高校人事制度改革下人事檔案管理模式的探索

黃偉新

(賀州學(xué)院 人事處,廣西 賀州 542800)

高校人事制度改革下人事檔案管理模式的探索

黃偉新

(賀州學(xué)院 人事處,廣西 賀州 542800)

隨著我國事業(yè)單位人事制度改革的深入,高校全員聘用制的用人方式目前正在全面鋪開,加之隨后績效工資的出現(xiàn)和養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的改革,高校人事檔案管理面臨著許多新情況、新問題。如何利用高校人事制度改革的契機(jī),探索新的人事檔案管理模式,是目前亟待研究的課題。筆者通過對高校人事制度改革中出現(xiàn)的現(xiàn)象,提出新的人事檔案管理模式的設(shè)想。

高校;人事檔案;模式;探索

一、引 言

我國新的人事制度改革從1999年起開始部署,改革的內(nèi)容在科學(xué)分類的基礎(chǔ)上,進(jìn)行四項(xiàng)配套改革:一是事業(yè)單位的人事制度改革,推行全員聘用制和崗位設(shè)置管理制度。二是工資制度改革,在基本工資制度已經(jīng)改革的基礎(chǔ)上實(shí)行績效工資制。三是財(cái)政投入體制改革,通過不同的投入機(jī)制,既保證事業(yè)單位的公益性,又使人員福利得到保障。四是養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革,健全社會(huì)保障機(jī)制。經(jīng)過多年來的摸索與試點(diǎn),已取得了明顯的實(shí)效,目前正在全面鋪開,縱深推進(jìn)。

高校是一個(gè)從事教育、科研,向全社會(huì)提供公益性服務(wù)而設(shè)置的機(jī)構(gòu)組織。在國家對事業(yè)單位人事制度全面改革的大環(huán)境下,高校的人事制度改革也正在全面展開。隨著高校人事制度改革的深入進(jìn)行,給作為人事工作重要組成部分的人事檔案管理工作帶來新的變化并使之面臨新的問題,人事檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn),理順管理體制,創(chuàng)新符合時(shí)代發(fā)展要求的人事檔案管理模式,已成為我們必須努力研究的一個(gè)重大課題。

二、建立高校新的人事檔案管理模式是高校人事制度改革的必然要求

(一)高校人事制度改革沖擊舊的人事檔案管理模式,建立新的人事檔案制度才能與之相適應(yīng)。高校人事制度改革是在人員管理上重新分類,由原來的干部和工人兩大類,改為分管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員三大類,改革傳統(tǒng)的干部制度終身制。高校人員重新分類,通過實(shí)施全員聘用制和崗位設(shè)置管理,實(shí)現(xiàn)由身份管理向崗位管理的轉(zhuǎn)變。人事檔案來源于人事管理活動(dòng),高校人員分類的改革必然沖擊過去人事檔案主要以干部檔案管理為主的模式。全員聘用制的出現(xiàn),會(huì)進(jìn)一步促進(jìn)高校學(xué)歷和職稱層次的提高,以及知識更新和人才流動(dòng)的加快,同時(shí)也會(huì)產(chǎn)生大量的聘人用人材料。另外,通過績效工資的實(shí)施,構(gòu)建收入分配與崗位職責(zé)、工作績效密切結(jié)合的分配機(jī)制和績效考核機(jī)制,必然也會(huì)產(chǎn)生大量的業(yè)績評估和成果記錄材料。人事工作的變化引起人事檔案制成材料的變化,這些變化影響著人事檔案的形式、規(guī)格、內(nèi)容和管理,使原有的高校人事檔案管理模式不適應(yīng)當(dāng)前的要求,這就需要建立新的人事檔案管理模式,才能適應(yīng)人事工作的發(fā)展。

