新形勢(shì)下的檔案管理工作探析

國(guó)家體育總局湛江潛水運(yùn)動(dòng)學(xué)校 楊 君

新形勢(shì)下的檔案管理工作探析

國(guó)家體育總局湛江潛水運(yùn)動(dòng)學(xué)校 楊 君

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理也進(jìn)入了知識(shí)化和信息化的新時(shí)期，新的形勢(shì)為檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。本文分析了新形勢(shì)下檔案管理工作遇到的問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出了應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題的策略。

新形勢(shì) 檔案管理 信息管理

一、引言

檔案是組織發(fā)展的原始記錄，對(duì)于組織精神文化的延續(xù)和繼續(xù)發(fā)展極為重要。檔案管理是通過(guò)對(duì)原始記錄的搜集整理、分類(lèi)匯總以及管理利用，以更好地提高工作效率，促進(jìn)組織的發(fā)展。隨著我國(guó)改革開(kāi)放的深化，我國(guó)法制化建設(shè)和信息化建設(shè)的步伐日益加大，檔案管理工作已經(jīng)邁入了一個(gè)規(guī)范化、辦公自動(dòng)化、信息化的新時(shí)期。這既給檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，也帶來(lái)了重大的挑戰(zhàn)，如何提升檔案工作為組織和社會(huì)服務(wù)的作用，推進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)和規(guī)范管理，是新形勢(shì)下檔案工作人員必須思考的問(wèn)題。

二、新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作的挑戰(zhàn)

1.對(duì)檔案管理工作理念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般對(duì)檔案按時(shí)間或類(lèi)別進(jìn)行分開(kāi)整理，重藏輕用。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)和信息技術(shù)的革新，檔案管理的工作理念必須轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脼橹鳎瑱n案資源只有轉(zhuǎn)變?yōu)榭衫玫纳a(chǎn)力才能體現(xiàn)其價(jià)值。因此，檔案管理工作人員務(wù)必將檔案管理的“收藏”觀念轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)開(kāi)發(fā)、主動(dòng)利用，以用為主的檔案開(kāi)發(fā)觀念。

2.對(duì)檔案管理工作人員素質(zhì)的挑戰(zhàn)。在新的知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息經(jīng)濟(jì)的形勢(shì)下，檔案管理已經(jīng)由過(guò)去的相對(duì)勞動(dòng)密集型工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)密集型工作。檔案管理工作必須具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，比如對(duì)檔案信息技術(shù)的掌握、對(duì)信息分類(lèi)技術(shù)的利用等等。而目前我國(guó)很多企事業(yè)單位的檔案管理工員普遍存在著理論水平不高、對(duì)先進(jìn)的信息技術(shù)掌握不到位等情況，面對(duì)新的發(fā)展形勢(shì)，檔案管理工作人員必須盡快提升自我素質(zhì)，以應(yīng)對(duì)職位的新要求。

3.對(duì)檔案管理手段的挑戰(zhàn)。目前我國(guó)普遍存在著檔案管理信息系統(tǒng)不完善的情況，部分組織的檔案管理工作仍然是傳統(tǒng)手段，采用紙制文件，檔案管理工作人員仍然是按傳統(tǒng)的規(guī)則或者經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行文件的分類(lèi)整理。有些組織雖然已經(jīng)引進(jìn)了計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了部分檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化，但對(duì)于檔案信息的普及性不夠，很多檔案信息并沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)信息化，對(duì)于檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用程度也不夠。由于檔案信息系統(tǒng)的不健全和操作的非便利性，有些單位員工仍然在選擇傳統(tǒng)的檔案信息查閱方式而放棄使用檔案信息系統(tǒng)。

