淺談企業(yè)貨幣資金的管理和控制

鄭彩玲

淺談企業(yè)貨幣資金的管理和控制

鄭彩玲

(淮北礦業(yè)集團(tuán)公司岱河煤礦,安徽淮北 235038)

貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分,具有高度的流動(dòng)性和風(fēng)險(xiǎn)性,是企業(yè)生存和發(fā)展的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。加強(qiáng)貨幣資金管理,必須建立健全貨幣資金內(nèi)部控制制度,從事前防范、事中控制和事后監(jiān)督三個(gè)方面進(jìn)行企業(yè)貨幣資金管理和控制。

貨幣資金;管理;控制

在企業(yè)經(jīng)營工作中貨幣資金的會(huì)計(jì)核算并不復(fù)雜,可是由于貨幣資金具有高度的流動(dòng)性,且其涉及面最廣、應(yīng)用最廣泛,極容易發(fā)生丟失、短缺和被盜竊等現(xiàn)象,也最容易被擠占和挪用。因此,如何確保貨幣資金的安全和增效始終是會(huì)計(jì)核算與監(jiān)督工作中必須解決的問題,也是加強(qiáng)貨幣資金的管理和控制的目標(biāo)和意義所在。

依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——貨幣資金》(試行)的規(guī)定,貨幣資金是指單位所擁有的現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金。貨幣資金的控制要點(diǎn)是現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)和銀行存款收支業(yè)務(wù)的管理.從現(xiàn)金和銀行存款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀來看,大多數(shù)單位沒有注重崗位分工和授權(quán)批準(zhǔn)制度的建立,導(dǎo)致現(xiàn)金、銀行存款錯(cuò)弊現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,出現(xiàn)涂改憑證金額、無證無賬或和票據(jù)不一致、撕毀票據(jù)盜用憑證、虛開發(fā)票、公款私用、私自提現(xiàn)或轉(zhuǎn)賬套現(xiàn)、支票套物、多頭開戶套取利息等現(xiàn)象。因此,為了減少或消除貨幣資金管理中的錯(cuò)弊行為,必須加強(qiáng)貨幣資金的管理和控制。

加強(qiáng)貨幣資金管理,企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和貨幣資金規(guī)范,結(jié)合部門或系統(tǒng)的貨幣資金內(nèi)部控制規(guī)定,建立適合本企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求的貨幣資金內(nèi)部控制制度。針對企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),重新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程,按照“職能分割,制約監(jiān)督”的原則,建立業(yè)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、財(cái)務(wù)管理三位一體的管理控制平臺(tái),完善事前防范、事中控制和事后監(jiān)督的貨幣資金管控體系。

1 事前防范,建立科學(xué)的財(cái)務(wù)管控體系

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限,確保辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督,實(shí)行錢、帳、印鑒分管責(zé)任制。從而避免或減少發(fā)生差錯(cuò)和舞弊的行為。

單位應(yīng)當(dāng)對貨幣資金業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度,明確審批人對貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定,在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi),按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理貨幣資金業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的貨幣資金業(yè)務(wù),經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理,并及時(shí)向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報(bào)告。

按照“崗位分工,制約監(jiān)督”的原則,建立一套嚴(yán)格的內(nèi)控規(guī)章制度,包括《企業(yè)資金預(yù)算管理制度》、《資金計(jì)劃管理規(guī)定》、《貨幣資金集中管理操作暫行辦法》、《企業(yè)貨幣資金授權(quán)審批管理辦法》、《資金審批支付程序》、《銀行賬戶開立、變更、銷戶的審批程序》、《網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)使用管理規(guī)定》、《貨幣資金內(nèi)控實(shí)施暫行辦法》等與資金管理相關(guān)的制度。

2 事中控制,確保貨幣資金的合法性、安全性、完整性和效益性

2.1 貨幣資金合法性控制。企業(yè)通過健全內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督控制制度,強(qiáng)調(diào)內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督不應(yīng)僅僅是對財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息和經(jīng)營業(yè)績真實(shí)性與合法性的結(jié)果性審計(jì)與監(jiān)督,更重要的是對企業(yè)規(guī)章制度和重大經(jīng)營決策貫徹執(zhí)行情況的過程性審計(jì)和監(jiān)督,把監(jiān)督關(guān)口前移,將更多的精力放到管理審計(jì)中去,保證企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)都在嚴(yán)格的程序下進(jìn)行。

