如何做好文書檔案管理工作

梁軍萍

(十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院汽車工程系,湖北十堰442000)

如何做好文書檔案管理工作

梁軍萍

(十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院汽車工程系,湖北十堰442000)

本文闡述了文書檔案工作的重要性,從文書規(guī)范管理、健全管理制度、提高人員素質(zhì)、注重學(xué)習(xí)交流、重視平時積累和做好細節(jié)管理等方面對做好文書檔案管理工作進行了探討。

文書檔案;檔案管理;檔案工作

文書檔案是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)、執(zhí)行上級任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一。文書檔案管理是一個單位各級黨組織、行政實施領(lǐng)導(dǎo)開展工作的重要依據(jù),也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn),是一項繁瑣、嚴密的工作,檔案材料為今后開展工作奠定了堅實的基礎(chǔ),是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。在文書檔案已走向網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化形勢下,如何做好文書檔案的管理工作,使之規(guī)范化、程序化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,不斷適應(yīng)辦公室工作變化的需要,也是擺在檔案管理工作人員面前的一個值得研究和探討的熱門話題?？偨Y(jié)以往的工作實踐,筆者就如何進一步做好文書檔案管理工作,談幾點粗淺的認識和體會。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案管理工作的前提

文書檔案管理工作可以分為兩個類別:一類是上級組織產(chǎn)生的文檔管理;另一類是由本級組織產(chǎn)生的文檔管理。兩類文檔均是領(lǐng)導(dǎo)集體開展工作的依據(jù)之一,這就要求各級領(lǐng)導(dǎo)要充分重視此項工作。在加強文檔管理工作方面,應(yīng)做到以下兩點:一是從硬件設(shè)施、軟件管理各個方面提供便利的條件,從上至下形成重視檔案管理的風氣;二是經(jīng)常參與和反思檔案管理工作的具體細節(jié),對檔案管理工作中存在的問題及時提出改進的意見。把加強和規(guī)范文書管理工作列入全年的工作計劃中,并認真落實負責人,以上能對加強文書檔案的管理和改進工作起到積極的促進作用。領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的高度重視和支持,使文書檔案等在實際工作中發(fā)揮其應(yīng)有作用。

二、文書規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基本條件

文書規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理,尤其在辦公自動化迅速發(fā)展的今天,這種關(guān)系顯得更為密切。許多文件歸檔工作,需提前在文件形成時來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接,做到把文書工作與檔案管理有機地聯(lián)系起來。比如平時對文件的鑒定、分類以及歸檔編號等,在文件形成之初就已經(jīng)確定并做登記,且檔案管理的相關(guān)工作都已經(jīng)完成。這樣不僅減少了工作環(huán)節(jié),避免了重復(fù)勞動,降低了差錯,同時也保證了文書和檔案的統(tǒng)一及協(xié)調(diào),提高了辦公效率。

三、制度完善是做好文書檔案管理工作的保證

制度是規(guī)范人們行為的準則,在進行文書檔案管理工作的過程中,應(yīng)始終堅持用制度規(guī)范人,約束人,以制度實施文檔管理。認真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會“檔案法”和“國家行政機關(guān)公文處理辦法”,根據(jù)部門公文管理工作的實際,制訂相應(yīng)的“公文處理實施辦法”,將以往文檔方面的多個規(guī)定予以綜合,集檔案管理、歸檔統(tǒng)計、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀為一體,提出規(guī)范化的要求,建立統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一運行的操作規(guī)程。將“公文處理實施辦法”列入部門“規(guī)章制度手冊”的首位,并組織部門人員學(xué)習(xí),進一步提高部門同志對檔案管理工作的認識,對其中所應(yīng)執(zhí)行的程序進行統(tǒng)一,提高各部門在文書辦理之初的質(zhì)量和效率,減少了辦公室的復(fù)核工作量。“公文處理實施辦法”的實施使文書檔案管理工作有章可循,有據(jù)可依,有了這一制度,檔案管理水平才能得以提高。