三、新形勢(shì)下檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略

1.樹(shù)立整個(gè)組織先進(jìn)的檔案管理意識(shí)，建立以開(kāi)發(fā)利用為主要目標(biāo)的檔案管理策略。首先，檔案管理工作的推進(jìn)必須得到組織高層的重視，將檔案工作納入整個(gè)組織的規(guī)劃和工作議事日程,實(shí)行檔案工作責(zé)任制。組織高層對(duì)檔案工作應(yīng)做到政策上有所傾向，工作上有所支持，經(jīng)費(fèi)上有所安排,為推進(jìn)檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。其次，應(yīng)當(dāng)明確檔案管理的目的是為了開(kāi)發(fā)和利用，檔案信息資源開(kāi)發(fā)即根據(jù)用戶(hù)需求，對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、分類(lèi)和管理，形成二次文獻(xiàn)或更高級(jí)編研成果的過(guò)程。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)必須建立在用戶(hù)需求的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地根據(jù)需求按信息利用的層級(jí)、內(nèi)容進(jìn)行開(kāi)發(fā)。檔案管理工作人員應(yīng)樹(shù)立全面服務(wù)的工作理念，在進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)以前，必須同用戶(hù)進(jìn)行充分的溝通，結(jié)合用戶(hù)需求，以提高用戶(hù)檔案調(diào)用速度、準(zhǔn)確率、全面性為目的，建立方便使用的動(dòng)態(tài)檔案信息系統(tǒng)。

2.加強(qiáng)檔案管理員工隊(duì)伍的建設(shè)，樹(shù)立創(chuàng)新的檔案管理觀念，加大檔案管理員工的培訓(xùn)力度。檔案管理是一項(xiàng)科學(xué)性、技術(shù)性和機(jī)密性都很強(qiáng)的工作，不僅要求其在職員工具備嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，還要求其掌握相應(yīng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)及信息技術(shù)水平。目前我國(guó)檔案管理工作人員對(duì)專(zhuān)業(yè)水平不高，這就要求單位和員工一起努力，提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，要建立檔案管理人員素質(zhì)提升的激勵(lì)制度，對(duì)主動(dòng)學(xué)習(xí)新的檔案管理思想、掌握新的檔案管理信息技術(shù)的員工予以獎(jiǎng)勵(lì)，促使其主動(dòng)更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力。其次，建立檔案管理人員的培訓(xùn)開(kāi)發(fā)體系，按崗位、分層次、多形式地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。在培訓(xùn)過(guò)程中，既要包括檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，使檔案管理人員能夠全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又要涉及其他學(xué)科，如信息技術(shù)、管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，使檔案管理工作人員具備創(chuàng)意的意識(shí)和能力，能根據(jù)組織的實(shí)際需要開(kāi)發(fā)出適合本單位的檔案信息系統(tǒng)。檔案管理人員的培訓(xùn)和開(kāi)發(fā)可采取繼續(xù)教育、專(zhuān)題講座，實(shí)習(xí)培訓(xùn)等多種方式，建立良好的組織學(xué)習(xí)氛圍，促使檔案管理人員的學(xué)習(xí)主動(dòng)性和積極性。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息技術(shù)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，檔案管理現(xiàn)代化是經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的必然要求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動(dòng)化的日益擴(kuò)大化，檔案管理現(xiàn)代化越來(lái)越普遍。組織應(yīng)從促進(jìn)自身發(fā)展建設(shè)的角度出發(fā)，一方面，應(yīng)提高檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，加強(qiáng)檔案庫(kù)房設(shè)施，完善計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、影印機(jī)、錄像機(jī)等檔案管理先進(jìn)硬件設(shè)備的建設(shè)。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)。根據(jù)本單位的實(shí)際情況，開(kāi)發(fā)合適的檔案管理軟件件。以電子文件歸檔為重點(diǎn)，開(kāi)展電子文件歸檔管理工作，使檔案工作及早由傳統(tǒng)的紙制檔案向電子政務(wù)轉(zhuǎn)變，推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程。

四、結(jié)語(yǔ)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)、現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。面對(duì)新的形勢(shì)，各組織單位應(yīng)從檔案管理的理念、方法上緊跟時(shí)代步伐，加大檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)，推進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，確保各項(xiàng)工作能夠快速有效地完成。

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