河南省中小企業(yè)ERP的調(diào)查與分析

李紅軍,徐其東

(1.周口職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)經(jīng)系,河南周口466001;2.周口師范學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系,河南周口466001)

河南省中小企業(yè)ERP的調(diào)查與分析

李紅軍1,徐其東2

(1.周口職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)經(jīng)系,河南周口466001;2.周口師范學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系,河南周口466001)

通過對(duì)河南省126家制造業(yè)中小企業(yè)進(jìn)行問卷調(diào)查發(fā)現(xiàn),中小企業(yè)對(duì)實(shí)施ERP意義的認(rèn)識(shí)趨同,但實(shí)施ERP的中小企業(yè)對(duì)員工缺乏必要的培訓(xùn),ERP實(shí)施前的管理基礎(chǔ)工作還需要特別改進(jìn);企業(yè)雖重視ERP實(shí)施的過程管理,卻忽視對(duì)員工進(jìn)行管理軟件原理及其功能的培訓(xùn)。其中管理基礎(chǔ)工作對(duì)中小企業(yè)實(shí)施ERP成功與否的影響最大,因此,中小企業(yè)成功實(shí)施ERP的關(guān)鍵在于做好員工的培訓(xùn),改造企業(yè)的內(nèi)部流程等軟環(huán)境。

ERP;中小企業(yè);問題與建議

ERP是一個(gè)有效地組織、計(jì)劃和實(shí)施企業(yè)的“人”“財(cái)”“物”管理的系統(tǒng),它依靠IT的技術(shù)和手段以保證其信息的集成性、實(shí)時(shí)性和統(tǒng)一性[1]。它的基本思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看做是一個(gè)緊密連接的供應(yīng)鏈,將企業(yè)內(nèi)部劃分成幾個(gè)相互協(xié)同作業(yè)的支持子系統(tǒng),如財(cái)務(wù)、市場營銷、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、服務(wù)維護(hù)、工程技術(shù)等。

為了解河南省中小企業(yè)ERP的情況,我們以制造業(yè)為例,在鄭州市、漯河市、洛陽市、周口市共選取了126家有代表性的中小企業(yè),被調(diào)查的中小企業(yè)包括食品、飲料、服裝、紡織、皮革、木材加工、家具、印刷等行業(yè)。通過分析被調(diào)查中小企業(yè)ERP的基本情況,可以看到河南省中小企業(yè)對(duì)ERP的認(rèn)識(shí)、普及的總體狀況及其發(fā)展趨勢。

一、河南省中小企業(yè)實(shí)施ERP的現(xiàn)狀

1.中小企業(yè)對(duì)實(shí)施ERP意義的認(rèn)識(shí)趨同。調(diào)查中發(fā)現(xiàn),126家中小企業(yè)中,實(shí)施ERP的有23家,占被調(diào)查對(duì)象的18%。準(zhǔn)備實(shí)施ERP的有33家,占被調(diào)查對(duì)象的26%。中小企業(yè)主管經(jīng)過ERP培訓(xùn)的有48家,占被調(diào)查對(duì)象的38%。

23家實(shí)施ERP的中小企業(yè),認(rèn)為確實(shí)提高了管理效率的有14家,占實(shí)施ERP的60.9%;認(rèn)為與沒有實(shí)施ERP情況相同的有5家,占實(shí)施ERP的21.7%;認(rèn)為實(shí)施ERP情況比沒有實(shí)施更壞的有3家,占實(shí)施ERP的13%。

沒有實(shí)施ERP的103家中小企業(yè)中,認(rèn)為實(shí)施ERP會(huì)提高企業(yè)管理水平的有42家,占沒有實(shí)施ERP企業(yè)的40.8%。

由此可見,大部分中小企業(yè)對(duì)實(shí)施ERP的意義認(rèn)識(shí)趨同,即通過實(shí)施ERP能夠帶動(dòng)中小企業(yè)管理水平的提升,能夠提高企業(yè)的管理效率。

