企業(yè)財(cái)會(huì)電算化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研究

苗清輝,張志勇

(1.中國(guó)人民解放軍駐航天二院二八三廠軍事代表室,北京 100854;2.長(zhǎng)春師范學(xué)院信息技術(shù)學(xué)院,吉林長(zhǎng)春 130032)

企業(yè)財(cái)會(huì)電算化對(duì)于財(cái)務(wù)工作是一次里程碑式的變革,它不僅改變了財(cái)務(wù)人員的工作狀態(tài),進(jìn)一步提高了工作效率,也在準(zhǔn)確、規(guī)范的方面大幅度地提高了財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量。隨著企業(yè)的發(fā)展,財(cái)會(huì)軟件已不能僅僅以減輕財(cái)務(wù)人員負(fù)擔(dān)、減少財(cái)務(wù)人員工作量為目的,而是要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、更準(zhǔn)確、更全面地處理企業(yè)的會(huì)計(jì)事務(wù)。

1 財(cái)會(huì)電算化管理的雛形

在中國(guó),會(huì)計(jì)電算化工作是從20世紀(jì)70年代末期開始,至今已有30多年,基本上經(jīng)歷了兩個(gè)發(fā)展階段,即70年代末至80年代末的“緩慢的自發(fā)發(fā)展階段”和80年代末至今的“有組織的穩(wěn)步發(fā)展階段”。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)由于起步、發(fā)展時(shí)間較短,市場(chǎng)上雖充斥著各種財(cái)務(wù)軟件,仍不可避免良莠不齊的局面。目前,很多中小企業(yè)迫于市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)壓力,引進(jìn)財(cái)務(wù)系統(tǒng),對(duì)企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理。而每個(gè)中小企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)會(huì)因行業(yè)、性質(zhì)、規(guī)模的不同而存在很大的差異。

2 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)軟件化的必要性

財(cái)務(wù)軟件化是利用電子計(jì)算機(jī)的科技功能,把當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)統(tǒng)一結(jié)合應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)物處理中的簡(jiǎn)稱。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和改革開放的不斷深入,各中小企業(yè)在全世界各國(guó)的經(jīng)濟(jì)生活領(lǐng)域中都占有十分重要的位置,我國(guó)也不例外。中小企業(yè)不僅為解決社會(huì)棘手的就業(yè)問題而發(fā)揮著巨大的作用,而且還以其靈活的企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制和事業(yè)旺盛的創(chuàng)新活力,為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)提供了最原始的動(dòng)力。我國(guó)中小企業(yè)的數(shù)量較多,但隨著經(jīng)濟(jì)改革的不斷深化,其在同大企業(yè)的激烈競(jìng)爭(zhēng)中,或多或少地暴露出一些劣勢(shì)。因此,對(duì)于任何一家中小企業(yè)、公司和單位甚至個(gè)人的發(fā)展來(lái)說(shuō),設(shè)計(jì)一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)為其提供一個(gè)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行預(yù)算、核算的管理平臺(tái)顯得尤為必要。

3 實(shí)施財(cái)務(wù)電算化的優(yōu)越性

財(cái)務(wù)工作電算化大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān),加強(qiáng)了企業(yè)的流程管理,規(guī)范了財(cái)務(wù)工作某些相應(yīng)的核算方式,保持了核算前后的一致性;而且在企業(yè)對(duì)外部通報(bào)數(shù)據(jù)或報(bào)表時(shí),系統(tǒng)可以根據(jù)制表人的意圖及需要準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出相應(yīng)數(shù)據(jù)給以解釋。

4 我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展方向

第一,進(jìn)一步提高和改進(jìn)已有的財(cái)會(huì)管理系統(tǒng),學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念,與手工記帳決然分家,做好財(cái)會(huì)電算化相關(guān)軟件的配套方案,轉(zhuǎn)換工作重心,加強(qiáng)企業(yè)不同經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的事前計(jì)劃、預(yù)測(cè)和決策、事中管理控制以及事后分析評(píng)價(jià),為進(jìn)一步使用和開發(fā)高級(jí)的財(cái)會(huì)軟件打下良好的基礎(chǔ)。

第二,實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)財(cái)會(huì)電算化系統(tǒng)的管理,有效地提高數(shù)據(jù)傳輸、匯總的速度,縮小與發(fā)達(dá)國(guó)家的差距,從而更方便于國(guó)家的宏觀經(jīng)濟(jì)管理,以發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的總體效益和社會(huì)效益。

第三,加快企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的時(shí)效性?，F(xiàn)代的財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理徹底改變了以前手工管理的面貌。企業(yè)在每一次賬目發(fā)生的時(shí)候,通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以更準(zhǔn)確、更方便地對(duì)賬目進(jìn)行記錄,從根本上完全改變了基于文本、表格等紙介質(zhì)的手工處理方式,使財(cái)務(wù)管理工作者擺脫了繁瑣的勞作,而且使財(cái)務(wù)管理縮短了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)上的時(shí)間差,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的協(xié)同,更進(jìn)一步保證了資金流通的安全性。

