淺議高等學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作

　　高校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人特長(zhǎng)、以及在校獎(jiǎng)懲等情況的綜合記錄，是用人單位了解畢業(yè)生，挑選人才，合理使用人才的重要依據(jù)。做好畢業(yè)生的人事檔案管理工作，既是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，也是高校學(xué)籍管理工作者義不容辭的責(zé)任。隨著畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，如何做好畢業(yè)生檔案管理工作，真正發(fā)揮畢業(yè)生檔案的作用，已經(jīng)引起高校學(xué)籍管理工作者的高度重視和深刻思考。
　　一、畢業(yè)生檔案管理存在的問(wèn)題
　　畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。但是就目前畢業(yè)生人事檔案管理工作來(lái)看，還存在不少問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：
　　1、檔案管理不規(guī)范
　　檔案管理部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過(guò)程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動(dòng)不及時(shí)；另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學(xué)?；蚪邮諘r(shí)間不同在原檔案袋上直接編號(hào)，這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。
　　2、檔案管理手段落后
　　目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來(lái)，并沒(méi)有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問(wèn)題。
　　二、畢業(yè)生放棄檔案的原因人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一個(gè)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，它與每個(gè)人密切相關(guān)。高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。高校畢業(yè)生如果沒(méi)有檔案，將來(lái)面對(duì)的工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)以及出國(guó)留學(xué)等都將是很難解決的問(wèn)題。既然人事檔案對(duì)于每一個(gè)人來(lái)說(shuō)都非常重要，為什么還會(huì)有那么多高校畢業(yè)生棄檔案于不顧呢？究其原因，主要有以下幾點(diǎn)：
　　1、畢業(yè)生對(duì)人事檔案的重視程度不夠
　　隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，組織人事政審工作相對(duì)減少，在目前就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，畢業(yè)生就業(yè)實(shí)行雙向選擇的情況下，高校學(xué)生檔案作為高校畢業(yè)生就業(yè)工作的一項(xiàng)重要憑證，仍然有著難以替代的作用。但就目前看，越來(lái)越多的高校畢業(yè)生對(duì)人事檔案的內(nèi)容、功能、管理、轉(zhuǎn)遞認(rèn)識(shí)不清，把檔案棄置學(xué)校或人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不管不問(wèn)，認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”、“作用低了”。還有一些就業(yè)于私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)c934866ce940543e582e096b3321f779等沒(méi)有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，干脆就是“遺忘”了自己的檔案，抱有一種要不要檔案無(wú)所謂的態(tài)度。這種對(duì)人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識(shí)，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案在人才資源開(kāi)發(fā)中所起的作用。
　　2、多數(shù)畢業(yè)生對(duì)檔案的性質(zhì)、地位、作用認(rèn)識(shí)模糊，檔案觀念淡薄。并且隨著就業(yè)壓力越來(lái)越大，大量的高校畢業(yè)生漠視檔案，甚至拋棄檔案，除了畢業(yè)證能引起他們的重視外，離校時(shí)根本就沒(méi)有想過(guò)辦理轉(zhuǎn)檔或托檔手續(xù)，以至于自動(dòng)放棄檔案。
　　3、有些部門檔案管理不規(guī)范、用人單位不重視檔案等因素，使得很大部分畢業(yè)生覺(jué)得保管檔案“沒(méi)有價(jià)值”。他們認(rèn)為檔案與當(dāng)前利益沒(méi)有太多沖突，相反每年交幾百元的保管費(fèi)，對(duì)他們來(lái)說(shuō)是一筆“冤枉錢”，給自己的生活造成一定的負(fù)擔(dān)。
　　4、很多畢業(yè)生為獲取就業(yè)機(jī)會(huì)，往往先就業(yè)再擇業(yè)，而繁瑣的人事檔案調(diào)動(dòng)程序及檔案對(duì)工作調(diào)動(dòng)的限制，阻礙其擇業(yè)自由，于是就放棄個(gè)人檔案或?qū)n案隨身攜帶。
　　5、也有不少畢業(yè)生對(duì)檔案存放抱著一種僥幸心理，鉆學(xué)校畢業(yè)生檔案管理上的空子，認(rèn)為在剛畢業(yè)的一、兩年內(nèi)，學(xué)校也不著急催著把檔案取走，就在學(xué)校先保管著吧，這樣一來(lái)既省掉了檔案托管費(fèi)，在學(xué)校存放也比較方便，可以不聞不問(wèn)，將來(lái)用時(shí)再回學(xué)校取。
　　三、改變檔案管理現(xiàn)狀的措施及對(duì)策
　　人才正常流動(dòng)是社會(huì)進(jìn)步的表現(xiàn)，搞好流動(dòng)人員的人事檔案管理工作，是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施。因此，人事檔案在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，無(wú)論對(duì)國(guó)家、單位和個(gè)人都有不可替代的作用。不妥善處理好個(gè)人檔案，最后只能給自己造成麻煩。那么如何改變這樣的現(xiàn)狀呢？
　　1、提高對(duì)畢業(yè)生人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
　　加強(qiáng)宣傳力度，提高畢業(yè)生對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。通過(guò)學(xué)校加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生的就業(yè)指導(dǎo)，樹(shù)立重視個(gè)人檔案，保護(hù)自身利益的觀念。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無(wú)的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活等方面都有著極其重要的影響。
　　2、加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生人事檔案的科學(xué)規(guī)范化管理
　　一是要全面普查案卷，去粗取精。對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無(wú)用的案卷資料，對(duì)所保留的案卷資料重新組卷，盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起，并編寫頁(yè)碼、目錄、標(biāo)題，一一對(duì)應(yīng)，裝訂成冊(cè)。要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，全面收集材料，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值。二是建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫(kù)，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。三是增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用并解決具體問(wèn)題，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)。