淺析海外項(xiàng)目工程的物資采購與管理

葉 丹

海外項(xiàng)目工程的物資采購是海外工程項(xiàng)目中必不可少的重要環(huán)節(jié),工作內(nèi)容非常繁雜,而且直接決定著施工生產(chǎn)能否推進(jìn)和項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益收益。

1 海外工程項(xiàng)目物資采購計(jì)劃

1)說到國內(nèi)(國外)物資采購首先我們會(huì)想到的是《采購計(jì)劃的編制》,在海外工程項(xiàng)目物資采購涉及方方面面。無論是成套工程下的物資采購還是獨(dú)立的物資采購,首先都應(yīng)建立采購組織機(jī)構(gòu),組織和實(shí)施采購任務(wù)。2)加強(qiáng)采購的計(jì)劃管理。建筑企業(yè)的物資計(jì)劃工作是物資工作的行動(dòng)綱領(lǐng),物資采購計(jì)劃是物資工作的“龍頭”,當(dāng)一項(xiàng)工程確定后,根據(jù)物資采購流程和工作內(nèi)容,物資采購的組織機(jī)構(gòu)應(yīng)由計(jì)劃、技術(shù)、采購及合同管理人員(或小組)組成。這是物資采購計(jì)劃編制的前提。3)物資采購計(jì)劃是整個(gè)物資采購工作的總體安排。采購計(jì)劃包括物資的采購方式、時(shí)間計(jì)劃、相互銜接以及組織協(xié)調(diào)安排等內(nèi)容,涉及擬采購物資的種類、采購的渠道、采購的數(shù)量及采購的時(shí)間等一系列整體計(jì)劃組織安排。

2 系統(tǒng)考慮海外物資管理問題

1)在海外工程物資的使用和管理過程中,我們深刻地體會(huì)到,物資管理不是一個(gè)靜態(tài)和孤立的東西,由于管理的主體是人,管理的對(duì)象是人和物,因此管理活動(dòng)必然多樣化、復(fù)雜化,所以,必須用系統(tǒng)思考的方法,動(dòng)態(tài)地管理海外工程的物資,才更加有效,而這種管理行為往往是大家經(jīng)常容易忽視的。在海外項(xiàng)目施工過程中還普遍存在這樣的現(xiàn)象:一線生產(chǎn)施工人員認(rèn)為我們抓的生產(chǎn)最急最重要,物資管理是物資部門的事情,但是沒有想到的是我們是在海外干工程,沒有考慮到采購的周期性及當(dāng)?shù)夭牧鲜欠癯渥?沒有認(rèn)識(shí)到物資采購的重要性,因此,我們應(yīng)該從以下幾個(gè)方面系統(tǒng)考慮物資管理問題:a.統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。項(xiàng)目班子必須充分認(rèn)識(shí)到物資管理的重要性,并要求項(xiàng)目部核心員工的認(rèn)識(shí)亦統(tǒng)一到這個(gè)高度上來,引導(dǎo)員工重視并支持物資管理。b.充分發(fā)揮集團(tuán)公司的企業(yè)文化優(yōu)勢(shì),建立項(xiàng)目部良好的工作氛圍,最大程度地形成大多數(shù)員工自覺進(jìn)行管理的行為,(現(xiàn)場(chǎng))盡量減少管理的盲區(qū)。c.要把管人和管物有機(jī)地統(tǒng)一起來。物資保障的好壞與采購人員、庫管人員以及資料管理人員有很大的關(guān)系,業(yè)務(wù)的不熟練也加大了管理難度,不是所有的人都適合從事物資管理工作。d.物資計(jì)劃要有預(yù)見性和前瞻性,在制訂物資計(jì)劃時(shí),我們要掌握基本保證加基本風(fēng)險(xiǎn)的計(jì)劃原則。2)通過施工過程中積累的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),加大對(duì)采購計(jì)劃的組織和安排,但也需要得到國內(nèi)上級(jí)公司部門的大力支持,確保國外(國內(nèi))物資采購有人監(jiān)控。

3 海外物資管理是物資保障的重點(diǎn)

3.1 管理特點(diǎn)

物資管理本身難度大、種類繁多、規(guī)格復(fù)雜。由于我們的管理地點(diǎn)又主要集中在海外,離開中國本土,因此出現(xiàn)了很多新的管理特點(diǎn):1)海外工程多數(shù)處于不發(fā)達(dá)或欠發(fā)達(dá)地區(qū),物資供應(yīng)的回旋余地小;2)長(zhǎng)距離管理。因?yàn)橥ǔＧ闆r下,經(jīng)理部都有大量從國內(nèi)采購的物資設(shè)備,國內(nèi)外的物理距離增加了管理難度;3)運(yùn)輸條件有限。海運(yùn)加陸運(yùn),還有班輪的周期性;4)材料需求預(yù)測(cè)難。由于圖紙不到位或變更所導(dǎo)致對(duì)材料需求數(shù)量和需求時(shí)間的預(yù)測(cè)非常困難;5)采購成本高。有時(shí)可能采購一個(gè)非常便宜的東西,也要專人辦理;6)管理成本高。需要大量的人力、物力;7)管理人員流動(dòng)性大。

