利用Domino/Notes實(shí)現(xiàn)數(shù)字圖書館管理自動化系統(tǒng)

●楊 峰，李 娟，張惠君（西安交通大學(xué) 圖書館，西安 710049）

數(shù)字圖書館是圖書館自動化、網(wǎng)絡(luò)化的必然延伸，國內(nèi)已有不少大中型圖書館著手于數(shù)字圖書館的探索和建設(shè)。數(shù)字圖書館系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)化和開放性的，相應(yīng)的，管理辦公系統(tǒng)也需要如此，不僅僅是能實(shí)現(xiàn)代替手工勞動的功能，還應(yīng)該把網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的一些資源，包括其利用情況體現(xiàn)出來。目前西安交通大學(xué)錢學(xué)森圖書館的辦公自動化只是實(shí)現(xiàn)了部分功能的自動化管理，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足數(shù)字圖書館的要求。因此，利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)條件和技術(shù)開發(fā)一套適合我館的辦公自動化系統(tǒng)，對于圖書館業(yè)務(wù)流程的管理，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息化，決策網(wǎng)絡(luò)化和科學(xué)化，提高圖書館自動化辦公的整體水平會有積極的作用。

1 平臺選擇

系統(tǒng)以Domino/Notes作為系統(tǒng)開發(fā)的平臺，它是目前主流的辦公自動化系統(tǒng)主要解決方案之一。

1.1 Domino/Notes是一套優(yōu)秀的群件系統(tǒng)

所謂群件（GroupWare），是指以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，以通訊、協(xié)作和協(xié)調(diào)以及信息共享為目的，面向群體工作和任務(wù)所需要的軟件系統(tǒng)，它允許個人和小組成員間進(jìn)行有效的協(xié)同工作而不管他們的地理位置如何。［1］

以Lotus Notes應(yīng)用軟件為代表的群件技術(shù)大大改善了傳統(tǒng)的信息管理方式的弊端，它以強(qiáng)大而靈活的數(shù)據(jù)庫作為信息存儲的容器，以完善的電子郵件系統(tǒng)作為信息交流與合作的紐帶，以先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫復(fù)制技術(shù)作為信息發(fā)布的手段，以更加成熟的安全技術(shù)作為數(shù)據(jù)庫保護(hù)的屏障，使人們對信息管理模式的認(rèn)識發(fā)生了質(zhì)的變化。

LotusDomino/Notes作為群件技術(shù)的杰出代表，成熟地將計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合在一起，是實(shí)現(xiàn)第二代辦公自動化系統(tǒng)的理想工具，為第三代辦公自動系統(tǒng)（知識管理系統(tǒng)）的實(shí)現(xiàn)提供了有力保障。

1.2 Lotus Notes的工作流機(jī)制

作為第二代辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)首選平臺的LotusDomino/Notes，自帶工作流機(jī)制。

對于工作流，不同研究機(jī)構(gòu)和學(xué)者給出過不同的定義，目前還沒有一個能得到廣泛認(rèn)同的明確定義。工作流管理聯(lián)盟給工作流下的定義是：工作流就是商業(yè)過程部分或全部地計(jì)算機(jī)化或自動化。也就是說，工作流是為了達(dá)到一定的商業(yè)目的而根據(jù)一組定義的規(guī)則，將文本、信息和任務(wù)在工作過程參與者之間傳送的過程自動化。簡單地理解，工作流就是具有不同角色（ROLE）的人按照一定的規(guī)則（RULE）完成一項(xiàng)工作，根據(jù)當(dāng)時(shí)具體條件和規(guī)則的不同，同一項(xiàng)工作可能會有不同的完成過程（ROUTE），這就是工作流的 3R 準(zhǔn)則。［1］

