組織協(xié)調(diào)是監(jiān)理工作的重要任務(wù)

李建梅

在工程項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)理中,要實(shí)現(xiàn)三大控制目標(biāo),除需要監(jiān)理工程師們有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和對(duì)監(jiān)理程序的充分了解之外,具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力也是十分重要的。在整個(gè)工程的建設(shè)過程中,項(xiàng)目管理總目標(biāo)與各參與方目標(biāo)之間是既相聯(lián)系又相矛盾的,要保證項(xiàng)目的參與各方圍繞項(xiàng)目開展工作,使項(xiàng)目目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn),這就需要組織協(xié)調(diào)工作。只有通過積極的組織協(xié)調(diào),才能使項(xiàng)目各方彼此溝通,促使相互了解和理解,才能使影響項(xiàng)目監(jiān)理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的各個(gè)因素處于統(tǒng)一可控之中,使項(xiàng)目系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均衡,保證監(jiān)理工作實(shí)施和運(yùn)行過程順利,確保工程建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

監(jiān)理工程師應(yīng)充分運(yùn)用管理學(xué)、心理學(xué)、行為科學(xué)等方面的知識(shí)、技能、方法和工具開展組織協(xié)調(diào)工作。在協(xié)調(diào)過程中應(yīng)站在多方面的角度考慮問題,充分考慮到各方的利益,盡量做到公正、科學(xué)、合理和合情,只有這樣,才能進(jìn)行有效的組織協(xié)調(diào)。

1 組織協(xié)調(diào)的目的

采取相應(yīng)的組織協(xié)調(diào)形式、手段、方法,對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的各種關(guān)系進(jìn)行疏導(dǎo),對(duì)產(chǎn)生的干擾和障礙予以排除或緩解,解決各種矛盾、處理各種爭端,以便理順各種關(guān)系,使整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過程處于一種良好、順暢的運(yùn)行狀態(tài),并不斷使各種資源得到有效合理的優(yōu)化配置,實(shí)現(xiàn)所監(jiān)理項(xiàng)目的最終預(yù)期目標(biāo)和要求。

2 組織協(xié)調(diào)的內(nèi)容

監(jiān)理項(xiàng)目的組織協(xié)調(diào),主要是協(xié)調(diào)參建各方與工程建設(shè)有關(guān)單位和人員的人際關(guān)系,組織機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系,供求關(guān)系,協(xié)作關(guān)系,法律關(guān)系以及其他可能發(fā)生的關(guān)系。

3 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的協(xié)調(diào)

1)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào);2)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部組織關(guān)系的協(xié)調(diào);3)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部需求關(guān)系的協(xié)調(diào)。

4 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)外部的協(xié)調(diào)

1)與業(yè)主關(guān)系的協(xié)調(diào);2)與施工單位的協(xié)調(diào);3)與設(shè)計(jì)單位的協(xié)調(diào);4)與政府部門及其他單位的協(xié)調(diào)。

5 組織協(xié)調(diào)的工作方法

項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組織協(xié)調(diào)主要采用交談、會(huì)議、書面、訪問、對(duì)話、談判、發(fā)文、監(jiān)督、督促、發(fā)布指示、修改計(jì)劃、進(jìn)行咨詢、提出建議、交流信息等工作方法。

6 監(jiān)理工程師組織協(xié)調(diào)時(shí)的注意事項(xiàng)