四、強化管理,提高人員素質(zhì)是做好文書檔案管理工作的關(guān)鍵

隊伍素質(zhì)和程序制度是強化文書檔案管理工作的兩大方面。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著一個單位檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案管理離不開檔案管理人員這個基礎(chǔ),基礎(chǔ)好,自然管理水平就高。從檔案管理工作的經(jīng)驗看,首先檔案管理員要具備較高的政治素質(zhì)和思想覺悟,要有很強的責任心;其次,檔案管理員要有敬業(yè)精神。檔案的收集、整理、裝訂工作是非常繁瑣和枯燥無味的,這就要求檔案管理人員必須具有很高的思想境界,有奉獻精神,要學(xué)會以苦為樂;另外,檔案管理人員要加強學(xué)習(xí),積極參加各種培訓(xùn),特別是要在電子檔案管理方面,不斷增加和豐富自己的知識,學(xué)習(xí)新技術(shù),學(xué)習(xí)檔案管理的新方法,更新觀念,這樣才能與時俱進地搞好文書檔案管理工作。

規(guī)范文書檔案的管理工作就是要將發(fā)文和收文中的各項工作環(huán)節(jié)和程序予以規(guī)定,并嚴格按此辦理。如收文中從簽收、拆封、登記、擬辦、批辦、分發(fā)到回收、銷毀等,發(fā)文中從審核、簽發(fā)、打印、用印、分發(fā)等,每道環(huán)節(jié)都須按規(guī)定程序落到實處,任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會影響到整個檔案管理的質(zhì)量。檔案材料的缺失,使一些文件材料不能最終歸檔,檔案的完整率會大打折扣,致使現(xiàn)存檔案無法反映一個單位工作活動的全貌。

五、學(xué)習(xí)交流是做好文書檔案工作的保證

實踐是檢驗真理的唯一標準。在實踐中總結(jié)的經(jīng)驗尤為可貴,只有同行之間不斷溝通,加強交流,取長補短,才能共同提高和進步。同樣,檔案工作也不是封閉的,需要彼此的交流和相互學(xué)習(xí)。這就要求檔案管理人員需從以下三個方面做起:一是要求檔案管理人員自我學(xué)習(xí)提高,規(guī)定一些學(xué)習(xí)內(nèi)容,提出要求,到時檢查考核;二是盡可能參加檔案管理方面的培訓(xùn)班進行學(xué)習(xí)和交流;三是對口交流,相互激勵。通過學(xué)習(xí)交流,使檔案管理人員相互學(xué)習(xí),愛崗敬業(yè),從而提高自身的檔案管理水平。學(xué)習(xí)交流、相互促進就成為檔案工作的催化劑。

六、平時積累是做好文書檔案管理工作的有效途徑

檔案材料的收集是檔案管理工作中最重要的一個環(huán)節(jié),也是整個文檔整理的第一步,收集要及時、全面,并注意做到以下三點:一是健全規(guī)章制度;二是加強催收,對領(lǐng)導(dǎo)忙于其他事務(wù)而容易忘記返還的文件進行催收,必要時給領(lǐng)導(dǎo)提個醒;三是年終歸檔,根據(jù)文檔登記表,檢查是否有缺漏文件,如有缺漏務(wù)必想法補齊。所以,平時就注意收集,并根據(jù)預(yù)立卷制度將檔案資料整理齊全,按時間順序或文件內(nèi)容歸檔,這樣對歸檔工作具有事半功倍的作用。

七、做好細節(jié)工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)

只有從各個方面把好細節(jié)關(guān),才能將檔案管理好,做好檔案管理細節(jié)工作主要應(yīng)從以下幾方面入手:訂制度、選好人、詳記錄、分好類、備好案、存好檔、易查閱。

