略談地方志書編纂的項(xiàng)目化管理

史天社

（陜西省地方志辦公室 陜西 西安 710006）

略談地方志書編纂的項(xiàng)目化管理

史天社

（陜西省地方志辦公室 陜西 西安 710006）

項(xiàng)目是具有目標(biāo)、期限、預(yù)算、資源約束與資源消耗以及專門組織的一次性獨(dú)立任務(wù)。項(xiàng)目的范圍、組織、時間、成本、質(zhì)量、環(huán)境是基本要素。這六個基本要素也是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)要考慮和把握的基本內(nèi)容。地方志書編纂項(xiàng)目的目標(biāo)由成果性目標(biāo)和約束性目標(biāo)組成。成果性目標(biāo)體現(xiàn)為編纂出版一本志書，而約束性目標(biāo)則體現(xiàn)為時間、質(zhì)量、成本等可以量化的約束性條件。實(shí)現(xiàn)地方志書編纂的項(xiàng)目化管理，達(dá)到計(jì)劃目標(biāo)，項(xiàng)目化管理的理念、組織、體系、流程和方法發(fā)揮著巨大的功效。

一、項(xiàng)目化管理的理念

項(xiàng)目化管理就是集中時間，集中力量，科學(xué)配置資源，協(xié)調(diào)工作，保證完成一項(xiàng)事情。管理項(xiàng)目化，是指將管理范圍內(nèi)的每一項(xiàng)事務(wù)分解成若干個項(xiàng)目，按照項(xiàng)目管理的模式建立管理體系、配置項(xiàng)目資源、落實(shí)項(xiàng)目目標(biāo)責(zé)任、建立項(xiàng)目考評機(jī)制，用項(xiàng)目管理的基本思路和基本方法來管理事物。項(xiàng)目管理在管理思維模式和運(yùn)作方式上，力爭最大限度地利用組織的內(nèi)外資源，改善工作流程，提高工作質(zhì)量和效率。項(xiàng)目化管理的根本目的，是如何在確保時間、技術(shù)、經(jīng)費(fèi)和性能指標(biāo)的條件下，以盡可能高的效率完成目標(biāo)任務(wù)，讓所有相關(guān)者滿意。

目前，項(xiàng)目化管理已經(jīng)成為一種新的管理理念。其核心是科學(xué)合理調(diào)配資源，集合、發(fā)揮全員智慧及力量的理念；規(guī)范性與創(chuàng)新性結(jié)合的理念。體現(xiàn)了管理科學(xué)化的要求，排斥人治的主觀隨意性，推行規(guī)則意識，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力，通過更多地“激發(fā)與引導(dǎo)”，進(jìn)而大大提升管理的執(zhí)行力。規(guī)則包括程序和制度，用以保障組織機(jī)體的自行協(xié)調(diào)運(yùn)作能力。項(xiàng)目化管理的對象是資源要素和管理的組織以及各項(xiàng)具體工作任務(wù)，目標(biāo)是達(dá)到組織成員素質(zhì)的提升的實(shí)現(xiàn)方式，途徑是規(guī)范化，方法是信息化。

地方志書編纂應(yīng)當(dāng)推行項(xiàng)目化，實(shí)行科學(xué)系統(tǒng)的管理。編修地方志是黨委領(lǐng)導(dǎo)、政府主持、社會各個方面參與、專家修志、眾手成書的系統(tǒng)化的浩大文化工程，是一項(xiàng)社會化的政府行為，需要協(xié)調(diào)、調(diào)動全系統(tǒng)乃至其他部門、系統(tǒng)以至社會性的人力和資源。傳統(tǒng)志書編纂，將其置于職能部門中進(jìn)行管理，結(jié)果往往受到部門條件和松散化管理的限制，達(dá)不到預(yù)期的計(jì)劃和目標(biāo)。通過科學(xué)的方法將地方志書編纂的要素、資源轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目，實(shí)行項(xiàng)目管理模式具有可行性和必要性。通過項(xiàng)目化管理可以達(dá)到實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)方志文化的提升，鍛煉隊(duì)伍，提高管理水平，整合資源，提高效能等作用。

二、編纂項(xiàng)目組織管理

志書編纂項(xiàng)目組織管理主要體現(xiàn)為項(xiàng)目的組織形式、人員配備、工作職責(zé)、管理流程以及組織文化。包括項(xiàng)目組織類型、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目人力資源、項(xiàng)目文化等相關(guān)內(nèi)容。

