高等院校二級學院信息化建設(shè)管理項目研究

諸唯君

上海金融學院，上海 201209

高等院校二級學院信息化建設(shè)管理項目研究

諸唯君

上海金融學院，上海 201209

文章以信息化建設(shè)案例為研究原型，對高校二級學院信息化建設(shè)中的主要概念和問題進行闡釋、分析和研究，最終提出了從項目規(guī)劃到最終的信息化項目竣工及后期維護的一整套解決方案，同時也為我國高校二級學院管理的信息化建設(shè)提供了有益的參考。

信息化；項目規(guī)劃；需求調(diào)研；技術(shù)監(jiān)理

一、引言

信息化作為與工業(yè)化、城鎮(zhèn)化、市場化、國際化并舉的重大任務(wù)，其重要性日益突出。而作為國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分，高校信息化建設(shè)更凸顯其引領(lǐng)作用。因為高校是新知識、新技術(shù)的最集中所在和體現(xiàn)，這與信息化的“新”剛好相適，所以高校信息化建設(shè)必將走在全國信息化建設(shè)的前列，為我國大規(guī)模上馬信息化項目積累經(jīng)驗，從而引領(lǐng)著我國未來的信息化建設(shè)。

隨著越來越多的高校施行二級管理，信息化也應與時俱進，不斷適應二級管理的需要，更好地為教育教學管理服務(wù)。作者從一些建成和在建的高校信息化項目中總結(jié)出一套從規(guī)劃到項目竣工驗收及后期運行維護的豐富建設(shè)管理經(jīng)驗，相信這些寶貴經(jīng)驗必將對二級學院的信息化建設(shè)和管理工作提供有益的借鑒和補充。

二、信息技術(shù)及信息化建設(shè)概念

信息化建設(shè)是圍繞信息技術(shù)這個核心概念展開的。對信息技術(shù)（IT）而言，其現(xiàn)代定義從技術(shù)的本質(zhì)意義上是指借助以微電子學為基礎(chǔ)的計算機技術(shù)和電信技術(shù)結(jié)合形成的手段，對聲音的、圖象的、文字的、數(shù)字的和各種傳感信號的信息進行獲取、加工、處理、傳播和使用的能動技術(shù)；而聯(lián)合國教科文組織對信息技術(shù)的定義是：應用在信息加工和處理中的科學、技術(shù)與工程的訓練方法和管理技巧，這些方法和技巧的應用，涉及到人與計算機的相互作用，以及與之相應的社會、經(jīng)濟和文化等諸多事物。

相對二級學院的信息化建設(shè)而言，就是要構(gòu)造一整套既要與學校信息化大環(huán)境無縫銜接，又要適合學院自身教學和管理的計算機軟硬件系統(tǒng)。該系統(tǒng)的核心是數(shù)據(jù)中心（即信息的集散中心）庫的建設(shè)，通過業(yè)務(wù)軟件提供服務(wù)，由可靠運行的硬件系統(tǒng)作保障。由于信息技術(shù)的與時俱進性，信息化建設(shè)將伴隨信息技術(shù)的全面更新而不斷地變化，如何在信息化建設(shè)的規(guī)劃中適應未來信息技術(shù)所引發(fā)的信息服務(wù)的變化成為了最主要的課題。

三、信息化建設(shè)規(guī)劃

（一）工程項目規(guī)劃

信息化依托于信息技術(shù)，服務(wù)于廣大受眾，因此，所有的受眾服務(wù)應當統(tǒng)一于信息化，即不再接受非信息化服務(wù)（如紙質(zhì)文件等）；所有的技術(shù)應當統(tǒng)一于信息化，即不再采用與信息無關(guān)的技術(shù)（如紙質(zhì)字典查詢）；所有的信息應當統(tǒng)一于信息化，即不再將信息存于信息系統(tǒng)以外的介質(zhì)（如紙質(zhì)歸檔）。做好上面的三個“統(tǒng)一”，即可以做出一個適應未來戰(zhàn)略發(fā)展的信息化建設(shè)規(guī)劃。

一般在對整個信息化建設(shè)進行通盤考慮后，最終會歸結(jié)為信息化平臺的建設(shè)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)及數(shù)據(jù)中心的建設(shè)。面對如此重要的三大建設(shè)模塊，如何合理使用信息化建設(shè)資金，尤其是有限的啟動資金又成為不得不思考的重要問題。

