對煙草行業(yè)會議改革的思考

秦 寶

(重慶市墊江縣煙草專賣局(分公司)，重慶 408300)

會議是企事業(yè)單位乃至國家政府機(jī)關(guān)開展工作的必要環(huán)節(jié)和主要方法，會議質(zhì)量的高低關(guān)系著領(lǐng)導(dǎo)層的決策或某種愿景是否以被全員可理解的方式得到有效傳遞，即會議效率和效果是否達(dá)到預(yù)期滿意度。

當(dāng)前行業(yè)內(nèi)部分單位的會議出現(xiàn)過多過濫之現(xiàn)象，如果不加遏制，勢必降低會議效益，因此，行業(yè)內(nèi)會議改革的必要性逐漸凸顯出來［1］。

一、國外會議開展現(xiàn)狀

當(dāng)今，國際會議的召開形式呈現(xiàn)出現(xiàn)代化和多樣化趨勢，以美國為例，其特點(diǎn)尤其鮮明。盡管美國諸多會議也存在數(shù)量繁多、規(guī)矩?zé)┈嵉耐ú。贿^其各類會議的獨(dú)特性和效率性還是極具借鑒力的。

1)主題鮮明。美國各州的政府會議都具有針對性極強(qiáng)的主題意義，使得開會目的很明確，避免了形式化。并且，美國的政府會議特別要求主題性和時間性，通常一個完整的會議時間都是以小時計。

2)時間限定。當(dāng)?shù)睾芏鄷h不論大小，一般都規(guī)定有會議個人發(fā)言時間，主要發(fā)言人的時間一般不超過半個小時，其他發(fā)言者時間則控制在10分鐘左右。但是會議內(nèi)容的確能完整、清晰地傳達(dá)，這就要求發(fā)言者具備較高的信息提煉與歸納總結(jié)能力。

3)效果跟蹤。會議進(jìn)程顯得非常緊湊，而且往往設(shè)有效果跟蹤等長效機(jī)制來進(jìn)行監(jiān)督落實(shí)，其實(shí)效性也較強(qiáng)。

4)形式靈活。從眾多會議可以看出，美國當(dāng)?shù)氐臅鲈O(shè)置也體現(xiàn)出簡單化思想，不設(shè)置主席臺，只有小講臺加話筒，與會發(fā)言者逐個按照順序上臺發(fā)言，最后直接在現(xiàn)場答記者問，側(cè)面反映了其注重實(shí)效而非形式的理念。

5)成本控制。當(dāng)金融危機(jī)席卷全球時，各國企業(yè)為了將成本控制到最低，對于開會的費(fèi)用也作了嚴(yán)格的限制，在會議實(shí)現(xiàn)形式方面也啟用了現(xiàn)代化會議手段——視頻會議的方式，隨著經(jīng)濟(jì)全球化的加速，更多的企業(yè)開始采用這種會議方式來控制成本并避免與會人員的差旅勞頓。從經(jīng)濟(jì)效益看來，這種方式方便、直觀、快捷，要求成本低，極具借鑒意義。

二、國內(nèi)會議現(xiàn)狀

現(xiàn)在，國內(nèi)很多企業(yè)在為“如何開會”而思考，行業(yè)內(nèi)也不乏這樣的現(xiàn)象。我國政府為消除“會海”出臺了很多政策及措施，例如設(shè)立“無會日”、“無會周”，大力削減會議數(shù)量與壓縮會議時間。2003年，浙江、廣西、江蘇、吉林等地區(qū)曾積極響應(yīng)中辦與國辦的聯(lián)合發(fā)文，掀起會議整肅行動，出臺了不少精簡會議的規(guī)定。效率方面，有的省市行業(yè)召開的會議，也曾經(jīng)制定過“主題報告一般不超過40分鐘，不設(shè)主席臺只設(shè)主持人，其他發(fā)言人限時”等規(guī)定，一定程度上提高了會議效率。

就目前國內(nèi)來看，各類企業(yè)，甚至包括政府各層級之間信息的傳遞與事務(wù)的執(zhí)行都是通過文件和會議來實(shí)現(xiàn)，會議形式不僅在體制內(nèi)被接受，在體制外同樣也被公眾認(rèn)可，而行業(yè)各級單位事務(wù)繁多，從規(guī)劃發(fā)展到基層隊伍建設(shè)，涉及面非常之廣，管理事務(wù)的增加，使得大小會議在所難免，也因此衍生出一些問題［2］。

1)有些會議趨于形式化和格式化，落實(shí)到位困難。會議究竟在管理工作中該起到什么樣的作用，事實(shí)上沒有形成一定的共識。

2)從上到下會議繁多，占用大量工作時間，并且內(nèi)容較為復(fù)雜，有時難以把握會議精神。

3)表態(tài)會議和通報性會議占據(jù)所有會議的大部分比例。有時候會出現(xiàn)議而不決的現(xiàn)象，多數(shù)會議沒有會議決議文件，這樣會浪費(fèi)較多的行政資源。