1)協(xié)調(diào)工作要做到有原則性。在具體協(xié)調(diào)工作中,始終貫徹項(xiàng)目建設(shè)過程各方必須執(zhí)行國家和地方的有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收,對(duì)于各方的違規(guī)行為不姑息、不遷就。同時(shí),在協(xié)調(diào)過程中監(jiān)理人員嚴(yán)格遵守監(jiān)理的職業(yè)道德、清正廉潔、作風(fēng)正派、辦事公允、以德服人。2)協(xié)調(diào)工作要做到公正性。公平、公正是指協(xié)調(diào)過程中要堅(jiān)持中立,要保持中立和公正,與各方既要形成良好的工作關(guān)系,又要保持一定的距離。首先要鍛煉提高識(shí)別真假是非的能力,不被表面現(xiàn)象迷惑。當(dāng)發(fā)生矛盾時(shí),監(jiān)理工程師要站在公正、客觀的立場上,依據(jù)有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)范和承發(fā)包合同,以科學(xué)分析的方法公正無私的處理,不偏袒任何一方。樹立監(jiān)理方在組織協(xié)調(diào)中的威信,以取得各方的配合和支持。3)協(xié)調(diào)工作要做到有預(yù)見性。要善于發(fā)現(xiàn)各單位之間在結(jié)合部位上的矛盾和問題以及各專業(yè)工程在交叉施工時(shí)給對(duì)方造成的不利影響,要有觀察事物變化的敏感度,加大預(yù)先控制的力度,事先分析目標(biāo)偏離的可能性,并擬定和采取各項(xiàng)預(yù)防性的措施,做到事前控制,各方都積極響應(yīng),以使計(jì)劃目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。4)協(xié)調(diào)工作要做到及時(shí)性。要及時(shí)了解和掌握有關(guān)各方當(dāng)事人之間的利益關(guān)系,當(dāng)各方產(chǎn)生了矛盾和糾紛,通過交談、會(huì)議等協(xié)調(diào)方法和手段及時(shí)協(xié)調(diào)各類矛盾。這些矛盾和糾紛又經(jīng)常具有突發(fā)性、臨時(shí)性和沖突性,如不及時(shí)解決勢(shì)必引起矛盾的激化,引起工程索賠,影響工程的進(jìn)程,嚴(yán)重時(shí)會(huì)誘發(fā)工程的質(zhì)量安全事故。處理突發(fā)問題,努力做到“不回避、不隱瞞、不拖延”,使矛盾和糾紛得到及時(shí)解決。5)協(xié)調(diào)要做到有針對(duì)性。當(dāng)矛盾和問題出現(xiàn)后,要對(duì)情況進(jìn)行分析、歸納,找準(zhǔn)問題,抓住主要矛盾或矛盾的主要方面,有針對(duì)性的進(jìn)行協(xié)調(diào)處理,使矛盾和問題得以解決。解決問題的方式、方法都確定了,監(jiān)理工程師還要檢查,督促各方執(zhí)行,以免引發(fā)新的矛盾和問題。6)協(xié)調(diào)工作要做到靈活性。工作方法上和為人處事方面,要因人、因事、因地而宜,根據(jù)實(shí)際情況隨機(jī)應(yīng)變,靈活運(yùn)用戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)和各種協(xié)調(diào)方法,不生搬硬套、不小題大做、不威脅利誘,抓大放小,盡可能促使被協(xié)調(diào)方自我機(jī)制的完善。在眾多的矛盾中,要突出重點(diǎn),分清主次,抓主要矛盾,關(guān)鍵問題解決了,其他問題便可以迎刃而解。在協(xié)調(diào)處理問題時(shí),有時(shí)處理問題的方法不一定被對(duì)方所接受,這就要求監(jiān)理工程師有較強(qiáng)的應(yīng)變能力,及時(shí)改變處理問題的方式、方法。例如,可以先讓一方提出幾種解決問題的方案,讓另一方來選擇,若不成,監(jiān)理工程師還可以提出幾種方案供各方選擇、認(rèn)可?？傊业揭粋€(gè)讓各方都能接受的方案,從而使問題得到解決。7)協(xié)調(diào)工作要做到群眾性。在協(xié)調(diào)過程中注意走群眾路線,讓大家獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策,群策群力,激發(fā)群眾的創(chuàng)造熱情,充分發(fā)揮集體的智慧和力量,與各方同舟共濟(jì),解決問題戰(zhàn)勝困難。8)協(xié)調(diào)工作要做到有忍耐性。在整個(gè)過程中需要組織協(xié)調(diào)解決的內(nèi)容是多方面的,有時(shí)一個(gè)問題需要多次進(jìn)行協(xié)調(diào),或者舊的問題還沒解決完,新的問題又出現(xiàn),這就要求監(jiān)理工程師在組織協(xié)調(diào)時(shí)要有耐心,不斷地組織各方進(jìn)行協(xié)調(diào)處理,直到問題解決為止。9)協(xié)調(diào)工作要做到有技巧性。監(jiān)理人員要采用感情、語言、接待、用權(quán)等藝術(shù),搞好協(xié)調(diào);注意說話的方式方法,做到有利于協(xié)調(diào)的話多說,不利于協(xié)調(diào)的話不說、不傳;多做說明,多做說服工作。在協(xié)調(diào)前要多設(shè)想幾種情況,盡可能考慮到各方可能提出的問題,多準(zhǔn)備幾套解決方案,做到有備無患;在協(xié)調(diào)前要明確協(xié)調(diào)對(duì)象、協(xié)調(diào)主體、協(xié)調(diào)問題的性質(zhì),然后選擇適用的手段,以提高協(xié)調(diào)效率。協(xié)調(diào)中拿不準(zhǔn)、考慮不成熟的問題,不急于表態(tài),協(xié)調(diào)爭取做到有理、有利、有節(jié)。當(dāng)爭議不影響大局,應(yīng)采取策略,引導(dǎo)雙方回避爭議,互謙互讓,加強(qiáng)合作,形成利益互補(bǔ),化解爭議。

7 結(jié)語

組織協(xié)調(diào)是監(jiān)理工作的一項(xiàng)重要任務(wù),貫穿于監(jiān)理工作的全過程和各個(gè)方面。組織協(xié)調(diào)是一種管理技術(shù)和技巧,協(xié)調(diào)工作是否成功還與監(jiān)理工程師自身素質(zhì)有密切關(guān)系。通過監(jiān)理有效的組織協(xié)調(diào),可以使項(xiàng)目參與各方意見統(tǒng)一,使各方矛盾向有利的方向轉(zhuǎn)化,在項(xiàng)目總目標(biāo)和各分目標(biāo)之間尋求平衡,達(dá)到統(tǒng)一思想與行動(dòng),使各項(xiàng)工作順利進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目總體目標(biāo)。

[1] 葉方君.論建筑施工項(xiàng)目中的協(xié)調(diào)管理[J].經(jīng)營管理者,2009(6)：67-68.

[2] 趙海慶.淺談總包單位的施工協(xié)調(diào)[J].山西建筑,2007,33(5)：210-211.

[3] 王俊華,王君早.論水電工程建設(shè)總監(jiān)理工程師的組織協(xié)調(diào)作用[J].山西建筑,2008,34(11)：234-235.