（二）工程資金規(guī)劃

目前國內(nèi)各高校都高度重視信息化建設(shè)，都盡最大可能的做出了未來5至10年的信息化投資預算。二級學院要積極爭取校方預算，通常情況，此項資金的投入是分批的。面對信息化建設(shè)啟動時高昂的硬件設(shè)備，必須合理分配使用啟動資金。在上述的三大建設(shè)模塊中，數(shù)據(jù)中心的建設(shè)是最重要的，因為它是未來全部信息的歸屬地和中轉(zhuǎn)地，所以保證數(shù)據(jù)中心的穩(wěn)定、可靠和持續(xù)性是非常必要的，也是首筆資金要著重保障的。其次是信息化平臺的建設(shè)，它是服務(wù)提供的窗口和業(yè)務(wù)系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)，因此也是啟動資金要盡量照顧的。最后是各業(yè)務(wù)應用系統(tǒng)，沒有這些系統(tǒng)就無法在平臺上提供信息化服務(wù)，用戶就無法體會到信息化的優(yōu)越性，但是本著寧缺勿濫的原則，在啟動初期，資金已經(jīng)大部分被分配的前提下，保證做好兩三個業(yè)務(wù)系統(tǒng)還是必要的。

四、招標立項

信息化建設(shè)是一項技術(shù)要求非常高的工作，因此項目招標一定要本著公開、公正、公平、科學、擇優(yōu)的原則，從至少5家的投標公司中選取。在評標過程中應以招標文件、投標文件等為依據(jù)，嚴格按照國家招投標法和政府采購有關(guān)商品、服務(wù)的規(guī)定評標并接受校方有關(guān)上級主管部門的監(jiān)督和指導。

此外，整個評標工作不能受任何個人和機構(gòu)的干擾，投標人的任何試圖干擾評標的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)其投標將作廢標處理并追究相關(guān)責任。在整個評標活動中還應遵循保密原則，任何人員不得將評標內(nèi)容及一切有關(guān)文件透露給無關(guān)人員，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)也要追究其相關(guān)責任。由于信息技術(shù)的高科技性，評標委員會中專家人數(shù)至少應占整個評標委員會的2/3以上，有條件的二級學院，最好成立信息化領(lǐng)導小組，成員由內(nèi)設(shè)專家和外聘專家組成，其中外聘專家與招標人不得有任何隸屬關(guān)系。

招標結(jié)束后，應及時與中標公司進行協(xié)商，簽署正式合同，使公司工程人員盡快進場調(diào)研開發(fā)。合同簽署時應注意設(shè)置分期付款的時間節(jié)點和項目進度節(jié)點，一定要明確在那些技術(shù)實施無誤后再付款，以防提早付款，降低對開發(fā)方的經(jīng)濟約束力。

五、工程監(jiān)理

對于絕大多數(shù)高校，在信息化建設(shè)過程中的監(jiān)理都是由校方的相關(guān)技術(shù)部門來完成的。這主要是由于兩點原因造成的：一是對項目監(jiān)理機制的不熟悉，尤其是新興的信息系統(tǒng)監(jiān)理機制不了解；二是受困于信息化建設(shè)中的資金瓶頸。

對于所要建設(shè)的這個復雜而龐大的系統(tǒng)，作者建議：在資金預算允許的范圍內(nèi)，最好能夠聘請有資質(zhì)的信息系統(tǒng)監(jiān)理公司作為第三方參與到高校信息化建設(shè)中來。由PMBOK九大知識領(lǐng)域概貌圖可知一個信息系統(tǒng)建設(shè)項目管理涉及到九大知識領(lǐng)域的方方面面，如果僅靠校內(nèi)非專業(yè)人員把關(guān)確實難于完成。

但是，監(jiān)理制的引入還需要不斷推行，目前很多高校在建的信息化項目并未引入監(jiān)理制。那么作為校方主要應注意把握以下兩點：一是要注意在合同中簽訂分期付款的時間和技術(shù)節(jié)點處，切實把好技術(shù)關(guān)，確定技術(shù)層面開發(fā)已經(jīng)按合同要求到位；二是要注意校方和公司方的溝通和協(xié)調(diào)，注意控制好進度與業(yè)務(wù)流程開發(fā)的協(xié)調(diào)性，切忌是開發(fā)進度被某一業(yè)務(wù)需求糾纏而躑躅不前，影響整個項目推進。因此，需求調(diào)研階段的溝通和協(xié)調(diào)顯得尤為重要。

六、需求調(diào)研

對于需求調(diào)研環(huán)節(jié)，筆者認為由于各高校的同屬業(yè)務(wù)具有相近性，所以可以考慮使用原型法進行開發(fā)。即，由公司方提供一個開發(fā)原型——一個簡單的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，由校方的業(yè)務(wù)使用部門在使用此原型的基礎(chǔ)上，根據(jù)本校的業(yè)務(wù)特色提出功能需求，在雙方正式確認需求后，由公司方進行離岸開發(fā)，由校方的業(yè)務(wù)使用部門配合測試已開發(fā)的應用系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能模塊，從而達到一種螺旋型的推進過程。使業(yè)務(wù)應用系統(tǒng)像滾雪球一樣越滾越大，最終得到校方業(yè)務(wù)使用部門的認可。