2.2 貨幣資金安全性控制。貨幣資金安全性控制的范圍包括:現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金,由于應(yīng)收票據(jù)的變現(xiàn)能力較強(qiáng),故也將其納入貨幣資金控制范圍內(nèi)。貨幣資金安全性控制方法一般有以下幾種:

2.2.1 庫存限額控制。庫存限額控制是核定企業(yè)每日貨幣資金余額,超過庫存限額的貨幣資金送存銀行或匯交某一銀行賬戶,從而降低貨幣資金安全性控制風(fēng)險(xiǎn)。利用此方法還能高度集中貨幣資金,統(tǒng)籌使用,特別適用于貨幣資金短缺的企業(yè)。

2.2.2 賬實(shí)盤點(diǎn)控制。賬實(shí)盤點(diǎn)按盤點(diǎn)的時(shí)間分為定期盤點(diǎn)與不定期盤點(diǎn),但不定期盤點(diǎn)的控制效果通常比定期盤點(diǎn)好,不定期盤點(diǎn)的主要特點(diǎn)就是突擊性強(qiáng),會(huì)給貨幣資金相關(guān)崗位產(chǎn)生一種無形的壓力。

2.2.3 崗位分離控制。崗位分離控制是將不相容崗位分別由不同的人負(fù)責(zé),相互牽制、相互監(jiān)督?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制規(guī)范——貨幣資金控制》明確了出納人員不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用核算及債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作,不得編制銀行余額調(diào)節(jié)表;出納人員應(yīng)定期進(jìn)行崗位輪換,單位負(fù)責(zé)人的直系親屬不得擔(dān)任本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人,會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的直系親屬不得擔(dān)任本單位出納人員;財(cái)務(wù)專用章應(yīng)由專人保管,個(gè)人名章應(yīng)本人或其授權(quán)人員保管,嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章;嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的單位或個(gè)人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)及直接接觸貨幣資金,經(jīng)辦人只能在職責(zé)范圍內(nèi),按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理貨幣資金業(yè)務(wù)。

2.2.4 實(shí)物隔離控制。確保除實(shí)物保管之外的人員接觸不到實(shí)物,明確各種票據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序,專設(shè)登記簿記錄,防止空白票據(jù)的遺失和被盜;對于收到的支票、銀行承兌匯票等票據(jù),建立專門臺(tái)賬,專人管理,以保證票據(jù)安全和及時(shí)兌現(xiàn)。2.3 貨幣資金完整性控制。貨幣資金完整性控制的范圍包括各種收入及欠款回收。具體地說,是單位特定會(huì)計(jì)期間發(fā)生的貨幣資金收支業(yè)務(wù)是否均已按規(guī)定計(jì)入有關(guān)賬戶。通過檢查銷售、采購業(yè)務(wù)或應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的收回和歸還情況,或余額截止日后入賬的收入和支出,查找未入賬的貨幣資金。其控制方法一般有以下幾種:

2.3.1 發(fā)票、收據(jù)控制。利用發(fā)票、收據(jù)編號(hào)的連續(xù)性,核對收到的貨幣資金與開出的發(fā)票、收據(jù)金額是否一致,以確保收到的貨幣資金全部入賬。發(fā)票分類很多,加強(qiáng)對發(fā)票、收據(jù)的印、領(lǐng)、用、存的管理,且必須連續(xù)編號(hào),建賬核算,定期抽查核對存根聯(lián)與入賬的記賬聯(lián),及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的錯(cuò)弊。

2.3.2 往來賬核對控制。通過定期與對方核對往來賬余額,及時(shí)發(fā)現(xiàn)挪用、貪污企業(yè)貨幣資金等違法行為,以評價(jià)清欠貨幣資金是否及時(shí)人賬或貨幣資金還欠是否真實(shí)。特別應(yīng)注意對于已作壞賬處理的應(yīng)收賬款,設(shè)置賬銷案存登記簿,經(jīng)常核對是否有收回款項(xiàng)不入賬的情況。

2.3.3 銀行對賬單控制。利用銀行對賬清單與企業(yè)銀行存款日記賬進(jìn)行核對,以確保銀行存款存在性與完整性。通過編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,可以發(fā)現(xiàn)未達(dá)賬項(xiàng),分析其原因,發(fā)現(xiàn)其是否存在錯(cuò)弊。

2.4 貨幣資金的效益性控制。貨幣資金效益性控制是服從企業(yè)利潤最大化的財(cái)務(wù)管理目標(biāo),通過運(yùn)用各種籌資、投資手段,合理、高效地持有和使用貨幣資金,發(fā)揮最大效益。