Notes工作流（NotesFlow）是一種基于客戶/服務(wù)器的計(jì)算模式。在實(shí)際工作中，某一項(xiàng)具體任務(wù)大多是在幾個部門之間流動的，當(dāng)任務(wù)到達(dá)某一個部門時(shí)，該部門就應(yīng)該按照任務(wù)的要求，完成相應(yīng)的工作，并傳遞給下一個部門，直到該任務(wù)完成為止。從理論上講，它主要是指把對當(dāng)前的任務(wù)的處理由一個應(yīng)用程序轉(zhuǎn)交給下一個應(yīng)用程序，在每一個應(yīng)用程序中都執(zhí)行指定的操作，從而控制并調(diào)整工作的流程，幫助使用者形成數(shù)據(jù)，并可根據(jù)處理過程調(diào)整工作流的方向。它根據(jù)預(yù)先定義的工作流自動傳送文檔給指定的用戶，并且根據(jù)條件不同采取相應(yīng)動作，允許管理者跟蹤業(yè)務(wù)處理流程等。［2］137－138

LotusNotes中的工作流是借助于Domino工作流引擎，來激活并解釋過程定義的全部或部分，并通過同外部的應(yīng)用程序進(jìn)行交互來完成工作流過程的創(chuàng)建、執(zhí)行與管理。

這種工作流機(jī)制使得在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)公文的相互流轉(zhuǎn)成為可能，改變了以往需要由相關(guān)人員直接傳遞文件的方式，取而代之的是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，把相應(yīng)的電子文檔直接在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞，使信息的傳遞更加快捷和方便，實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。

1.3 Notes是一個基于文檔的數(shù)據(jù)庫

Notes提供了一種將文檔組織起來供一群人使用的方法，對于處理基于文檔的信息流轉(zhuǎn)特別方便。Notes應(yīng)用程序由一個或多個完成同一個項(xiàng)目的數(shù)據(jù)庫組成。Notes數(shù)據(jù)庫是用來管理大量相關(guān)信息的文檔集合，只要有訪問數(shù)據(jù)的權(quán)限就可以讀取數(shù)據(jù)庫并添加信息。［2］160－168與一般關(guān)系數(shù)據(jù)庫的不同在于它是一種基于文檔的數(shù)據(jù)庫，Notes數(shù)據(jù)庫的基本元素就是文檔。這里的文檔和關(guān)系數(shù)據(jù)庫的記錄類似。Notes文檔的結(jié)構(gòu)是由表單（form）定義的，而表單由一組字段域組成，例如，人事信息管理處理過程文檔可以包括以下字段：姓名、籍貫、照片、個人簡歷等。

由于采用了文檔模型，Notes向用戶提供了大量有用的管理非結(jié)構(gòu)化信息的工具：① 格式文本/多媒體（RichText/Multimedia）。Notes的對象庫是一個理想的商業(yè)信息存儲器，可用于高效地存儲、傳播、分配和管理這類信息。② 全文搜索（Full-Text Search）。LotusNotes內(nèi)置全文搜索觸發(fā)器，允許用戶按自己設(shè)置的條件對文檔進(jìn)行索引和查找。③ 版本控制（Version）。為記錄不同用戶對同一Notes文檔所作的不同修改，Notes提供了版本管理功能。自動版本記錄可以在同一表單中實(shí)現(xiàn)，每一個編輯版本或被視為一個主文檔或被視為對原文檔的應(yīng)答。這樣，一個用戶對文檔的修改不至于被另一個用戶的修改所覆蓋。Notes的版本管理足以適應(yīng)各類工作組的需要。用戶可以將對文檔的評論作為文檔的應(yīng)答文件單獨(dú)存儲，不必另存為該文檔的新的版本。④ 文檔鏈接。Notes是一個基于超文本的系統(tǒng)，所以Notes文檔中可以包含一個指向任一文檔的指針。利用文檔鏈接，用戶操作時(shí)只需要按一下鼠標(biāo)就可以從一個頁面指向另一頁面。

Lotus Domino/Notes還是一個開放性的應(yīng)用平臺，能滿足人們對不同操作系統(tǒng)以及不同網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的需求；它完善的通訊手段使所開發(fā)的OA系統(tǒng)具有極強(qiáng)的可延展性和擴(kuò)展性；用于信息共享的高效、多功能的復(fù)制技術(shù)使得不同地域的用戶保持信息的同期更新；系統(tǒng)提供了用戶和驗(yàn)證者標(biāo)識符、服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫存取控制列表、文檔訪問、加密等軟件安全性級別，支持從最低到最高的安全控制，安全手段比較靈活；LotusDomino/Notes還提供了大量內(nèi)置的集成的系統(tǒng)服務(wù)，除工作流和復(fù)制外，還有代理、企業(yè)數(shù)據(jù)集成等，可用于在Internet、Intranet上快速創(chuàng)建、實(shí)施和維護(hù)安全的交互式應(yīng)用。