(二)改革高校人事檔案管理模式是科學(xué)發(fā)展觀的必然要求?？茖W(xué)發(fā)展觀的第一要義是發(fā)展,核心是以人為本。對高校來說,以人為本的管理離不開人事檔案,也離不開人事檔案工作。人事檔案工作是人才工作的重要組成部分,是組織人事部門選拔使用人才的重要依據(jù)。高校人事檔案工作也應(yīng)由過去側(cè)重為政治服務(wù),轉(zhuǎn)變?yōu)閭?cè)重為教學(xué)科研和事業(yè)發(fā)展服務(wù);由過去單純注重人才的政治歷史,轉(zhuǎn)移到重視人才的德、能、勤、績、廉的全面情況。這就要求我們要解放思想,開拓創(chuàng)新,使人事檔案工作能夠適應(yīng)事業(yè)發(fā)展和人才管理的需要,為黨和國家培養(yǎng)和選拔人才提供依據(jù)。人事檔案的一切工作都圍繞著發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和正確使用人才,為各種人才的脫穎而出創(chuàng)造有利條件,為選拔、培養(yǎng)、使用人才提供依據(jù)[1]P46。在改革高校人事管理制度的同時(shí),改革人事檔案管理體系,建立與社會(huì)發(fā)展變化相適應(yīng)的人事檔案管理模式,是科學(xué)發(fā)展觀的必然要求。因?yàn)槿耸聶n案管理是為適應(yīng)人事工作的需要而產(chǎn)生、存在和發(fā)展的,人事檔案管理應(yīng)與人事工作的發(fā)展相適應(yīng),才符合科學(xué)發(fā)展觀的規(guī)律。而建立適應(yīng)高校人事制度改革的人事檔案管理模式,也是人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的要求。我國人事檔案學(xué)專家鄧紹興教授在其《完善與創(chuàng)新干部人事檔案管理模式走多元化之路》文章中提出:“創(chuàng)新干部人事檔案管理模式,當(dāng)前應(yīng)積極探索以公務(wù)員和參照公務(wù)員管理為特色的黨政干部、以科學(xué)技術(shù)工作和其他專業(yè)工作為特色的專業(yè)技術(shù)人員、以現(xiàn)代企業(yè)制度為管理特色的公有部門的企事業(yè)員工、以非公部門為特色的工作人員等人事檔案管理。各類人員的不同特色,決定了他們的人事檔案需要不同的分類管理機(jī)制和管理模

式。”[2]P52

(三)高校人事檔案管理自身的發(fā)展需要建立一套具有高校特色的人事檔案管理模式。隨著高等教育的日益發(fā)展,全國高校都在擴(kuò)招,高校急需大批高層次人才,從而引發(fā)高層次人才的大量流動(dòng)。人才流動(dòng)的增加,使人事檔案管理出現(xiàn)了很多新問題,許多高校缺乏科學(xué)合理可行的人事檔案管理體制,內(nèi)容分類也不適合高校的特點(diǎn),高校人事檔案管理中嚴(yán)重出現(xiàn)“棄檔”、“重建檔案”等現(xiàn)象。如何適應(yīng)高校發(fā)展變革的需要,高校人事檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn),高校人事制度改革,為人事檔案工作的發(fā)展提供了契機(jī),為了保持高校人事檔案工作與高校其他各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)、同步發(fā)展,就必須加快人事檔案工作自身的發(fā)展步伐,在遵循人事管理的運(yùn)動(dòng)規(guī)律上,以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),認(rèn)真研究人事檔案管理的新特點(diǎn)、新規(guī)律。在保留與完善已有的部分管理模式上,加強(qiáng)人事檔案工作的建設(shè),大膽進(jìn)行人事檔案管理機(jī)制和方法的創(chuàng)新,探索一套適應(yīng)高校發(fā)展而又具有高校特色的人事檔案管理模式,解決高校人事檔案管理中出現(xiàn)的新問題,充分發(fā)揮人事檔案在高校發(fā)展的參謀功能和管理作用,為高校改革和發(fā)展提供有價(jià)值的服務(wù)。

三、建立適應(yīng)高校人事制度改革的人事檔案管理模式的探索

所謂模式是某種事物的標(biāo)準(zhǔn)形式或使人可以照著做的樣式。高等教育和人事管理體制改革的發(fā)展和深入,高校人事檔案工作有了新的內(nèi)涵,舊的高校人事檔案管理模式和方法已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求,這就需要建立與之相匹配的人事檔案管理模式。

(一)設(shè)立新的人事檔案管理種類,適應(yīng)高校人事制度的改革。新中國成立至今,我國人事檔案主要由干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案三大類構(gòu)成。這種劃分辦法在過去一直占主流地位,高校人事檔案的構(gòu)成也是以此分類,其中以干部檔案為主體,其他檔案均按干部檔案管理方式進(jìn)行。高校人事制度改革,人員分類有了很大的變化,新的人員分類取消了傳統(tǒng)的干部制度,學(xué)校員工由管理人員、專業(yè)技術(shù)人員、工勤人員三大類構(gòu)成,這就使高校人事檔案的主體發(fā)生了變化。人員分類的改變,使傳統(tǒng)的人事檔案管理分類已不適應(yīng)人事工作的要求,這就必須建立新的分類體系,按照人事檔案特點(diǎn)實(shí)行分類管理。筆者認(rèn)為,檔案管理分類應(yīng)與人事管理的人員分類相對應(yīng),高校人事檔案可分為管理人員檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、工勤人員檔案和學(xué)生檔案幾個(gè)種類。專業(yè)技術(shù)人員檔案又可分為教師檔案、科研人員檔案和其他專業(yè)技術(shù)人員檔案。其中高層次人才檔案作為檔案管理的主體,管理模式向“人才”拓展,適應(yīng)高校人事制度的改革。

