論制藥企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施

曹雅萍

【摘要】敘述ERP系統(tǒng)對(duì)于制藥企業(yè)順利發(fā)展的重要性。簡(jiǎn)單介紹ERP系統(tǒng)的構(gòu)成，著重介紹了實(shí)施ERP系統(tǒng)的方法步驟。同時(shí)，根據(jù)制藥企業(yè)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，提出了一些實(shí)施ERP系統(tǒng)的策略。

【關(guān)鍵詞】制藥企業(yè) ERP 系統(tǒng)實(shí)施 策略

企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（ERP）是在制造資源計(jì)劃（MRPII）系統(tǒng)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的集財(cái)務(wù)、人力資源、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造等企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)管理為一體的大型集成化管理信息軟件系統(tǒng)，可通過(guò)提供一套完備的集成方案，使企業(yè)高效利用物力、人力和財(cái)力等資源。隨著國(guó)內(nèi)制藥市場(chǎng)的成熟、制藥企業(yè)的迅速發(fā)展，ERP系統(tǒng)已成為制藥企業(yè)信息化管理的首選方案之一。

一、制藥企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的必要性

（一）ERP實(shí)施已有較好的外部環(huán)境

從山東魯抗醫(yī)藥股份有限公司于1998年率先實(shí)施ERP開(kāi)始，哈藥集團(tuán)有限公司、華北制藥集團(tuán)有限責(zé)任公司等我國(guó)大型制藥企業(yè)相繼實(shí)施ERP。ERP在制藥行業(yè)已經(jīng)歷了10多年的發(fā)展歷程，而這個(gè)階段正好處于ERP在我國(guó)發(fā)展的成熟期，因此制藥行業(yè)實(shí)施ERP具有較好的外部環(huán)境。

（二）制藥企業(yè)自身的發(fā)展需要

制藥行業(yè)藥品種類(lèi)繁多，不管是原料藥還是輔料，甚至是產(chǎn)成品，每一大類(lèi)下又有若干小類(lèi)，這種模式為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)一定的不便：

一是在手工管理操作下，遵循GMP要求的基礎(chǔ)上，就算有再精細(xì)的手工管理辦法，想要找出某一種產(chǎn)品，也要花費(fèi)一定的時(shí)間和精力。

二是藥品和化學(xué)試劑作為一種特殊商品，時(shí)效性強(qiáng)，需要嚴(yán)格控制其有效期。對(duì)批次的管理要求嚴(yán)格，而手工管理很難做到及時(shí)、準(zhǔn)確。例如保稅區(qū)內(nèi)企業(yè)，原料藥進(jìn)口、出口都需要海關(guān)監(jiān)管，季度原料藥進(jìn)、出口數(shù)量之間的核銷(xiāo)要求嚴(yán)格，如果企業(yè)純手工記錄的話(huà)，核銷(xiāo)是提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)非常的困難。

三是由于產(chǎn)品品種多，造成業(yè)務(wù)量大。手工進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)勞動(dòng)效率極低，致使財(cái)務(wù)及管

理部門(mén)所需的各種經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)及經(jīng)營(yíng)分析報(bào)表無(wú)法及時(shí)得到，就算及時(shí)提供，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也較難保證。

另一方面，ERP系統(tǒng)能夠使制藥企業(yè)終端客戶(hù)的信息及時(shí)反饋，還能加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，有效提高企業(yè)財(cái)務(wù)績(jī)效，增強(qiáng)企業(yè)生存與發(fā)展的能力。因此，從內(nèi)部看，制藥企業(yè)要想得到生存發(fā)展，也要實(shí)施 ERP。

二、ERP系統(tǒng)的構(gòu)成及實(shí)施步驟

（一）ERP系統(tǒng)的構(gòu)成

ERP系統(tǒng)主要功能包括：基礎(chǔ)信息模塊、供應(yīng)鏈管理模塊、財(cái)務(wù)管理模塊、管理會(huì)計(jì)模塊，人力資源管理模塊、生產(chǎn)制造管理模塊、質(zhì)量管理模塊等，每個(gè)大模塊下有若干功能模塊，各模塊之間信息共享。由于每個(gè)企業(yè)需要的軟件功能不同，企業(yè)不僅要立足于當(dāng)前內(nèi)部實(shí)際情況，更要有長(zhǎng)期發(fā)展的眼光，來(lái)選擇適合自己的功能模塊，有時(shí)候多余的功能不但起不到任何作用，還會(huì)造成在日常使用中不必要的麻煩。大部分制藥企業(yè)都需要對(duì)ERP實(shí)施定制，使它更符合企業(yè)的實(shí)際情況，滿(mǎn)足企業(yè)流程的需要。

