滬寧高速公路江蘇段擴建工程檔案管理

王 丹

0 引言

滬寧高速公路江蘇段連接上海、蘇州、無錫、常州、鎮(zhèn)江和南京6個大中型城市,是蘇南地區(qū)的重要經(jīng)濟動脈。主線里程249.681km,原為雙向四車道高速公路,于1996年9月正式通車,其后交通量快速增長,于2004年1月開始擴建施工,至2005年年底完成雙向八車道擴建工程,2006年初全線雙向八車道通車,2008年4月通過了省交通廳組織的檔案預(yù)驗收。作為滬寧高速公路擴建工程項目檔案工作組的成員,筆者總結(jié)了在擴建項目建設(shè)期間工程檔案管理方面一些好的做法以及得到的教訓(xùn),供同行參考。

1 項目檔案管理情況

1.1 檔案管理體制

擴建工程從工程建設(shè)項目一開始,就將檔案管理工作納入到整個工程建設(shè)的管理體系中,下發(fā)了《滬寧高速公路(江蘇段)擴建工程檔案管理辦法》等一系列文件,明確管理職責(zé),完善檔案管理工作的質(zhì)量保證體系。

1)明確各級、各部門的檔案管理職責(zé)。滬寧高速公路擴建工程指揮部檔案管理實行“統(tǒng)一管理、以塊為主、分級負責(zé)”的管理模式,建立與工程檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機構(gòu),成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,分管指揮任組長,各處室主要負責(zé)人和各市高擴指總監(jiān)為領(lǐng)導(dǎo)小組成員;各市高擴指都成立了由總監(jiān)、綜合處處長、工程管理部門、檢測中心主要負責(zé)人組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò),配備專職檔案管理人員,制定檔案管理制度,統(tǒng)一管理建設(shè)項目的檔案,形成強有力的質(zhì)量保證體系,從源頭把好檔案管理質(zhì)量關(guān)。

2)明確了滬寧高速公路擴建工程指揮部負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各市高擴指、各市段交通工程項目實施小組的檔案管理工作。各市高擴指、各市段交通工程項目實施小組負責(zé)對所轄市段施工、監(jiān)理單位檔案的形成、積累、整理和立卷歸檔工作進行監(jiān)督管理,并完成本轄段各類檔案材料的匯總整理,做好編目工作。

3)明確了施工、監(jiān)理單位必須按照項目文件編制與檔案整理辦法的要求,做好各自職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理、立卷和歸檔。

4)明確監(jiān)理單位要切實負起監(jiān)理工作的相關(guān)責(zé)任,不僅要監(jiān)理工程,而且要監(jiān)督檢查項目文件編制和檔案整理工作。

