高校圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包之SWOT分析

●程 敏，沈 引，萬(wàn)國(guó)珍

（1.中國(guó)科學(xué)技術(shù)信息研究所，北京 100038；2.上海第二工業(yè)大學(xué) 圖書(shū)館，上海 201209；3.上海經(jīng)濟(jì)管理學(xué)校 財(cái)經(jīng)系，上海 200060）

1 圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包產(chǎn)生的背景

上世紀(jì)50年代末，美國(guó)已出現(xiàn)商業(yè)性編目及圖書(shū)加工服務(wù)外包服務(wù)商，他們通過(guò)契約簽訂等方式取得處理圖書(shū)館技術(shù)服務(wù)業(yè)務(wù)的授權(quán)。[1]上世紀(jì)80年代，歐美、日本等國(guó)圖書(shū)館已開(kāi)始逐漸采用編目外包策略。[2]1998年美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館副館長(zhǎng)Deanna B.Marcum在美國(guó)圖書(shū)館協(xié)會(huì)冬季會(huì)議上提出了對(duì)編目業(yè)務(wù)前景的展望。[3]在中國(guó)，隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，CALIS、JALIS、國(guó)圖、上圖等書(shū)目數(shù)據(jù)公共服務(wù)體系的相繼建立；高校圖書(shū)館為了達(dá)到評(píng)估對(duì)館藏量的要求而加大圖書(shū)采訪量，從而導(dǎo)致高校編目工作壓力巨大，在此背景下，從90年代開(kāi)始我國(guó)圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包應(yīng)運(yùn)而生。

2 SWOT方法簡(jiǎn)介

SWOT分析，是把企業(yè)內(nèi)外環(huán)境所形成的機(jī)會(huì)、威脅、優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)結(jié)合起來(lái)進(jìn)行分析，以尋找制定適合于本企業(yè)實(shí)際情況的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和策略的方法。SWOT分析提供了4種戰(zhàn)略，即SO戰(zhàn)略、WO戰(zhàn)略、ST戰(zhàn)略、WT戰(zhàn)略。SO是一種理想的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)；WO是利用外部機(jī)會(huì)來(lái)彌補(bǔ)內(nèi)部劣勢(shì)；ST是利用被研究對(duì)象的優(yōu)勢(shì)回避或減輕外部威脅或風(fēng)險(xiǎn)；WT是一種應(yīng)付研究對(duì)象危機(jī)的戰(zhàn)略。

3 編目外包戰(zhàn)略分析

SWOT分析提供了4種戰(zhàn)略。分別是優(yōu)勢(shì)機(jī)會(huì)（SO）、優(yōu)勢(shì)威脅（ST）、劣勢(shì)機(jī)會(huì)（WO）、劣勢(shì)威脅（WT）。見(jiàn)表。

表 編目外包內(nèi)外部條件綜合分析

3.1 優(yōu)勢(shì)分析

3.1.1 圖書(shū)加工成本下降

高校圖書(shū)館作為非贏利性事業(yè)單位的一個(gè)部門(mén)，主要實(shí)行館員收入和職稱(chēng)掛鉤的方式，干多干少一個(gè)樣的模式導(dǎo)致圖書(shū)館館員長(zhǎng)期以來(lái)工作積極性和效率較低；另一方面由于圖書(shū)館編制問(wèn)題，引進(jìn)新人相對(duì)比較困難。圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)的外包解決了圖書(shū)館所面臨的加工成本過(guò)高、圖書(shū)積壓的實(shí)際困難。由于圖書(shū)館外包加工的從業(yè)人員多采用計(jì)數(shù)取酬方式，且從業(yè)人員年齡結(jié)構(gòu)較輕，故在圖書(shū)加工效率上大大提高，圖書(shū)加工成本相應(yīng)下降。