2.中小企業(yè)實(shí)施ERP前缺乏對(duì)企業(yè)本身的評(píng)估。在對(duì)23家實(shí)施ERP的中小企業(yè)調(diào)查中發(fā)現(xiàn),只有17家企業(yè)進(jìn)行了實(shí)施前的評(píng)估工作,占實(shí)施ERP的74%,26%的中小企業(yè)沒有進(jìn)行任何評(píng)估工作。

大部分中小企業(yè)對(duì)自身的管理需求缺乏深入的研究,不了解自身經(jīng)營目標(biāo)是否適合實(shí)施ERP,對(duì)企業(yè)如何參與競爭及如何在市場中定位等問題沒有成熟的思路,這就造成了中小企業(yè)無法有效地實(shí)施ERP。因?yàn)槿狈η捌谌鏈?zhǔn)確的需求分析,具體操作起來帶有一定的盲目性,增大了投資風(fēng)險(xiǎn)。

3.實(shí)施ERP的中小企業(yè)缺乏對(duì)管理層和員工的培訓(xùn)。調(diào)查中發(fā)現(xiàn),實(shí)施ERP的中小企業(yè)對(duì)管理層和員工缺乏必要的培訓(xùn),是造成部分企業(yè)實(shí)施ERP失敗的原因。表1列出了實(shí)施ERP的中小企業(yè)對(duì)員工的培訓(xùn)情況。

由表1可以看到,中小企業(yè)對(duì)管理人員和員工缺乏培訓(xùn),無論是培訓(xùn)的安排方式還是培訓(xùn)時(shí)間,都不能適應(yīng)ERP的需要。相當(dāng)一部分管理人員對(duì)于新的管理思想和技術(shù)知識(shí)了解不多、不深,或只懂本崗位的業(yè)務(wù),對(duì)其他崗位的業(yè)務(wù)知之甚少。大部分員工缺乏信息技術(shù)知識(shí),只能邊學(xué)邊干。

表1 實(shí)施ERP的中小企業(yè)培訓(xùn)情況

4.實(shí)施ERP的中小企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作落后。在分析中小企業(yè)實(shí)施ERP前出現(xiàn)的管理問題時(shí),大部分中小企業(yè)都存在相同的情況。根據(jù)調(diào)查表,被調(diào)查企業(yè)產(chǎn)生質(zhì)量問題的原因主要有:設(shè)備故障、工藝落后、會(huì)計(jì)制度不完善等。進(jìn)行分析后可以得出中小企業(yè)實(shí)施ERP前出現(xiàn)質(zhì)量事故問題的原因,統(tǒng)計(jì)情況如圖1所示。

圖1 實(shí)施ERP前中小企業(yè)出現(xiàn)質(zhì)量事故問題的原因統(tǒng)計(jì)

由圖1可以看到,中小企業(yè)生產(chǎn)過程經(jīng)常出現(xiàn)質(zhì)量事故的原因大多是由設(shè)備故障和組織結(jié)構(gòu)不適宜引起的,二者均占事故原因的20%。管理者大部分精力用于處理這些基礎(chǔ)工作,使得整個(gè)生產(chǎn)過程經(jīng)常無法按預(yù)定計(jì)劃運(yùn)行,生產(chǎn)經(jīng)常處于不可控制的狀態(tài)。

大部分中小企業(yè)的發(fā)展受資金、規(guī)模影響,管理的基礎(chǔ)工作落后,生產(chǎn)系統(tǒng)運(yùn)行不規(guī)范,生產(chǎn)過程不穩(wěn)定,沒有實(shí)現(xiàn)ERP管理的基礎(chǔ)條件,即使采用了ERP系統(tǒng),也不能正常運(yùn)行。