2 系統(tǒng)功能框架

數(shù)字圖書館的管理辦公自動化系統(tǒng)不應(yīng)該僅僅是代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作的辦公自動化，而應(yīng)該也是以資源共享、協(xié)同工作、信息服務(wù)為主要特征的辦公自動化。另外，不能忽視的是如何在網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)條件下更好地為讀者提供信息咨詢和資源保障的服務(wù)。作為數(shù)字圖書館領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，應(yīng)分析本館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，包括傳統(tǒng)的文獻(xiàn)資源的使用情況、業(yè)務(wù)處理狀況，了解讀者和用戶的需求和意見，為數(shù)字圖書館的決策提供重要的依據(jù)。

無論是傳統(tǒng)意義的圖書館還是數(shù)字圖書館，其最終目的就是為用戶提供服務(wù)，這里所說的服務(wù)應(yīng)該是包括兩個方面：一個是信息咨詢服務(wù)，另一個是用戶教育。

基于這些考慮，數(shù)字圖書館管理辦公自動化系統(tǒng)還應(yīng)該包括讀者服務(wù)的功能，包括虛擬咨詢、OPAC檢索、新書通報(bào)等內(nèi)容。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1。

圖1 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

3 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模型

目前國內(nèi)外數(shù)字圖書館的研究和實(shí)施著重在資源的整理、內(nèi)容的揭示方法以及數(shù)字圖書館建設(shè)中注意到的一些問題，如版權(quán)問題、安全問題等。我們可以把21世紀(jì)數(shù)字圖書館的基本業(yè)務(wù)工作描繪成這樣：館員對包括網(wǎng)絡(luò)、光盤等多種媒介上大量數(shù)字化信息(即數(shù)字化的圖書)進(jìn)行選擇、過濾、“購買”、存儲，然后對這些圖書進(jìn)行加工、標(biāo)識，把這些信息變成自己的館藏；使讀者可以通過任何一臺聯(lián)網(wǎng)的終端檢索到它們，迅速找到所需的資料；并且有快捷的方法使讀者可以看到所需的圖書借閱記錄，并在規(guī)定的日期索回圖書。所以數(shù)字圖書館的工作也可以按照傳統(tǒng)上圖書館的工作流程分為采購、編目、檢索和流通幾個主要環(huán)節(jié)，但每一環(huán)節(jié)的工作有很大的改變。那么相應(yīng)的，數(shù)字圖書館管理自動化系統(tǒng)的工作流程也與傳統(tǒng)圖書館的辦公自動化系統(tǒng)的工作流程有所不同。根據(jù)對數(shù)字圖書館基本概念的理解，設(shè)計(jì)出到其管理自動化的工作流程，如圖2所示。

圖2 數(shù)字圖書館管理辦公自動化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模型

如圖2所示，辦公自動化信息管理中心負(fù)責(zé)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和信息發(fā)布，各部門、中心的工作人員可以通過客戶端查看到所發(fā)布的信息，并且將自己的意見、建議和對問題的討論、答復(fù)再返饋到辦公自動化信息管理中心。如，信息管理中心需要從某個部門了解INNOPAC系統(tǒng)中圖書或期刊的利用情況，那么這個部門的工作人員就可以通過訪問INNOPAC系統(tǒng)，將要求的數(shù)據(jù)返回到信息管理中心。辦公自動化信息管理中心向讀者提供數(shù)字圖書館各類資源和服務(wù)，包括新書通報(bào)、OPAC書目檢索、文獻(xiàn)傳遞、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫等。讀者可將意見和建議返饋到管理中心，管理中心也可從中了解到圖書館書刊處理的基本情況，包括當(dāng)前書刊的處理狀態(tài)，操作人、讀者使用館藏和利用圖書館的情況，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫使用情況，主頁訪問情況等。

