淺談農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理

戴海英，王旭清，劉 佳

（山東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物研究所，山東濟(jì)南 250100）

淺談農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理

戴海英，王旭清，劉 佳

（山東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物研究所，山東濟(jì)南 250100）

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究工作中所進(jìn)行的一系列科研活動(dòng)的原始紀(jì)錄，是反映農(nóng)業(yè)科研成果的載體，是科學(xué)知識(shí)的一種儲(chǔ)備形式，是一項(xiàng)重要的信息資源。如何做好農(nóng)業(yè)科研檔案的管理工作，已經(jīng)成為農(nóng)業(yè)科研單位和檔案管理工作者必須認(rèn)真思考的一個(gè)重要問題。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案必須規(guī)范化

農(nóng)業(yè)科研檔案是科研活動(dòng)的真實(shí)紀(jì)錄和社會(huì)財(cái)富，它為研究工作的深入發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步提供著可靠的保證。農(nóng)業(yè)科學(xué)研究過程中形成的材料是十分寶貴的，必須實(shí)行集中、統(tǒng)一管理，完整、安全保存，充分、有效利用。

1.1 必須做到科研文件的形成、歸檔的規(guī)范化

科研事業(yè)單位承擔(dān)著國家的重要科研任務(wù)，如國家科技攻關(guān)計(jì)劃、“863”、“948”、國家自然基金、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系、轉(zhuǎn)基因重大專項(xiàng)、公益性行業(yè)專項(xiàng)、農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化資金等許多重大項(xiàng)目，在科技事業(yè)發(fā)展中起著舉足輕重的作用。管理工作做得如何，直接影響到科研工作能否順利進(jìn)行，影響到科技的發(fā)展速度。因此，承擔(dān)單位要按照科研工作程序，建立健全科研文件的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項(xiàng)歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)?？蒲袡n案的歸檔范圍主要包括：（1）科研項(xiàng)目的申請(qǐng)書及項(xiàng)目立項(xiàng)通知；（2）項(xiàng)目任務(wù)書或者合同書及項(xiàng)目階段性總結(jié)；（3）項(xiàng)目研究試驗(yàn)中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利申請(qǐng)等各種文件材料；（4）項(xiàng)目的投資、預(yù)算決算及經(jīng)費(fèi)、基金的申報(bào)和管理；（5）研究報(bào)告、論文、專著；（6）成果和審定品種申報(bào)階段中的各種申報(bào)材料及審批材料；（7）品種推廣面積、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料；(8)專家評(píng)審意見、鑒定會(huì)材料、鑒定證書、審定證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書、成果證書、專利證書；（9）轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書，生產(chǎn)定型鑒定材料，成果推廣和投產(chǎn)后的反饋意見，技術(shù)展覽會(huì)、展銷會(huì)材料，成果宣傳報(bào)導(dǎo)材料；（10）項(xiàng)目結(jié)題報(bào)告。

1.2 科研檔案的整理

檔案管理人員要嚴(yán)格按照原則對(duì)接收的科研檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，同時(shí)結(jié)合本單位的實(shí)際情況逐步實(shí)現(xiàn)科研檔案的現(xiàn)代化、科學(xué)化管理。要求科研檔案要有專用房間、專用櫥柜保管，檔案管理人員對(duì)接收的材料按照有關(guān)規(guī)定劃分保管期限和密級(jí)，定期組織專家和有關(guān)人員對(duì)科研檔案進(jìn)行鑒定，要求對(duì)檔案進(jìn)行必要的加工整理。

2 科研檔案管理中存在的問題

2.1 歸檔難，歸檔材料不齊全

現(xiàn)存的檔案案卷中，很難見到齊全的檔案，一方面是在課題研究過程中，由于某些程序的省略而有一些材料根本沒有形成，這是客觀原因；另一方面是某些科研人員為防止技術(shù)外流，故意將在成果鑒定過程中不需要的某些原始數(shù)據(jù)隱瞞，如一些實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙以及照片等，這是人為的主觀原因。

2．2 缺乏復(fù)合型檔案管理人才

科研檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，要求檔案管理人員不但要具備檔案專業(yè)知識(shí)，還必須具備一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。檔案管理由手工管理向現(xiàn)代化管理過渡以來，能熟悉檔案內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)的人才十分匱乏，如果不加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，檔案功能將受到很大制約。另外，檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。