需求調(diào)研期間的爭執(zhí)一定是會發(fā)生，因為一方面是基于明確的二進制邏輯關(guān)系的信息技術(shù)，一方面是基于模糊邏輯關(guān)系的業(yè)務(wù)需求，二者本身就是矛盾的，所以產(chǎn)生爭執(zhí)是必然的。若一味的滿足業(yè)務(wù)使用部門的功能需求，則必然要增加開發(fā)量，更糟的是太多的具有不確定性的業(yè)務(wù)流程會造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定；而一味的簡化業(yè)務(wù)流程以配合開發(fā)的技術(shù)水平和進度，則必然會使業(yè)務(wù)系統(tǒng)呆板難用，缺乏靈活性，對今后的校園信息化服務(wù)造成負面影響，增加信息化的推進難度。在此，信息化建設(shè)的相關(guān)人員一定要權(quán)衡輕重，作出合理取舍。筆者認為在不影響整體項目進度和對系統(tǒng)穩(wěn)定性影響不大的前提下，要盡量的滿足校方業(yè)務(wù)使用部門的功能需求。

七、離岸開發(fā)與現(xiàn)場調(diào)試

離岸開發(fā)中要做好校方和公司方技術(shù)人員的溝通工作，應該由校方主要負責協(xié)調(diào)，以使離岸開發(fā)的模塊不偏離校方實際業(yè)務(wù)需求。另外由于要給公司方在本地服務(wù)器上預留后門，以便其更新已開發(fā)模塊，校方應對開放端口和服務(wù)器進行嚴密監(jiān)控，以保障學校的信息安全。

另外，由于信息化進程處于起步階段，很多業(yè)務(wù)使用部門對信息化的概念并沒有一個清楚而全面的認識。所以，尤其在系統(tǒng)后期現(xiàn)場測試時，隨著對信息化的認識加深，很多業(yè)務(wù)使用部門會對業(yè)務(wù)流程提出修改。這些要求大部分都是合理的，但是根據(jù)合同要求和工期，往往只有部分建議可以得到落實。在此，筆者認為在工程初期校方信息化工作人員應盡快熟悉業(yè)務(wù)使用部門的業(yè)務(wù)，在調(diào)研早期給出一個合理化建議，避免最后的遺憾發(fā)生。

當信息化平臺建成，其上的業(yè)務(wù)應用系統(tǒng)可以穩(wěn)定運行并為受眾提供滿意的服務(wù)，而后臺數(shù)據(jù)庫能夠安全運轉(zhuǎn)后，信息化項目即告一個段落，可以準備進行項目驗收。

八、驗收維護

（一）項目驗收

信息化項目的驗收一般分為硬件和軟件部分。對硬件的驗收除了檢查所有配件是否齊全外，就是在操作系統(tǒng)安裝好后進行專項軟件測試，通過專門軟件的運行查看各部件的狀態(tài)，同時與設(shè)備外部的指示燈對照，看看是否一致。并且要在測試結(jié)束后至少在連續(xù)開機運行一周以上，確認設(shè)備運轉(zhuǎn)正常后再簽署驗收報告。

而對于軟件部分的驗收則側(cè)重在各系統(tǒng)功能的實現(xiàn)是否到位，以及整個系統(tǒng)運轉(zhuǎn)是否穩(wěn)定，是否和平臺無縫結(jié)合，信息流轉(zhuǎn)是否順暢無阻。如果達到上述要求方可簽署該系統(tǒng)的驗收報告。

但是信息技術(shù)的更新是非常迅速，意想不到的情況時有發(fā)生，只靠系統(tǒng)本身是難于保障的，一定要有一支素質(zhì)精良的人才隊伍做保障。

（二）隊伍建設(shè)

信息化隊伍的建設(shè)正是基于此才顯得尤為重要，但也是二級學院的薄弱環(huán)節(jié)。由于一般二級學院缺乏信息化專職人員配置，因此對教工進行相關(guān)技術(shù)培訓就顯得尤為重要，只有這樣才能最大限度的發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，保障信息化建設(shè)的不斷向前。當然對于有條件的二級學院，多角度配置人才，如：管理人員，業(yè)務(wù)人員，技術(shù)人員等，對信息化建設(shè)的深入和發(fā)展是強力保障。

［1］姚偉力，楊德禮.信息技術(shù)與管理變革［J］.科研管理，1998，（3）.

［2］大衛(wèi)·霍克里奇著，王曉明譯.教育中的新信息技術(shù)［M］.北京：中央民族學院出版社，1986.

［3］黃玲玲.信息化建設(shè)中的需求分析與建模[J].科技咨詢導報，2007，（28）.

責任編輯：陳 巖 陳 卓

The Study on the College－Informatization Building and Management in Secondary school

ZHU Wei-jun

（Shanghai Finance University，Shanghai 201209）

The paper bases the case of informationzation building，gives an expatiation and analysis on the main notions and problems.At last，it supplies a whole solution about from the project blueprint to the project end，and also provides a good benefit for Secondary school－informatization building.

Informatization；Project Blueprint；Requirement Investigation；Technology Regulation

book=49,ebook=1

G647

A

1008-9055（2010）03-0049-03

2010－07－19

諸唯君（1980—），男，漢族，天津市人，上海金融學院教師。研究方向：教育管理，信息技術(shù)。