組織是一切管理活動取得成功的基本要素。一部志書的編纂組織具有臨時性，更強(qiáng)調(diào)負(fù)責(zé)人的作用，更強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作精神，更注重借助外部資源。所以，志書編纂委員會、辦公室、編輯部等組織具有柔性、跨職能部門、長于協(xié)作協(xié)調(diào)等特點(diǎn)。編委會領(lǐng)導(dǎo)、主編、總纂、專家、編輯隊(duì)伍是最大的人力資本。管理團(tuán)隊(duì)是組織所擁有的“特種作戰(zhàn)部隊(duì)”。由此形成團(tuán)結(jié)、和諧、高效的團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)各種資源的聚合，促進(jìn)多領(lǐng)域?qū)＜夷芰Φ暮铣?，促進(jìn)知識與信息共享，激發(fā)成員的創(chuàng)造力和凝聚力，是成功的關(guān)鍵。

組織管理的主要任務(wù)，首先，重視編制明確組織和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的作用和地位。界定他們責(zé)任和權(quán)力，以最大限度發(fā)揮組織的作用。其次，挑選和培養(yǎng)人才。注重在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)復(fù)合型高素質(zhì)高級人才。主編、總纂應(yīng)該是總攬全局的人才，具有把握總體目標(biāo)的能力、獲得項(xiàng)目資源的能力、組織和建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的能力、應(yīng)對危機(jī)和解決沖突的能力、談判和廣泛的溝通能力、領(lǐng)導(dǎo)和管理能力等六種綜合能力。第三，規(guī)范管理制度。以文件、制度形式確定各級組織和人員的責(zé)任、權(quán)力及從屬關(guān)系。形成激勵機(jī)制和考核機(jī)制，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)的管理文化。第四，設(shè)計(jì)工作流程。根據(jù)項(xiàng)目的目標(biāo)，按照編纂項(xiàng)目的計(jì)劃、組織、指揮和控制活動任務(wù)，制訂編纂工作規(guī)劃方案，分析、確定項(xiàng)目管理所需的工作，分解安排落實(shí)到各級組織及責(zé)任人員。建立適當(dāng)?shù)墓ぷ鞒绦颍暯诱５墓ぷ髦刃?，保證重點(diǎn)，形成可以突擊工作的能力。第五，建設(shè)編纂項(xiàng)目管理文化。編纂管理中的溝通方式、規(guī)則、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及管理特有的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、方法、素質(zhì)、水平、價值觀、思想體系等構(gòu)成管理文化的內(nèi)涵，是指導(dǎo)編纂項(xiàng)目進(jìn)程的準(zhǔn)繩。在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展、信息經(jīng)濟(jì)和知識經(jīng)濟(jì)逐漸成為主流的當(dāng)今社會，項(xiàng)目管理文化對項(xiàng)目的成敗起到關(guān)鍵作用。項(xiàng)目失敗很少是由于技術(shù)缺乏，而往往是由于項(xiàng)目管理文化的缺乏造成的。卓越的項(xiàng)目管理文化體現(xiàn)在洞察力、價值觀、信念、動機(jī)等方面，與項(xiàng)目的各個方面密切相關(guān)。其中，增強(qiáng)責(zé)任感、使命感是項(xiàng)目管理文化的主要作用。建立卓越的項(xiàng)目管理文化體系，應(yīng)該鼓勵創(chuàng)新與寬容失敗，建設(shè)學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)適應(yīng)性，強(qiáng)化使命與目標(biāo)構(gòu)建共同愿景，既重視把握宏觀歷史領(lǐng)域又重視微觀編纂學(xué)方法，分析與綜合并舉重視綜合，崇尚共贏，使利益相關(guān)者滿意。

三、編纂項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程管理

編纂項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程管理是項(xiàng)目實(shí)施的主線。項(xiàng)目實(shí)施就是將修志活動和編纂任務(wù)項(xiàng)目化，從開始到終結(jié)分解、落實(shí)、完成任務(wù)的過程。這是修志的中心和主體。美國項(xiàng)目管理學(xué)會將項(xiàng)目管理劃分為需求確定、項(xiàng)目選擇、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目控制、項(xiàng)目評價、項(xiàng)目收尾七個過程。項(xiàng)目實(shí)施就是完成這七個過程的工作。按照劃塊分類管理的辦法，筆者認(rèn)為志書編纂項(xiàng)目化的標(biāo)準(zhǔn)有五個，即規(guī)范管理項(xiàng)目化、質(zhì)量管理項(xiàng)目化、資料管理項(xiàng)目化、進(jìn)度管理項(xiàng)目化、經(jīng)費(fèi)管理項(xiàng)目化、流程管理項(xiàng)目化。業(yè)務(wù)流程管理是實(shí)現(xiàn)其他四個管理的平臺和紐帶，具有尤其突出的作用。

