淺談基建檔案管理

方瑞花

基建檔案在基本建設(shè)中占有重要的地位,從國家建設(shè)部到省、市、縣地方以及學(xué)校等各基層都很重視基建檔案資料的收集和管理。在我們學(xué)校也是如此,各級領(lǐng)導(dǎo)和搞基建項目資料管理人員高度重視這項工作。目前,我國正處在建設(shè)發(fā)展階段,各地、市都在重點搞建設(shè),在建設(shè)過程中,基建資料也包括在內(nèi)。基建資料包括很多內(nèi)容和項目,比如在開工前基建項目的立項、審批、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、工程竣驗收等全程基建資料的收集、整理、管理、保存、歸檔等一體化的管理模式。

1 基建資料歸檔類型

1.1 綜合性文件

1)上級有關(guān)基建工作的文件。2)基建工作規(guī)章制度。3)基建工作計劃、總結(jié)、簡報。4)基建工作總體規(guī)劃。5)基建工作年度(季度)總結(jié)、統(tǒng)計表。6)基建工程財務(wù)預(yù)、決算;全校性總體規(guī)劃、設(shè)計總平面圖。7)水、暖、電管道分布圖。8)地質(zhì)勘探、地形測量材料。

1.2 可行性研究

1)項目建議書及上級批復(fù)。2)可行性研究報告。3)項目評估。4)環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告。5)設(shè)計任務(wù)書及計劃任務(wù)書。

1.3 設(shè)計基礎(chǔ)

1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明;地形、地貌控制點建筑物、構(gòu)筑物、重要設(shè)備及安裝測量定位、觀測記錄。2)水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)材料。

1.4 設(shè)計文件

1)初步設(shè)計。2)技術(shù)設(shè)計。3)施工圖設(shè)計。4)技術(shù)秘密材料、專利文件。5)設(shè)計計算書。6)關(guān)鍵技術(shù)試驗。7)總體規(guī)劃設(shè)計。8)設(shè)計評價、鑒定及審批。

1.5 工程管理文件

1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書。2)承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件。3)施工執(zhí)照。4)環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件,水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書。5)產(chǎn)權(quán)證書。

1.6 施工資料

1)土地施工文件:開工報告、工程技術(shù)、技術(shù)交流、圖紙會審紀(jì)要;施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝;原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定;建筑材料試驗報告;設(shè)計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批;土建施工定位測量地質(zhì)勘察;土、巖試驗報告,基礎(chǔ)處理,基礎(chǔ)工程施工圖;隱蔽工程驗收記錄;工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告;分項、分布工程抽樣檢查、評定;交工驗收記錄證明;竣工報告、竣工驗收報告。2)設(shè)備及管線安裝施工文件:開工報告、工程技術(shù)、技術(shù)交流、圖紙會審紀(jì)要;設(shè)計變更、工程更改洽商、材料、零部件、設(shè)備代用審批;焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探仿記錄;隱蔽工程檢查驗收記錄;強度、密封性試驗報告;設(shè)備調(diào)試記錄;施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告;系統(tǒng)調(diào)試、試驗記錄;管線清洗、通水、清毒記錄;管線標(biāo)高位置,坡度測量記錄;中間交工驗收記錄證明,工程質(zhì)量評定;竣工報告,竣工驗收報告。

1.7 電氣、儀表安裝施工文件

1)開工報告、工程技術(shù)、技術(shù)交流、圖紙會審紀(jì)要。2)工程更改洽商、材料、零部件、設(shè)備代用審批。3)調(diào)試、整定記錄;性能測試和校核。4)施工安裝記錄,質(zhì)量檢查評定,事故處理報告。5)操作、聯(lián)動試驗。6)電氣裝置交接記錄。7)中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定。8)竣工報告、竣工驗收報告。

1.8 基建財務(wù)、器材管理

1)財務(wù)計劃、年度計劃。2)工程概算、預(yù)算、決算。3)主要材料消耗、器材管理。4)交付使用的固定資產(chǎn)。

1.9 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)資料

1)技術(shù)準(zhǔn)備計劃。2)試生產(chǎn)管理、技術(shù)責(zé)任制。3)試車方案、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙。4)設(shè)備試車、驗收、運轉(zhuǎn)、維護記錄。5)安全操作規(guī)程、事故分析報告。6)技術(shù)培訓(xùn)材料。7)工業(yè)衛(wèi)生勞動保護材料。

2 基建檔案的形成

在建設(shè)過程中,基建檔案是由建設(shè)單位,上級審批單位,勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位在申報、審批、建設(shè)、施工、竣工、驗收過程中由文字、聲像、圖像等基建資料所形成的。

