關于加強民辦高校檔案管理工作的思考

　　摘要：隨著我國高等教育改革的不斷深入，民辦高校獲得了蓬勃的發(fā)展，原先不被關注的檔案管理的重要性日益突現(xiàn)，已成為擺在民辦高校檔案工作者面前的重要課題。文章從民辦高校檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，簡略分析檔案意識淺薄、管理制度不健全、管理人員專業(yè)素質有待提高、檔案基礎設施建設相對滯后以及管理方式落后等存在的不足，在此基礎上提出了完善檔案管理工作的對策和建議。
　　關鍵詞：高等教育；民辦高校；檔案；管理
　　
　　一、民辦高校檔案管理工作的重要性和必要性
　　我國民辦高等教育歷經(jīng)20余年的發(fā)展，目前，民辦高校作為高校的辦學實體，在人才培養(yǎng)、科學研究和社會服務三大功能方面發(fā)揮了重要的基礎作用，它是民辦高校提升辦學質量和辦學層次的基本保障。近年來，民辦高校在不斷完善專業(yè)建設和教學改革工作的同時，大力推進檔案管理工作，不僅是學校自身發(fā)展的需要，也是社會對高素質技能型專門人才的需求。當前，高等教育早已突破了傳統(tǒng)的辦學模式和體制，已經(jīng)逐步向多元化和社會化方向發(fā)展，出現(xiàn)了辦學形式、辦學層次的多元化，尤其是現(xiàn)在出現(xiàn)了社會力量集資辦學等民辦高校，推行民辦高校特有的管理體制。民辦高校在其辦學規(guī)模不斷擴大過程中形成許多記錄辦學發(fā)展歷程的檔案。民辦高校所產(chǎn)生的檔案，是學院的教學科研、學生管理、后勤保障以至財務管理等一切活動的最真實、最原始的記錄，這些記錄在學校改革發(fā)展和各項活動開展過程中發(fā)揮著不可替代的借鑒、憑證和依據(jù)作用。相反，由于部分民辦高校的檔案管理工作起步較晚，沒有配備專職的檔案管理員隊伍，檔案制度不夠健全，導致民辦高校的檔案管理滯后于發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應高校改革發(fā)展的步伐。因此，加快推進民辦高校檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學化已顯得十分重要和必要。［1］
　　二、民辦高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題
　　《中華人民共和國檔案法》的頒布和《普通高等學校檔案管理辦法》的施行，為民辦高校檔案工作的依法開展提供了法律依據(jù)，奠定了堅實的基礎，同時也創(chuàng)造了檔案事業(yè)健康發(fā)展的良好氛圍，民辦高校的檔案建設也因此取得了重大的成就。在檔案管理工作方面，學院領導對檔案管理工作的意識日漸增強，學院各部門對檔案工作的重視程度有了較大提高；檔案隊伍在逐年壯大，素質也在不斷提高。但從整體上看，目前民辦高校檔案管理工作無論是管理機制、管理手段，還是開發(fā)利用、人員素質都仍然存在著與民辦高校教育事業(yè)發(fā)展不相適應的地方，需要不斷地加強和改進。問題集中表現(xiàn)在以下幾方面：
　　1.檔案管理意識淡薄，對檔案管理認識不足
　　長期以來，一些民辦高校領導始終堅持高等學校的中心任務是教書育人，大力培養(yǎng)技能型人才。對檔案管理工作缺乏認識，沒有把學校檔案管理工作提上重要議事日程，對檔案工作沒有給予足夠的重視和支持，對本單位檔案管理工作存在的問題解決不得力。這其中主要是由于領導對檔案管理的意識淺薄，致使民辦高校檔案管理人員職責不清，加上檔案管理人員長期處于多頭的工作環(huán)境中，嚴重影響了民辦高校檔案管理工作的順利發(fā)展［2］。
　　2.檔案管理制度不健全，職責不明確
　　要搞好民辦高校的檔案管理工作，必須依法管檔，并且有切實可行的制度做保障。在安排整體工作時，學校必須把檔案管理作為重要的一項加以研究布置和實施，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，分工明確，責任到人，嚴格按照《普通高等學校檔案管理辦法》的要求，規(guī)范各類檔案的分類和管理。然而，目前的狀況是檔案管理制度尚不健全，檔案工作尚未走上規(guī)范化、制度化和科學化的軌道，檔案工作無章可循，無法可依。
　　3.檔案管理人員專業(yè)素質有待提高
　　民辦高校的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數(shù)職，很少有機會接受檔案專業(yè)培訓，工作起來往往分身無術。相關數(shù)據(jù)表明，檔案管理人員中雖然具有本科以上學歷的人數(shù)也在逐年增加，但是，具有檔案專業(yè)的專職管理人員也只占18%，這使檔案專業(yè)工作方面面臨著嚴峻的考驗，因為只有高素質的專業(yè)人才才能提升檔案管理工作的專業(yè)化水平［3］，而部分民辦高校檔案管理部門兼職檔案員更是形同虛設，沒有能真正履行其職責。這客觀上對民辦高校檔案管理工作造成了很大影響，嚴重制約了民辦高校檔案管理和建設工作的順利、有序開展。
　　4.檔案基礎設施建設相對滯后
　　隨著新時期高校檔案工作要求的不斷提高，對檔案基礎設施建設也提出了更高的要求。就目前而言，與預期的要求相比，部分民辦高校檔案基礎設施建設投入遠遠不足，適宜安全保存檔案的專門檔案室嚴重缺乏，防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施不足；適應檔案現(xiàn)代化管理需要的技術設備配置不到位。檔案室面積較小、檔案存放設備老化和損壞等現(xiàn)象仍然存在。
　　5.檔案管理方式落后，信息化管理手段運用很少