志書編纂的整體及每個階段都可以分為啟動過程、計(jì)劃過程、執(zhí)行過程、控制過程、結(jié)束過程等五個模塊化階段。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以進(jìn)度、資源和經(jīng)費(fèi)為核心，志書編纂項(xiàng)目可以根據(jù)實(shí)際設(shè)計(jì)相應(yīng)的流程。其流程中的每個環(huán)節(jié)也可細(xì)化設(shè)計(jì)成相應(yīng)流程，即使流程每個環(huán)節(jié)中的具體事項(xiàng)也可以細(xì)化成項(xiàng)目進(jìn)行管理。例如規(guī)劃啟動環(huán)節(jié)中的啟動大會、制訂篇目大綱等等都可以項(xiàng)目化管理。值得強(qiáng)調(diào)的是，流程可以壓縮，但不能簡略。如同賽車，可以跑快，卻不可走捷徑。

一般來說，一部志書的編纂流程可以通過“六步法”轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目：

第一步，規(guī)劃啟動。制定規(guī)劃和編纂工作實(shí)施方案；制訂志書篇目大綱；成立編委會和編輯部，確定編纂人員；制訂制度，明確職責(zé)，分解任務(wù)；擬訂凡例，制訂行文規(guī)范；落實(shí)經(jīng)費(fèi)，提供條件；召開編委會會議暨啟動大會，進(jìn)行動員培訓(xùn)，簽訂目標(biāo)責(zé)任書。

第二步，收集整理資料。依據(jù)大綱分解任務(wù)，組織全單位、全系統(tǒng)有關(guān)組織和個人提供資料。形成資料管理制度和辦法。數(shù)字化加工、分類整理保存資料。編輯資料，形成資料長編。

第三步，總纂初稿。在資料長編的基礎(chǔ)上，編輯人員包干分章節(jié)目撰寫草稿?？傋雽庉嬋藛T的初稿進(jìn)行總纂，統(tǒng)一體例、文風(fēng)，合并刪除重復(fù)內(nèi)容，增補(bǔ)缺項(xiàng)，糾正錯誤，形成草稿。經(jīng)過編輯部組織數(shù)次修改后形成初稿。

第四步，審稿修改。志書是反復(fù)修改出來的，十易其稿都不為過。志書一般要經(jīng)過初審、二審、終審、出版社審稿、出版前審驗(yàn)等五個審稿環(huán)節(jié)?！蛾兾魇≈尽ご笫掠洝罚?949～2009）編纂中還增加了省委黨史研究室審讀、省保密局審核環(huán)節(jié)。每次審稿會議都會有數(shù)百、上千條修改意見。修改是編纂工作的主要任務(wù)。

第五步，出版印刷。依照出版規(guī)范，協(xié)助出版社做好出版工作。確定版式裝幀，預(yù)算經(jīng)費(fèi)，招標(biāo)落實(shí)印刷企業(yè)，驗(yàn)收志書。

第六步，編纂終結(jié)。以完成所有的工作分解任務(wù)和事項(xiàng)為前提條件，進(jìn)行總結(jié)檢查驗(yàn)收。收集所有文件，整理歸檔所有資料。舉辦志書首發(fā)儀式，分析成敗經(jīng)驗(yàn)，開發(fā)、拓展志書成果。保留人力資源，兌現(xiàn)編纂費(fèi)用，表彰獎勵有功人員。

例如，《陜西省志·大事記》（1949～2009）的編纂，按項(xiàng)目化管理，制訂相應(yīng)的工作規(guī)范和制度，包括分類收集、管理、編輯資料辦法；責(zé)任編輯編年包干辦法；項(xiàng)目管理辦法和數(shù)字化、信息化修志辦法，根據(jù)《大事記》是省志綜合性卷首的特性，采用了較明晰的編纂流程，大體分為11個主環(huán)節(jié)、1個方案制訂環(huán)節(jié)、1個資料篩選環(huán)節(jié)和8個修改環(huán)節(jié)。具體流程示意如下：