5.中小企業(yè)忽視對(duì)管理軟件原理及功能培訓(xùn)。被調(diào)查的中小企業(yè)重視ERP實(shí)施后的管理效率的提高,忽視應(yīng)用ERP軟件的不同功能。中國中小企業(yè)大部分是家族式企業(yè),它們存在的環(huán)境與國外開發(fā)的ERP應(yīng)用環(huán)境有很大的差別。國外開發(fā)的ERP是按照西方國家企業(yè)環(huán)境(管理水平、企業(yè)的內(nèi)部和外部環(huán)境)設(shè)計(jì)的,并不完全符合中國企業(yè)的狀況。ERP要在中國應(yīng)用好,中小企業(yè)及員工必須進(jìn)行大量的培訓(xùn)。然而,相當(dāng)一部分中小企業(yè)對(duì)此沒有足夠的重視。從調(diào)查數(shù)據(jù)可以看到,大部分企業(yè)不重視實(shí)施ERP后的培訓(xùn)工作,造成實(shí)施ERP的脫節(jié)。另外個(gè)別軟件公司僅從商業(yè)經(jīng)營的角度推銷軟件,不考慮軟件是否適合于企業(yè)的應(yīng)用環(huán)境。

二、河南省中小企業(yè)實(shí)施ERP過程中出現(xiàn)問題的原因分析

1.把ERP的實(shí)施僅僅看做是管理效率的提高,沒有認(rèn)識(shí)到ERP的應(yīng)用是中小企業(yè)的一次管理革命。成長期的中小企業(yè)在管理模式上都想有一個(gè)大的變革,以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)模、市場競爭的需要,因此中小企業(yè)經(jīng)營者對(duì)ERP的需求比較迫切[2]。但是,河南省大部分中小企業(yè)的管理模式不能適應(yīng)ERP的運(yùn)作,他們自身的管理理念與實(shí)施ERP的要求還有很大的差距。

ERP系統(tǒng)核心管理思想以供應(yīng)鏈管理為基礎(chǔ),根據(jù)不同企業(yè)的實(shí)際情況,提供不同的管理模式。中小企業(yè)使用ERP系統(tǒng)前,企業(yè)的主管人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到ERP系統(tǒng)將會(huì)對(duì)自己原有的管理思想、管理方法、管理技術(shù)等產(chǎn)生沖擊。因此,ERP系統(tǒng)的應(yīng)用是中小企業(yè)對(duì)自身管理理念的一次革命。中小企業(yè)的主管人員必須清醒地認(rèn)識(shí)到,企業(yè)高層管理者的領(lǐng)導(dǎo)與決策,是推動(dòng)這場革命的關(guān)鍵。

2.重視ERP實(shí)施的過程,忽視計(jì)劃工作,難以適應(yīng)ERP的需要。中小企業(yè)受自身發(fā)展規(guī)模和市場變化的影響,重視現(xiàn)場管理、目標(biāo)管理,忽視計(jì)劃工作。應(yīng)該看到,中小企業(yè)管理模式的變化和革命首先從計(jì)劃工作開始[3]。做好中長期計(jì)劃工作,以計(jì)劃工作的現(xiàn)代化帶動(dòng)管理工作的現(xiàn)代化,這些在ERP中都有體現(xiàn)。如果只重視軟件的使用,忽視計(jì)劃工作的首要性,僅僅從計(jì)算機(jī)的應(yīng)用出發(fā),從財(cái)務(wù)開始,就會(huì)舍本逐末,達(dá)不到中小企業(yè)實(shí)施ERP的真正目的。

對(duì)于制造行業(yè)的中小企業(yè),更應(yīng)該做好企業(yè)的中長期計(jì)劃,以生產(chǎn)的計(jì)劃與控制為基點(diǎn)。這是因?yàn)樯虡I(yè)企業(yè)和服務(wù)業(yè)又有很大的差別,商業(yè)企業(yè)的分銷計(jì)劃比較重要,然后與控制相結(jié)合;服務(wù)業(yè)以服務(wù)業(yè)務(wù)過程為起點(diǎn)。這是不同行業(yè)實(shí)施ERP時(shí)應(yīng)該明確的核心功能。

