淺析電子文件檔案化管理

　　近幾年，電子信息技術取得飛速發(fā)展。辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡化漸趨完善，單位部門使用辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡上辦結，文件從產(chǎn)生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進的技術和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。
　　從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、歸檔階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的歸檔仍應由檔案部門集中統(tǒng)一管理。這是《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定的要求，也是電子文件形成部門的必然選擇?，F(xiàn)有的計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。所以，電子文件歸檔工作要走網(wǎng)絡化、信息化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。
　　電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以調出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應，因此，適應現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。
　　一、電子文件檔案化管理
　　電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術，有針對性的汲取文件中心，對電子檔案實行文件級的管理，對本單位、部門的電子文件實行自動化、網(wǎng)絡化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，集中地保存和管理電子文件，使這些電子文件有優(yōu)質、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為以后的利用、查閱提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。電子文件檔案化管理模式應采取先進的技術和理念，以開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。檔案部門通過網(wǎng)絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段對產(chǎn)生的電子文件信息進行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網(wǎng)絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。
　　因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取自動化、標準化、網(wǎng)絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
　　二、電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
　?。?）電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
　?。?）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
　?。?）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、 統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
　?。?）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
　?。?）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，才能注冊、登記，借閱者可以通過登錄等方式，經(jīng)電子文件檔案部門確認身份并確定查閱權限獲得許可后，可以查詢有關的電子檔案信息。
　　電子文件檔案化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現(xiàn)實意義。檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，應和文件形成部門及單位各部門人員密切配合，增強他們的檔案管理、檔案法制意識，共同推進電子文件的標準化、自動化、網(wǎng)絡化管理，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享做出應有的貢獻。