淺談總監(jiān)理工程師組織協(xié)調的方法和技巧

楊益山

組織協(xié)調是聯(lián)結、聯(lián)合、調和所有的活動及力量,使各方面配合適當,其目的是對項目實施過程中產(chǎn)生的各種關系進行疏導,對產(chǎn)生的干擾和障礙及時排除或緩解解決各種矛盾,處理各種爭端,使整個項目的實施過程處于一種有序狀態(tài),并不斷使各種資源得到有效合理的優(yōu)化配置,實現(xiàn)預定目標。組織協(xié)調是監(jiān)理工作的核心,組織協(xié)調貫穿于整個監(jiān)理工作。組織協(xié)調質量的好壞,直接影響建設各方面的了解、交流和配合,影響“三大”目標的控制,所以總監(jiān)理工程師在組織協(xié)調時,應該運用科學的協(xié)調方法和技巧。根據(jù)在實際工作中的經(jīng)驗,將組織協(xié)調的主要方法和技巧歸納為以下幾方面。

1 總監(jiān)理工程師組織協(xié)調的主要方法

1.1 會議協(xié)調法

會議協(xié)調法是建設工程監(jiān)理中最常用的一種協(xié)調方法,其主要包括以下幾種：1)第一次工地會議,它是建設工程尚未全面展開前,合同各方相互認識,確定聯(lián)絡方式的會議,是檢查開工前各項準備工作完成情況,并明確監(jiān)理程序的會議,第一次工地會議的召開為總監(jiān)理工程師下達開工令準備了條件。2)監(jiān)理例會,它是由監(jiān)理工程師組織召開,主要解決施工中出現(xiàn)的計劃、進度、質量及工程款等問題的會議。監(jiān)理例會定期召開,會議后形成紀要,經(jīng)與各方會簽后分發(fā)給有關單位。3)專業(yè)監(jiān)理會議,它是根據(jù)需要組織召開的專業(yè)性協(xié)調會議,如某綜合醫(yī)院工程涉及到電梯、消防等分包單位,專業(yè)性較強,進場時必須召開分包單位協(xié)調會,確保整體工程的進度。

1.2 交談協(xié)調法

交談協(xié)調法是一種面對面或電話交談的協(xié)調方法,是總監(jiān)理工程師保持信息暢通的最好渠道,尋求協(xié)作和幫助的方法,能正確及時地發(fā)布工程指令,避免協(xié)調滯后。

1.3 書面協(xié)調法

作為監(jiān)理工程師,如果交談不方便或者需要精確地表述自己的見解,可使用書面協(xié)調法。書面協(xié)調法具有法律效力,監(jiān)理工程師可以避免風險。

1.4 訪問協(xié)調法

訪問協(xié)調法主要用于監(jiān)理工程師的外部協(xié)調,向行政主管部門等進行解釋工程情況,了解他們的意見,確保工程順利進行。

1.5 情況介紹法

情況介紹法是與其他協(xié)調方法緊密結合的一種方法?？偙O(jiān)理工程師在工地經(jīng)常使用該方法。

2 總監(jiān)理工程師組織協(xié)調的技巧

2.1 明確總監(jiān)理工程師組織協(xié)調的職責

該職責主要包括以下幾條內容：1)建立項目監(jiān)理組織機構,明確監(jiān)理人員分工與職責。2)明確監(jiān)理組織協(xié)調的范圍層次和協(xié)調對象。3)確定本工程組織協(xié)調的重點。4)制訂監(jiān)理組織協(xié)調的工作程序和制定組織協(xié)調的方法與手段,指導、查檢、監(jiān)督監(jiān)理人員的組織協(xié)調工作,協(xié)助監(jiān)理人員解決協(xié)調中出現(xiàn)的問題。

2.2 制訂標準化協(xié)調程序

為了提高監(jiān)理組織的協(xié)調工作效率,提高項目參與各方協(xié)同配合的效率,協(xié)調工作必須做到有章可依?？偙O(jiān)理工程師除根據(jù)監(jiān)理規(guī)范建立監(jiān)理內部的監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實施細則、編制制度等內部管理制度外,還應根據(jù)國家有關法律、法規(guī)、標準規(guī)范等制定標準的監(jiān)理工作程序,使監(jiān)理協(xié)調工作開展順利,這樣可以避免監(jiān)理組織協(xié)調的隨意性和主觀性。如開工報告工作程序、施工組織設計審核程序、施工圖紙會審工作程序、分包單位資格審核工作程序等。

