略談地方志書編纂的項目化管理

史天社

（陜西省地方志辦公室 陜西 西安 710006）

略談地方志書編纂的項目化管理

史天社

（陜西省地方志辦公室 陜西 西安 710006）

項目是具有目標、期限、預算、資源約束與資源消耗以及專門組織的一次性獨立任務。項目的范圍、組織、時間、成本、質(zhì)量、環(huán)境是基本要素。這六個基本要素也是實現(xiàn)項目目標要考慮和把握的基本內(nèi)容。地方志書編纂項目的目標由成果性目標和約束性目標組成。成果性目標體現(xiàn)為編纂出版一本志書，而約束性目標則體現(xiàn)為時間、質(zhì)量、成本等可以量化的約束性條件。實現(xiàn)地方志書編纂的項目化管理，達到計劃目標，項目化管理的理念、組織、體系、流程和方法發(fā)揮著巨大的功效。

一、項目化管理的理念

項目化管理就是集中時間，集中力量，科學配置資源，協(xié)調(diào)工作，保證完成一項事情。管理項目化，是指將管理范圍內(nèi)的每一項事務分解成若干個項目，按照項目管理的模式建立管理體系、配置項目資源、落實項目目標責任、建立項目考評機制，用項目管理的基本思路和基本方法來管理事物。項目管理在管理思維模式和運作方式上，力爭最大限度地利用組織的內(nèi)外資源，改善工作流程，提高工作質(zhì)量和效率。項目化管理的根本目的，是如何在確保時間、技術、經(jīng)費和性能指標的條件下，以盡可能高的效率完成目標任務，讓所有相關者滿意。

目前，項目化管理已經(jīng)成為一種新的管理理念。其核心是科學合理調(diào)配資源，集合、發(fā)揮全員智慧及力量的理念；規(guī)范性與創(chuàng)新性結合的理念。體現(xiàn)了管理科學化的要求，排斥人治的主觀隨意性，推行規(guī)則意識，增強團隊的戰(zhàn)斗力，通過更多地“激發(fā)與引導”，進而大大提升管理的執(zhí)行力。規(guī)則包括程序和制度，用以保障組織機體的自行協(xié)調(diào)運作能力。項目化管理的對象是資源要素和管理的組織以及各項具體工作任務，目標是達到組織成員素質(zhì)的提升的實現(xiàn)方式，途徑是規(guī)范化，方法是信息化。

地方志書編纂應當推行項目化，實行科學系統(tǒng)的管理。編修地方志是黨委領導、政府主持、社會各個方面參與、專家修志、眾手成書的系統(tǒng)化的浩大文化工程，是一項社會化的政府行為，需要協(xié)調(diào)、調(diào)動全系統(tǒng)乃至其他部門、系統(tǒng)以至社會性的人力和資源。傳統(tǒng)志書編纂，將其置于職能部門中進行管理，結果往往受到部門條件和松散化管理的限制，達不到預期的計劃和目標。通過科學的方法將地方志書編纂的要素、資源轉(zhuǎn)化為項目，實行項目管理模式具有可行性和必要性。通過項目化管理可以達到實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，促進方志文化的提升，鍛煉隊伍，提高管理水平，整合資源，提高效能等作用。

二、編纂項目組織管理

志書編纂項目組織管理主要體現(xiàn)為項目的組織形式、人員配備、工作職責、管理流程以及組織文化。包括項目組織類型、項目團隊、項目負責人、項目人力資源、項目文化等相關內(nèi)容。

組織是一切管理活動取得成功的基本要素。一部志書的編纂組織具有臨時性，更強調(diào)負責人的作用，更強調(diào)團隊的協(xié)作精神，更注重借助外部資源。所以，志書編纂委員會、辦公室、編輯部等組織具有柔性、跨職能部門、長于協(xié)作協(xié)調(diào)等特點。編委會領導、主編、總纂、專家、編輯隊伍是最大的人力資本。管理團隊是組織所擁有的“特種作戰(zhàn)部隊”。由此形成團結、和諧、高效的團隊，促進各種資源的聚合，促進多領域?qū)＜夷芰Φ暮铣?，促進知識與信息共享，激發(fā)成員的創(chuàng)造力和凝聚力，是成功的關鍵。