（二）內(nèi)部前期準(zhǔn)備工作

流程資料準(zhǔn)備。制藥公司內(nèi)部流程復(fù)雜，公司應(yīng)當(dāng)事先準(zhǔn)備業(yè)務(wù)流程說(shuō)明甚至包括公司的組織架構(gòu)。軟件供貨商可以通過(guò)這些已有流程分析出公司的管理水平、權(quán)利分配情況，如果可以在實(shí)施之前，對(duì)公司流程進(jìn)行改造完善，完全可以使實(shí)施進(jìn)度大大加快。

全員參與。ERP系統(tǒng)一般會(huì)應(yīng)用到各個(gè)部門(mén)，所有員工必須積極參與，而員工的參與度與高層領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度密不可分，因此高層領(lǐng)導(dǎo)的重視與全員參與是保證ERP成功實(shí)行的重要因素。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范。ERP系統(tǒng)對(duì)前期的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要求非常高，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是之后運(yùn)行的基礎(chǔ)，因此必須按照規(guī)范、統(tǒng)一的格式提供數(shù)據(jù)，并且需要保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性及完整性。

（三）ERP系統(tǒng)的實(shí)施方法和步驟

1.硬件準(zhǔn)備。企業(yè)需在已有信息化程度的基礎(chǔ)上，對(duì)使用人員的硬件設(shè)施進(jìn)行改造，包括對(duì)公司線(xiàn)路的改造，購(gòu)買(mǎi)服務(wù)器等。最好能夠安排較大的培訓(xùn)教室，在做系統(tǒng)培訓(xùn)的時(shí)候，可以集結(jié)不同部門(mén)的相關(guān)人員定期進(jìn)行測(cè)試、訓(xùn)練。

2.成立項(xiàng)目小組。成立項(xiàng)目小組是ERP系統(tǒng)實(shí)施的重大環(huán)節(jié)，項(xiàng)目小組可以分成領(lǐng)導(dǎo)小組和實(shí)施小組，領(lǐng)導(dǎo)小組可以由公司高級(jí)管理人員及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)政策的制定及宏觀方面的指導(dǎo)，可以有小組組長(zhǎng)，這樣可以在必要時(shí)協(xié)調(diào)各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的工作。項(xiàng)目實(shí)施小組負(fù)責(zé)與實(shí)施顧問(wèn)的對(duì)接，對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，督促其進(jìn)行本部門(mén)的系統(tǒng)實(shí)施。

3.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。任何企業(yè)ERP項(xiàng)目的運(yùn)行，都是架構(gòu)在數(shù)據(jù)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)上。有了數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)才能夠?qū)⑿畔鞑サ秸麄€(gè)企業(yè)，繼而在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務(wù)工作，提高管理水平。制藥企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)更加嚴(yán)格，特別是倉(cāng)庫(kù)物料的數(shù)據(jù)，前期的數(shù)據(jù)正確性及規(guī)范化是保證ERP系統(tǒng)順利實(shí)施的基礎(chǔ)。

4.員工培訓(xùn)。ERP系統(tǒng)結(jié)合了企業(yè)的管理知識(shí)及計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，這就要求企業(yè)管理人員先具備較好的管理水平，其次才是對(duì)使用者進(jìn)行具體操作的培訓(xùn)，按照不同部門(mén)、不同職責(zé)分批培訓(xùn)，同時(shí)，對(duì)企業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行ERP原理、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、如何安裝與使用進(jìn)行培訓(xùn)。

5.模擬運(yùn)行測(cè)試?；A(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入及員工培訓(xùn)完成后，用企業(yè)的實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)行模擬。例如，可以將采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售等人員集結(jié)到一起，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的模擬運(yùn)行，這樣可以最快的發(fā)現(xiàn)每個(gè)環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題。模擬測(cè)試可以檢驗(yàn)各類(lèi)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及合理性，驗(yàn)證各模塊的準(zhǔn)確度，協(xié)調(diào)各部門(mén)操作員之間的關(guān)系，避免在實(shí)際運(yùn)行時(shí)出現(xiàn)摩擦。當(dāng)模擬測(cè)試無(wú)問(wèn)題后，可以將ERP系統(tǒng)與原有系統(tǒng)并行一段時(shí)間，一般是三個(gè)月，如果未發(fā)現(xiàn)什么異常，則可以將舊系統(tǒng)拋棄掉。盡快適應(yīng)新ERP系統(tǒng)，才能更早的發(fā)揮該系統(tǒng)的作用，加速企業(yè)的發(fā)展。

三、制藥企業(yè)ERP成功實(shí)施的策略

ERP項(xiàng)目實(shí)施具有高風(fēng)險(xiǎn)性，結(jié)合大部分制藥企業(yè)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)及筆者自身的體會(huì)，筆者認(rèn)為在制藥企業(yè)引進(jìn)ERP項(xiàng)目的過(guò)程中可以注重以下幾個(gè)方面，以確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。

