醫(yī)療設(shè)備維修檔案的數(shù)字化管理

祁增凌 鐘珊珊 余元龍 中山市人民醫(yī)院臨床醫(yī)學(xué)工程中心 (中山 528403)

醫(yī)療設(shè)備維修檔案的數(shù)字化管理

祁增凌 鐘珊珊 余元龍 中山市人民醫(yī)院臨床醫(yī)學(xué)工程中心 (中山 528403)

為了高效地利用設(shè)備維修檔案，可以在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案的基礎(chǔ)上嵌入醫(yī)療設(shè)備維修檔案，實(shí)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。我院在2010年順利實(shí)現(xiàn)，設(shè)備使用人員、維修人員、管理人員都有不同的使用權(quán)限，在實(shí)踐中，重點(diǎn)是要保證“維修記錄”能及時(shí)、準(zhǔn)確地填寫(xiě)。

管理 維修檔案 醫(yī)療設(shè)備

1 維修檔案管理的目的

醫(yī)療設(shè)備的維修管理是醫(yī)療設(shè)備管理的一部分，醫(yī)療設(shè)備維修檔案的管理是醫(yī)療設(shè)備維修管理的一部分。醫(yī)療設(shè)備維修檔案管理的目的是要有效地應(yīng)用維修檔案。

(1)醫(yī)院規(guī)范化管理要用：醫(yī)療安全質(zhì)量的檢查、三甲醫(yī)院的評(píng)審等都要求有醫(yī)療設(shè)備的使用和維修記錄；

(2)日常維修要用：可以快速地幫助我們解決常見(jiàn)故障和提示我們哪些地方經(jīng)常產(chǎn)生故障；

(3)維修論文的書(shū)寫(xiě)要用：我們要寫(xiě)某類設(shè)備的維修論文，他的生命周期內(nèi)所有的維修記錄便是我們的第一手也是重要的參考資料；

(4)評(píng)價(jià)設(shè)備要用：對(duì)設(shè)備的穩(wěn)定性、可維修性、維修費(fèi)用、完好率等的評(píng)價(jià)，設(shè)備的維修檔案是最好的評(píng)價(jià)依據(jù)。

我們要有效地利用設(shè)備維修檔案，維修檔案的管理就必須滿足：(1)信息及時(shí)、全面；(2)能很方便地調(diào)閱；(3)不能獨(dú)立管理，能同設(shè)備的其他資料一同調(diào)閱。

2 目前管理的不足

我們有醫(yī)療設(shè)備管理軟件、醫(yī)療設(shè)備維修管理軟件、醫(yī)療設(shè)備維修保養(yǎng)記錄本。設(shè)備管理軟件主要是設(shè)備的采購(gòu)信息，當(dāng)買(mǎi)入新設(shè)備時(shí)建立，當(dāng)報(bào)廢設(shè)備后注銷信息，財(cái)務(wù)科固定資產(chǎn)管理員有修改權(quán)限，其他人員只有閱讀權(quán)限，其中看不到維修信息。

維修管理軟件是整個(gè)維修的流程管理，從報(bào)修、派工、維修記錄、維修信息統(tǒng)計(jì)和維修工程師的績(jī)效評(píng)價(jià)等，維修工程師自己錄入。但這種管理更像維修公司的管理，不太合適醫(yī)院的流程管理，原因是：(1)醫(yī)院里，電話報(bào)修效率最高；(2)不會(huì)安排專人接聽(tīng)報(bào)修電話；(3)醫(yī)院主張的是工程師主動(dòng)工作，不希望一直是被動(dòng)工作；(4)工程師自己錄入的工作單直接用來(lái)評(píng)價(jià)維修績(jī)效，容易出現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象；(5)維修檔案獨(dú)立于設(shè)備采購(gòu)檔案，不容易被調(diào)閱和利用。

大型設(shè)備都設(shè)有維修保養(yǎng)記錄本，是原始記錄，隨機(jī)器保存。

3 實(shí)現(xiàn)的模式

我院目前維修管理的模式是臨床醫(yī)學(xué)工程中心負(fù)責(zé)全院醫(yī)療設(shè)備的維修和保養(yǎng)工作，在臨床醫(yī)學(xué)工程中心是按“專業(yè)分工、職責(zé)分科、分組合作”的工作模式來(lái)管理，每個(gè)工程師有一個(gè)主要的專業(yè)方向，再負(fù)責(zé)這個(gè)專業(yè)設(shè)備集中的科室，把專業(yè)相近的工程師編為一個(gè)合作小組(2～4人)，互相支持和合作。

我院是數(shù)字化醫(yī)院全國(guó)示范單位，醫(yī)院局域網(wǎng)已覆蓋臨床、醫(yī)技、后勤、辦公和各分院，內(nèi)容包括：PACS、LIS、HIS、處方、病歷、藥物、設(shè)備、耗材、財(cái)務(wù)、人事、飯?zhí)玫取?/p>

要實(shí)現(xiàn)維修檔案的高效利用，必須滿足下面條件：

3.1 及時(shí)、全面

每次維修結(jié)束時(shí)，由維修工程師直接填寫(xiě)。制度上鼓勵(lì)維修工程師及時(shí)、全面地填寫(xiě)，但不至于引導(dǎo)維修工程師去弄虛作假。

