淺談檔案保密管理工作

在日常檔案管理過程中，總有一些涉及秘密的文件資料、科技成果、經(jīng)濟數(shù)據(jù)等，這些資料是事關(guān)所在單位或部門甚至國家的機密事件，一旦泄漏，將會給國家或相關(guān)部門帶來巨大損失，所以在檔案管理工作中，保密工作是至關(guān)重要的，是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，也是平時工作中應(yīng)該切實重視的內(nèi)容。下面就如何做好檔案保密管理工作談幾點個人的看法。

一、做好檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點。一般來講，科學(xué)的檔案管理均應(yīng)按照檔案管理達標(biāo)等級規(guī)定做好檔案室的達標(biāo)創(chuàng)建工作。檔案室的達標(biāo)創(chuàng)建必須配備安裝一定基礎(chǔ)設(shè)備和各種檔案安全保護設(shè)施，如檔案存放鐵皮柜、溫度計、濕度儀、用于防火的滅火器等，涉及秘密檔案的還應(yīng)配備保險柜、保險鎖、防盜器及攝像頭監(jiān)測儀，并且要對檔案室的門窗等進行專門加固，以防盜竊，從保管條件上切實加強檔案安全。另外從檔案保密的角度來看，檔案室不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層，不能搞辦公、檔案、閱覽三室或者二室合一，要將檔案室與辦公室、閱覽室分開，做到檔案室單獨興建、單獨管理。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

二、做好檔案密級的調(diào)整工作

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的?；咀兓巧堋⒔得?、解密。要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點做好以下三個方面：

一要采取分段治理的辦法，杜絕密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，以免造成擴散機密的漏洞。對此，可以對以前大量混訂在卷內(nèi)的密級文件原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時，可采取對與所查檔案無關(guān)的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計臺賬和存放地點索引，為科學(xué)的管理、準(zhǔn)確的掌握、有效的保密和及時的提供創(chuàng)造條件。

二要加強涉密檔案的科學(xué)管理，建立起法制的新秩序。歷史的經(jīng)驗教訓(xùn)告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的需要，應(yīng)建立以下三個制度：1、建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；2、建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案館室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；3、建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

三要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為進一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

三、做好檔案利用過程中的保密工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：

1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

2、監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回?fù)p失。

3、正確處理好檔案保密與管理利用的關(guān)系。保守國家機密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員要十分重視檔案保密，工作盡心盡職。在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，努力為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

四、加強電子檔案管理

安全保密措施是衡量電子信息安全與否、電子檔案管理完善與否的一個重要指標(biāo)。電子檔案從保管形式上主要分為兩種，一種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，另一種是存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案。存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，相對較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作，必要時可以復(fù)制副本或異地保存。在借閱方面主要應(yīng)做到以下幾點：一是所借的電子檔案項目要與工作內(nèi)容相符，且要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及項目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱；二是要根據(jù)使用者的情況而定，不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式；三是應(yīng)根據(jù)電子檔案內(nèi)容的秘密等級進行有效管理，對秘密等級比較高的，不宜用拷貝的方式提供利用；四是要對重要電子檔案的信息內(nèi)容進行加密處理。而存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案，則應(yīng)重點做好數(shù)據(jù)庫的安全與保密工作。首先要加強對計算機信息系統(tǒng)的保密管理，做好內(nèi)外網(wǎng)分離工作，并對內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻；涉密計算機不得與國際互聯(lián)網(wǎng)相連。其次，為了防止內(nèi)部人員將保密資料非法外傳，需要對每個人做好權(quán)限控制，確保保密數(shù)據(jù)只能被有權(quán)限的人使用，且整個使用過程應(yīng)被完整記錄，做好事前防御，事后追蹤。其三，可根據(jù)權(quán)限查閱，在權(quán)限范圍內(nèi)更改、編輯圖紙、文本，但是不能將圖紙及文本本身或者內(nèi)容下載到終端用戶及任何設(shè)備上。這樣，所有的保密數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中地保存在服務(wù)器上，既有效又安全，從根本上杜絕保密信息的泄漏。