3.2 管理原則

物資管理最終是為了控制成本,降低成本,提高效益,因此我們可以從成本入手,分析物資管理的直接成本和間接成本構(gòu)成,進(jìn)而引出我們的幾條管理原則。

先談?wù)劤杀?構(gòu)成物資管理的成本是什么,我們歸納了7條,其中1條～6條為直接成本,第7條為間接成本。1)物管人員、采購人員、保管等相關(guān)人員的費(fèi)用;2)物資采購的直接成本,即物資的采購價(jià)格;3)物資采購環(huán)節(jié)的采購費(fèi)用,如采購人員的工資、差旅費(fèi)、電話傳真費(fèi)和車輛等費(fèi)用;4)運(yùn)輸費(fèi);5)清關(guān)費(fèi)及清關(guān)的相關(guān)費(fèi)用;6)倉儲(chǔ)費(fèi)用;7)周轉(zhuǎn)材料有效運(yùn)轉(zhuǎn)不足后,工程固定成本的繼續(xù)開支。

從以上7條可以看出,物管成本涉及到國內(nèi)外相關(guān)人員、相關(guān)環(huán)節(jié)、相關(guān)部門,而且在通常情況下,采購工作頻繁,采購金額總量也不小。經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)告訴我們,海外工程的物資管理是海外經(jīng)理部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要組成部分,是保證生產(chǎn)發(fā)展和提高效益的重要環(huán)節(jié)。

4 海外物資管理的措施

項(xiàng)目采購的物資從工程所在國的貨物目的港運(yùn)抵工地,即進(jìn)入了物資現(xiàn)場(chǎng)管理范疇。對(duì)我們來說海外工程項(xiàng)目工期緊,物資品種繁多、數(shù)量很大,實(shí)際庫容尤其是現(xiàn)場(chǎng)的室內(nèi)倉庫與期望值往往有差距。這就要求現(xiàn)場(chǎng)物資管理人員合理地安排室內(nèi)或露天存放物資,并經(jīng)常倒庫清理貨物,要庫存清晰,還要便于接納后續(xù)物資,再制定項(xiàng)目材料管理措施。項(xiàng)目部建立健全物資管理各項(xiàng)規(guī)章制度,嚴(yán)格把好以下5關(guān),防止物料丟失。

1)嚴(yán)把計(jì)劃關(guān)。項(xiàng)目部要有計(jì)劃意識(shí),本著保證供應(yīng),減少積壓的原則,提出切實(shí)可行的用料計(jì)劃,對(duì)計(jì)劃中需用物資的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、使用時(shí)間等作出詳細(xì)說明,以免積壓或浪費(fèi)。2)嚴(yán)把進(jìn)場(chǎng)材料驗(yàn)收關(guān)。項(xiàng)目部要對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料認(rèn)真驗(yàn)質(zhì)、點(diǎn)數(shù)、檢查,及時(shí)向供料人員索要進(jìn)貨憑證(如過磅單等)和技術(shù)證件(如材料工具檢驗(yàn)報(bào)告、說明書、裝箱單等)。對(duì)地方性材料如砂石料、水泥等,必須由兩人簽驗(yàn),以保證其質(zhì)量、數(shù)量的準(zhǔn)確可靠性。3)嚴(yán)把安全管理關(guān)。按照各種材料的管理要求,搞好工地材料的防火、防盜、防變質(zhì)工作。4)嚴(yán)把出庫關(guān)。要限額發(fā)料、手續(xù)完備,杜絕虛報(bào)冒領(lǐng),控制非工程用料,建立工號(hào)物臺(tái)賬、項(xiàng)目用料臺(tái)賬、限額卡,制定節(jié)獎(jiǎng)超罰辦法。5)嚴(yán)把使用關(guān)。要堅(jiān)持定額用料,專料專用。周轉(zhuǎn)材料是建筑企業(yè)項(xiàng)目施工中必不可少的材料,由于管理不善,存在諸多弊端,造成生產(chǎn)調(diào)度、調(diào)劑、執(zhí)行不力等,從而降低了使用周轉(zhuǎn)率。同時(shí)大多數(shù)施工工地保管使用條件差,沒有科學(xué)合理的觀念,隨意堆放,亂截亂用,野蠻施工,對(duì)小型工具保養(yǎng)維修少,使用保管無明確責(zé)任人,浪費(fèi)、丟失嚴(yán)重,造成使用壽命短,工程造價(jià)高。嚴(yán)格規(guī)定使用辦法,并派專人經(jīng)常去現(xiàn)場(chǎng)檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

海外物資管理確實(shí)是一個(gè)比較難管的環(huán)節(jié),需要我們用心血和汗水去不斷地探索和實(shí)踐。要立足各自的實(shí)際情況,認(rèn)識(shí)到位、組織落實(shí)、方法得當(dāng)并持之以恒。

[1] 張必成,王宏偉.建設(shè)工程貨物采購的最佳供應(yīng)商選擇問題研究[J].山西建筑,2008,34(26):211-212.