3 基建檔案管理體會

3.1 造成基建檔案缺失的原因

1)由于基建工程是一個龐大的項目,建設(shè)的時間長,政府審批的部門也比較多,審批的手續(xù)也較復(fù)雜,在建設(shè)過程中涉及到的單位也比較多,它經(jīng)過省教育廳、省計委、省建設(shè)廳、省發(fā)改辦審批后,再到晉中建設(shè)局、太谷縣城建局立項備案后,再經(jīng)地質(zhì)勘察單位勘察、圖紙設(shè)計單位設(shè)計,然后定施工單位和監(jiān)理單位,最后再經(jīng)過消防部門、人防機構(gòu)、質(zhì)量監(jiān)督部門驗收后才能竣工使用,這中間經(jīng)過的每個環(huán)節(jié)都會影響基建資料的制作、收集、整理和歸檔效果。2)由于建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位的工作人員和管理人員對基建檔案不重視也影響到基建資料的缺失和歸檔。3)由于施工單位技術(shù)管理人員技術(shù)、業(yè)務(wù)水平高低不一,也會造成基建資料缺失。

3.2 如何加強和完善基建檔案

到2000年以后歸檔資料逐漸被人們重視起來,到2005年以后,基建管理資料就相應(yīng)的比較完備了。比如說,現(xiàn)在基建項目從籌建開始,學(xué)校就將建設(shè)項目向省教育廳、省計委、省建設(shè)廳打報告,然后再到省發(fā)改委審批。接著進行地質(zhì)勘察、圖紙設(shè)計、決定招標(biāo)代理單位后再報名、招標(biāo),決定施工、監(jiān)理單位,以上這一系列的審批手續(xù)辦好后,才能地質(zhì)勘察,圖紙設(shè)計,接下來通過網(wǎng)上報名,公開招標(biāo),選擇招標(biāo)代理公司,根據(jù)國家規(guī)定,建設(shè)單位招標(biāo)必須有代理公司代表建設(shè)單位辦理招標(biāo)時的各項程序,比如說,施工單位報名(報名是招標(biāo)代理公司經(jīng)過網(wǎng)上通知到晉中地區(qū)招標(biāo)市場進行報名)、資格審查、填報投標(biāo)須知及各種附表,出臺招標(biāo)文件、訂招標(biāo)控制價、然后再到晉中招標(biāo)站進行招標(biāo),定了施工單位后再進行選擇監(jiān)理單位,選擇監(jiān)理單位也是網(wǎng)上報名,進行公開招標(biāo)。選好施工單位后,建設(shè)單位和施工單位開始簽訂施工合同,合同簽訂后才能進行施工。在施工過程中,我作為建設(shè)單位的一名資料管理人員,有時也到施工現(xiàn)場去收集在施工中有價值的技術(shù)文字、數(shù)值、圖表、聲像等形式的載體材料。從開挖基槽開始做起,首先是測量放線標(biāo)高、檢測三步。開挖基槽、填充三七灰土,接下來用C15混凝土鋪設(shè)墊層、綁扎間距為200×200的鋼筋網(wǎng)格、做構(gòu)造柱、直到后來做主體工程。首先是首層—標(biāo)準(zhǔn)層—屋面—工程竣工中的基建工程資料都要有圖像、聲像、文字的記載,這就要求施工單位、監(jiān)理單位在施工過程中必須嚴(yán)格要求施工監(jiān)理單位的技術(shù)工作人員具有一定的技術(shù)、業(yè)務(wù)水平,技術(shù)人員和工作人員素質(zhì)越高,工程質(zhì)量也就越高,它所記載的文字也就越準(zhǔn)確,所收集的基建資料也就越全,造成的基建資料缺陷度也就最低。

另外建設(shè)單位現(xiàn)在也比較重視基建資料的收集、整理、歸檔工作。配備了專職的基建檔案管理人員,專門負(fù)責(zé)收集整理基建資料的工作人員。

在20世紀(jì)90年代基建資料不全或不完善造成的原因也很多,第一是國家不是很重視,抓的也不是很緊,要求也不是很嚴(yán)格,到了下級單位就更沒人抓這件事情了。可到了2005年以后就不一樣了,國家和各單位都比較重視基建項目,不論大小項目一律通過招標(biāo)來決定。我校為提高學(xué)校管理和科學(xué)決策水平,推行了校務(wù)公開,落實“三重一大”制度規(guī)范學(xué)校的各類招標(biāo)及采購活動,維護學(xué)校的合法權(quán)益,避免經(jīng)濟浪費及其他損失,依據(jù)《中華人民共和國投標(biāo)招標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法》等有關(guān)法規(guī),學(xué)校根據(jù)自己的情況特制定了一些辦法。幾十萬以上或幾百萬或更大的工程項目到地區(qū)辦手續(xù),通過地區(qū)審批后才能進行報名。報名是到地區(qū)招標(biāo)市場報名,通過招標(biāo)代理公司代理招標(biāo)事項,到地區(qū)招標(biāo)站進行招標(biāo),決定中標(biāo)單位、中標(biāo)價。幾十萬元或幾萬元以下的項目是通過招標(biāo)辦審批,通過公開報名,公開招標(biāo)來決定中標(biāo)單位,公示三天。以上這些程序都是通過文字形式進行,以基建資料歸檔。

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