淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理

醫(yī)療行業(yè)是科技含量較高的行業(yè)，作為救死扶傷的行業(yè)，醫(yī)療設(shè)備在此過(guò)程中起到相當(dāng)重要的作用，如何加強(qiáng)設(shè)備和設(shè)備檔案的管理，最大限度地發(fā)揮設(shè)備在醫(yī)療、科研中的作用是醫(yī)院管理者面臨的重要課題。

一、醫(yī)院設(shè)備檔案的形成

設(shè)備檔案是醫(yī)院在購(gòu)置設(shè)備過(guò)程中形成的以紙質(zhì)為載體的文字材料，它主要包含了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：（1）各種文件：如設(shè)備申請(qǐng)材料、可行性論證報(bào)告、有關(guān)調(diào)查材料、批復(fù)文件；（2）各種記錄：如談判記錄、招標(biāo)記錄、定貨合同、協(xié)議等；（3）各種原始憑證：如到貨通知、提貨單、發(fā)票影印件；裝箱清單、操作使用說(shuō)明書(shū)、廠家提供的安裝圖紙；（4）開(kāi)箱報(bào)告、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；（5）設(shè)備使用操作章程、維修管理辦法、制度；（6）人員培訓(xùn)記錄、設(shè)備布置平面圖、線路圖紙、故障維修記錄；（7）設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及處置結(jié)果。從設(shè)備檔案的形成過(guò)程涉及到設(shè)備從立項(xiàng)申請(qǐng)到最終報(bào)廢，其時(shí)間周期長(zhǎng)，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜，因此，設(shè)備檔案的管理是一項(xiàng)既耗時(shí)又耗力且工作量相當(dāng)大的工作。

二、建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

首先，建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺(tái)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價(jià)格不菲，在引進(jìn)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)和專家將會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的論證，包括設(shè)備的臨床使用價(jià)值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考。

其次，建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件。機(jī)器設(shè)備在運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過(guò)程中，由于熱力、化學(xué)原素等作用，一些零部件會(huì)磨損、腐蝕或松動(dòng)，將會(huì)影響設(shè)備的精度、性能和工作效率，這就必須維護(hù)和檢修，設(shè)備檔案是為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

第三，利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別，通過(guò)查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過(guò)可縮短設(shè)備維修的時(shí)間及有效安排維修過(guò)程，從而，避免不必要的支出，縮短維修工時(shí)，有效提高設(shè)備的利用率。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理的原則

醫(yī)療設(shè)備檔案的特點(diǎn)及其在醫(yī)院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。醫(yī)療設(shè)備檔案管理必須堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。因?yàn)獒t(yī)療設(shè)備檔案有其特殊性:一是檔案材料多，歸檔時(shí)間長(zhǎng)，如一臺(tái)大型醫(yī)療設(shè)備，從論證、購(gòu)置到安裝將會(huì)形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報(bào)廢，有一個(gè)很長(zhǎng)的周期。二是多種多樣，設(shè)備有國(guó)產(chǎn)的、進(jìn)口的，檔案材料勢(shì)必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、錄像帶等。三是檔案使用牽涉多個(gè)科室，特別是設(shè)備的構(gòu)造圖表、操作和維修說(shuō)明書(shū)等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統(tǒng)一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價(jià)值。

四、建立完善的管理制度

利用辦公會(huì)將相關(guān)文件分發(fā)給所有科室，強(qiáng)化各級(jí)管理人員的制度意識(shí)，使之配合設(shè)備管理工作進(jìn)行。我院成立由院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實(shí)行院部、科室、操作人員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。利用制定的監(jiān)督檢查機(jī)制定期或不定期對(duì)科室進(jìn)行賬卡物及相關(guān)內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報(bào)院辦公室及擬報(bào)整改措施，與科室的獎(jiǎng)金、評(píng)先、評(píng)優(yōu)掛鉤。我院設(shè)備檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，設(shè)備檔案由專人專柜負(fù)責(zé)日常收集全院設(shè)備資料，將全院每一臺(tái)設(shè)備逐一編號(hào)登記在冊(cè)且張貼標(biāo)簽，每半年對(duì)全院設(shè)備進(jìn)行一次清查，對(duì)萬(wàn)元以上設(shè)備每月進(jìn)行使用效率分析，將收集信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

五、小結(jié)

當(dāng)今醫(yī)療設(shè)備技術(shù)飛速發(fā)展，要求設(shè)備管理人員必須了解有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動(dòng)態(tài)和產(chǎn)品現(xiàn)狀，以主動(dòng)、積極、周到的服務(wù)來(lái)保證檔案資料的有效完整，充分發(fā)揮檔案的作用，有效利用設(shè)備檔案對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的意義，以此來(lái)促進(jìn)有關(guān)工作的進(jìn)行，使醫(yī)院的各種醫(yī)療設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效益回報(bào)，促進(jìn)醫(yī)療各項(xiàng)建設(shè)的發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)院在兩個(gè)效益上獲得雙贏。