3.中小企業(yè)的業(yè)務(wù)流程與實(shí)施ERP的要求差別較大。河南省大部分制造行業(yè)類型的中小企業(yè),工作環(huán)節(jié)煩瑣,冗余和無效的環(huán)節(jié)較多,這與ERP的要求差別較大,同時(shí)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)不合理,管理層次較多,沒有實(shí)現(xiàn)扁平化管理,管理效率較低,不能快速應(yīng)對(duì)客戶。

ERP軟件是現(xiàn)代化的企業(yè)模板,是管理優(yōu)化和業(yè)務(wù)流程再造的捷徑[4]。中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必要條件。在實(shí)施ERP的過程中,需要對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行根本性的反思與重新設(shè)計(jì)。中小企業(yè)實(shí)施ERP,就是引進(jìn)了一個(gè)新管理模式的企業(yè)系統(tǒng),ERP的企業(yè)計(jì)劃與控制的模型就以軟件為載體帶進(jìn)了企業(yè)。但是,中小企業(yè)原有手工處理流程與工作方式相對(duì)于ERP會(huì)發(fā)生沖突,需要中小企業(yè)改變?cè)瓉淼臉I(yè)務(wù)流程,充分考慮計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的特點(diǎn),重視企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部以計(jì)算機(jī)為載體的信息流動(dòng),以新的軟件系統(tǒng)為橋梁,向ERP靠攏,實(shí)施ERP就成為中小企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造的捷徑。

4.忽視企業(yè)文化建設(shè),軟環(huán)境與ERP應(yīng)用要求有較大懸殊。企業(yè)文化是企業(yè)成員共同的價(jià)值觀念和行為規(guī)范,是由價(jià)值觀、信念、儀式、處事方式等組成的特有的文化形象。而河南省大部分中小企業(yè)文化還處于啟動(dòng)階段,沒有形成自身獨(dú)特的企業(yè)文化,這與中小企業(yè)的發(fā)展階段、員工素質(zhì)等有密切的關(guān)系。大部分中小企業(yè)處于其生命周期的成長期,各方面的經(jīng)驗(yàn)均不成熟,員工素質(zhì)和企業(yè)的軟件環(huán)境都有待進(jìn)一步提高。

企業(yè)實(shí)施ERP不僅僅是管理水平的提高,而且能積極促進(jìn)企業(yè)文化的提升。中小企業(yè)實(shí)施ERP后,在實(shí)現(xiàn)信息處理自動(dòng)化的同時(shí),也轉(zhuǎn)變了工作環(huán)境和工作方式,實(shí)現(xiàn)了信息交流與溝通的平等化,這也是提升中小企業(yè)文化的重要方面。因此,中小企業(yè)必須按照ERP的規(guī)范要求,改造自己的管理模型[5]。中小企業(yè)的主管應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到,成功實(shí)施ERP,不是拿來別人的計(jì)算機(jī)軟件的規(guī)范、樣板、模型就可以實(shí)現(xiàn)的。各個(gè)企業(yè)的情況千差萬別,企業(yè)主管必須構(gòu)建自己的企業(yè)文化,打造優(yōu)良的軟環(huán)境,以適應(yīng)ERP應(yīng)用要求。企業(yè)實(shí)施ERP的前期、中期、后期都需要對(duì)管理人員和普通員工進(jìn)行培訓(xùn),企業(yè)的人力資源部門要規(guī)劃長期的培訓(xùn)任務(wù),圍繞“實(shí)踐—培訓(xùn)—再實(shí)踐—再培訓(xùn)”,規(guī)范員工的培訓(xùn)過程和環(huán)節(jié),為建立學(xué)習(xí)型企業(yè)打下基礎(chǔ)。

三、河南省中小企業(yè)成功實(shí)施ERP的途徑

1.在ERP項(xiàng)目實(shí)施前,對(duì)企業(yè)進(jìn)行評(píng)估分析和培訓(xùn)工作。中小企業(yè)在實(shí)施準(zhǔn)備過程中積極配合管理咨詢公司做好企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組分析工作,在實(shí)施過程中配合實(shí)施人員完成企業(yè)管理人員、基層員工的培訓(xùn)工作。其次要對(duì)企業(yè)評(píng)估分析的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致、周密的分析和設(shè)計(jì)。

