淺談醫(yī)院照片檔案的管理與利用

醫(yī)院照片檔案工作是醫(yī)院信息管理和資料收集的重要組成部分，可以記載歷史、再現(xiàn)當(dāng)時(shí)，更重要的是能夠反饋信息，指導(dǎo)實(shí)踐，具有形象、直觀的特點(diǎn)，有較強(qiáng)的感染力和說(shuō)服力。常常起到“一圖抵千字”的效果。如何對(duì)照片檔案進(jìn)行收集保管，充分發(fā)揮其利用價(jià)值，這是擺在醫(yī)院管理者特別是檔案工作者面前的一項(xiàng)重要課題。

1、掌握醫(yī)院照片檔案的特點(diǎn)和作用

1.1 醫(yī)院照片檔案的特點(diǎn)

隨著辦公自動(dòng)化的普及，新型信息介質(zhì)的出現(xiàn)，照片檔案日益增多，內(nèi)容日漸增多，利用率也在大幅度提高，主要記錄和描述院內(nèi)重大的社會(huì)活動(dòng)、各類會(huì)議、文體活動(dòng)和醫(yī)療、教學(xué)、科研中有代表性的事件，描述的是客觀事物的真實(shí)場(chǎng)景和真人真事，以生動(dòng)形象的視覺活靈活現(xiàn)地向人們傳遞信息，強(qiáng)化人的記憶，給人以真實(shí)可信的感覺，它也是醫(yī)院宣傳自己，傳遞醫(yī)療、科技、信息，擴(kuò)大知名度的有效方法。

1.2 醫(yī)院照片檔案的作用

照片檔案作為醫(yī)院信息資料的一部分，常常被不同部門從不同角度加以利用，能滿足各方所需，是其它文字檔案無(wú)法替代的。

1.2.1 記載醫(yī)院歷史。醫(yī)院作為窗口服務(wù)行業(yè)，每年都將舉辦各種活動(dòng)，以提高醫(yī)院知名度，如慶典、揭牌、新聞發(fā)布會(huì)等等。醫(yī)院可及時(shí)向社會(huì)媒體提供“有血有肉”的真實(shí)宣傳資料，以圖片新聞等形式擴(kuò)大醫(yī)院社會(huì)影響力，這些照片是醫(yī)院發(fā)展的見證。同時(shí)我們還可將院內(nèi)活動(dòng)照片、服務(wù)照片、建筑照片、新設(shè)備新儀器照片等制作成宣傳畫冊(cè)，或在醫(yī)院網(wǎng)站展示，提高照片檔案的利用率，讓病人足不出戶了解醫(yī)院；為病人就醫(yī)提供極大便利，同時(shí)也豐富醫(yī)院文化內(nèi)涵。

1.2.2 反映臨床療效。治療前對(duì)患者的病灶或現(xiàn)狀進(jìn)行拍照，治療后利用照片檔案記錄的真實(shí)情況與治療前進(jìn)行對(duì)比，能夠真實(shí)反映療效，讓普通人群了解醫(yī)學(xué)、走進(jìn)醫(yī)學(xué)。從而起到一個(gè)橋梁溝通作用。

2、做好照片檔案保管與利用的應(yīng)對(duì)之策

2.1 加強(qiáng)管理，提高檔案人員素質(zhì)

目前照片檔案已成為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理和決策的參謀和助手，加強(qiáng)照片檔案管理至關(guān)重要，檔案管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)水平，嚴(yán)格貫徹實(shí)施《檔案法》，充分認(rèn)識(shí)照片檔案管理的意義和作用，盡職盡責(zé)地做好照片檔案的收集、保管和利用。

2.2 完善照片檔案收集制度，提高歸檔意識(shí)

凡是記錄醫(yī)院重要職能活動(dòng)和重要工作成果，具有查考利用價(jià)值的照片歸屬收集范圍，照片形成后，由攝影者或檔案管理人員進(jìn)行篩查，對(duì)于沒有歸檔價(jià)值的或重復(fù)的照片必須剔除，反映同一場(chǎng)景的一般只收集1-2張，除加洗成紙質(zhì)照片保存檔案室外，若是數(shù)碼照片，還可存電子版檔案，按其年度分類，每一個(gè)年度建立一個(gè)命名該年度的文件夾，在同一年份內(nèi)，再劃分出重要活動(dòng)，醫(yī)療科研、會(huì)議、文體活動(dòng)、院容院貌等幾個(gè)文件夾，如果當(dāng)年有特別重大的活動(dòng)，可以單獨(dú)設(shè)立文件夾，如：抗擊非典、甲型H1N1流感防感等突發(fā)事件，都可設(shè)立獨(dú)立的文件夾進(jìn)行歸檔整理，并對(duì)照片文件按時(shí)間先后排列，并按其排列順序編號(hào)。

2.3 照片檔案與文書檔案綜合利用

照片檔案和文書檔案是兩種不同的載體，但這兩種載體反映的內(nèi)容和信息又往往是同一事物或事件，單一的照片檔案有時(shí)表達(dá)的內(nèi)容不夠全面、具體，在提供照片檔案的同時(shí)，還應(yīng)提供一些相關(guān)的文書檔案，即把時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容配與相應(yīng)的照片，將會(huì)更好地提高照片利用價(jià)值。

綜上所述，照片檔案是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分，做好照片檔案的保管利用是整個(gè)照片檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，作為檔案管理工作者，必須積極主動(dòng)開展工作，這是信息化管理方向發(fā)展的必然趨勢(shì)。