收集制度,加強(qiáng)收集工作。各部門要建立切實(shí)可行的收集制度,保證收集工作的正常開展。部門要有兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集登記工作。對(duì)于收集的范圍要求以及移交的時(shí)間等應(yīng)做明確規(guī)定,使兼職檔案員明確職責(zé),按質(zhì)量和程序要求做好本職工作。定期或年終及時(shí)將本部門形成的各種文件材料移交綜合檔案室。(3)把好收集關(guān)。在收集過程中應(yīng)當(dāng)把好兩關(guān):一是數(shù)量關(guān)。各部門應(yīng)把本部門所形成的文件材料全部收集齊全,文件與定稿,正文和附件,請(qǐng)示與批復(fù),會(huì)議文件等要整套收集整理齊全;二是質(zhì)量關(guān)。在收集過程中,文件材料要杜絕用鉛筆、圓珠筆、紅筆和復(fù)寫紙書寫的文件材料,如果發(fā)現(xiàn),應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施,要重新抄寫后再進(jìn)行收集。

2.2 案卷的質(zhì)量是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的主要內(nèi)容,也是優(yōu)化館藏的基礎(chǔ)

整理檔案的過程也是形成案卷質(zhì)量好壞的過程,質(zhì)量的好壞直接影響檔案的保存價(jià)值和壽命,也是影響檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的關(guān)鍵問題。

(1)重視人才的培養(yǎng)和提交是優(yōu)化案卷質(zhì)量的可靠保證。要想使檔案的管理水平提高和立卷質(zhì)量達(dá)標(biāo),必須重視人才隊(duì)伍的培養(yǎng),要認(rèn)真培養(yǎng)熟悉檔案的專業(yè)人員。主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要重視對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員的教育培訓(xùn),制定計(jì)劃,形成制度。通過繼續(xù)教育使檔案業(yè)務(wù)人員不斷獲得新理論、新知識(shí)、新技術(shù)、新方法,使檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力得到提高。同時(shí),檔案人員要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),苦練基本功,提高自身的業(yè)務(wù)水平。(2)主管部門要加強(qiáng)檔案行政管理監(jiān)督指導(dǎo)工作,積極指導(dǎo),規(guī)范基層檔案工作。檔案行政管理部門要深入基層,進(jìn)行實(shí)地業(yè)務(wù)指導(dǎo),逐項(xiàng)檢查、逐項(xiàng)指導(dǎo),及時(shí)解決檔案整理過程中的問題,確保檔案整理質(zhì)量,使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。