加強(qiáng)高?；n案管理的幾點(diǎn)思考

李 純

山東電力高等?？茖W(xué)校 濟(jì)南 250002

隨著我國(guó)高等教育的快速發(fā)展，高校建筑規(guī)模不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生了大量的基建工程檔案。為了如實(shí)反映高校的建設(shè)過程,必須了解基建檔案的特點(diǎn)及收集情況,因此，加強(qiáng)高?；n案管理工作勢(shì)在必行。如果對(duì)檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展［1］?，F(xiàn)結(jié)合我?；n案工作實(shí)際，談?wù)勛约簩?duì)加強(qiáng)高?；n案管理的認(rèn)識(shí)。

1 基建檔案的特點(diǎn)和作用

1.1 基建檔案的特點(diǎn)

高校基建檔案同科研檔案、教學(xué)檔案一樣，是一種科技信息及其載體材料,同屬科技信息工作的范疇［2］。它是由各單項(xiàng)工程從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到使用、維護(hù)(修)等一系列過程的真實(shí)記錄。基建檔案除了具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價(jià)值性等普遍特點(diǎn)外,還具有自身獨(dú)有的特點(diǎn)：專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、周期長(zhǎng)、范圍廣等。這些獨(dú)有的特點(diǎn)決定了基建檔案的作用是不可估量的。

1.2 基建檔案的作用

基建檔案在高校建設(shè)中具有非常重要的作用，如憑證作用、歷史記錄作用、參考作用、增值作用［3］。因此，它不僅具有真實(shí)的記載與實(shí)用性，而且具有歷史的參考價(jià)值和憑證作用，是一所大學(xué)文化底蘊(yùn)的體現(xiàn)，同時(shí)，基建檔案還記載著學(xué)校的總體布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃。從科技文獻(xiàn)的分類來看，高?；n案同屬于文獻(xiàn)，所以說它是一種很重要的信息資源和利用載體，是學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)不可缺少的一項(xiàng)重要工作。

2 高?；n案管理與提供利用中存在的問題

2.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

基建管理部門對(duì)基建檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)程同步的認(rèn)識(shí)不夠，檔案收集工作無專人管理，使得基建工程竣工后檔案資料收集不全；即便已經(jīng)收集，也殘缺不全，影響了基建檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。檔案工作很難擺上學(xué)校的議事日程，在檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、專業(yè)人員編制配備、業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)投入等方面得不到應(yīng)有的重視，制約了檔案工作的發(fā)展。

2.2 檔案管理規(guī)范程度不高，檔案編制質(zhì)量低

由于基建管理人員和各工程參建單位對(duì)歸檔立卷重視程度不夠，造成檔案收集、編制質(zhì)量不高,歸檔不全。再就是圖紙?jiān)谑┕み^程中隨意丟放、保管不善,造成磨損、污染嚴(yán)重；還有些文件被多次涂改，面目全非，尤其是重要文件如土地證、產(chǎn)權(quán)證、竣工圖等重要文件的缺少，對(duì)以后的基建管理工作造成嚴(yán)重的影響。

2.3 檔案人員編制偏少，培訓(xùn)學(xué)習(xí)不到位

由于高校建筑規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案工作任務(wù)重、難度大、人力有限，檔案工作人員往往只能應(yīng)付日常的檔案管理與提供利用工作，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)，使基建檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平很難提高,在實(shí)際工作中很難做到檔案資料管理的規(guī)范性、合理性及準(zhǔn)確性。

2.4 現(xiàn)代化管理水平不高，缺乏專業(yè)技術(shù)人才

管理人員在管理思想、管理方法和管理手段上還比較落后，仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，無法實(shí)現(xiàn)基建檔案管理工作的現(xiàn)代化。

3 加強(qiáng)高校基建檔案管理的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化基建檔案管理意識(shí)，建立健全檔案管理制度和體制

首先要建立健全檔案管理制度，要以《檔案法》和國(guó)家檔案局關(guān)于《建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法》的通知為指導(dǎo),對(duì)基建檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。主管基建的領(lǐng)導(dǎo)、工程管理人員及基建檔案管理人員必須增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全和完善檔案的法規(guī)體系，真正從思想上高度重視基建檔案管理工作的重要性。

3.2 加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)、管理水平

基建檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,它既需要檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，又需要有基建管理方面的知識(shí)。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員,既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底,又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)［4］。因此，檔案工作者要樹立事業(yè)心和責(zé)任感，盡可能多地參加一些專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí),在掌握檔案理論知識(shí)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法，及時(shí)調(diào)整和完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使自己在思想上和業(yè)務(wù)水平上適應(yīng)學(xué)校教育發(fā)展的需要。

3.3 認(rèn)真核實(shí)把好質(zhì)量關(guān),做好基建檔案的跟蹤管理

為了全面反映項(xiàng)目建設(shè)的全過程，確?；n案資料的完整,歸檔范圍應(yīng)從向管理部門呈報(bào)立項(xiàng)報(bào)告開始至工程竣工驗(yàn)收合格為止,貫穿整個(gè)基建工程的計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施直至工程完成等各環(huán)節(jié)的資料，檔案管理人員必須對(duì)材料逐一核實(shí),發(fā)現(xiàn)缺漏及時(shí)追交,不能坐而待之，變被動(dòng)為主動(dòng)，發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì),保證歸檔材料的完整標(biāo)準(zhǔn)，為今后的利用把好質(zhì)量關(guān)。

3.4 采用先進(jìn)技術(shù)手段，加快檔案工作信息化建設(shè)

高?；窘ㄔO(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進(jìn)入從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理、逐步采用先進(jìn)技術(shù)管理的階段［5］。檔案信息化是加快實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的必由之路，任務(wù)十分艱巨，不僅工作量大，而且技術(shù)要求高。將計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備應(yīng)用到基建檔案的管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案工作微機(jī)全程管理，使“死”檔案變成“活”信息；光盤技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合實(shí)現(xiàn)了基建檔案全文圖象存貯和自動(dòng)化檢索、網(wǎng)絡(luò)化利用的可能；縮微技術(shù)的應(yīng)用,縮微品不僅能真實(shí)反映基建檔案的原貌，而且具有保存壽命長(zhǎng)、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等特點(diǎn)。未來的發(fā)展中,該技術(shù)將成為檔案管理方面應(yīng)用的主要手段。

總之,要充分發(fā)揮基建檔案在高?；窘ㄔO(shè)中的作用,實(shí)現(xiàn)基建檔案管理工作現(xiàn)代化,是一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程,我們不僅要在思想上高度重視,更要在管理體制、規(guī)章制度等方面進(jìn)一步做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化,并積極應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段和設(shè)備,加快基建檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)步伐,提高基建檔案管理工作的技能和水平,才能使基建檔案在高校建設(shè)中更好發(fā)揮其作用。

［1］顏海.檔案信息資源開發(fā)利用［M］.武漢:武漢大學(xué)出版社，2004.

［2］楊杰.高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理之我見 ［J］.攀枝花大學(xué)學(xué)報(bào)，2002，（03）.

［3］唐學(xué)軍.高?；n案的地位和作用 ［J］.益陽(yáng)師專學(xué)報(bào),2001，（02）.

［4］葛鳳云.談高校檔案管理人員應(yīng)有的素質(zhì) ［J］.天津農(nóng)學(xué)院學(xué)報(bào),2000，（12）.

［5］林端莊.高?；n案管理對(duì)策淺議 ［J］.城建檔案,2006，（10）.