淺談如何運用公共關系樹立新時期檔案館形象

中鐵二十四局集團福建鐵路建設有限公司 曾 莉

檔案館作為國家新時期信息產(chǎn)業(yè)部門,所保存信息在國家信息資源中心占有極其重要的位置。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案館長期給人以神秘、保守、陌生的印象，嚴重影響到檔案館的發(fā)展，因此檔案館要真正贏得公眾的認可，獲得社會地位，筆者認為新時期的檔案館必須充分運用公共關系知識，樹立公共關系意識，開展多項公共關系活動，讓公眾更多地利用檔案資源，以此來實現(xiàn)檔案館的社會價值，促進社會和諧發(fā)展。

1 公共關系的內(nèi)涵

公共關系一詞源自英文的Public Relations。“Public”意為“公共的”、“公開的”、“公眾的”，“Relation”即“關系”，兩詞合在一起的中文表述便是“公共關系”。1978年，在墨西哥城召開的世界公共關系協(xié)會大會上，提出公共關系是一門藝術和社會科學。公共關系的實施是分析趨勢，預測后果，向機構領導人提供意見，履行一連串有計劃的行動，以服務于本機構和公眾的利益。簡單地說，檔案館要協(xié)調(diào)和改善檔案館內(nèi)部、外部關系，使檔案館的各項政策、工作和活動適應公眾需求，在公眾心中樹立親切、良好的形象。

2 開展公開關系活動為檔案館樹立新形象的必要性

當前，檔案館受長期傳統(tǒng)思想的束縛，往往將檔案保管看得比利用重要得多，因此我國檔案館開展公共關系活動是十分有必要的。公共關系作為一門新興的學科，與當前檔案館的發(fā)展密切相關，是宣傳檔案館工作，提高檔案利用率的有效途徑；是改變公眾對檔案館的傳統(tǒng)舊形象，提高檔案館社會地位的最有效手段。

2.1 開展公共關系活動可以改變檔案館在公眾意識中的舊形象，樹立檔案館新形象

檔案館公共關系活動應借助各種傳播媒介，消除公眾對檔案館神秘、陌生的感覺，增加檔案館的知名度，解決目前公眾對檔案利用率不高，對檔案館工作不了解的現(xiàn)狀。以此拉近公眾與檔案館的距離，吸引更多公眾到檔案館查閱資料，提高各種檔案的利用率。檔案館有計劃、有目的地通過各種公共關系活動，使公眾逐步了解檔案館，改變對檔案館傳統(tǒng)形象的認識，形成正確的檔案意識，為檔案館樹立新形象。

2.2 開展公共關系活動有助于協(xié)調(diào)處理好檔案館內(nèi)部關系

檔案館內(nèi)部上下級之間、各部門之間以及工作人員之間的關系是否融洽、協(xié)作是否齊心、集體榮譽感是否強烈，直接關系到檔案館的外部形象。開展公共關系活動可以使組織處于和諧的環(huán)境中。利用相互溝通增進檔案館內(nèi)部團結，各部門相互了解、相互促進，在工作中相互配合、更加默契，逐漸營造和諧的環(huán)境來完善檔案館各項工作。在全體工作人員的共同努力下，很快就能為檔案館樹立良好的形象。

3 對檔案館運用公共關系活動樹立新形象的建議

3.1 改變傳統(tǒng)觀念，樹立檔案館公共關系意識

公共關系意識是組織的一種團體意識，是從組織的立場出發(fā)，為組織的生存與發(fā)展而主動向社會進行溝通、協(xié)調(diào)和改善各種關系的意識。檔案館開展公共關系活動的最終目標是樹立良好形象，而要實現(xiàn)這一目標，應當轉變舊的傳統(tǒng)觀念，樹立起檔案公共關系意識。

3.1.1 樹立公開意識，增加檔案工作的透明度

樹立公開意識可以提高檔案館工作人員的主人翁意識，增強檔案館的親和力。原先對檔案館封閉的狀態(tài)造成公眾的誤解，可以通過樹立公開意識，增加檔案工作的透明度，消除公眾的誤解。