(二)堅(jiān)持由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的模式,維護(hù)人事檔案的完整性,便于加強(qiáng)人事檔案的發(fā)展研究。人事檔案由組織人事部門集中統(tǒng)一和分級管理,維護(hù)人事檔案真實(shí)、完整和安全,是人事檔案管理的原則。實(shí)踐證明,由組織、人事部門集中統(tǒng)一管理人事檔案的體制,是解決檔案分散管理的有效辦法。高校人事制度改革后,人事檔案由誰管理,是近年人事檔案專家學(xué)者探討的問題。雖然,有的專家認(rèn)為高校人事檔案應(yīng)由綜合檔案館管理,這樣可以充分利用檔案部門現(xiàn)有的保管場所、管理設(shè)備和管理人員專業(yè)知識豐富、業(yè)務(wù)水平高等優(yōu)點(diǎn),達(dá)到精簡機(jī)構(gòu)和人員的目的,也可以解決集中統(tǒng)一管理人事檔案的問題。但筆者認(rèn)為:人事檔案歸綜合檔案室管理,雖然也是集中統(tǒng)一管理人事檔案,解決分散管理的問題,但綜合檔案館的主要任務(wù)是收集和研究文書、科技、基建和會(huì)計(jì)等綜合檔案,對人事檔案管理的研究較少,如果把人事檔案放在綜合檔案館管理,難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的目的,人事檔案管理就難以得到發(fā)展。再說,人事檔案雖然是檔案學(xué)的一個(gè)重要分支,但它最大的特征是以“人”為單位立卷保存的檔案,如果把它分散在組織、人事、教務(wù)、科研、學(xué)生等不同的部門中保存,個(gè)人的完整材料就會(huì)被割裂和分解,達(dá)不到完整性的要求,使用單位要了解個(gè)人的全部情況也很難查找。人事檔案是個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的產(chǎn)物,是將個(gè)人德、勤、能、績的綜合反映,按人事管理的要求,收集歸檔、整理保管,以備查考利用的信息載體,是組織上全面考察、了解和正確使用每一個(gè)人的重要依據(jù)。如果把教職員工的人事檔案統(tǒng)一歸入組織人事檔案機(jī)構(gòu)管理,既有利于每個(gè)人的檔案齊全完整,解決分散的問題,也有利于幫助組織人事部門掌握人員的全部情況,加強(qiáng)人事檔案管理的研究,提高人事檔案管理水平。同時(shí)還可以掌握人才隊(duì)伍現(xiàn)狀,分析高校發(fā)展對人才的需求,探索人才成長的規(guī)律,提高人才工作管理水平。

(三)流動(dòng)人員堅(jiān)持實(shí)行“檔隨人走”的模式,達(dá)到管人與管檔相一致的目的。我國高校人事檔案管理一直以來都是采用“檔隨人走”的模式,長期的實(shí)踐證明,“檔隨人走”的最大優(yōu)點(diǎn),是保持了人事檔案的真實(shí)性、完整性、安全性,使其能集中反映一個(gè)人的全面情況,便于組織、人事部門全面地了解、考察、選拔、培養(yǎng)、使用人才。人才引進(jìn)是當(dāng)前高校師資隊(duì)伍建設(shè)一項(xiàng)重要內(nèi)容,人事檔案作為人才原始性記錄,對于人才合理流動(dòng)起著舉足輕重作用。近年有部分高校出于競爭和發(fā)展的需要,為了爭奪高層次人才,對沒有檔案的人才也照樣接收,有的還為其重新建檔。落后的觀念,造成人才流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞的不同步,人事檔案成為一些單位限制人才合理流動(dòng)的工具,“人檔分離”現(xiàn)象越來越多。人事檔案并不是一種簡單的“控制”工具和手段,而應(yīng)該是組織合理發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、發(fā)揮人才積極作用、增強(qiáng)人力資源合理使用價(jià)值的工具和手段。按照實(shí)事求是的思想觀點(diǎn),尊重人才,客觀地反映和記錄有關(guān)人員的德、才、能、績等方面有價(jià)值的信息,才是新時(shí)代人事檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)[3]P21。