4)會議形式較為單一，多采用集中式座談會議，導(dǎo)致會議機(jī)動性不夠。而且座談會并不座談，多數(shù)參會人并不發(fā)言，缺乏靈活性，難以充分發(fā)揚(yáng)民主，長期開展，與會者接受度會下降。

5)會議程序復(fù)雜，講話與發(fā)言冗長，廢話、套話太多，很多是既有材料又照本宣科，與會者會感到疲累，多盼早些散會。

6)不重視時間成本和機(jī)會成本，往往只重視費(fèi)用成本。造成很多領(lǐng)導(dǎo)疲于參會，沒有時間系統(tǒng)思考和帶頭貫徹，更不能像國外商務(wù)人員那樣有時間和興致去打高爾夫球和喝咖啡。

鑒于上述原因極其重要，行業(yè)內(nèi)會議改革勢在必行，尤其是在會議形式上的更新及程序上的優(yōu)化設(shè)計方面要作出進(jìn)一步的思考，可以考慮把復(fù)雜問題簡單化，并注入新的元素。

三、會議改革目標(biāo)及措施

(一)會議改革目標(biāo)

行業(yè)內(nèi)開展各種會議的目的和作用，可歸納為:落實(shí)并貫徹上級指示、精神，傳達(dá)企業(yè)遠(yuǎn)景戰(zhàn)略，布置工作任務(wù)、解決工作中存在的問題，以及總結(jié)工作經(jīng)驗與推廣并組織員工學(xué)習(xí)。那么，在對會議進(jìn)程作出具體改進(jìn)措施之前，應(yīng)該要明確改革的目標(biāo)。

首先，提升會議質(zhì)量。會議是管理的一部分，管理的效率和會議的效率是一致的，會議屬于管理的技術(shù)層面，其程序的合理化設(shè)計是會議質(zhì)量好壞的關(guān)鍵因素。

其次，會議成本的節(jié)約。這個成本主要包含時間成本和費(fèi)用成本，如何對兩大成本進(jìn)行控制是目前行業(yè)內(nèi)會議改革所要考慮的問題。

最后，提高開會效率。這點(diǎn)是開會過程的核心，并涉及會議流程的設(shè)計，也是前面兩個目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。因此，為了適應(yīng)新的形勢，要樹立一種程序優(yōu)先的理念，對其作深層次研究，思考就程序而言，如何有效執(zhí)行事務(wù)，如何集思廣益，如何改進(jìn)會議形式。只有做深入研究，才能得出具體而相對較為合理的會議形式與程序設(shè)計方案。

(二)會議改革措施

2006年度，國家發(fā)布了《中央國家機(jī)關(guān)會議管理辦法》，主要是針對會議費(fèi)用進(jìn)行改革，一是會議費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定，二是定點(diǎn)管理，所謂定點(diǎn)管理包括食宿在內(nèi)的招投標(biāo)管理，即通過招標(biāo)來進(jìn)行住宿酒店的選擇。總體上看來，限定會議費(fèi)用開支和實(shí)施定點(diǎn)管理使得會議管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，與會人員的開支被限定后，會議總體成本得到了控制。因此，從這個政策來看，會議費(fèi)用呈降低趨勢，可以作為從中央到基層單位會議改革的政策依據(jù)。

會議改革應(yīng)該雙管齊下，即:一手抓會議成本，既重視費(fèi)用成本，也重視時間成本;一手抓會議精簡，除精簡會議次數(shù)，還包括會議程序、內(nèi)容［3］。

1)盡量減少會議次數(shù)，壓縮會議時間。首先明確哪些會議是必須開的，哪些會議是可以不用開的，對于不是特別需要召開的會議，要有硬性規(guī)定，不得隨意召開，對于必須開的會議，則要嚴(yán)格做好會議預(yù)算，控制好整個會議過程中的費(fèi)用支出，而會議的規(guī)模與時間長短也要作嚴(yán)格的控制。

2)建立效果跟蹤與監(jiān)督的長效機(jī)制。例如:嚴(yán)禁召開沒有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的旅游會議;嚴(yán)禁舉辦“假、大、空、虛”的培訓(xùn)會議;嚴(yán)禁將會議開成變味的休閑會議。一般不提倡以會代訓(xùn)。

3)會議形式與程序的更新。這是會議改革的根本所在，要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段與新型理念，將以往一些規(guī)定在特定地點(diǎn)集中召開的會議用視頻會議或者電話會議代替，不僅方便，并且可以節(jié)省一定程度的會費(fèi)開支。

四、視頻會議流程設(shè)計

視頻會議作為面對面、融入式的新型會議，成為一種節(jié)約成本、快捷方便的會議形式，可以使遠(yuǎn)距離的參會人員輕松地參加相關(guān)會議。因為視頻會議有圖像、聲音及文檔操作等，功能比較齊全，適合現(xiàn)代遠(yuǎn)程商務(wù)會議，電話會議與之相比就單一得多，估計在不久的將來，行業(yè)內(nèi)視頻會議可能成為取代電話會議的主要遠(yuǎn)程會議方式［4］，所以本研究初步設(shè)計了如下的視頻會議流程。