3.1.2 有利于加強(qiáng)圖書(shū)館核心業(yè)務(wù)力量

外包不是簡(jiǎn)單地降低成本、提高效率，其根源是要探索、擴(kuò)展圖書(shū)館的核心競(jìng)爭(zhēng)力?，F(xiàn)階段圖書(shū)館的核心業(yè)務(wù)主要體現(xiàn)在圖書(shū)情報(bào)學(xué)研究、圖書(shū)館知識(shí)管理、深層次讀者服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)資源編目研究、數(shù)字圖書(shū)館等方面。因而，圖書(shū)館可以采用外包方式將一些事務(wù)性業(yè)務(wù)交由相關(guān)機(jī)構(gòu)完成，騰出人力、財(cái)力加強(qiáng)圖書(shū)館核心業(yè)務(wù)的建設(shè)。當(dāng)然各高校圖書(shū)館的規(guī)模不盡相同，應(yīng)而在具體界定核心業(yè)務(wù)內(nèi)容上也各有區(qū)別。如大型高校圖書(shū)館，館藏上千萬(wàn)，編目業(yè)務(wù)發(fā)達(dá)成熟，有一支精通分編業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，參與全國(guó)性的聯(lián)機(jī)合作編目項(xiàng)目共建，則編目業(yè)務(wù)應(yīng)保留為館內(nèi)核心業(yè)務(wù)之一。而對(duì)于館藏較少，學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不大的圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，可將編目業(yè)務(wù)逐步外包，轉(zhuǎn)而更多地關(guān)注讀者服務(wù)業(yè)務(wù)。

3.2 優(yōu)勢(shì)威脅分析

3.2.1 實(shí)行獎(jiǎng)懲制，減少外包加工人員流動(dòng)性

圖書(shū)館實(shí)行編目業(yè)務(wù)外包后，原有的館藏圖書(shū)積壓?jiǎn)栴}得到了很大程度的改善，圖書(shū)加工成本也得以降低。但是由于委托書(shū)商為降低成本，雇用的編目加工員多是外來(lái)打工性質(zhì)人員，普遍素質(zhì)不高，人員流動(dòng)性很大，這一特性使得很多圖書(shū)館面臨圖書(shū)編目質(zhì)量下降問(wèn)題。這其中有業(yè)務(wù)不熟悉的因素，但工作責(zé)任心不強(qiáng)也是很重要的一個(gè)方面。圖書(shū)館就此問(wèn)題可以采取數(shù)據(jù)問(wèn)責(zé)制，一旦發(fā)現(xiàn)圖書(shū)加工數(shù)據(jù)有誤，可每月將具體差錯(cuò)匯總，交由書(shū)商，責(zé)成對(duì)具體相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行獎(jiǎng)金扣罰；而對(duì)月數(shù)據(jù)無(wú)錯(cuò)誤者可實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)。此舉可提高加工人員的責(zé)任心，同時(shí)也相應(yīng)增加了熟悉業(yè)務(wù)的外包人員收入，減少了業(yè)務(wù)人員的流動(dòng)性，使他們對(duì)業(yè)務(wù)更加熟悉，從而實(shí)現(xiàn)了良性循環(huán)。同時(shí)也可采取外派圖書(shū)館編目人員去外包地點(diǎn)對(duì)加工人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和對(duì)數(shù)據(jù)賬目做最后驗(yàn)收，保證圖書(shū)在送達(dá)圖書(shū)館前的正確率。

3.2.2 簽訂外包加工合同，明確權(quán)利與義務(wù)

圖書(shū)館編目外包的目的是降低成本、提高效率，而外包書(shū)商所追求的是獲得最大的利潤(rùn)，這就是一個(gè)矛盾。而且大部分高校圖書(shū)館的編目業(yè)務(wù)是由圖書(shū)供應(yīng)商來(lái)承擔(dān)，雙方的加工是建立在采購(gòu)合同基礎(chǔ)上的，并沒(méi)有訂立專(zhuān)門(mén)的外包加工合同，這樣雙方的權(quán)利義務(wù)都不明確。另外，圖書(shū)館在選擇外包商時(shí)，主要是考慮對(duì)方的供貨能力、折扣優(yōu)惠幅度等，對(duì)外包加工質(zhì)量往往只作為參考輔助條件，這樣外包圖書(shū)質(zhì)量難以保證。為了解決這一問(wèn)題，圖書(shū)館應(yīng)同書(shū)商在簽訂購(gòu)書(shū)合同以外，單獨(dú)或在原合同上附加上明確權(quán)利、義務(wù)和圖書(shū)外包加工合同或條款，明確圖書(shū)加工質(zhì)量的要求。

3.3 劣勢(shì)分析

3.3.1 鼓勵(lì)館員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

隨著越來(lái)越多高校圖書(shū)館把編目業(yè)務(wù)外包，使得編目這一圖書(shū)館傳統(tǒng)核心工作地位受到了很大沖擊。業(yè)務(wù)外包必然導(dǎo)致圖書(shū)館內(nèi)原從事傳統(tǒng)核心業(yè)務(wù)人員的崗位變動(dòng)，圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)這些館員適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的需要，更多地將精力轉(zhuǎn)移到讀者服務(wù)、知識(shí)管理等深層次診斷性工作及文獻(xiàn)檢索課程上來(lái)。