高校人事制度改革的深化,建立以聘用制為主的人事管理機(jī)制,以符合高校發(fā)展規(guī)律的方式解決人員能進(jìn)能出、推動(dòng)人才合理流動(dòng)的問題。為了更好地適應(yīng)人才競爭和人才選拔使用的要求,便于組織、人事部門了解掌握人才各方面情況,減少用人上的失誤,高校人事檔案管理必須堅(jiān)持實(shí)行“檔隨人走”的模式,保持管人與管檔相一致的重要制度,使人與檔案緊密結(jié)合在一起,人在檔案在,人走檔案走,人才與檔案流向同步,達(dá)到管人與管檔相一致的目的。

(四)編外人員人事檔案歸人才交流中心保管,實(shí)行人事代理管理模式,保持檔案的連續(xù)性。隨著高校人事制度改革的不斷深化,新的用人機(jī)制正在建立和完善。編外人員是高校人員管理的一部分,是用人單位根據(jù)實(shí)際工作需要而設(shè)置的以聘用制為基礎(chǔ)的編制類型。編外人員因其無固定的編制,聘用期滿又可以重新選擇新的聘用單位,隸屬關(guān)系不斷變化,不利于用人單位管理其人事檔案。這類人員流動(dòng)性大,材料較分散,聘用單位往往也不大重視他們的人事檔案管理,所以難以管好用活這類人員的人事檔案。但是,這類人員知識層次較高,專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)豐富,用人單位與他們簽訂了聘用合同,在聘用其間,他們掌握的知識技能為聘用單位所用,而聘用關(guān)系一旦解除,他們自然就回歸社會(huì),因而這類人員是屬于全社會(huì)的,是社會(huì)的財(cái)富,而不僅僅是屬于某地區(qū)、某單位的。所以編外人員在聘期間實(shí)行人事代理,由人才交流中心管理人事檔案,解聘后也可以搞人事代理,人事檔案還是歸人才交流中心管理。這樣,可以有效地克服人檔分離的現(xiàn)象,保持人事檔案材料的連續(xù)性和完整性,有利于為社會(huì)提供人才的各種信息資源,達(dá)到國家人力資源統(tǒng)一管理的目標(biāo)。而聘用單位只要收集好該人員在本單位產(chǎn)生的人事檔案材料定期送交人才交流中心存檔,同時(shí)對其檔案中的重要內(nèi)容進(jìn)行了復(fù)制,方便查閱檔案資料,并做好檔案副本的管理工作就行了。

(五)在職人員檔案實(shí)行“半封閉半開放”的管理模式,適應(yīng)人事制度改革的需求。高校在職人員的人事檔案長期以來都是實(shí)行封閉式管理,這種管理模式是由當(dāng)時(shí)的歷史條件和人事制度所決定的。我國的人事檔案,誕生于戰(zhàn)爭時(shí)期,成長于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代,人事檔案管理主要以干部人事檔案為主,干部人事檔案采用的是“封閉式”管理模式。因?yàn)楦刹繖n案記錄著一個(gè)干部的政治、業(yè)務(wù)、學(xué)術(shù)經(jīng)歷和活動(dòng),它不僅包含著每個(gè)干部的個(gè)人隱私和歷史,還從一個(gè)側(cè)面反映了黨和國家以及各級組織、各級單位的各項(xiàng)工作的活動(dòng)情況。這些情況,有些是黨和國家需要保密的,只能由組織掌握不能擴(kuò)散出去[4]P32。

