ERP環(huán)境下如何加強會計監(jiān)督

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近年來，ERP系統在中國石化逐步推廣上線，使企業(yè)生產經營業(yè)務活動的運作更加流暢，實現了企業(yè)物流、資金流和信息流的“三流合一”。但ERP在給企業(yè)業(yè)務活動和會計工作帶來巨大變化的同時，也使會計監(jiān)督面臨很多挑戰(zhàn)。會計監(jiān)督如何適應ERP上線后的新環(huán)境，是當前應該盡快研究解決的一個現實課題。

ERP上線后會計監(jiān)督面臨的挑戰(zhàn)

ERP系統上線之后，會計監(jiān)督的工作職能面臨一系列的新挑戰(zhàn)。

一是企業(yè)大量的業(yè)務活動如生產、采購、銷售、人力資源等產生的會計憑證，直接由相應的ERP業(yè)務模塊的最前端產生，財務人員已經不再進行相應業(yè)務的會計錄入工作，而系統集成過來的財務基礎信息的準確性，主要依賴于業(yè)務部門內部的監(jiān)督和自律，因此，在采購、生產、銷售和人力資源管理等業(yè)務前端環(huán)節(jié)出現了會計監(jiān)督的缺位。

二是ERP系統強調標準化管理，而目前大多數企業(yè)采用的德國SAP公司開發(fā)的R3系統，其各模塊設置極為明細化，大大增加了會計監(jiān)督難度。例如，ERP系統在物料管理方面設置了上萬個甚至幾十萬個物料號，會計科目方面的設置也是如此，不再設置總賬科目，而代之以各種業(yè)務對應的各種明細科目。如此一來，產生的憑證就比傳統會計核算情況下多出了很多倍，會計憑證上的信息也多出很多，會計人員的稽核監(jiān)督工作難度較以往空前加大。

三是ERP是以業(yè)務流程管理為核心的管理信息系統，ERP系統上線后，出現了一系列全新的業(yè)務操作流程，財務、業(yè)務充分融合，原有的會計控制機制面臨著必須重新設定和優(yōu)化的迫切需要。

四是ERP系統各模塊的復雜性和專業(yè)性對會計監(jiān)督提出了更高的要求。ERP系統環(huán)境下，各部門的業(yè)務劃分為不同的模塊，甚至同一部門的不同業(yè)務也可能劃分成不同模塊，例如財務部門的業(yè)務就劃分成財務管理（FI）、成本管理（CO）、預算管理（FM）、資金管理（TR）等模塊，各個模塊具有很強的復雜性和專業(yè)性，使傳統的監(jiān)督方法和崗位設置面臨著挑戰(zhàn)。

ERP環(huán)境下如何適應會計監(jiān)督職能的新變化

企業(yè)會計監(jiān)督要適應ERP環(huán)境的新情況，有效發(fā)揮其職能，主要應著力從以下幾個方面實現轉變：

1.實現職能管理向流程管理的轉換，拓寬監(jiān)督責任鏈條。一是要建立完善業(yè)務流程信息管理責任體系。對分散在各業(yè)務流程上的會計信息相關崗位，要進一步明細各流程步驟、具體業(yè)務處理、監(jiān)督復核的職責劃分，強化不相容崗位對會計信息的有效牽制和事前控制，強化財務部門對業(yè)務部門會計信息的監(jiān)督管理。二是打破部門負責的管理體制，構建適應流程管理需要的運行機制。業(yè)務流程上的會計信息相關的崗位，都應納入財務部門業(yè)務考核，并通過完善會計信息責任追究機制、部門溝通機制、日常協調機制，突出財務部門對會計信息質量管理與監(jiān)督的總管職能。

2.實現財務部門從事中、事后稽核到事前控制與監(jiān)督的角色轉換。在ERP環(huán)境下，會計工作應延伸到企業(yè)經營管理的各個角落，財務部門不能只是參與其中的某一環(huán)節(jié)或被動地在事情發(fā)生之后記一個賬，而是應全面、全過程參與和引導企業(yè)各類決策，參與企業(yè)的各項經營管理策略的制定、執(zhí)行、跟蹤和評估。財務部門可以通過ERP系統的計劃管理功能對企業(yè)各項資源進行整合，預測和控制企業(yè)的供應、生產、銷售、成本和費用?？筛鶕I(yè)務部門提供的信息和自己收集的數據，運用ERP系統中管理會計功能如盈虧平衡分析、獲利能力分析、投資回報分析等，結合各種影響變化因素及其發(fā)生概率，在事前做出準確合理的預測，提高經營管理的直觀性和科學性，提高財務部門對企業(yè)經營管理目標實現的控制和監(jiān)督能力。

