項(xiàng)目管理軟件Project的管理效能初探

蔡 磊

（中國海洋大學(xué)，山東 青島 266003）

Microsoft Project是國際上享有盛譽(yù)的項(xiàng)目管理工具軟件，它不僅可以幫助項(xiàng)目管理者快速、準(zhǔn)確地創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃，而且還可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目完成時(shí)間、項(xiàng)目使用資源、項(xiàng)目成本的控制，幫助項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度與成本的控制、分析和預(yù)測，是項(xiàng)目管理者對項(xiàng)目進(jìn)行動態(tài)管理的有效工具。使用 Microsoft Project軟件可以使項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度與項(xiàng)目資源有效利用、和諧統(tǒng)一，既大幅度的提高了工作效率，又能夠最大限度的降低完成項(xiàng)目的成本，從而實(shí)現(xiàn)為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)。

1 項(xiàng)目管理軟件Project的版本及運(yùn)行環(huán)境

Microsoft Project軟件是美國微軟公司研制的基于網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)基本原理的項(xiàng)目管理軟件，該軟件在Windows操作系統(tǒng)支持下，具有窗口式圖形用戶界面，其功能較完善，操作簡便、靈活，并有豐富的圖形編輯、輸出功能。利用該軟件可深入分析項(xiàng)目計(jì)劃及資源配置的合理性，輕松繪制和更新統(tǒng)計(jì)圖表，以可視性的方式跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，隨項(xiàng)目進(jìn)展方便地調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃，協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理公司及現(xiàn)場施工單位之間的關(guān)系，大大提高管理工作的及時(shí)性和有效性。第一版微軟Project為微軟Project for Windows 95，發(fā)布于1995年，其后版本各于1998、2000、2003、2006和2010年發(fā)布，到目前為止最新版本為Project2010版。項(xiàng)目管理軟件Project的運(yùn)行環(huán)境是在Windows9x/NT/2000/XP/Windows7等系統(tǒng)環(huán)境，兼容性強(qiáng)，功能強(qiáng)大。

2 在實(shí)際項(xiàng)目管理中運(yùn)用Project軟件的效能展示

2.1 管理的項(xiàng)目工作任務(wù)明確

項(xiàng)目管理軟件的主要界面就是甘特圖界面。界面的左邊部分是軟件使用者或者是管理者所管理的各項(xiàng)工作，也就是工作任務(wù)。工作任務(wù)中包括很多方面：①任務(wù)名稱。也就是具體的任務(wù)是什么。這是首先要明確的東西，如果不知道任務(wù)名稱就無法工作；②工期。就是干這項(xiàng)工作所需要的時(shí)間。這對于一個(gè)項(xiàng)目的完成非常重要，有時(shí)對于一個(gè)項(xiàng)目會起到?jīng)Q定性的作用；③項(xiàng)目的開始時(shí)間。我們在一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過程中首要的就是將項(xiàng)目的開始時(shí)間確定下來，只有確定了開始時(shí)間，這個(gè)項(xiàng)目才能進(jìn)行實(shí)施，才能進(jìn)行過程控制，才能進(jìn)行評估等一系列工作；④完成時(shí)間，即項(xiàng)目的結(jié)束。一個(gè)項(xiàng)目的結(jié)束，對于項(xiàng)目來說是特別重要的事件；⑤前置任務(wù)；⑥項(xiàng)目可利用的資源名稱。甘特圖所顯示的這幾部分內(nèi)容都是項(xiàng)目中所必不可少的。一個(gè)完整的項(xiàng)目從計(jì)劃到完成都要運(yùn)用這些內(nèi)容，見圖1。

2.2 對項(xiàng)目的進(jìn)度管理科學(xué)有效

隨著項(xiàng)目的復(fù)雜度與難度的不斷上升，項(xiàng)目管理所涉及的范圍也越來越廣，無論是在技術(shù)的實(shí)現(xiàn)上還是任務(wù)的工作量上，在傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理模式下對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行及時(shí)、有效的監(jiān)控和評估難度越來越大。而計(jì)算機(jī)項(xiàng)目管理軟件在實(shí)效性和可操作性上的巨大優(yōu)勢，使得引入計(jì)算機(jī)技術(shù)無疑成為改善、改進(jìn)傳統(tǒng)進(jìn)度管理的有效手段。Project軟件在進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)能夠有效地控制項(xiàng)目的進(jìn)度。項(xiàng)目的進(jìn)度管理是一個(gè)項(xiàng)目成功與否的重要條件，也是能否有效控制成本、提高資源利用效率、使項(xiàng)目獲得良好經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的重要保證。

