淺談城建檔案管理存在的問題及對策

沈惠利 楊 琦

城建檔案是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源,是城市發(fā)展的真實記錄。自1980年全國科技檔案工作會議之后,城建檔案管理已延伸、滲透到了城市社會生活的各個領(lǐng)域,其收集、整理、保管、編研、利用、執(zhí)法等逐步得以完善,但隨著城建事業(yè)的飛速發(fā)展,城建檔案管理同樣也面臨著諸多難題及新的挑戰(zhàn)。本文結(jié)合某市城建檔案管理情況,分析當(dāng)前管理工作存在的問題,提出具體的對策及設(shè)想。

1 城建檔案管理存在的問題

1.1 檔案資源收集、處理不盡規(guī)范

1)檔案收集來源不均衡。a.從整體情況看,檔案資料收集地上多,地下少;b.從管理權(quán)限上看,建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)部門內(nèi)部檔案收集得多,外部收集得少;c.從分類大綱上看,部分檔案收集存在漏項,甚至是空白。2)檔案收集方式過于單一。主要反映在紙質(zhì)檔案收集比較多,特種載體檔案少,滿足不了城建檔案信息化管理的需要。3)檔案資源處理不規(guī)范。a.只重視館藏數(shù)量,盲目收集,范圍過于粗放,有利用價值的資料難以準(zhǔn)確、完整的接收進(jìn)館,質(zhì)量難以保證;b.缺乏必要的、規(guī)范的整理、分類,造成不必要的人力、物力的浪費(fèi)。

1.2 檔案信息化建設(shè)力度不能滿足現(xiàn)實需要

1)信息化建設(shè)中,硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉(zhuǎn),而目前其硬件配置、網(wǎng)絡(luò)組建仍然滯后。僅靠有限的人力實施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應(yīng)信息化快速發(fā)展的要求。2)信息化建設(shè)中,軟件或系統(tǒng)開發(fā)節(jié)奏過緩。軟件或系統(tǒng)開發(fā)是對傳統(tǒng)檔案管理手段的提升,需要縱向和橫向的分步實施,也就是說需要從整個系統(tǒng)或地區(qū)統(tǒng)籌安排,而目前軟件或系統(tǒng)開發(fā)缺乏積極應(yīng)對。3)既有管理理念有待轉(zhuǎn)變。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著質(zhì)的飛躍,僅靠按部就班的理念轉(zhuǎn)變,不僅滿足不了城市建設(shè)的迅猛發(fā)展,也有?？茖W(xué)發(fā)展觀的基本要求,這就迫切需要檔案管理人員拓寬視野,不斷進(jìn)行管理知識和手段的更新,而此方面恰恰是當(dāng)前城建檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。

1.3 城建檔案行政執(zhí)法的落實不夠深入

1)城建檔案執(zhí)法細(xì)則有待進(jìn)一步完善。城建檔案事業(yè)的發(fā)展需要法律法規(guī)文件作為保障,2008年1月1日,《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的頒布實施,從法律條款上進(jìn)一步對城建檔案工作給予了支持,同時也拓展了城建檔案的服務(wù)地域,如：城市、鄉(xiāng)村都納入了城建檔案的業(yè)務(wù)范疇,但相應(yīng)的實施細(xì)則尚無進(jìn)一步修訂或完善。

2)城建檔案的行政執(zhí)法過緩。目前城建檔案的行政執(zhí)法大多還停留在行政檢查階段,而并未真正開展過行政處罰,對于不移交檔案或者檔案散失等狀況常常聽之任之、束手無策。

2 對策及設(shè)想

2.1 實施目標(biāo)管理,規(guī)范檔案資源的收集、處理

1)統(tǒng)籌安排城建檔案資源的收集。a.把資源收集納入目標(biāo)管理,統(tǒng)一規(guī)劃收集的對象、結(jié)構(gòu)和層次,制定相應(yīng)目標(biāo),分階段達(dá)標(biāo);b.嚴(yán)格按照城建檔案管理分類大綱逐步堵漏補(bǔ)空;c.認(rèn)真分析資源分布結(jié)構(gòu),有重點地突破資源收集結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。

2)積極推行檔案資源收集方式的多元化。對于能夠納入特種載體收集的資源,力求搭建微機(jī)化或網(wǎng)絡(luò)化管理平臺進(jìn)行采集,進(jìn)一步提高管理效率,為資源使用、服務(wù)提供保障;同時,對符合既有收集資源向特種資源轉(zhuǎn)換條件的,逐步進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換。

3)加強(qiáng)檔案資源的規(guī)范化處理。a.做好檔案分類研究,把好關(guān)口,分清層次,做好檔案資源的數(shù)量和質(zhì)量上的統(tǒng)一,杜絕垃圾資源的侵入;b.進(jìn)一步優(yōu)化檔案資源的收集、處理的工作流程,結(jié)合多元化的處理方式進(jìn)行處置,提高管理效率;c.加強(qiáng)檔案管理的檢查督促。采用平推檢查和互檢的方式予以監(jiān)督與交流。

2.2 加快城建檔案管理信息化進(jìn)程

1)合理加大硬件投入。根據(jù)信息化建設(shè)需要,利用現(xiàn)有現(xiàn)代化辦公設(shè)施,逐步搭建檔案資源流轉(zhuǎn)、利用平臺,縮短檔案資源歸檔的周期,提高城建檔案的準(zhǔn)確性、時效性及利用率。2)積極進(jìn)行軟件及系統(tǒng)開發(fā)。對橫向和縱向的檔案信息管理實施分步開發(fā),優(yōu)先滿足小區(qū)域既有檔案資源的信息化需求,并兼顧大區(qū)域信息化開發(fā)的過渡,同時,統(tǒng)籌規(guī)劃大區(qū)域信息化系統(tǒng)的研發(fā),為整體城建檔案管理信息化提供有力支持。3)加強(qiáng)城建檔案信息化管理的宣傳,加快管理人員的培訓(xùn)。利用各種渠道加強(qiáng)理念宣傳;對管理人員采用觀摩、送培、參與信息系統(tǒng)研發(fā)及服務(wù)等手段,加大其參與信息化建設(shè)的介入力度,切實加快觀念的轉(zhuǎn)變。

2.3 加大城建檔案管理的執(zhí)法力度

1)進(jìn)一步修訂或完善城建檔案的管理辦法。結(jié)合《某市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》,制訂出實施細(xì)則,明確權(quán)利義務(wù),保障城建檔案管理,為城建檔案的行政執(zhí)法工作提供可靠的依據(jù)。

2)找出突破口,切實履行行政執(zhí)法的職能。a.有針對性地利用宣傳媒體,加大對執(zhí)法的宣傳力度;b.調(diào)整內(nèi)外部執(zhí)法機(jī)構(gòu)與管理機(jī)構(gòu)的協(xié)作,積極參與執(zhí)法;c.對于多發(fā)、貫發(fā)違法案件重點突破,加大責(zé)任追究及處罰,使行政執(zhí)法健康有序地發(fā)展。

3 結(jié)語

城建檔案管理依據(jù)科學(xué)發(fā)展觀的要求,結(jié)合城市建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實需要,有針對性地趨于完善,不僅要體現(xiàn)理念的轉(zhuǎn)變,還要做好扎實的基礎(chǔ)工作,敢于突破與創(chuàng)新。

[1]基本建設(shè)項目檔案工作法規(guī)規(guī)范選編[Z].浙江省檔案干部培訓(xùn)中心,2007.

[2]盛 彥.檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)與管理[M].北京：檔案出版社,1993.

[3]王傳宇.科技檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社,1999.