根據(jù)本行業(yè)的特點(diǎn),明確企業(yè)對(duì)ERP需求的內(nèi)在動(dòng)力。進(jìn)行ERP項(xiàng)目的可行性分析,分析企業(yè)內(nèi)部不利和有利因素,預(yù)測實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)會(huì)遇到哪些困難,并且做好解決困難的預(yù)案。

2.做好管理的基礎(chǔ)工作。在管理職能和管理過程中,應(yīng)完善目標(biāo)管理工作,做好定額工作。人力資源管理中對(duì)人員選拔、崗位培訓(xùn)、崗位考核、工資報(bào)酬方面,要以人為本,調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造性;提高管理人員的基本素質(zhì)和技能;始終貫徹決策的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、定量化等工作[6]。中小企業(yè)應(yīng)抓住實(shí)施ERP的契機(jī),在培訓(xùn)員工的同時(shí),積極植入CIS系統(tǒng),提高企業(yè)員工的素質(zhì),轉(zhuǎn)變工作方式,培養(yǎng)員工的團(tuán)隊(duì)合作精神與協(xié)同工作意識(shí)[7]。同時(shí),各級(jí)管理人員從自身做起,建立學(xué)習(xí)型組織?；A(chǔ)工作很平常但卻具有決定性的作用,它直接影響中小企業(yè)實(shí)施ERP的成敗。

3.選擇合適的ERP軟件。ERP軟件是軟件供應(yīng)商依照ERP思想編制的,核心是對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行計(jì)劃和控制的管理系統(tǒng),ERP軟件本身是不分國籍、不分大小的。目前市場的ERP軟件數(shù)量較多,有來自國外的和國內(nèi)的,有新開發(fā)的,也有原MRPII演變延伸過來的,還有大型、中型、小型ERP軟件等。

中小企業(yè)必須保持清醒的頭腦,根據(jù)企業(yè)自身的規(guī)模與發(fā)展階段,制定好目標(biāo)與計(jì)劃(包括投資計(jì)劃、上馬計(jì)劃),重點(diǎn)比較性能、服務(wù)、價(jià)格三方面,根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要選擇合適的ERP軟件。選擇的關(guān)鍵還在于能不能按計(jì)劃執(zhí)行,不能按計(jì)劃執(zhí)行的企業(yè),也不可能成功實(shí)施ERP。

4.企業(yè)應(yīng)組建好ERP實(shí)施隊(duì)伍。中小企業(yè)員工學(xué)歷、職稱等千差萬別,大部分企業(yè)缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件人員。在實(shí)施ERP的過程中,應(yīng)培訓(xùn)技術(shù)骨干,建立以生產(chǎn)管理人員為主,計(jì)算機(jī)技術(shù)人員配合的實(shí)施隊(duì)伍,同時(shí)做好目標(biāo)管理,有針對(duì)性、有步驟地培訓(xùn)骨干力量,分步進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施。

在實(shí)施過程中要注意人人參與,同時(shí)努力消除執(zhí)行中人為因素的干擾。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到ERP管理軟件本身并不是管理系統(tǒng)能否成功實(shí)施的決定因素,最關(guān)鍵的還是企業(yè)從高層領(lǐng)導(dǎo)到具體操作人員的管理理念、企業(yè)道德、社會(huì)責(zé)任等上下一致。圍繞實(shí)施ERP,創(chuàng)造有序、合理、和諧的軟環(huán)境。主管人員在培訓(xùn)中應(yīng)該樹立推行管理應(yīng)用系統(tǒng)的主體是各層次管理人員,而不是部門的技術(shù)人員的理念。