Project軟件在進(jìn)行管理操作中首先要確定項(xiàng)目的范圍，即對項(xiàng)目的精確描述，如項(xiàng)目所涉及的道路、管道、線纜、圍界等，同時(shí)還應(yīng)補(bǔ)充界面內(nèi)的功能描述，確保項(xiàng)目范圍能夠涵蓋項(xiàng)目內(nèi)容。然后對工作包進(jìn)行定義并對各項(xiàng)工作進(jìn)行排序，排序的過程要進(jìn)行工作時(shí)間的估算，根據(jù)工期的需要進(jìn)行必要的時(shí)間壓縮，以獲得最佳的工期所需時(shí)間。Project軟件對所管理的工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，可以科學(xué)的將前一項(xiàng)工作安排與后一項(xiàng)工作安排連接起來，并且使項(xiàng)目的進(jìn)度完全不受其他因素的影響，保證了項(xiàng)目的完成進(jìn)度，減少了因管理不利而造成的工期延長現(xiàn)象。

2.3 能夠有效配置與優(yōu)化項(xiàng)目資源

項(xiàng)目資源就是完成項(xiàng)目所必需的各種實(shí)際投入，它包括完成任務(wù)的人員、設(shè)備、物資、資金以及完成項(xiàng)目的時(shí)間等。Project軟件能夠有效的優(yōu)化與配置資源，使項(xiàng)目利用資源更加科學(xué)化、集約化。我們在完成某個(gè)項(xiàng)目時(shí)會利用各種資源，如人力資源、時(shí)間資源、資金、設(shè)備、原材料等資源，有的資源是可持續(xù)利用的，而有的資源就不能持續(xù)利用。因此我們在利用資源時(shí)，就要考慮資源的利用如何能夠高效、有序、節(jié)約，并且還要考慮利用資源與項(xiàng)目進(jìn)度的關(guān)系，使項(xiàng)目的進(jìn)度安排與資源利用達(dá)到和諧的統(tǒng)一。Project軟件不但提供了資源的名稱、類型、工時(shí)、標(biāo)簽、單位、費(fèi)率、成本等一系列資源的詳細(xì)信息，而且可以進(jìn)行資源的調(diào)配與優(yōu)化，還可以進(jìn)行資源過度分配的調(diào)整，以達(dá)到最佳的配置效果。

2.4 能夠有效的防范與控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)

我們在完成項(xiàng)目的過程中都會承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。一般來講，項(xiàng)目越重大，需要承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)也越大，無論在設(shè)計(jì)階段，還是在實(shí)施階段各種風(fēng)險(xiǎn)會不斷出現(xiàn)，它會伴隨項(xiàng)目的整個(gè)過程。我們只能不斷的防范各種風(fēng)險(xiǎn)，只能不斷的在項(xiàng)目的實(shí)施過程中控制風(fēng)險(xiǎn)，不能完全杜絕風(fēng)險(xiǎn)。Project軟件在防范與控制項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)方面具有很多優(yōu)勢，并且從各個(gè)方面提供各種資料供管理者即決策者采取提前預(yù)防與應(yīng)急策略，來達(dá)到項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

首先在項(xiàng)目的計(jì)劃或者項(xiàng)目的規(guī)劃階段，Project軟件在設(shè)計(jì)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃時(shí)，能夠從計(jì)劃的時(shí)間、人力資源狀況、資金狀況、材料準(zhǔn)備、設(shè)備準(zhǔn)備狀況等方面進(jìn)行合理的計(jì)劃，并根據(jù)計(jì)劃來決定項(xiàng)目的實(shí)施是否可行，從源頭上降低了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的幾率。再者在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度控制也在Project軟件中有很好的方法來解決，使項(xiàng)目的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)與防范。同時(shí)在項(xiàng)目的實(shí)施過程出現(xiàn)問題時(shí)，Project軟件的調(diào)整功能會根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際需要來調(diào)整項(xiàng)目的完成時(shí)間、資源利用、資源分配等問題，使項(xiàng)目的完成按照管理者的要求來進(jìn)行，達(dá)到項(xiàng)目的既定目標(biāo)。

3 結(jié)束語

現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件 Project在項(xiàng)目管理實(shí)踐中作用非常顯著，并且具有界面簡單、容易操作、跟蹤調(diào)整方便等特點(diǎn)，已得到了廣泛的應(yīng)用。在實(shí)際項(xiàng)目管理過程中，應(yīng)將管理理論與實(shí)踐操作結(jié)合起來，形成一種科學(xué)、可行的管理方法，正確的使用 Project軟件，避免出現(xiàn)將其視作“進(jìn)度計(jì)劃軟件”，而不是完整意義的“項(xiàng)目管理軟件”的片面傾向，使其真正成為項(xiàng)目管理的科學(xué)助手。

圖1 某家庭裝修項(xiàng)目甘特圖