3.3.2 加強(qiáng)對(duì)外包業(yè)務(wù)的管理培訓(xùn)

目前圖書(shū)館編目外包中差錯(cuò)率較高。圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)外包加工人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和對(duì)圖書(shū)加工質(zhì)量的管理。加工圖書(shū)到館后，可派一到二位精通分編的館員對(duì)每批圖書(shū)清單進(jìn)行檢查或抽查，降低圖書(shū)上架后的差錯(cuò)率。同時(shí)也可派一到二位館員定期對(duì)外包加工人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。還可建立一些互動(dòng)平臺(tái)，如MSN、BBS論壇等便于及時(shí)管理溝通。圖書(shū)館應(yīng)該采取主動(dòng)的態(tài)度行使監(jiān)督、管理職能。定期對(duì)外包商進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。

3.4 劣勢(shì)威脅分析

圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包對(duì)人力資源配置帶來(lái)了沖擊。一方面它節(jié)省了人力資源，但另一方面它必然帶來(lái)人力資源重新配置的問(wèn)題——編目人員因業(yè)務(wù)外包而引起崗位變動(dòng)。隨著現(xiàn)代圖書(shū)館核心業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)變，圖書(shū)館員也要努力適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化，緊跟信息技術(shù)前進(jìn)步伐，從傳統(tǒng)的圖書(shū)館館員角色中解脫出來(lái)，投入到數(shù)字信息資源開(kāi)發(fā)、整理，電子圖書(shū)業(yè)務(wù)與功能開(kāi)拓、圖書(shū)情報(bào)學(xué)研究、圖書(shū)館知識(shí)管理、深層次讀者服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)資源編目研究、數(shù)字圖書(shū)館等方面。

4 基于編目外包的圖書(shū)采編業(yè)務(wù)流程的方案設(shè)計(jì)

在分析了圖書(shū)采購(gòu)和編目外包的種種因素以后，我們提出了基于采購(gòu)和編目外包的圖書(shū)采編業(yè)務(wù)流程。在確定圖書(shū)采購(gòu)流程之前，首先需要根據(jù)學(xué)校學(xué)科和專(zhuān)業(yè)建設(shè)規(guī)劃、年度圖書(shū)文獻(xiàn)建設(shè)預(yù)算以及師生數(shù)變化情況，結(jié)合各部門(mén)上報(bào)的圖書(shū)文獻(xiàn)采購(gòu)意向，確定每學(xué)期的圖書(shū)文獻(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)圖書(shū)供貨商提供的圖書(shū)文獻(xiàn)供貨清單，需先檢查擬采購(gòu)書(shū)目中是否有館藏復(fù)本，以及復(fù)本數(shù)量和經(jīng)費(fèi)許可，對(duì)不符合館藏政策或超出經(jīng)費(fèi)預(yù)算的部分，進(jìn)行調(diào)整。對(duì)符合館藏要求的則列入圖書(shū)采購(gòu)清單，進(jìn)入采購(gòu)程序。見(jiàn)圖所示。

5 總結(jié)

圖 圖書(shū)采購(gòu)編目外包加工流程

隨著圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包經(jīng)營(yíng)管理模式的應(yīng)用，圖書(shū)館的工作效率必然會(huì)得到很大提高，同時(shí)外包也為圖書(shū)館核心業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變和拓展提供了人力資源保障。圖書(shū)館要加強(qiáng)對(duì)編目業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制，在具體落實(shí)方法上尚需進(jìn)一步探索和試行。只要解決好這一問(wèn)題，編目外包工作一定會(huì)達(dá)到預(yù)期的效果。

[1]Karen A Wilson.Outsourcing Copy Cataloging and Physical Processing:AreviewofBlackwell’s Outsourcing Service for the J.Hugh Jackson Library at Standford University[J].Library Resources&Technical Service，1995，39 （4）：363.

[2]王萍.美國(guó)圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包極端化的危害性分析[J].江蘇圖書(shū)館學(xué)報(bào)，1999（5）：49－50.

[3]MarcumDB.ThefutureofCataloging[J].LibraryResources&TechnicalServices，2006，50 （1）：5－9.