但是,在高校實(shí)行聘用制后,下一步將是分配制度(績效工資)和社會(huì)保險(xiǎn)(養(yǎng)老保險(xiǎn))制度的改革。在高校人事改革的同時(shí),將會(huì)產(chǎn)生大量的涉及教職員工切身利益的人事檔案材料,如業(yè)績檔案、績效工資、各種保險(xiǎn)和公積金記錄等人事材料。這些材料的產(chǎn)生,將會(huì)成為人事檔案。在人事檔案信息材料逐漸增加,檔案作用和服務(wù)要求逐漸增大的現(xiàn)實(shí)下,人事檔案管理如果繼續(xù)采用“封閉式”管理模式,會(huì)不大適應(yīng)人事改革發(fā)展的要求,因?yàn)槿耸聶n案是人事活動(dòng)的記錄,是為人事管理服務(wù)的,而人事檔案管理與人事制度改革接軌,才能賦予人事檔案鮮活的生命力。“封閉式”管理模式,個(gè)人是看不到自己的檔案的,這樣容易造成人事檔案與當(dāng)事人之間的信息不對稱,內(nèi)容失實(shí)。比如把業(yè)績檔案、績效工資記錄、各種保險(xiǎn)、公積金等與個(gè)人利益密切相關(guān)的材料納入個(gè)人檔案之中,這些材料得不到當(dāng)事人的核實(shí),很容易出現(xiàn)差錯(cuò),造成對當(dāng)事人切身利益的直接損害,材料是否收集完整也得不到核實(shí),人事檔案的真實(shí)性和完整性都難以體現(xiàn)。另外,高校的人事檔案真實(shí)地記錄了高校各類人才的詳細(xì)情況,是一座內(nèi)容相當(dāng)豐富的人才信息庫。高校應(yīng)把人事檔案變成人才信息庫,建立一個(gè)豐富強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提供人才信息,主動(dòng)向有關(guān)部門推薦優(yōu)秀人才,使沉寂的“死”檔案變成有價(jià)值的“活”檔案服務(wù)于社會(huì),實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值。為此,高校人事檔案應(yīng)實(shí)行“半封閉半開放”的管理模式,對涉及黨、單位、組織和國家機(jī)密不宜公開的部分,采用干部人事檔案管理的辦法,實(shí)行“封閉式”管理,保證檔案機(jī)密不向外泄漏。而對不涉及黨和國家、單位和組織機(jī)密的部分,如個(gè)人簡歷、基本情況等,在不損害檔案的保密性前提下則可以實(shí)行“開放式”管理,提高人事檔案內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確度,減少人事檔案被篡改、偽造的可能,使人事檔案信息真正起到憑證的作用。

四、結(jié) 語

總之,當(dāng)前人事檔案工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。人事檔案工作要不斷改革創(chuàng)新,從封閉型、內(nèi)向型向開放型、外向型的現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變,建立和健全人事檔案管理制度和體系,實(shí)施新的管理模式,以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)、政治體制的改革和社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的要求,才能真正把挑戰(zhàn)轉(zhuǎn)化為發(fā)展機(jī)遇,更好地為和諧社會(huì)的建設(shè)服務(wù)。[5]P14。高校人事檔案管理要充分利用高校人事制度改革這個(gè)契機(jī),認(rèn)真研究當(dāng)前人事檔案工作的新特點(diǎn)、新規(guī)律。特別是要根據(jù)高校的特點(diǎn),著重研究高校人事檔案的管理模式及其發(fā)展規(guī)律,研究檔案內(nèi)容的改革和如何利用現(xiàn)代化手段,管理高校人事檔案,科學(xué)進(jìn)行人事檔案管理模式的創(chuàng)新,使高校人事檔案工作跟上時(shí)代步伐,肩負(fù)起新的使命。

[1]趙鳳香.高校人事檔案管理中存在的問題及對策[J].檔案,2008(11).

[2]鄧紹興.完善與創(chuàng)新干部人事檔案管理模式,走多元化之路[J].檔案,2008(1).

[3]王英瑋,陳 曉,張秋燕,關(guān)于人事檔案管理改革指導(dǎo)思想的理性思考[J].北京檔案,2009(3).

[4]陳榮好,閻 蕊.干部人事檔案管理中的問題及對策[J].中原工學(xué)院學(xué)報(bào),2002(7).

[5]鐘其炎.新時(shí)期人事檔案工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].云南檔案,2008(9).

On the Personnel Archives Management Modes in the Reform of University Personnel System

Huang Weixin
(Hezhou University,Hezhou Guangxi 542800)

With the deep reform of the reform of university personnel system,national engaging system in full swing,the emergence of performance salary and the reform of pension system,personnel archives management is faced with new situations and new problems.How to use the chance to explore the personnel archives management mode is an important problem.The writer put forward a new idea of personnel archives management mode,by discussing the problem with personnel system reform.

university;personnel archives;mode;exploration

G27

A

1673-8861(2010)02-0111-04

2010-03-27

黃偉新(1957-),女,廣西藤縣人,賀州學(xué)院館員。主要研究方向:人事檔案管理與研究。