　　目前，許多民辦高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，這種方式已經(jīng)脫離新時期高校檔案管理的新模式，難以適應新形勢下檔案信息化管理的要求；現(xiàn)代信息技術手段，如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡等沒有切實應用到高校檔案管理工作中。檔案管理很難為學校的發(fā)展提供高質量、高水平的服務。有的學校盡管建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，但多僅限于簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，還沒有實現(xiàn)較高水平的數(shù)字化管理，難以開展整體信息資料的開發(fā)與利用［4］。
　　民辦高校檔案工作存在的這些問題，究其原因是多方面的，但筆者認為最主要的原因是以下幾點：首先是認識不到位，重視不夠。表現(xiàn)在部分民辦高校對檔案在學校工作中的功能和作用認識不足，沒有充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源，檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一。其次是檔案建設投入不足，在高等教育快速發(fā)展的今天，各學校在發(fā)展過程中面臨許多困難，需要經(jīng)費投入的地方很多，對檔案建設投入相對較少，致使檔案建設中許多應該解決的問題，得不到及時解決，從而使得檔案建設跟不上學院發(fā)展的步伐。
　　三、提高民辦高校檔案管理工作水平的對策
　　1.強化檔案管理意識，提高對檔案工作的認識
　　首先，民辦高校的領導要轉變思想觀念，重視和加強對自身檔案建設和管理工作的領導，要把民辦高校檔案工作當成衡量教學質量和管理水平的一個重要標志。學院要有專人分管檔案工作，院領導要將檔案工作列入學院整體發(fā)展規(guī)劃，并在管理制度、工作程序等方面采取有利措施，切實解決檔案工作中存在的突出問題；其次，要強化整個民辦高校全體教師的檔案意識，通過會議、專題討論、宣傳欄、培訓班等多種形式宣傳，使全體教師充分認識到檔案工作的重要性。
　　2.健全檔案管理制度，明確職責
　　民辦高校檔案部門要在上級主管部門及分管院長領導下，依據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》結合學院實際，制定本校檔案管理人員崗位目標責任制，把完整的系統(tǒng)的收集整理檔案工作，納入檔案管理專職人員的崗位責任制，并與年終考核、獎懲、職稱評定掛鉤。充分調動檔案管理工作人員的積極性和創(chuàng)造性，推動學院檔案管理工作整體向前發(fā)展。
　　3.加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員專業(yè)素質
　　要搞好民辦高校檔案工作，建立一支結構合理、素質精良的專兼職檔案管理隊伍是搞好檔案管理工作的重要前提。檔案管理工作水平的高低、質量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質。提升民辦高校檔案管理水平，關鍵是要增強民辦高校專職檔案管理員的責任意識、使命意識、奉獻精神和敬業(yè)精神。因此，檔案管理專職人員需要定期參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，學會建立檔案工作網(wǎng)絡，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術設備來提高檔案管理水平，使學院的檔案工作能夠跟上辦公自動化步伐，為學院教學科研和其他工作服務。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還應要求檔案管理人員真正堅持“業(yè)務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現(xiàn)實”的理念［5］。另外，民辦高校領導要關心、理解檔案管理人員的工作，在評優(yōu)、職稱評定和職務晉升等方面適當給予傾斜，激發(fā)民辦高校專職檔案管理人員的工作積極性和上進心。
　　4.改善檔案建設設施條件，提升檔案管理信息化水平
　　在檔案工作納入學院整體規(guī)劃后，學校領導應重視檔案管理所需經(jīng)費、設備和庫房等問題，積極改善檔案人員工作條件和工作環(huán)境，保證檔案工作順利開展。在硬件條件具備的情況下，更重要的是檔案專業(yè)人員要組建檔案管理的軟件環(huán)境，即建立檔案管理的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，這樣才能使檔案進入現(xiàn)代化管理。檔案人員應全面掌握現(xiàn)代信息技術，利用文檔一體化把上級來文和學院形成的文件直接進入檔案館數(shù)據(jù)庫，減少檔案信息的重復錄入工作；其次，對檔案館收集到的各種檔案如文書、聲像和圖片等進行數(shù)字化處理，一并存入數(shù)據(jù)庫，并對庫存的各種信息進行分級、分類管理，積極公布一些共享信息，為不同用戶提供所需信息。另外，檔案人員要能夠積極利用現(xiàn)代化管理條件和方法，有效開發(fā)學校檔案信息資源，充分挖掘和利用本校檔案的價值。
　　四、結語
　　開展好檔案管理工作，積極為民辦高校的教學、科研、管理等工作服務，是每個民辦高校檔案工作者和檔案相關人員義不容辭的責任，新時期民辦高校的改革和發(fā)展，也為檔案管理工作開辟了更加廣闊的發(fā)展空間，民辦高校檔案管理人員應積極提高檔案意識，不斷提升綜合素質，探索新的檔案管理方法和模式，更好更充分地為民辦高校事業(yè)的發(fā)展服務。
　　參考文獻：
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