在以上的編纂流程中，包含有三條主線：一是編年包干主線，即在從前到后的每一個環(huán)節(jié)中，責(zé)任編輯都要在編寫組及主編、總纂的指導(dǎo)下，對自己所分包的年份全程參加編輯修改工作，并對質(zhì)量負(fù)責(zé)；二是資料主線，即資料收集、補(bǔ)充、訂正、增刪等貫穿于編纂過程的始終，其中包括資料分類、大事分類檢查的環(huán)節(jié)程序；三是反饋主線，即流程的環(huán)節(jié)之間具有反饋功能——相鄰環(huán)節(jié)之間有反饋功能，所有環(huán)節(jié)之間都具有反饋借鑒功能，以及時鑒別、核對、補(bǔ)充資料和史實(shí)。以上機(jī)制實(shí)際就是一個有機(jī)的雙向互動修志機(jī)制，較好地承載了志書編纂項(xiàng)目化的規(guī)范管理、質(zhì)量管理、資料管理、進(jìn)度管理、經(jīng)費(fèi)管理。

四、編纂項(xiàng)目支持體系建設(shè)

項(xiàng)目管理有知識體系、工作職能體系、工具方法體系等三大基礎(chǔ)體系。應(yīng)該通過建設(shè)相應(yīng)的支持體系，達(dá)到保障志書編纂正常進(jìn)行和保證志書的屬性及其社會功能的需要。主要是確立志書的編纂理念、明確編委會組織的職能和編纂人員的職責(zé)、采用適合高效的工具方法，以促進(jìn)項(xiàng)目的落實(shí)。

首先，建立一套項(xiàng)目化管理的運(yùn)作體系，由編纂委員會統(tǒng)籌管理。實(shí)行編委會主任負(fù)責(zé)制。編委會的主要任務(wù)，確立項(xiàng)目理念，組織培訓(xùn)教育，對內(nèi)是收集和提出項(xiàng)目建議，審核和控制項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算，管理相關(guān)文件和信息；對外是創(chuàng)造環(huán)境，協(xié)調(diào)關(guān)系，整合力量，調(diào)配資源。編委會制定項(xiàng)目信息管理和項(xiàng)目會議制度，通過編委會辦公室設(shè)立專門的信息員，協(xié)助主編召集定期、不定期的會議。編委會以發(fā)布會議紀(jì)要和簡報的形式，規(guī)范、調(diào)度編纂工作，通報指令信息。主編是項(xiàng)目的“經(jīng)理人”，對編委會負(fù)責(zé)，對編纂項(xiàng)目承擔(dān)責(zé)任。主編、總纂及編纂人員實(shí)行聘任制，發(fā)給聘書，明確責(zé)任、權(quán)力和義務(wù)。

其次，建立獨(dú)立的項(xiàng)目管理文件體系，規(guī)定項(xiàng)目管理工作的流程和具體方法。將條例、辦法、規(guī)范、制度、規(guī)定等細(xì)化成操作性較強(qiáng)的文件，建立工作規(guī)則，界定編纂工作的流程，制定工作的方法措施，指導(dǎo)、規(guī)范、約束修志工作。

第三，建立項(xiàng)目跟蹤管理、項(xiàng)目評估考核、責(zé)任考核三項(xiàng)機(jī)制，實(shí)行工作任務(wù)責(zé)任目標(biāo)管理辦法，分解量化管理，重點(diǎn)控制經(jīng)費(fèi)、質(zhì)量和進(jìn)度。采取表單的形式，對立項(xiàng)、項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)檢查、項(xiàng)目執(zhí)行狀況、工作進(jìn)度、任務(wù)完成情況、項(xiàng)目管理等方面進(jìn)行統(tǒng)一控制。實(shí)行考勤和成果登記制度，定期考核，成果與報酬、獎懲掛鉤。