2.3 電子檔案的失真問題

隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化利用將更廣泛，更深入。計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征，就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的。在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，通過掃描儀掃入計(jì)算機(jī)的原始數(shù)據(jù)差錯(cuò)偏高，這對(duì)追求最大程度真實(shí)性的檔案來講無疑是致命的弱點(diǎn)。在掃描加工過程中造成數(shù)字檔案失真的原因主要有：技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)、工作失誤、格式轉(zhuǎn)換過程失真等。而電子檔案的形成、處理、收集、積累、整理、分類保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都有信息更改、丟失的可能性。另外，在數(shù)據(jù)遷移過程中也存在致命的弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來會(huì)造成數(shù)字檔案信息無法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。

2.4 電子檔案管理安全問題

安全問題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是檔案現(xiàn)代化管理中遇到的重大難題之一。主要表現(xiàn)為：其一，計(jì)算機(jī)病毒。頻繁發(fā)作的計(jì)算機(jī)病毒成為網(wǎng)絡(luò)信息安全的直接挑戰(zhàn)者。國外有人估計(jì)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)病毒的傳染每兩個(gè)月增加一倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅。其二，計(jì)算機(jī)黑客。其三，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可避免的事件，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障，電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

3 科研檔案管理的建議與對(duì)策

3.1 檔案工作者要熱愛檔案事業(yè)

科技檔案事業(yè)是科技人員勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，是國家的寶貴財(cái)富，存儲(chǔ)著大量的信息，要求檔案工作者政治覺悟高，確保國家機(jī)密不泄露；責(zé)任心要強(qiáng)，按照檔案保管的要求保護(hù)好所有的檔案，保證檔案的安全，不遺失，不損壞，不泄密，不私自外借，嚴(yán)格遵守檔案法規(guī)、制度。

3.2 建立健全制度，營造濃郁的檔案工作氛圍

結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位的實(shí)行情況制定完善的 《檔案管理辦法》，科研人員要把科研檔案及時(shí)、完整、系統(tǒng)地歸檔，提高檔案意識(shí)是搞好檔案工作的根本，科研人員的主動(dòng)性調(diào)動(dòng)起來了，檔案工作就會(huì)取得事半功倍的效果。

3.3 科技檔案要與科研管理緊密結(jié)合

作為農(nóng)業(yè)科研單位，科技檔案是非常重要的。要搞好科技檔案工作，必須注意與計(jì)劃管理、成果管理和科技人員考核等工作緊密結(jié)合，不能孤立地進(jìn)行?？萍紮n案材料的形成、積累是與整個(gè)科研工作交織在一起的，它誕生于科研，必將服務(wù)于科研，它貫穿于課題、計(jì)劃、成果等管理的始終?？萍紮n案是科研管理的重要組成部分，是科研成果活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，在科研管理中重視并抓好檔案工作，會(huì)促使科研作風(fēng)改進(jìn)，增強(qiáng)各級(jí)管理者、廣大科技人員的檔案意識(shí)，也有助于科研和管理水平的提高。把科技檔案管理與科研計(jì)劃管理、成果管理、條件管理結(jié)合起來，做到下達(dá)科研任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃完成進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；鑒定、驗(yàn)收科研成果與鑒定、驗(yàn)收檔案材料同步；上報(bào)評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果材料與出具文件材料歸檔情況證明同步，實(shí)行“三結(jié)合”、“四同步”管理體系是科技檔案收集工作行之有效的措施。

3.4 加強(qiáng)科研檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

建立檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，傳授檔案管理的新知識(shí)、技術(shù)和技能，使檔案管理工作人員掌握檔案管理的新理論、新技能、新方法，精通農(nóng)業(yè)科研檔案管理業(yè)務(wù)，熟練掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作技術(shù)，提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平。

3.5 積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案資源的開發(fā)利用效果，反映了科研單位的管理水平和科學(xué)研究實(shí)力。在實(shí)際工作中，結(jié)合單位的科學(xué)研究領(lǐng)域，申報(bào)各年度開發(fā)利用檔案信息資源成果獎(jiǎng)，盤活科技檔案信息資源，將使科技檔案潛在價(jià)值和效益得到充分發(fā)揮，使科研工作得到更好的發(fā)展。

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2011-05-12