5 財(cái)會(huì)電算化管理軟件的基本框架與設(shè)計(jì)

5.1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 (圖1)

通過對(duì)業(yè)務(wù)流程分析,我們可以了解企業(yè)某項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體處理過程,發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)調(diào)查工作中可能出現(xiàn)的一些錯(cuò)誤和疏漏,從而進(jìn)一步修改和刪除原系統(tǒng)中的不合理部分,更有效地在新系統(tǒng)基礎(chǔ)上優(yōu)化業(yè)務(wù)處理流程。

圖1 企業(yè)財(cái)會(huì)管理系統(tǒng)數(shù)業(yè)務(wù)流程圖

5.2 層次圖 (圖2)

根據(jù)用戶功能的不同,我們把此管理系統(tǒng)分為4個(gè)大模塊:總賬模塊、現(xiàn)金日記賬模塊、固定資產(chǎn)模塊和支票模塊。其中,各個(gè)模塊的子模塊為:

5.2.1 總賬模塊

(1)總賬錄入模塊:實(shí)現(xiàn)對(duì)賬目的發(fā)生進(jìn)行錄入操作。

(2)總賬查看模塊:實(shí)現(xiàn)對(duì)賬目的詳細(xì)情況進(jìn)行核算和查看。

5.2.2 現(xiàn)金日記賬模塊

(1)現(xiàn)金日記賬模塊:實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)日現(xiàn)金資產(chǎn)的流動(dòng)情況作核算操作。

(2)按日核算模塊:實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)日現(xiàn)金資產(chǎn)的流動(dòng)情況作按日核算操作。

(3)按月核算模塊:實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)日現(xiàn)金資產(chǎn)的流動(dòng)情況作按月核算操作。

5.2.3 固定資產(chǎn)模塊

(1)固定資產(chǎn)錄入模塊:實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)賬目情況進(jìn)行錄入操作。

(2)固定資產(chǎn)類別詳單模塊:實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)中的固定資產(chǎn)的類別進(jìn)行賬務(wù)的核算。

5.2.4 支票模塊

(1)支票模塊:實(shí)現(xiàn)對(duì)以支票支付的賬目進(jìn)行錄入操作。

(2)支票詳單模塊:實(shí)現(xiàn)對(duì)以支票方式支付的賬目進(jìn)行核算。

5.3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

5.3.1 本財(cái)會(huì)電算化管理軟件的主要功能及特點(diǎn)

本系統(tǒng)是針對(duì)中小企業(yè)開發(fā)的,它以管理中小企業(yè)財(cái)務(wù)為目標(biāo),是中小企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng),主要負(fù)責(zé)現(xiàn)金日記賬、支票轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)和固定資產(chǎn)的賬目管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)賬目按指定時(shí)段的查詢。

該系統(tǒng)采用JSP、Servile和SQL Servler 2000作為開發(fā)工具,以Windows XP Professional為操作系統(tǒng),利用Dreamweaver進(jìn)行前臺(tái)網(wǎng)頁(yè)界面的設(shè)計(jì),采用JDBC方式與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行連接,進(jìn)而完成數(shù)據(jù)的添加、修改、查詢等功能。系統(tǒng)的界面設(shè)計(jì)清晰友好,操作簡(jiǎn)潔,功能完善,有一定的市場(chǎng)處理機(jī)制和提示信息,用戶無(wú)需學(xué)習(xí)即可使用。對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō),中小企業(yè)使用該財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),可以對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)進(jìn)行有效的管理,從而促使企業(yè)在合理的管理中,有條不紊地發(fā)展。

圖2 企業(yè)財(cái)會(huì)管理系統(tǒng)層次圖

5.3.2 用戶登錄界面 (圖3)

圖3 企業(yè)財(cái)會(huì)管理系統(tǒng)登錄

在登錄頁(yè)面中,當(dāng)用戶輸入用戶號(hào)、密碼和驗(yàn)證碼后,可以進(jìn)入對(duì)應(yīng)的功能頁(yè)面。進(jìn)入登錄界面后,進(jìn)行相應(yīng)的校驗(yàn),跳轉(zhuǎn)到判斷頁(yè)面,判斷輸入的用戶名、密碼及登錄權(quán)限在數(shù)據(jù)庫(kù)表中是否存在。如果存在的話,系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)登錄權(quán)限的不同跳轉(zhuǎn)到指定的操作頁(yè)面。

5.3.3 企業(yè)管理者操作

當(dāng)企業(yè)管理者登錄該系統(tǒng)后,可以進(jìn)入賬目錄入界面,這是只有領(lǐng)導(dǎo)者才擁有的功能。在管理者登錄成功后即可以對(duì)賬目進(jìn)行錄入,當(dāng)提交數(shù)據(jù)后,系統(tǒng)就會(huì)將錄入的數(shù)據(jù)插入到總賬表中,并會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到賬目詳單頁(yè)面中,顯示錄入后的具體賬目數(shù)據(jù)。