首先，準(zhǔn)備階段的設(shè)計。會議準(zhǔn)備工作是視頻會議成功與否的關(guān)鍵，而要辦好視頻會議，需設(shè)立秘書機(jī)構(gòu)，由秘書組人員辦理。在準(zhǔn)備階段，秘書組及其相關(guān)會議臨時機(jī)構(gòu)要按時制發(fā)會議通知，確定參會人員范圍，保證會議通知寄發(fā)到位，可通過電話方式進(jìn)行確認(rèn)。之后，秘書組干事應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容準(zhǔn)備會議文件，包括主持人開、閉幕詞，各種交流材料，主講人的工作報告、講話稿等，并將其整理成冊，便于發(fā)放。

準(zhǔn)備階段還有一項重要工作就是會場的布置。因為視頻會議不同于傳統(tǒng)會議，在會場的設(shè)置與安排方面與傳統(tǒng)會議有很多不同之處。

1)應(yīng)該根據(jù)會議的規(guī)模選擇大小適當(dāng)?shù)膱鏊M(jìn)行布置。視頻會議整個會場的布置應(yīng)注意環(huán)境的設(shè)置要跟與會人員心理相協(xié)調(diào)，要與會議主題相符合。

2)按不同崗位對與會人員進(jìn)行分組，指定小組負(fù)責(zé)人，方便分組討論和會間活動。

3)視頻會議采用“面對面”形式，會議布局應(yīng)簡潔寬敞，等離子顯示屏懸掛于電視墻中央，長臺會議桌設(shè)置于屏幕下，正對會議座椅，方便與會者觀看視頻。

其次，會議開展階段流程設(shè)計。當(dāng)視頻接通之后，顯示屏將顯示出會議主要發(fā)言人或遠(yuǎn)程與會者，這個時候，處于多個空間中的與會者便可以開始發(fā)言并交流了。在流程設(shè)計上最關(guān)鍵的是充分發(fā)揚(yáng)民主，其次是注入現(xiàn)代氣息，諸如新聞發(fā)布、現(xiàn)場采訪等元素，使冗長乏味的空講式會議變成具有生機(jī)活力的現(xiàn)代新型會議。一個行業(yè)的中型會議的具體會議流程如圖1所示。

圖1 視頻會議時間安排流程

如果行業(yè)內(nèi)會議可以采取這種會議形式召開，并按照以上大體流程來進(jìn)行，可以節(jié)約與會人員的差旅費(fèi)、住宿費(fèi)等成本，并且大多視頻設(shè)備采用獨(dú)立式設(shè)計，空間調(diào)整很方便，易于分解搬運(yùn)并重組，因此在設(shè)備花費(fèi)上屬于一次性花費(fèi)，維護(hù)成本也較低，這樣在會議成本上就節(jié)省了很大一筆開支。另外在時間上，由于會議是在不同地區(qū)同時進(jìn)行的，不需要到統(tǒng)一規(guī)定的開會地點(diǎn)集合，旅途上耗費(fèi)的時間也節(jié)省不少。

最重要的是，這種人人切實(shí)能發(fā)言參與的會議，確實(shí)能夠集思廣益，找出存在的問題和解決辦法，并通過決策立即形成決議，達(dá)到統(tǒng)一思想、促進(jìn)工作的目的。即，在充分發(fā)揚(yáng)民主的基礎(chǔ)上，形成大家共同遵守實(shí)踐的措施，避免了過去會上沒機(jī)會講，不敢講，會后出現(xiàn)上有政策下有對策的“兩張皮”現(xiàn)象。

最后，為了進(jìn)一步控制會議進(jìn)行時間，可以讓秘書設(shè)定計時器，進(jìn)行發(fā)言計時，超時立即叫停。還要做好會議效果跟蹤，做好會議記錄，整理成文，以供發(fā)布。

五、結(jié)束語

行業(yè)內(nèi)各種會議，數(shù)量上應(yīng)壓縮，內(nèi)容形式應(yīng)精簡，今后可以根據(jù)實(shí)際情況來選取是否采用視頻會議或電話會議等現(xiàn)代化會議手段。

視頻會議基本上可以讓會議在一天之內(nèi)開完，從而節(jié)省了不少會議開支，也可以有效避免“休閑會議”等情況的出現(xiàn)，并且視頻會議的過程和結(jié)論有相關(guān)電子文檔記錄，易于保存與查閱。因此，從整體上來看，行業(yè)內(nèi)會議的改革勢在必行，而改革的方向也會是向著電子化、信息化方面發(fā)展，煙草行業(yè)的會議開展必將進(jìn)入一個全新的階段。

［1］郝懿．秘書如何提高辦會能力［J］．人力資源開發(fā)，2010(1):167．

［2］支玲琳．程序優(yōu)先:會議改革的深入思考［N］．解放日報，2005－08－27(5)．

［3］楊金溪．會議改革要雙管齊下［N］．江蘇法制報，2006－12－04(1)．

［4］雷赫．真實(shí)的虛擬會議［J］．中國計算機(jī)用戶，2008(39):56．

(責(zé)任編輯 周江川)