組織管理的主要任務，首先，重視編制明確組織和項目負責人的作用和地位。界定他們責任和權力，以最大限度發(fā)揮組織的作用。其次，挑選和培養(yǎng)人才。注重在實踐中發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)復合型高素質(zhì)高級人才。主編、總纂應該是總攬全局的人才，具有把握總體目標的能力、獲得項目資源的能力、組織和建設項目團隊的能力、應對危機和解決沖突的能力、談判和廣泛的溝通能力、領導和管理能力等六種綜合能力。第三，規(guī)范管理制度。以文件、制度形式確定各級組織和人員的責任、權力及從屬關系。形成激勵機制和考核機制，培養(yǎng)團隊的管理文化。第四，設計工作流程。根據(jù)項目的目標，按照編纂項目的計劃、組織、指揮和控制活動任務，制訂編纂工作規(guī)劃方案，分析、確定項目管理所需的工作，分解安排落實到各級組織及責任人員。建立適當?shù)墓ぷ鞒绦颍暯诱５墓ぷ髦刃?，保證重點，形成可以突擊工作的能力。第五，建設編纂項目管理文化。編纂管理中的溝通方式、規(guī)則、規(guī)范、標準以及管理特有的領導風格、方法、素質(zhì)、水平、價值觀、思想體系等構成管理文化的內(nèi)涵，是指導編纂項目進程的準繩。在科學技術迅猛發(fā)展、信息經(jīng)濟和知識經(jīng)濟逐漸成為主流的當今社會，項目管理文化對項目的成敗起到關鍵作用。項目失敗很少是由于技術缺乏，而往往是由于項目管理文化的缺乏造成的。卓越的項目管理文化體現(xiàn)在洞察力、價值觀、信念、動機等方面，與項目的各個方面密切相關。其中，增強責任感、使命感是項目管理文化的主要作用。建立卓越的項目管理文化體系，應該鼓勵創(chuàng)新與寬容失敗，建設學習型團隊，增強適應性，強化使命與目標構建共同愿景，既重視把握宏觀歷史領域又重視微觀編纂學方法，分析與綜合并舉重視綜合，崇尚共贏，使利益相關者滿意。

三、編纂項目業(yè)務流程管理

編纂項目業(yè)務流程管理是項目實施的主線。項目實施就是將修志活動和編纂任務項目化，從開始到終結分解、落實、完成任務的過程。這是修志的中心和主體。美國項目管理學會將項目管理劃分為需求確定、項目選擇、項目設計、項目執(zhí)行、項目控制、項目評價、項目收尾七個過程。項目實施就是完成這七個過程的工作。按照劃塊分類管理的辦法，筆者認為志書編纂項目化的標準有五個，即規(guī)范管理項目化、質(zhì)量管理項目化、資料管理項目化、進度管理項目化、經(jīng)費管理項目化、流程管理項目化。業(yè)務流程管理是實現(xiàn)其他四個管理的平臺和紐帶，具有尤其突出的作用。

志書編纂的整體及每個階段都可以分為啟動過程、計劃過程、執(zhí)行過程、控制過程、結束過程等五個模塊化階段。依據(jù)標準，以進度、資源和經(jīng)費為核心，志書編纂項目可以根據(jù)實際設計相應的流程。其流程中的每個環(huán)節(jié)也可細化設計成相應流程，即使流程每個環(huán)節(jié)中的具體事項也可以細化成項目進行管理。例如規(guī)劃啟動環(huán)節(jié)中的啟動大會、制訂篇目大綱等等都可以項目化管理。值得強調(diào)的是，流程可以壓縮，但不能簡略。如同賽車，可以跑快，卻不可走捷徑。

一般來說，一部志書的編纂流程可以通過“六步法”轉(zhuǎn)化為項目：

第一步，規(guī)劃啟動。制定規(guī)劃和編纂工作實施方案；制訂志書篇目大綱；成立編委會和編輯部，確定編纂人員；制訂制度，明確職責，分解任務；擬訂凡例，制訂行文規(guī)范；落實經(jīng)費，提供條件；召開編委會會議暨啟動大會，進行動員培訓，簽訂目標責任書。

第二步，收集整理資料。依據(jù)大綱分解任務，組織全單位、全系統(tǒng)有關組織和個人提供資料。形成資料管理制度和辦法。數(shù)字化加工、分類整理保存資料。編輯資料，形成資料長編。