（一）調(diào)查企業(yè)自身現(xiàn)狀及定位目標(biāo)

ERP實(shí)施是一項(xiàng)耗資較大的項(xiàng)目，在實(shí)施之前，企業(yè)必須對(duì)自身狀況進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查與分析，同時(shí)，還需要對(duì)企業(yè)將來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)有清晰的認(rèn)識(shí)，只有確立清晰的目標(biāo)并在實(shí)施過(guò)程中充分考慮該目標(biāo)，才能為后期的實(shí)施計(jì)劃做充分的準(zhǔn)備。

（二）正確選擇ERP軟件

ERP軟件的正確選擇是企業(yè)實(shí)施成功的關(guān)鍵。不同的軟件企業(yè)有不同的擅長(zhǎng)的領(lǐng)域。對(duì)于制藥企業(yè)來(lái)說(shuō)，選擇一個(gè)與多個(gè)制藥企業(yè)有著成功合作經(jīng)驗(yàn)、制藥ERP模塊技術(shù)穩(wěn)定的軟件商非常重要。企業(yè)在選擇軟件時(shí)，還應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)濟(jì)狀況、業(yè)務(wù)狀況等方面的條件來(lái)選擇適合自己的軟件系統(tǒng)。

（三）最高層管理者的高度重視與支持

ERP項(xiàng)目一般持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，需要企業(yè)投入大量的資金和人力，并且在實(shí)施的過(guò)程中，因?yàn)樽儎?dòng)較大，有的部分會(huì)持反對(duì)意見(jiàn)且不配合實(shí)施工作，此時(shí)就需要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)層作用，灌輸正確的理念，發(fā)揮積極的領(lǐng)導(dǎo)作用。

（四）組建項(xiàng)目小組

ERP項(xiàng)目在實(shí)際運(yùn)行之前需先組建一個(gè)內(nèi)部項(xiàng)目小組，以處理整個(gè)ERP項(xiàng)目周期內(nèi)的具體事務(wù)，在實(shí)施過(guò)程中涉及的具體問(wèn)題較多，一個(gè)強(qiáng)有力的ERP小組是項(xiàng)目順利進(jìn)行的重要保證。另外，內(nèi)部的信息技術(shù)人員和企業(yè)將來(lái)的ERP管理人員需全程參與ERP項(xiàng)目小組的工作，為該項(xiàng)目提供相應(yīng)的支持。

（五）制定項(xiàng)目預(yù)算和進(jìn)度表

ERP的實(shí)際投入與預(yù)期一般不會(huì)一樣，這種變動(dòng)性很可能會(huì)影響到項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度。

所以在項(xiàng)目啟動(dòng)之前，應(yīng)當(dāng)充分了解整個(gè)項(xiàng)目的投入規(guī)模及潛在費(fèi)用，充分考慮可能會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素，制定合理的預(yù)算及進(jìn)度表，并隨時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。

（六）培養(yǎng)自己的ERP系統(tǒng)管理員及建立管理制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)綜合考慮ERP系統(tǒng)的管理及維護(hù)，一直依靠軟件商的實(shí)施顧問(wèn)是有風(fēng)險(xiǎn)的，企業(yè)在項(xiàng)目啟動(dòng)之初就應(yīng)當(dāng)在企業(yè)的IT部門(mén)挑選一至兩名人員作為ERP系統(tǒng)的管理員。管理員應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目開(kāi)始啟動(dòng)就加入到項(xiàng)目小組內(nèi)，全面參與到項(xiàng)目的建設(shè)的各階段，掌握整個(gè)系統(tǒng)的基本操作等一系列知識(shí)，以便在未來(lái)對(duì)各部門(mén)的使用者進(jìn)行指導(dǎo)，并處理日后的系統(tǒng)維護(hù)工作，確保ERP系統(tǒng)在企業(yè)的順利進(jìn)行。同時(shí)，項(xiàng)目小組可以制定一套ERP系統(tǒng)管理機(jī)制，并通知各部門(mén)必須嚴(yán)格遵守。

四、結(jié)語(yǔ)

制藥行業(yè)的特殊性為制藥企業(yè)成功實(shí)施ERP增加了難度。制藥企業(yè)在引進(jìn)該項(xiàng)目之前應(yīng)當(dāng)對(duì)自身的情況進(jìn)行細(xì)致、準(zhǔn)確的分析，在此基礎(chǔ)在選擇好的項(xiàng)目方案，積極做好項(xiàng)目過(guò)程中的各項(xiàng)工作，確保ERP項(xiàng)目能夠順利完成并發(fā)揮其最大的作用。

以上是筆者根據(jù)自身實(shí)施ERP系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)資料，提出的一些對(duì)于制藥企業(yè)如何實(shí)施ERP系統(tǒng)的建議，不當(dāng)之處敬請(qǐng)指正。

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