3.1.2 樹立平等雙向溝通意識，堅持長期交流

檔案館樹立形象的重要方式之一就是與公眾的溝通，而與公眾的溝通應該是雙向的。一方面，檔案館要及時了解公眾的需求，另一方面要將檔案館的政策、行為傳達給公眾，以此來消除公眾對檔案館的誤解。

3.1.3 樹立公眾利益意識，堅持互惠互利的原則

檔案館應該注意考慮自己的行為對公眾利益的影響,是否保持與公眾利益的一致性。公共關系活動的開展應堅持互惠互利的原則，這樣一來就可以增進和維護雙方利益，檔案館和公眾取得共贏機率就很高，而檔案館建立的良好形象才能持久。

3.2 協(xié)調(diào)和處理好檔案館的內(nèi)外關系

3.2.1 協(xié)調(diào)檔案館的內(nèi)部關系

3.2.1.1 要協(xié)調(diào)好檔案館內(nèi)部上下級之間以及各部門之間的關系。檔案館領導應該及時與員工進行溝通，了解他們的需求，聽取他們的建議，理解他們的思想，承認和尊重每一個員工，讓員工擁有檔案館主人翁精神。只有這樣，才能激發(fā)工作人員的熱情，增加他們的責任感，熱愛自己的檔案事業(yè)，使他們自覺建立并維護檔案館的形象。檔案館不僅要協(xié)調(diào)好領導與員工的關系，還要及時協(xié)調(diào)好檔案館內(nèi)各部門之間關系。領導應讓各部門經(jīng)常溝通，了解對方的具體工作，相互理解、相互促進，支持對方的工作，以此來增加檔案館的凝聚力，使檔案館工作更加團結。檔案館內(nèi)領導與員工和諧相處、各部門配合默契，工作效率也隨之增加，檔案館資源配置得到優(yōu)化，從此可以更好地為公眾服務，使檔案館整體形象得以提高。

3.2.1.2 提高工作人員素質(zhì)，強化服務意識，樹立良好的個人形象。每個檔案工作人員要樹立形象意識，個人形象是整體形象的基礎，在與社會公眾的交往中，個人形象的好壞往往對檔案部門的整體形象產(chǎn)生很大的影響。因此，檔案館一方面要提高工作人員的業(yè)務素質(zhì)，培養(yǎng)服務意識，樹立良好的形象。一名合格的檔案館工作人員，其態(tài)度一定要熱情、周到、細致。檔案人員服務態(tài)度的好壞，直接影響到檔案利用者的心理，對于確實無法提供的檔案，應向利用者誠心誠意說明檔案缺失的原因，提供查找線索，而不能生硬的說“沒有”二字，冷漠地拒絕利用者。另一方面要提高檔案工作人員的文化素養(yǎng)。檔案館的每一個工作人員，都是檔案館面對社會公眾的一扇窗戶，工作人員文化素養(yǎng)的高低，直接影響到整個檔案館的文化品味。

3.2.2 積極協(xié)調(diào)與完善檔案館的外部關系

3.2.2.1 協(xié)調(diào)檔案館與政府機關的關系

我國是社會主義國家，大部分檔案館都是屬于事業(yè)檔案，由各級檔案行政機構管理。檔案館必須協(xié)調(diào)好政府機關的關系，掌握正確的方針政策與法規(guī)等，努力按上級的計劃和指示完成檔案工作任務。檔案館還要向政府機關說明檔案工作的重要性，以擴大檔案館在政府機關中的聲譽和影響力。這樣一來上級領導在考慮解決問題時首先就會想到檔案館，從而就會更加重視檔案館的建設工作， 最終會在財力、物力上支持檔案館發(fā)展。