第三步，總纂初稿。在資料長編的基礎上，編輯人員包干分章節(jié)目撰寫草稿?？傋雽庉嬋藛T的初稿進行總纂，統(tǒng)一體例、文風，合并刪除重復內(nèi)容，增補缺項，糾正錯誤，形成草稿。經(jīng)過編輯部組織數(shù)次修改后形成初稿。

第四步，審稿修改。志書是反復修改出來的，十易其稿都不為過。志書一般要經(jīng)過初審、二審、終審、出版社審稿、出版前審驗等五個審稿環(huán)節(jié)?！蛾兾魇≈尽ご笫掠洝罚?949～2009）編纂中還增加了省委黨史研究室審讀、省保密局審核環(huán)節(jié)。每次審稿會議都會有數(shù)百、上千條修改意見。修改是編纂工作的主要任務。

第五步，出版印刷。依照出版規(guī)范，協(xié)助出版社做好出版工作。確定版式裝幀，預算經(jīng)費，招標落實印刷企業(yè)，驗收志書。

第六步，編纂終結。以完成所有的工作分解任務和事項為前提條件，進行總結檢查驗收。收集所有文件，整理歸檔所有資料。舉辦志書首發(fā)儀式，分析成敗經(jīng)驗，開發(fā)、拓展志書成果。保留人力資源，兌現(xiàn)編纂費用，表彰獎勵有功人員。

例如，《陜西省志·大事記》（1949～2009）的編纂，按項目化管理，制訂相應的工作規(guī)范和制度，包括分類收集、管理、編輯資料辦法；責任編輯編年包干辦法；項目管理辦法和數(shù)字化、信息化修志辦法，根據(jù)《大事記》是省志綜合性卷首的特性，采用了較明晰的編纂流程，大體分為11個主環(huán)節(jié)、1個方案制訂環(huán)節(jié)、1個資料篩選環(huán)節(jié)和8個修改環(huán)節(jié)。具體流程示意如下：

在以上的編纂流程中，包含有三條主線：一是編年包干主線，即在從前到后的每一個環(huán)節(jié)中，責任編輯都要在編寫組及主編、總纂的指導下，對自己所分包的年份全程參加編輯修改工作，并對質(zhì)量負責；二是資料主線，即資料收集、補充、訂正、增刪等貫穿于編纂過程的始終，其中包括資料分類、大事分類檢查的環(huán)節(jié)程序；三是反饋主線，即流程的環(huán)節(jié)之間具有反饋功能——相鄰環(huán)節(jié)之間有反饋功能，所有環(huán)節(jié)之間都具有反饋借鑒功能，以及時鑒別、核對、補充資料和史實。以上機制實際就是一個有機的雙向互動修志機制，較好地承載了志書編纂項目化的規(guī)范管理、質(zhì)量管理、資料管理、進度管理、經(jīng)費管理。

四、編纂項目支持體系建設

項目管理有知識體系、工作職能體系、工具方法體系等三大基礎體系。應該通過建設相應的支持體系，達到保障志書編纂正常進行和保證志書的屬性及其社會功能的需要。主要是確立志書的編纂理念、明確編委會組織的職能和編纂人員的職責、采用適合高效的工具方法，以促進項目的落實。

首先，建立一套項目化管理的運作體系，由編纂委員會統(tǒng)籌管理。實行編委會主任負責制。編委會的主要任務，確立項目理念，組織培訓教育，對內(nèi)是收集和提出項目建議，審核和控制項目計劃和預算，管理相關文件和信息；對外是創(chuàng)造環(huán)境，協(xié)調(diào)關系，整合力量，調(diào)配資源。編委會制定項目信息管理和項目會議制度，通過編委會辦公室設立專門的信息員，協(xié)助主編召集定期、不定期的會議。編委會以發(fā)布會議紀要和簡報的形式，規(guī)范、調(diào)度編纂工作，通報指令信息。主編是項目的“經(jīng)理人”，對編委會負責，對編纂項目承擔責任。主編、總纂及編纂人員實行聘任制，發(fā)給聘書，明確責任、權力和義務。

其次，建立獨立的項目管理文件體系，規(guī)定項目管理工作的流程和具體方法。將條例、辦法、規(guī)范、制度、規(guī)定等細化成操作性較強的文件，建立工作規(guī)則，界定編纂工作的流程，制定工作的方法措施，指導、規(guī)范、約束修志工作。

