電子文件安全管理研究

　　電子文件作為社會管理信息化、技術(shù)化的產(chǎn)物，是人類文化信息領(lǐng)域的重要遺產(chǎn)，是社會歷史記憶不可或缺的重要組成部分。然而，由于電子文件自身特性及相關(guān)風(fēng)險因素的影響，使得電子文件比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件面臨著更大程度的危險，電子文件的真實(shí)性與法律證據(jù)性也正在遭受日益強(qiáng)烈的質(zhì)疑與挑戰(zhàn)。此外，由于電子文件管理的疏漏，電子文件的損毀與丟失情況也愈加頻繁。
　　由此，對電子文件的安全管理問題進(jìn)行研究，構(gòu)建全面、可靠的電子文件安全管理體系，便具有十分重要的意義。
　　一、電子文件安全管理原則的提出
　　只有深入貫徹、實(shí)施科學(xué)有效的電子文件安全管理原則，才能最大程度的發(fā)揮電子文件安全管理的整體效能，全面有效的規(guī)避各種電子文件風(fēng)險。
　?。ㄒ唬╇娮游募娘L(fēng)險管理原則
　　該原則主要是指在電子文件安全管理中，以防范電子文件風(fēng)險，實(shí)行電子文件風(fēng)險管理為基本準(zhǔn)則，規(guī)避一系列現(xiàn)實(shí)及潛在風(fēng)險因素，做到提前預(yù)防，有備無患。電子文件風(fēng)險管理是指“通過識別和評估電子文件風(fēng)險，采用合理的技術(shù)、方法對電子文件風(fēng)險加以防范和控制，以最小的成本使電子文件所致?lián)p失降到最低程度的管理活動?！必瀼仉娮游募L(fēng)險管理原則，可使相關(guān)人員在提高風(fēng)險意識的同時，提前有針對性的應(yīng)對一系列風(fēng)險狀況以及降低相關(guān)連帶風(fēng)險。
　　（二）電子文件的全過程管理原則
　　電子文件全過程管理原則要求，在電子文件生命周期的各個階段都要對電子文件實(shí)行嚴(yán)格的安全管理，而不只是在歸檔之后。此外，電子文件的全過程安全管理原則，應(yīng)以文檔一體化的文檔業(yè)務(wù)體制以及管理制度為基礎(chǔ)，構(gòu)建統(tǒng)一、完善的電子文件安全管理模式，以及電子文件安全管理系統(tǒng)、管理制度、管理內(nèi)容，確保電子文件在整個生命周期受到嚴(yán)密保護(hù)與監(jiān)控。
　　（三）電子文件的前端控制原則
　　電子文件前端控制，同樣以文檔一體化為基礎(chǔ)，來實(shí)現(xiàn)對電子文件的前端控制，以保證其完整、安全、有效。電子文件前端控制原則，是對整個電子文件安全管理的目標(biāo)、要求、規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，并將有必要實(shí)現(xiàn)的電子文件安全管理功能，在電子文件形成之前予以貫徹和實(shí)現(xiàn)。實(shí)際上，前端控制是“確保電子文件真實(shí)可靠、安全完整、長期可讀的有效