1.2 落實管理措施,切實進行全過程控制和跟蹤管理

1)確保檔案整理與工程建設(shè)同步進行。滬寧高速公路擴建工程指揮部制定了《滬寧高速公路江蘇段擴建工程竣工文件編制與檔案整理辦法》和檔案管理軟件,明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時限,確保工程檔案與工程建設(shè)同步進行。2)加強業(yè)務(wù)培訓(xùn),著力提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。加強檔案管理知識培訓(xùn),滬寧擴建工程先后舉辦了路基、路面、交通工程、房建工程檔案編制和軟件應(yīng)用等培訓(xùn)班30余次,參訓(xùn)人次2000多人次。3)落實檢查制度,規(guī)范檔案整理標準。在工程建設(shè)和檔案整理關(guān)鍵節(jié)點,指揮部及時召開設(shè)計類檔案工作會議、檔案管理工作會議、交工檔案驗收布置會議等,檢查了各市段的工作進度和檔案質(zhì)量,提出了各階段工程檔案具體的工作要求。擴建工程指揮部現(xiàn)場工作組和各處室經(jīng)常深入到施工監(jiān)理單位檢查督促指導(dǎo)檔案工作,全面了解檔案工作狀況,對200多個合同標段檔案工作進度和檔案水平都做到心中有數(shù),有的放矢地給予指導(dǎo)和幫助;檔案管理部門對于各市高擴指、交通工程項目實施小組提出檔案管理上的問題,都及時以書面形式進行回復(fù),基本做到有問必答,全線的檔案管理工作一直能按照擴建工程指揮部的要求逐步推進、持續(xù)完善。各市高擴指都制定了本市段的監(jiān)督檢查工作機制,確保每月至少進行一次檢查。而且通過檢查督促,控制編制和整理工作中出現(xiàn)的問題,通過檢查指導(dǎo),答疑解難,解決項目文件編制和檔案整理過程中一些疑點和難點,規(guī)范檔案編制與整理標準。4)嚴格考核制度,推進檔案工作不斷上臺階。滬寧高速公路擴建工程指揮部和沿線各市高擴指都制定了考核獎懲制度和細則,對在檔案的收集、整理、檔案管理軟件使用中成績突出的單位和個人,給予表揚和獎勵,對未按規(guī)范要求進行檔案收集、積累、整理歸檔的,給予批評和處罰。江蘇省檔案局和滬寧高速公路擴建工程指揮部共同下發(fā)了《關(guān)于對滬寧高速公路擴建工程檔案工作進行考核評比的通知》,通過考核工作開展比學(xué)趕超,提高擴建工程檔案工作的整體水平。鎮(zhèn)江市段建立檔案管理風(fēng)險抵押金的考核獎勵辦法,按合同規(guī)定,進行激勵與處罰。5)狠抓檔案質(zhì)量,將創(chuàng)一流檔案的工作落到實處。a.狠抓紙質(zhì)檔案的形成、積累、整理與歸檔,擴建工程的檔案,實行了預(yù)立卷制度,必須分類、裝盒、分卷保管。嚴格過程控制,平時注重積累收集,分門別類地按照文件材料的形成規(guī)律和系統(tǒng)聯(lián)系進行歸檔,保證了項目文件編制的歸檔質(zhì)量。擴建工程檔案工作堅持“四同時”制度。b.抓住重點,重視設(shè)計變更、設(shè)計變更審簽表收集整理和竣工圖的編制。擴建工程指揮部和各市高擴指、各實施小組反復(fù)強調(diào)竣工圖要準確、真實地反映工程竣工的實際情況,編制的竣工圖要有竣工說明,要準確、清晰、規(guī)范。要將設(shè)計變更內(nèi)容一一反映在竣工圖上,施工單位必須在施工圖上注明修改的部分,并附以設(shè)計變更通知單和施工說明。c.把檢查文件材料的形成程序是否規(guī)范、簽署是否完備、歸檔案卷制作質(zhì)量是否精良,作為驗收的必備條件。各級管理部門盡職盡責(zé)按江蘇滬寧高速公路擴建工程指揮部的要求進行檢查控制,檔案管理人員逐卷檢查案卷題名、卷內(nèi)目錄和內(nèi)容是否準確和規(guī)范,滬寧擴建工程指揮部規(guī)定:對未經(jīng)審查或經(jīng)審查驗收未通過的項目檔案,不得進行工程費用結(jié)算,不得申報優(yōu)質(zhì)工程。

