會(huì)計(jì)電算化檔案管理探討

李賢玲

摘要：會(huì)計(jì)電算化.主要是應(yīng)用計(jì)算機(jī)代替人工記賬、結(jié)賬、報(bào)賬以及對會(huì)計(jì)信息的處理、分析和判斷的過程。隨著我國會(huì)計(jì)電算化的深入發(fā)展，如何加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化檔案的管理工作，是一個(gè)值得探討的重要課題。本文著重闡述了會(huì)計(jì)電算化檔案管理的現(xiàn)狀，并結(jié)合實(shí)際工作中的特點(diǎn)，提出如何做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案；檔案管理

會(huì)計(jì)電算化與檔案管理之間是相互聯(lián)系、密不可分的。會(huì)計(jì)電算化拓寬了會(huì)計(jì)檔案管理的范圍，提高了會(huì)計(jì)檔案管理的效率與水平。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理也針對會(huì)計(jì)電算化提出了新的要求，并且產(chǎn)生了許多新的問題，這應(yīng)引起會(huì)計(jì)工作人員和檔案管理人員的高度重視，切實(shí)加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作。

一、會(huì)計(jì)電算化檔案管理的現(xiàn)狀

1.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。會(huì)計(jì)已進(jìn)入電算化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的拓寬使會(huì)計(jì)電算化檔案管理出現(xiàn)許多新的特征，過去紙質(zhì)的檔案管理制度在內(nèi)容、方法及管理目標(biāo)上都顯得較為狹隘，好多單位沒有及時(shí)地修訂本單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有明確相關(guān)的檔案管理職責(zé)，以致影響了會(huì)計(jì)電子檔案的整理和應(yīng)用，從而使電算化檔案管理出現(xiàn)簡單化、形式化的現(xiàn)象。

2.企業(yè)自身的內(nèi)部控制不完善。在電算化下，由于會(huì)計(jì)人員操作流程不規(guī)范、職責(zé)不清等原因，經(jīng)常造成會(huì)計(jì)檔案在不知覺的情況下被修改，導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員舞蔽事件時(shí)有發(fā)生。例如會(huì)計(jì)檔案的任意篡改、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的任意修改和刪除、程序的無故破壞等，都使得電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作受到人為的破壞，甚至嚴(yán)重影響了企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表的真實(shí)性、可靠性和完整性。

3.電算化會(huì)計(jì)資料保存不完整。一方面，在電算化下，有些單位對于所有的電算化會(huì)計(jì)資料并沒有完整地進(jìn)行保存。會(huì)計(jì)檔案的管理，是指對存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其它磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的全部的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。另一方面，由于會(huì)計(jì)電算化的軟件升級換代很快，在不同的版本下會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)有可能不同，有的單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版本及軟件系統(tǒng)很好地保存，造成會(huì)計(jì)電算化檔案不能被調(diào)闊。

4.會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人才缺乏。會(huì)計(jì)電算化不僅涉及會(huì)計(jì)方而的知識，還包括了計(jì)算機(jī)和管理等多方面的專業(yè)知識。老的財(cái)務(wù)人員不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的需要，而新的財(cái)務(wù)人員又沒有足夠的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)應(yīng)對日益復(fù)雜的賬務(wù)處理，財(cái)會(huì)人員只能對日常的會(huì)計(jì)核算進(jìn)行處理，對計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)、開發(fā)和利用及如何提高會(huì)計(jì)管理水平則無能為力。因而導(dǎo)致用戶在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，只注重會(huì)計(jì)軟件仿真程度，不注重軟件在會(huì)計(jì)管理方面的功能與現(xiàn)行會(huì)計(jì)法規(guī)相違背的功能存在。

二、加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化檔案管理的措施

1.領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)電算化檔案的管理。領(lǐng)導(dǎo)重視是提高企業(yè)會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵保證，只有建立和落實(shí)各級會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作責(zé)任制，職責(zé)明確，在“軟件”和“硬件”設(shè)施方面都加強(qiáng)監(jiān)督，才能使電算化會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔、保管等工作得到順利落實(shí)。

2.企業(yè)應(yīng)制定一套切實(shí)可行的檔案制度。為了更好地管理會(huì)計(jì)電算化檔案，使其發(fā)揮更大的作用，企業(yè)必須制定一套切實(shí)可行的檔案制度。此制度應(yīng)包括存檔手續(xù)，分類管理辦法，使用審批手續(xù)，保存期限及銷毀手續(xù)等內(nèi)容，以使對會(huì)計(jì)電算化檔案實(shí)施制度化管理。別處，我們還必須對整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做些工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范等。

3.企業(yè)應(yīng)確保檔案的真實(shí)性、可靠性和完整性。企業(yè)應(yīng)實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重保管。一方面，應(yīng)定期將會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)用統(tǒng)一紙質(zhì)打印并裝訂成冊進(jìn)行存檔，由專人負(fù)責(zé)向檔案室移交。在交接時(shí)要認(rèn)真清點(diǎn)，保證歸檔數(shù)量準(zhǔn)確，確保電算化會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、完整。另一方面，應(yīng)定期將會(huì)計(jì)電子檔案拷貝并且加密后進(jìn)行保存。

4.企業(yè)應(yīng)確保檔案的安全管理。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，因此，對這些檔案進(jìn)行保存時(shí)應(yīng)根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)取雙備份的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)，盡量使用存儲(chǔ)量大、優(yōu)質(zhì)的光盤備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

5.企業(yè)應(yīng)健全約束機(jī)制、合理設(shè)崗。會(huì)計(jì)工作內(nèi)容繁雜，只有科學(xué)地進(jìn)行崗位分工，使之規(guī)范化、科學(xué)化，并落實(shí)崗位責(zé)任制，才能使整個(gè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)高效、協(xié)調(diào)地運(yùn)作。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)健全約束機(jī)制，防止有些會(huì)計(jì)人員圖省事，違犯操作規(guī)定，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案原始資料不真實(shí)等情況的發(fā)生。

6.企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)電算化會(huì)計(jì)檔案專業(yè)管理人才。針對會(huì)計(jì)電算檔案管理的特殊性，企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)既有豐富的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識和檔案管理專業(yè)知識，又要精通信息技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化軟件，這就要求在人才培養(yǎng)上下功夫，有針對性地加強(qiáng)“會(huì)計(jì)一計(jì)算機(jī)—檔案管理”的復(fù)合型人才的培養(yǎng)，為電算化會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范、安全、科學(xué)管理提供人才保障。

7.按照一定程序?qū)﹄娝慊瘯?huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀。保管期滿的會(huì)計(jì)電算化檔案，應(yīng)該按照一定的程序由檔案保管人員向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見，然后編制會(huì)計(jì)電算化檔案銷毀清冊，列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、編號、數(shù)量、起止年度、應(yīng)保管期限等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)電算化檔案銷毀清冊上簽署意見，實(shí)施銷毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)及主管部門派人監(jiān)銷，并將實(shí)際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊進(jìn)行準(zhǔn)確核對。銷毀后監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。