3.建立財務部門與業(yè)務部門之間的業(yè)務操作管理機制，實現業(yè)務監(jiān)督。在ERP環(huán)境下，原始會計資料由業(yè)務部門進行審核、確認、計量，并登錄ERP系統進行業(yè)務操作。在操作完成的瞬間，這些信息就會通過計算機網絡集成到財務模塊，自動完成財務賬簿登記。由于會計監(jiān)督與會計核算密切相關，核算的內容就是監(jiān)督的內容，核算的過程就是監(jiān)督的過程，會計監(jiān)督也應隨核算工作的轉移相應前移到業(yè)務部門，建立相關的操作管理機制，從源頭上控制會計信息的質量。財務部門一方面應對業(yè)務部門原始會計資料的真實性、合法性、合理性與完整性進行審核，另一方面應對業(yè)務部門錄入ERP系統的信息和形成的結果進行審核，對業(yè)務操作制度進行檢查評價，對業(yè)務操作過程的合規(guī)性、正確性、及時性進行監(jiān)督并提供咨詢和指導。同時要建立財務部門與業(yè)務部門的信息交流管理制度，實現前端業(yè)務的實時監(jiān)督。

4.調整崗位及職責，增強監(jiān)督力量。在ERP環(huán)境下，財務部門的核算工作減少了，而對業(yè)務部門監(jiān)督的工作增加了。因此，財務部門應對原有崗位及職責進行適當調整，減少核算型崗位，增加或加強管理型崗位。財務部門的崗位可以劃分為會計主管、信息收集輸入、信息稽核、報表管理、信息分析、出納、檔案管理、系統維護等。其中信息稽核崗位又可分為財務部門內部輸入信息稽核與對業(yè)務部門輸入信息稽核，以適應新前端稽核需要。同時，應加強財務人員對其他業(yè)務模塊的學習了解，增強對業(yè)務部門進行指導、監(jiān)督、檢查的力量。

5．建立適應ERP系統要求的會計業(yè)務處理制度。除執(zhí)行傳統會計中各項有效的賬務處理制度外，還要制定適合ERP系統運行的制度，這些制度的適用范圍包括財務模塊和其他業(yè)務模塊。比如月末結賬規(guī)定，其中包括各模塊業(yè)務處理標準和截止時間，各單位、各部門之間互供公用工程、勞務費結轉的截止時間，成本費用分攤程序運行時間，數據抽取和編制報表時間等。與傳統會計工作一樣，ERP環(huán)境下企業(yè)同樣要建立不兼容職務相互分離控制、會計系統控制、預算控制、財產保全控制、風險控制、內部報告控制等，還應建立職務輪換制度。

6、充分運用信息手段對系統運行過程進行監(jiān)督。首先，要在系統業(yè)務流程中設置控制點，建立控制標準。對企業(yè)經濟效益有重大影響的環(huán)節(jié)，由財務部門在ERP系統信息流程中，對這些環(huán)節(jié)設置控制點，運用技術手段在控制點設定合理標準，由系統自動把關，對符合標準的信息系統自動確認，予以通過；對不符合標準的信息，根據其與標準的差異程度發(fā)出不同級別的報警信號或不予通過。采購與銷售應是財務部門重點監(jiān)控的兩個環(huán)節(jié)。在采購環(huán)節(jié)，可以設置招投標確認項，由財務部門控制。在銷售環(huán)節(jié)，設置價格確認項和客戶信用額度確認項，由財務部門控制。其次，應在系統中設定預算指標控制，將企業(yè)的整體目標分解為具體的控制項目和明確的控制標準，落實到相應的責任單位或責任人，并量化置入ERP系統。在經濟業(yè)務發(fā)生時，系統自動將實際發(fā)生情況與預算指標進行比較，對經濟業(yè)務發(fā)生額偏離預算指標的項目發(fā)出報警、不予通過或提請有關機構進行決策，從而起到會計監(jiān)督作用。