3.2 很方便地調(diào)閱

在局域網(wǎng)全覆蓋的前提下，實(shí)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，在院內(nèi)任何一臺(tái)電腦上都可以進(jìn)行操作。不同的使用人有不同的使用權(quán)限。

3.3不獨(dú)立管理，能同設(shè)備的其他資料一同調(diào)閱

直接在設(shè)備管理軟件中嵌入維修檔案管理，在查閱設(shè)備的采購(gòu)信息時(shí)可以直接查閱該機(jī)的維修檔案；直接在設(shè)備管理中實(shí)現(xiàn)維修檔案中各個(gè)信息的統(tǒng)計(jì)。

4 實(shí)現(xiàn)的方法

4.1 以設(shè)備管理軟件為基礎(chǔ)

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已基本實(shí)現(xiàn)，這就是我們目前的設(shè)備管理軟件。由程序管理員負(fù)責(zé)科室、使用人、軟件結(jié)構(gòu)的管理；財(cái)產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)軟件內(nèi)容的更新；普通使用人可以查閱；管理軟件按醫(yī)院—科室—設(shè)備—資料的順序，逐級(jí)設(shè)子菜單。

4.2 錄入

在設(shè)備界面，選中某一設(shè)備，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，彈出維修錄入界面，維修工程師作為維修檔案的管理員，有維修檔案的修改權(quán)。維修檔案的內(nèi)容有：設(shè)備名稱、設(shè)備型號(hào)、故障日期、故障原因、修復(fù)日期、維修工程師、維修費(fèi)用、登記人。設(shè)備名稱和設(shè)備型號(hào)自動(dòng)確認(rèn)，登陸人默認(rèn)為登記人，其他要輸入。保存即可。

圖2 維修記錄錄入界面截圖

4.3 查詢

在“詳細(xì)資料”界面中有基本資料、附件、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢等子菜單，再增加一個(gè)維修記錄菜單。點(diǎn)擊維修記錄，彈出該機(jī)的所有維修記錄列表。維修記錄的查閱對(duì)所有使用人開(kāi)放權(quán)限。

4.4 統(tǒng)計(jì)

圖3 維修記錄查詢界面截圖

在設(shè)備管理軟件中，維修檔案管理員有維修信息的統(tǒng)計(jì)權(quán)限，可以統(tǒng)計(jì)維修次數(shù)、停機(jī)時(shí)間、維修費(fèi)用等，便于管理和報(bào)表用。

圖4 維修記錄統(tǒng)計(jì)界面截圖

5 實(shí)踐中的重點(diǎn)和難點(diǎn)

實(shí)踐中的難點(diǎn)是及時(shí)、準(zhǔn)確和全面地填寫(xiě)維修檔案。我們是以設(shè)備采購(gòu)檔案為基礎(chǔ)，當(dāng)設(shè)備沒(méi)有驗(yàn)收入庫(kù)，就沒(méi)有建立采購(gòu)數(shù)據(jù)檔案，就不能填寫(xiě)維修記錄。

在管理實(shí)踐中，重點(diǎn)是鼓勵(lì)維修工程師填寫(xiě)。我們把維修檔案的填寫(xiě)作為一項(xiàng)工作指標(biāo)，與個(gè)人獎(jiǎng)金掛鉤。每月統(tǒng)計(jì)工程師維修檔案的錄入次數(shù)，按填寫(xiě)的次數(shù)由多到少排隊(duì)，并給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，明確表示這個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)不是維修工作的績(jī)效評(píng)價(jià)，沒(méi)有必要也不值得去弄虛作假。

6 持續(xù)改進(jìn)

醫(yī)療設(shè)備維修檔案的數(shù)字化管理可對(duì)以下工作給予持續(xù)改進(jìn)：(1)維修管理的改進(jìn)：維修工程師的評(píng)價(jià)、各種維修數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、維修內(nèi)容的評(píng)價(jià)；(2)設(shè)備評(píng)估的改進(jìn)：設(shè)備的故障頻率、故障的可修性和設(shè)備的維護(hù)成本；(3)醫(yī)院決策的改進(jìn)：在確認(rèn)設(shè)備使用率的前提下，比較和評(píng)估設(shè)備的穩(wěn)定性、維護(hù)成本；(4)技術(shù)優(yōu)化管理，管理促成效益。

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The Digital Management of Medical Equipment Maintenance Document

QI Zeng-ling ZHONG Shan-shan YU Yuan-Long Clinical Medical Engineering Center, Zhongshan City People’s Hospital (Zhongshan 528403)

Added the maintenance files to the medical equipment procurement files not only could efficiently use of it but also be implemented of device on digitally,networked management of equipment . This system has been successfully achieved in our hospital 2010. The users,maintenance person ,managers have own different permissions. The primary thing is to ensure the records can be timely,accurately and completed filled out.

management, maintenance document, medical equipment

1006-6586(2011)05-0006-03

R197.39

B

2011-04-02

祁增凌，工程學(xué)士、EMBA碩士，工程師，主任