第三，建立項目跟蹤管理、項目評估考核、責任考核三項機制，實行工作任務責任目標管理辦法，分解量化管理，重點控制經(jīng)費、質(zhì)量和進度。采取表單的形式，對立項、項目關鍵點檢查、項目執(zhí)行狀況、工作進度、任務完成情況、項目管理等方面進行統(tǒng)一控制。實行考勤和成果登記制度，定期考核，成果與報酬、獎懲掛鉤。

第四，建立項目風險管理機制，處理重大突發(fā)事件，決定項目內(nèi)容和事項的變更。

五、編纂項目管理方法

良好的編纂項目管理表現(xiàn)為良好的項目效果，良好的項目效果來源于科學規(guī)范的項目管理方法；科學規(guī)范的項目管理方法貫穿于整個項目生命周期當中，良好的項目效果是項目過程質(zhì)量和結果質(zhì)量的完美統(tǒng)一。項目管理全過程的具體方法是項目管理理念、組織、體系、流程和實踐的綜合體現(xiàn)。項目管理的全過程通過項目立項、計劃、資源配置、執(zhí)行與監(jiān)控、收尾與評價等一系列管理活動的具體方法得以體現(xiàn)，為最終實現(xiàn)既定的組織戰(zhàn)略目標奠定堅實的基礎。

項目管理是一門系統(tǒng)性應用學科，吸收了工程技術學、管理學、系統(tǒng)工程學、心理學、經(jīng)濟學、法學、社會學等各個學科中旨在解決實際問題的理論知識和實踐方法。項目管理已形成共性的管理理念、體系、流程和方法，志書編纂項目管理可以學習借鑒。地方志書編纂應當繼承和發(fā)揚第一輪修志以來形成的經(jīng)驗和做法，在此基礎上去不斷追求科學高效系統(tǒng)的管理方法。需要重視的基本方法主要有以下幾個方面：

首先，確立正確的思想方法。就是要有正確的指導思想，堅持辯證唯物主義的歷史觀和方法論。思想是行動的先導，是攻堅克難的智慧法寶。地方志的本質(zhì)是研究記述自然、社會及其發(fā)展規(guī)律的社會文化知識體系，編纂地方志必須具有相應的認知能力和水平。所以，思想方法極其重要。

其次，掌握有效學習方法。必須努力提高團隊的本領，使團隊自身能力的增長速度趕上變化的速度。提高學習能力是創(chuàng)造工具的工具。因此，學習的方法就成為管理者管理的原動力性武器。

第三，采用信息化、網(wǎng)絡化修志方法。一部志書結構復雜、信息量大、參與編纂單位及人員多、時間周期長，必須用信息技術和網(wǎng)絡化辦法來組織資料、編寫志稿、審核志稿、管理資源、控制流程、保證質(zhì)量。利用計算機技術數(shù)字化收集信息、加工資料、撰寫稿件、審改稿件、組織修志，實現(xiàn)資料共享、資源共享、成果共享，可以改善志書項目的管理方式，極大地提高修志的質(zhì)量和效能。為此，我們開發(fā)了網(wǎng)上修志系統(tǒng)，相信其積極的價值和意義。

第四，開拓規(guī)范化修志的途徑。途徑就是道路，也如同一種規(guī)范、一種流程、一種模具、一種工藝，也算得上一種方法。項目化就是最好的規(guī)范化。首先，要規(guī)范其社會價值。地方志堅持為國修志，傳承文明的宗旨，要走法制化、規(guī)范化的修志之路。志書是社會文化產(chǎn)品，必須受社會道德、價值觀、制度等的支撐。其次，要規(guī)范志書的編纂業(yè)務及其修志工作。地方志書是獨特的文化現(xiàn)象，是光榮的歷史文化傳統(tǒng)，其自身具有內(nèi)在的規(guī)定性。志書就是志書，要在創(chuàng)新中不斷增強生命力，發(fā)揮自身活力。目前已經(jīng)有了有了許多的規(guī)范和制度，應當珍惜和用好這些制度。第三，要用綜合性的辦法來管理編纂項目。修志走的是一條社會化路子，戰(zhàn)場極寬，戰(zhàn)線極長，投入人力極大，進行規(guī)范化組織和管理，是一個重要的任務。必須用法制的辦法、行政的辦法、經(jīng)濟的辦法，將相關的各種資源納入項目化管理，以期提高志書編纂的社會化效能。