1.3 建立符合現(xiàn)代工程項目管理理念的檔案管理分類體系和合理的檔案管理流程

1)滬寧擴建工程檔案有一個統(tǒng)一的分類體系和標識,在類目設(shè)置上遵循規(guī)范、刪繁就簡,具有統(tǒng)一性。分類編號符合檔案分類規(guī)則,類目設(shè)置、分類編號統(tǒng)一規(guī)范,適應(yīng)于檔案的現(xiàn)代化管理要求,便于進行數(shù)據(jù)的存儲、檢索和檔案的匯總。2)按照《江蘇省高速公路建設(shè)項目檔案管理標準》規(guī)定的檔案歸檔范圍進行案卷的著錄,在檔案整理歸檔過程中,檔案管理人員根據(jù)擴建工程設(shè)置的內(nèi)容、施工工序具體類目,對應(yīng)歸檔類別進行案卷和卷內(nèi)文件著錄,各道工序的檔案歸檔是否完整、齊全、準確均在控制狀態(tài)中。3)為避免分類、編目、標識上雜亂,滬寧擴建工程檔案的分類編號進行固化,確定統(tǒng)一的分類號、標段標識代號,以體現(xiàn)其檔號的唯一性。4)滬寧擴建工程檔案管理軟件的應(yīng)用,是實現(xiàn)“工程建設(shè)與檔案管理同步”原則的一種有效方法,是控制工程檔案“事后整理為事前、事中管理”的現(xiàn)代化管理手段。5)滬寧擴建工程檔案已全部進行了系統(tǒng)整理,案卷質(zhì)量,檔案編目均符合規(guī)范化、標準化要求。同時省擴指在滬寧擴建工程的檔案管理信息化道路上進行了積極嘗試,創(chuàng)造性的依托滬寧高速公路股份有限公司網(wǎng)絡(luò)信息化平臺進行案卷及卷內(nèi)文件信息的著錄和檢索。滬寧擴建工程檔案系統(tǒng)充分體現(xiàn)了寧滬公司先進的檔案管理思想、原則和標準,整合了各方面經(jīng)驗,也是目前省內(nèi)應(yīng)用面廣、先進的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)實現(xiàn)了單點登陸,遠程操作,方便了上傳下載,適合了擴建工程點多線長,用戶應(yīng)用面廣等特點。收集的數(shù)據(jù)量龐大,省擴指整理完成工程檔案紙質(zhì)資料約4.6萬卷,對各市段的綜合類、文件部分及竣工圖等大量資料進行了電子掃描。實現(xiàn)了檔案管理自動化、無紙化、高效化。業(yè)務(wù)管理一體化、協(xié)同化、系統(tǒng)化。整合信息資源、管理網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。文檔管理數(shù)字化、標準化、科學(xué)化。并且兼顧了兼容性、可擴充性、先進性、穩(wěn)定性、標準性原則。

2 檔案的整理、接收與管理工作情況

滬寧高速公路擴建工程已完成主體工程檔案40234卷,其中蘇州市段15122卷、無錫市段7447卷、常州市段6428卷、鎮(zhèn)江市段8556卷、南京市段2681卷;房建工程檔案2380卷;機電工程檔案204卷;江蘇滬寧高速公路擴建工程指揮部檔案案卷3689卷,合計完成46507卷。

滬寧高速公路擴建工程的交工檔案已先由各施工、監(jiān)理單位向各市高擴指移交,各市高擴指已按照標準進行了匯總整合并已移交管養(yǎng)單位寧滬公司各市段管理處歸檔,移交的檔案包括一套紙質(zhì)檔案和一套電子檔案目錄光盤。房建工程檔案已由施工、監(jiān)理單位向各市段交通工程實施小組移交,機電工程檔案也已由施工、監(jiān)理單位向滬寧擴建工程指揮部移交。

3 檔案的檢索利用

檔案是稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收工程的主要依據(jù),滬寧擴建工程檔案在工程建設(shè)過程中,檔案的管理始終為工程建設(shè)服務(wù),為工程建設(shè)管理者的需求服務(wù),擴建工程的檔案檢索、利用十分頻繁,財務(wù)審計、工程計量、設(shè)計變更等多次查找利用,僅指揮部檔案利用就有800多人次,借閱案卷4000卷左右,充分發(fā)揮了檔案在工程建設(shè)中的作用。

4 結(jié)語

滬寧擴建工程檔案完成了全部竣工檔案的整理,共4.6萬卷,完整、準確、系統(tǒng)的檔案來之不易,省、市指揮部、實施小組檔案管理人員花費了的大量心血和不懈努力,為滬寧擴建工程檔案工作交了一份滿意的答卷。

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