2.3 協(xié)調工作盡量做到有據(jù)可依

總監(jiān)理工程師應確保監(jiān)理協(xié)調工作的權威性和可執(zhí)行性,盡量做到有據(jù)可依,從以下幾個方面分析：1)協(xié)調工作盡量做到“有據(jù)可依,有章可循”?？偙O(jiān)理工程師自身執(zhí)行建設工程法律、法規(guī)和規(guī)范性文件,如建設工程質量管理條例,執(zhí)行建設工程監(jiān)理規(guī)范,履行建設工程施工合同,按圖施工,尊重業(yè)主的合法合理要求。2)監(jiān)理協(xié)調工作做到“以理服人”?？偙O(jiān)理工程師應尊重被協(xié)調各方提出問題的合理要求,公平公正地分析,歸納突出的問題及矛盾,正確地運用監(jiān)理技能和技巧提出問題的解決途徑,達成共識,科學合理地解決問題。同時,總監(jiān)理工程師在協(xié)調過程中要嚴格遵守職業(yè)道德,清正廉潔,以德服人。3)總監(jiān)應堅持“原則性與靈活性”相結合協(xié)調原則?？偙O(jiān)理工程師在工作方法和為人處事上應因地制宜,靈活地運用各種協(xié)調方法,抓大放小,使被協(xié)調方進行自我機制的完善。4)監(jiān)理協(xié)調工作應堅持管理與服務相結合。監(jiān)理工程師在做好工程質量的預控、檢查、計量、驗收等管理工作的同時,應加強服務意識,對工程設計變更、施工組織設計等提出管理建議,及時解決設計與施工中存在的矛盾。5)協(xié)調營造良好和諧的工作氛圍。工程項目參建單位多,總監(jiān)理工程師應緊緊抓住項目的組織關系、合同責任關系、技術配套關系,通過對爭議的調查,及時發(fā)現(xiàn)問題,積極溝通,化解矛盾,達成共識,使參建各方減少摩擦,樹立全局觀,從而營造良好的工作氛圍,確保工作目標的實現(xiàn)。

2.4 最大程度尊重被協(xié)調各方面的利益

因為建設工程項目參與各方目標不同,服務對象不同,職責不同等原因,總監(jiān)理工程師應多進行換位思考,在組織協(xié)調過程中應充分考慮參與各方的利益,盡可能在維護業(yè)主最大利益的同時,最大限度地尊重設計、施工、質監(jiān)站等各參與單位的利益,遵守法律、法規(guī),尊重科學和事實,嚴格按圖施工,履行合同和規(guī)范標準,樹立監(jiān)理機構的良好形象,建立監(jiān)理組織協(xié)調工作的公信力,努力提高監(jiān)理組織協(xié)調工作的效率。

2.5 積極主動及時協(xié)調處理工作中遇到的問題

在工程建設過程中,由于時間緊,技術復雜程度高,參與單位多,各參與單位都從維護自身利益出發(fā),避免在建設過程中承擔責任,使建設項目實施過程中產(chǎn)生了許多矛盾和糾紛,如果不及時解決就會引起索賠,影響工程進度,嚴重的話會誘發(fā)工程事故。因此,總監(jiān)理工程師應緊抓整個項目的監(jiān)理組織協(xié)調工作,專業(yè)性監(jiān)理組織協(xié)調工作,通過例會、專題會議、往來文件等方法和手段及時協(xié)調各類矛盾,做到“不回避、不隱瞞、不拖延”,使矛盾和糾紛及時得到解決。

組織協(xié)調是一種管理藝術和技巧,總監(jiān)理工程師應運用管理學、心理學、行為科學等方面的知識、技能、方法和工具開展組織協(xié)調工作。在協(xié)調過程中應換位思考,充分考慮各方利益,盡量做到公正、科學、合理和合情,只有這樣才能真正達到組織協(xié)調的目的。

[1]GB 50319-2000,建設工程監(jiān)理規(guī)范[S].

[2]黃云寒.做好建設工程監(jiān)理[J].山西建筑,2008,34(12)：223-224.