第四，建立項(xiàng)目風(fēng)險管理機(jī)制，處理重大突發(fā)事件，決定項(xiàng)目內(nèi)容和事項(xiàng)的變更。

五、編纂項(xiàng)目管理方法

良好的編纂項(xiàng)目管理表現(xiàn)為良好的項(xiàng)目效果，良好的項(xiàng)目效果來源于科學(xué)規(guī)范的項(xiàng)目管理方法；科學(xué)規(guī)范的項(xiàng)目管理方法貫穿于整個項(xiàng)目生命周期當(dāng)中，良好的項(xiàng)目效果是項(xiàng)目過程質(zhì)量和結(jié)果質(zhì)量的完美統(tǒng)一。項(xiàng)目管理全過程的具體方法是項(xiàng)目管理理念、組織、體系、流程和實(shí)踐的綜合體現(xiàn)。項(xiàng)目管理的全過程通過項(xiàng)目立項(xiàng)、計(jì)劃、資源配置、執(zhí)行與監(jiān)控、收尾與評價等一系列管理活動的具體方法得以體現(xiàn)，為最終實(shí)現(xiàn)既定的組織戰(zhàn)略目標(biāo)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

項(xiàng)目管理是一門系統(tǒng)性應(yīng)用學(xué)科，吸收了工程技術(shù)學(xué)、管理學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、心理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會學(xué)等各個學(xué)科中旨在解決實(shí)際問題的理論知識和實(shí)踐方法。項(xiàng)目管理已形成共性的管理理念、體系、流程和方法，志書編纂項(xiàng)目管理可以學(xué)習(xí)借鑒。地方志書編纂應(yīng)當(dāng)繼承和發(fā)揚(yáng)第一輪修志以來形成的經(jīng)驗(yàn)和做法，在此基礎(chǔ)上去不斷追求科學(xué)高效系統(tǒng)的管理方法。需要重視的基本方法主要有以下幾個方面：

首先，確立正確的思想方法。就是要有正確的指導(dǎo)思想，堅(jiān)持辯證唯物主義的歷史觀和方法論。思想是行動的先導(dǎo)，是攻堅(jiān)克難的智慧法寶。地方志的本質(zhì)是研究記述自然、社會及其發(fā)展規(guī)律的社會文化知識體系，編纂地方志必須具有相應(yīng)的認(rèn)知能力和水平。所以，思想方法極其重要。

其次，掌握有效學(xué)習(xí)方法。必須努力提高團(tuán)隊(duì)的本領(lǐng)，使團(tuán)隊(duì)自身能力的增長速度趕上變化的速度。提高學(xué)習(xí)能力是創(chuàng)造工具的工具。因此，學(xué)習(xí)的方法就成為管理者管理的原動力性武器。

第三，采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化修志方法。一部志書結(jié)構(gòu)復(fù)雜、信息量大、參與編纂單位及人員多、時間周期長，必須用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化辦法來組織資料、編寫志稿、審核志稿、管理資源、控制流程、保證質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)數(shù)字化收集信息、加工資料、撰寫稿件、審改稿件、組織修志，實(shí)現(xiàn)資料共享、資源共享、成果共享，可以改善志書項(xiàng)目的管理方式，極大地提高修志的質(zhì)量和效能。為此，我們開發(fā)了網(wǎng)上修志系統(tǒng)，相信其積極的價值和意義。

第四，開拓規(guī)范化修志的途徑。途徑就是道路，也如同一種規(guī)范、一種流程、一種模具、一種工藝，也算得上一種方法。項(xiàng)目化就是最好的規(guī)范化。首先，要規(guī)范其社會價值。地方志堅(jiān)持為國修志，傳承文明的宗旨，要走法制化、規(guī)范化的修志之路。志書是社會文化產(chǎn)品，必須受社會道德、價值觀、制度等的支撐。其次，要規(guī)范志書的編纂業(yè)務(wù)及其修志工作。地方志書是獨(dú)特的文化現(xiàn)象，是光榮的歷史文化傳統(tǒng)，其自身具有內(nèi)在的規(guī)定性。志書就是志書，要在創(chuàng)新中不斷增強(qiáng)生命力，發(fā)揮自身活力。目前已經(jīng)有了有了許多的規(guī)范和制度，應(yīng)當(dāng)珍惜和用好這些制度。第三，要用綜合性的辦法來管理編纂項(xiàng)目。修志走的是一條社會化路子，戰(zhàn)場極寬，戰(zhàn)線極長，投入人力極大，進(jìn)行規(guī)范化組織和管理，是一個重要的任務(wù)。必須用法制的辦法、行政的辦法、經(jīng)濟(jì)的辦法，將相關(guān)的各種資源納入項(xiàng)目化管理，以期提高志書編纂的社會化效能。