5.成功實(shí)施ERP必須建立信息機(jī)構(gòu),轉(zhuǎn)變部門職能。ERP是一種生產(chǎn)管理模式,一定要在比較成熟的環(huán)境下才能運(yùn)作起來。中小企業(yè)應(yīng)該建立自己的信息機(jī)構(gòu),信息機(jī)構(gòu)的作用是創(chuàng)造較好的軟環(huán)境,以適應(yīng)ERP實(shí)施過程中的業(yè)務(wù)流程再設(shè)計(jì)。企業(yè)在ERP啟動(dòng)時(shí)成立了項(xiàng)目推進(jìn)小組,但是當(dāng)項(xiàng)目完成后,大部分中小企業(yè)撤銷了項(xiàng)目組,沒有認(rèn)識(shí)到ERP應(yīng)用是伴隨企業(yè)的整個(gè)生命周期的。

中小企業(yè)需要自己的信息機(jī)構(gòu),這是新企業(yè)、新技術(shù)的特征,是實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的要求。加強(qiáng)對(duì)ERP應(yīng)用的研究,是適應(yīng)新需求、新管理、新技術(shù)的迫切需要。業(yè)務(wù)流程再設(shè)計(jì)、再磨合是中小企業(yè)管理的長期任務(wù),所以,建立自己的信息機(jī)構(gòu)是非常必要的。

中小企業(yè)必須切實(shí)轉(zhuǎn)變部門職能,改變傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程。ERP實(shí)施以后,相應(yīng)的業(yè)務(wù)職能發(fā)生轉(zhuǎn)移,按照業(yè)務(wù)流程的要求,需重新設(shè)計(jì)各部門的職能。例如班組統(tǒng)計(jì)員原來的職能是每日進(jìn)行生產(chǎn)信息統(tǒng)計(jì)工作,實(shí)施ERP后則是把每日的生產(chǎn)信息輸入到電腦中去,完成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的信息采集工作。

6.做好人機(jī)結(jié)合工作。在推廣ERP的實(shí)踐中,中小企業(yè)缺乏對(duì)ERP正確全面的認(rèn)識(shí),重視硬件的使用,忽視實(shí)施中的人機(jī)結(jié)合,這些問題關(guān)系到中小企業(yè)能否順利實(shí)施ERP和成功實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

ERP的實(shí)施是否成功,首要的條件是重視每一個(gè)員工的基礎(chǔ)工作,ERP的中心是發(fā)掘每個(gè)員工的潛力,讓企業(yè)的每一個(gè)崗位都能有合適的人選。實(shí)施過程中,一定會(huì)觸及企業(yè)的管理體制和組織結(jié)構(gòu)。通過使用ERP軟件,完善管理方式,使其趨于合理化,改變中小企業(yè)管理落后、員工素質(zhì)不高、管理環(huán)境差等情況,最終實(shí)現(xiàn)提高效率的目的。實(shí)施ERP軟件,不僅需要企業(yè)決策人的支持,也離不開具體執(zhí)行人員的理解與合作。因此加強(qiáng)人機(jī)結(jié)合,是ERP軟件成功實(shí)施的關(guān)鍵。

中小企業(yè)在實(shí)施ERP的過程中出現(xiàn)的問題,有些是企業(yè)本身原因造成的,如管理基礎(chǔ)工作、企業(yè)的軟環(huán)境、員工的素質(zhì)等;有些是ERP的原因造成的,如ERP計(jì)劃功能沒能適時(shí)地以現(xiàn)有的資源響應(yīng)客戶的需求,難以對(duì)現(xiàn)實(shí)供應(yīng)鏈提供支持,難以依據(jù)預(yù)測安排生產(chǎn),ERP系統(tǒng)把需求預(yù)測作為外部輸入等。這些都不妨礙ERP的積極作用,如中小企業(yè)實(shí)施ERP后切實(shí)提高了管理效率,管理方式也得到了深刻的變革。因此中小企業(yè)應(yīng)以實(shí)施ERP為契機(jī),提高管理水平,轉(zhuǎn)變管理觀念,實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

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F421 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1671-9476(2010)04-0119-04

2010-03-23;

2010-05-15

李紅軍(1973-),男,河南扶溝人,講師,碩士,研究方向?yàn)橹行∑髽I(yè)管理。