(一)定制度

除依據(jù)“國家行政機關(guān)公文處理辦法”制度規(guī)定外,還要結(jié)合實際工作,制定本單位的公文處理辦法、文書檔案管理辦法、聲像檔案管理辦法、用印管理等規(guī)章。

(二)選好人

機要文件,一般是指含有國家或企業(yè)機密的文件,因此,機要管理人員應(yīng)是一位具備高度的責任心、強烈的保密意識和較高素養(yǎng)的人,還應(yīng)具備較高的政治條件,否則極易給單位造成不必要的損失。

(三)詳記錄

按收發(fā)文的不同種類分別進行登記,收發(fā)文記錄各一,按程序進行,環(huán)環(huán)相接,可避免因記憶問題而產(chǎn)生的漏記、漏發(fā)。以收文為例:(1)收文登記需單獨使用一個記錄本,不得與其他記錄本混用;(2)列明收文日期、收文號、機密等級(一般可省略)、來問單位、來文文件號、文件標題、每一來文數(shù)量。一般來文為紅頭文件,如果是傳真,應(yīng)在備注欄注明何時收到,如果有專人送交,應(yīng)注明由何單位、何人與何時送交;(3)記錄好的文件按文件內(nèi)容、緊急情況分別交各主管領(lǐng)導(dǎo)閱示,如需在單位內(nèi)進行宣傳、辦理,應(yīng)對承辦單位、收件人、辦理完畢后的歸檔時間做出相關(guān)記錄,以便全程跟蹤、催辦、督辦。

(四)分好類

按機構(gòu)大體分為四類:(1)政府類(如省政府、市政府、辦公廳);(2)上級類(如國家教育部、教育局); (3)本單位文件(包括各個部門);(4)其他單位(如:公安局、街道辦、衛(wèi)生防疫機構(gòu)、醫(yī)療保障中心等)

(五)備好案

依據(jù)工作需要,每季度或半年做一次備案表,可根據(jù)記錄內(nèi)容進行打印,避免因筆體不同,造成難以辨認。年終時,將做好的備案表裝訂成冊,即形成一本很好的檔案明細。

(六)存好檔

根據(jù)平時所做的記錄和分類情況,將文件分別裝入檔案盒或裝訂成冊,按時間順序放入檔案柜備查。

(七)易查閱

此項工作難易程度取決上述各項工作做得好壞,這要靠平時的細心和工作的積累。查詢時,只要翻看檔案明細,查出卷目名稱,即可隨意抽取,做到準確、快捷、有效。發(fā)文工作與此相類似,這里不再贅述。

文書檔案管理在大多數(shù)單位都受到較高的重視,卻往往忽視了聲像檔案的管理,它是一個單位在各種活動中形成的具有保存價值的錄音、錄像、照片等輔以文字說明的歷史記錄。保管時一定要按年代、事件、時間順序進行分類,以簡潔、順暢的文字說明事由、時間、地點、人物、背景、攝制者等,做到定期檢查,防磁、防潮、防霉、防火、防盜,妥善、長期保管,在單位做宣傳時,可根據(jù)需要充分利用。

文書檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分,是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作,在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用,只有充分重視此項工作,采用科學(xué)管理的工作方法,才能順應(yīng)新時期文書檔案管理發(fā)展的需要,繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值,指導(dǎo)和服務(wù)于管理工作,實現(xiàn)其工作的特有職能。

on Text File Management

LIANGJun-ping
(Dept.of Automotive Eng.,Shiyan Technical Institute,Shiyan 442000,China)

This paper describes the importance of paperwork,and discusses the ways of good management from the perspective of leadership,management standardization,sound system,the quality of team members,experience exchanges, regular accumulation and detailed management.

instrument files;file management;archives

book=110,ebook=153

G275.2

A

1008-4738(2010)04-0110-03

2010-06-25

梁軍萍(1966-),女,十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院汽車工程系黨總支副書記,館員。