3.2.2.2 協(xié)調(diào)檔案館與利用者的關系

利用者是檔案館工作的主要對象,檔案館與利用者之間的關系是檔案館外部關系中最重要的部分。社會公眾是檔案館的潛在利用者，檔案館要充分了解社會公眾，根據(jù)利用者的要求，制定檔案館的工作計劃，與利用者建立良好的關系。檔案館要樹立“利用者是上帝”的觀念，盡量滿足利用者不同的需要與閱讀習慣，為利用者提供全面的服務。檔案館用主動熱情、周到細致的服務增加利用者滿意度，讓利用者再次光臨檔案館，甚至于這些利用者還會成為二級傳播者，向周圍社會公眾宣傳，檔案館利用率隨之就會提高，社會的影響力也會增加。

3.3 參與公眾生活，全面宣傳檔案館

3.3.1 與學校達成共識，建立愛國主義教育基地

學校培養(yǎng)著國家未來棟梁之材，檔案館往往承載著一個國家的歷史。檔案館工作人員可以走到學校中成為校外輔導員，向?qū)W生講解中國歷史，講解名人逸事等，也可通過辦各種校辦檔案展，宣傳檔案知識，讓學生近距離地接受有關檔案以及中國各方面歷史知識。又如在一些中國傳統(tǒng)節(jié)日，如清明節(jié)紀念烈士時，檔案館工作人員就可利用自己豐富的歷史知識到現(xiàn)場向?qū)W生生動講述烈士的英雄事跡，這樣學生更能深刻體會新中國成立的來之不易，因而觸景生情強烈激發(fā)他們的愛國之情。這樣一來，學生不僅受到了相關愛國知識教育，還對檔案館有了感性的認識。也許當時學生不一定就成為檔案的利用者，但檔案館已在學生幼小心靈種下一粒種子，若干年后他一定會成為檔案利用者之一。

3.3.2 充分利用大眾媒介，全面宣傳檔案館形象

大眾傳播對人們影響力十分廣泛和巨大，是宣傳檔案館形象的最佳武器。檔案館應該充分利用這個有利的武器，善于利用輿論的力量，借助新聞媒介，提高“見報率”、“上鏡率”，擴大檔案館在社會上的影響力，以此來消除公眾長期對檔案館的偏見。同時在利用傳媒時也要注意信息網(wǎng)絡的利用，當今社會是一個信息高速發(fā)展的時代，各級檔案館要通過互聯(lián)網(wǎng)辦好檔案服務，提高檔案利用率。

筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，公眾的互聯(lián)網(wǎng)檔案查詢率高，檔案館利用互聯(lián)網(wǎng)提高公眾的檔案利用率是非常有必要的。相比之下，檔案館查閱在互聯(lián)網(wǎng)上的利用方式較傳統(tǒng)方式存在著明顯的優(yōu)點，網(wǎng)上檔案信息可以全天候24小時為公眾服務，便于利用者隨時隨地、無須長途跋涉就能取得所需要信息，也無須檔案工作人員不斷到庫房調(diào)卷就能閱讀到大量的檔案信息。但同時，我們也看到國內(nèi)檔案館與國外發(fā)達國家或者與國內(nèi)其他行業(yè)如圖書館相比，還存在著差距，如網(wǎng)上的主頁設計單調(diào)、呆板、內(nèi)容簡單，網(wǎng)上服務方式單一、電子檔案數(shù)字化進程慢等，這都需要檔案館與全體檔案工作人員的共同努力。

4 結語

公共關系是一門靈活運用的管理科學，檔案館應靈活運用，進一步強化公共關系意識，沖破傳統(tǒng)思想的束縛，提高整個檔案館的工作水平。同時要加強各級檔案館與社會各界的聯(lián)系，多開展各種公共關系活動，共同為新時期檔案事業(yè)謀求更快的發(fā)展，真正地為新時期檔案館樹立良好的形象，擴大知名度，實現(xiàn)檔案館的社會價值。

[1]郭素紅.論檔案館的公共關系活動[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2004,(7):33-34.

[2]徐辛酉.從信息特性看綜合檔案館的文化形象[J].湖北檔案,2006,(5):10-12.

[3]曹金合.科學認識檔案館形象[J].四川檔案,2006,(1):8-9.