所有反饋到信息管理中心的數(shù)據(jù)和信息，經(jīng)過分析處理后，或是顯示出來，或是以報(bào)表形式打印出來，作為數(shù)字圖書館的決策依據(jù)。

4 設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的技術(shù)路線

用Lotusdomino/Notes開發(fā)的數(shù)字圖書館管理自動化系統(tǒng)，是采用客戶機(jī)/服務(wù)器模式。本系統(tǒng)的C/S應(yīng)用模式中采用了中間件。服務(wù)器端采用Domino服務(wù)器，它不同于文件服務(wù)器，它可以向Notes客戶端用戶和Domino服務(wù)器用戶提供共享數(shù)據(jù)庫存儲及郵件傳遞的服務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫管理，將一些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，如人事管理、會議管理、電子公告、業(yè)務(wù)論壇等都在服務(wù)器端存儲。［3］Notes客戶端與Domino服務(wù)器通信，使用共享數(shù)據(jù)庫并可以閱讀發(fā)送郵件。另外，對于一些外部數(shù)據(jù)源，采用ODBC方式將其集成進(jìn)系統(tǒng)。ODBC是一種用于訪問數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一界面，實(shí)際上是一個數(shù)據(jù)訪問庫，可以使應(yīng)用程序直接操縱數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。它是解決Notes系統(tǒng)與非Notes外部數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)的一個途徑。但它本身并不是為這一應(yīng)用專門設(shè)計(jì)的，只是Notes本身通過擴(kuò)展的LotusScript(LSX)提供對它的支持，使得能夠在Notes系統(tǒng)中利用編程通過它來訪問其它數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)資源。在本系統(tǒng)中，使用了ODBC解決方案與錢學(xué)森圖書館的門禁系統(tǒng)集成。

Domino是業(yè)界最先進(jìn)的Web應(yīng)用平臺，它作為一個Web應(yīng)用服務(wù)器自然也支持各種Internet客戶機(jī)：Web瀏覽器、POP3郵件客戶機(jī)等。它也支持基本的Internet和Web協(xié)議，包括TCP/IP、HTTP、SMTP等，因此，通過Domino服務(wù)器可以訪問其他WWW頁面，在本系統(tǒng)中利用此特點(diǎn)，采用LotusScript腳本語言，使用戶可以訪問文獻(xiàn)傳遞等超文本鏈接文件，將原有的不同資源集成到Notes平臺。具體的模式如圖3所示。

客戶端通過ODBC、LotusScript等中間件與服務(wù)器進(jìn)行通信，服務(wù)器通過這個中間件與外部的數(shù)據(jù)源如SQL SERVER和WWW頁面相連，并將結(jié)果返回到客戶端。對于各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，授權(quán)用戶通過Notes客戶端與Domino服務(wù)器相連，可以訪問到共享的各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行相關(guān)編輯、修改，然后將處理過的數(shù)據(jù)存儲在服務(wù)器上。

5 結(jié)束語

圖3 客戶/服務(wù)器應(yīng)用模式

本系統(tǒng)是根據(jù)數(shù)字圖書館的需求和理念來實(shí)現(xiàn)的，集成了圖書館現(xiàn)有的館藏資源；實(shí)現(xiàn)了對圖書館業(yè)務(wù)流程的管理；實(shí)現(xiàn)了辦公室功能的自動化，實(shí)現(xiàn)了與外部數(shù)據(jù)源的通信，滿足了數(shù)字圖書館管理自動化的基本需求。隨著通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和自動化水平的提高，系統(tǒng)還需要不斷地完善和細(xì)化。

［1］RandallATamura，等．LotusNotes和 DominoServer 4.6技術(shù)大全［M］．北京：機(jī)械工業(yè)出版社，1998：1－10，311－315．

［2］武坤，等．中文LotusDomino/NotesR5應(yīng)用開發(fā)指南［M］．北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2001：137－138，160－168．

［3］盛小平．Lotus Notes在數(shù)字化圖書館中的應(yīng)用［J］．現(xiàn)代圖書情報(bào)技術(shù)，2001（4）：12－13．