2.4.1 集中資金管理,合理安排資金。企業(yè)對資金的安排使用,應(yīng)堅(jiān)持資金集中統(tǒng)一管理的原則,量入為出,保生產(chǎn)、保重點(diǎn)、兼顧全面,杜絕資金的分散、流失、浪費(fèi)的現(xiàn)象。堅(jiān)決糾正層層設(shè)賬號(hào)、級級管資金的散亂狀態(tài),應(yīng)做到“一個(gè)閘門進(jìn)出水,一個(gè)帳號(hào)對內(nèi)外”。充分發(fā)揮有限的資金的作用,嚴(yán)格資金的預(yù)算制度,謀求以最低的資金成本,以最經(jīng)濟(jì)的方式,制定資金使用計(jì)劃。2.4.2 優(yōu)化資金結(jié)構(gòu),提高資金效益。企業(yè)可通過運(yùn)用各種籌資、投資手段,制定貨幣資金收支中長期計(jì)劃,在合理預(yù)測一定時(shí)期貨幣資金存量的情況下,通過實(shí)施一些推遲貨幣資金支付的采購政策和加速貨幣回籠的銷售政策,還可以通過收回投資等方法,解決貨幣支出的缺口,但同時(shí)應(yīng)權(quán)衡采取以上措施所付出的代價(jià)、成本或機(jī)會(huì)成本,選擇一項(xiàng)最優(yōu)的解決方案;同樣,可以通過加快貨幣資金支付的采購政策、一定的賒銷政策或參與各種投資,以降低貨幣資金儲(chǔ)量,但同時(shí)權(quán)衡以上各種措施的政策收益,以及考慮今后中、長期的貨幣資金狀況,選擇最優(yōu)方案,最大限度地發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益。

2.4.3 加強(qiáng)資金管理,盤活企業(yè)資金。加強(qiáng)回收貨款資金的管理,盤活資金存量,是挖掘資金潛力,加速資金周轉(zhuǎn)的重要措施。首先,要確定合理的信用標(biāo)準(zhǔn),制定科學(xué)的收賬政策,及時(shí)辦理銷售結(jié)算、貨款收回,避免貨款被拖欠。其次,要強(qiáng)化銷售工作,挑選一批骨干充實(shí)到銷售隊(duì)伍,根據(jù)崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任的要求,規(guī)定每個(gè)銷售人員對每一筆銷售業(yè)務(wù),必須從簽訂合同到回收資金的全過程負(fù)責(zé),并實(shí)行銷售資金回籠與銷售人員獎(jiǎng)金、推銷費(fèi)掛鉤,調(diào)動(dòng)銷售人員的積極性,促進(jìn)資金良性循環(huán)。

3 事后監(jiān)督,注重反饋信息

在資金管理過程中,除事前防范、事中控制之外,資金的事后監(jiān)督也是必不可少的環(huán)節(jié)。在每個(gè)會(huì)計(jì)期間或每項(xiàng)重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)完成之后,內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督部門都應(yīng)按照有效的監(jiān)督程序,認(rèn)真審查各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng),及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的漏洞和薄弱環(huán)節(jié);各職能部門也要將本部門在該會(huì)計(jì)期間或該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之后資金變動(dòng)狀況的信息及時(shí)反饋到資金管理部門,及時(shí)發(fā)現(xiàn)資金的籌集與需求量是否一致,資金結(jié)構(gòu)、比例是否與計(jì)劃或預(yù)算相符,存貨的控制是否與指標(biāo)一致,人、財(cái)、物是否與計(jì)劃或預(yù)算相符,產(chǎn)品的賒銷是否嚴(yán)格遵守信用政策,產(chǎn)品的生產(chǎn)是否根據(jù)計(jì)劃或預(yù)算合理安排等。這樣既可以保障企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行,使企業(yè)能維持較好的財(cái)務(wù)狀況,有靈活的應(yīng)變能力,又可使企業(yè)抓住機(jī)會(huì)獲得較高的收益。同時(shí),將各部門的資金管理狀況與部門的業(yè)績指標(biāo)掛鉤,做到資金管理的責(zé)、權(quán)、利相統(tǒng)一,調(diào)動(dòng)資金管理部門和職工的積極性,從而提高資金使用效益。

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責(zé)任編輯:何玉付

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鄭彩玲(19732),女,安徽宿州人,淮北礦業(yè)集團(tuán)公司岱河煤礦會(huì)計(jì)師,財(cái)務(wù)科副科長。