5.3.4 現(xiàn)金日記帳目

通過現(xiàn)金日記賬界面,用戶可以對(duì)每日所用現(xiàn)金支付的賬目進(jìn)行錄入,當(dāng)提交后系統(tǒng)即會(huì)將錄入的數(shù)據(jù)插入到現(xiàn)金日記賬表中,然后跳轉(zhuǎn)到按日結(jié)算頁(yè)面,顯示相應(yīng)的查詢信息。

在按日結(jié)算界面中,用戶可以通過選擇日期來(lái)查看指定日期的現(xiàn)金賬目情況,并可將查詢到的指定日期的賬目錄入的總賬表中;若點(diǎn)擊核算按鈕,系統(tǒng)就會(huì)馬上顯示指定日期的賬目;再點(diǎn)擊入賬按鈕,系統(tǒng)就會(huì)將指定日期的賬目從現(xiàn)金日記賬表中查出來(lái),并將其錄入到總賬表的賬目中。

在按月核算界面中,用戶可以對(duì)現(xiàn)金支付的賬目進(jìn)行總體查看,并且可以指定年月,進(jìn)而可以按照給定的時(shí)間段查看賬目以及核算情況。

特別需要強(qiáng)調(diào)的是,在現(xiàn)金日記賬界面錄入的數(shù)據(jù)的字段的值都會(huì)設(shè)置為0,而通過指定時(shí)間查詢出的錄入到總賬表中的數(shù)據(jù)的該字段的值會(huì)修改為1,這樣插入過總賬表的數(shù)據(jù)就不能再次插入了,防止了數(shù)據(jù)的重復(fù)插入。

5.3.5 支票賬目

通過對(duì)支票界面的操作,用戶可以對(duì)支票支付的賬目進(jìn)行錄入。當(dāng)用戶提交該頁(yè)面的數(shù)據(jù)后,系統(tǒng)就會(huì)將錄入的數(shù)據(jù)插入到支票表中,然后就可以對(duì)支票支付的賬目進(jìn)行查看。另外,用戶也可以選擇年、月的查詢條件,按照一定的條件對(duì)支票支付的賬目進(jìn)行查看和核算。

5.3.6 固定資產(chǎn)帳目

通過固定資產(chǎn)添加界面,可以添加固定資產(chǎn)的類別,從而方便用戶在錄入固定資產(chǎn)賬目時(shí),選擇固定資產(chǎn)的類型。在添加資產(chǎn)類別時(shí),若數(shù)據(jù)庫(kù)表中存在該類別編號(hào),則會(huì)提示不能進(jìn)行添加;若數(shù)據(jù)庫(kù)表中不存在添加的類別時(shí),就會(huì)將添加的類別添加到資產(chǎn)類別表中。無(wú)論添加成功或失敗,系統(tǒng)都會(huì)給以提示。此外,在固定資產(chǎn)界面中,用戶還可以對(duì)固定資產(chǎn)類的賬目進(jìn)行錄入管理。當(dāng)用戶將錄入的數(shù)據(jù)提交后,系統(tǒng)就會(huì)出現(xiàn)金額和預(yù)付金額兩欄,若輸入的金額大于等于預(yù)付金額,就會(huì)將錄入的數(shù)據(jù)插入到固定資產(chǎn)表中(當(dāng)金額等于預(yù)付金額的時(shí)候,系統(tǒng)還會(huì)出現(xiàn)賬款付清的提示);若輸入的金額小于預(yù)付金額,會(huì)提示付款超了的提示。另外,在資產(chǎn)詳單界面中,用戶還可以查看資產(chǎn)類賬目的所有賬目,若總金額大于預(yù)付金額,操作中的預(yù)付按鈕就可用。當(dāng)點(diǎn)擊該按鈕后,系統(tǒng)就會(huì)跳轉(zhuǎn)到錄入數(shù)據(jù)界面;若輸入的金額小于等于預(yù)付金額,就會(huì)將錄入的數(shù)據(jù)插入到固定資產(chǎn)表中。

總而言之,財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理的重要一部分,是有關(guān)資金的獲得和有效使用的管理工作。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,財(cái)務(wù)管理在企業(yè)管理中處于核心地位,為實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的目標(biāo)而發(fā)揮著重要作用。通過財(cái)會(huì)電算化管理可以使中小企業(yè)更好地對(duì)所擁有的資產(chǎn)進(jìn)行合理的管理,從而加強(qiáng)資源的集中管理,使得企業(yè)更注重經(jīng)濟(jì)發(fā)展的多元化,進(jìn)一步擴(kuò)展企業(yè)可調(diào)控資源的范圍,為企業(yè)的快速發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。

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