開發(fā)檔案信息資源為提高企業(yè)效益服務(wù)

福建省工業(yè)設(shè)備安裝有限公司廈門分公司 潘雪皎

開發(fā)檔案信息資源為提高企業(yè)效益服務(wù)

福建省工業(yè)設(shè)備安裝有限公司廈門分公司 潘雪皎

檔案信息資源是適應(yīng)生成力的發(fā)展水平,通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息，本文從開發(fā)檔案信息資源、提高服務(wù)質(zhì)量、增創(chuàng)效益等方面來闡述。

檔案信息 企業(yè)效益 服務(wù)

檔案信息是企業(yè)一項(xiàng)十分重要的戰(zhàn)略資料，是企業(yè)能夠進(jìn)行果斷，正確經(jīng)營決策的基本依據(jù)，是企業(yè)協(xié)調(diào)和控制生產(chǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益的重要支柱。

筆者所在的單位，除了抓常規(guī)的檔案建設(shè)外，注重抓檔案的信息開發(fā)利用、制訂措施，采取多種利用形式，主動提供檔案信息，使企業(yè)在節(jié)省建設(shè)資金、節(jié)省勞動力、縮短工時(shí)、提高工程質(zhì)量，加強(qiáng)企業(yè)管理上取得了一定的成效。

隨著企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的不斷發(fā)展，不但各類檔案的數(shù)量明顯增加，檔案種類也不斷增多，檔案載體也向多樣化發(fā)展。筆者所在的單位自1986年組建檔案室至今，擁有各門類檔案9835卷，文書檔案979卷，2205件，編研檔案資料85卷，照片檔案2122張，積累了我司各個(gè)時(shí)期有一定利用價(jià)值的檔案信息。這些內(nèi)容豐富，充分可靠的檔案資源，為企業(yè)檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造了條件，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)揮了重要作用。

一、緊緊圍繞企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中心，積極開發(fā)利用檔案信息資源

企業(yè)檔案資源的利用，是企業(yè)檔案工作中的基本目的和歸縮，企業(yè)檔案工作應(yīng)以開發(fā)檔案信息為中心。為止，我們針對企業(yè)現(xiàn)有檔案管理水平狀況，就如何適應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要作了認(rèn)真研究。我們根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，從加強(qiáng)管理入手，把提高企業(yè)檔案管理整體水平，促進(jìn)企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)當(dāng)作一件大事來抓。把主要精力放在超前管理，也就是抓文件形成過程和監(jiān)督、指導(dǎo)工作。要使檔案有較高的利用價(jià)值，既要確保形成階段文件內(nèi)在質(zhì)量的同時(shí)，保證一切有價(jià)值的信息完整、準(zhǔn)確。我司承接的重點(diǎn)工程貴州赤天化紙業(yè)股份有限公司竹漿紙一體化項(xiàng)目制漿車間、漿板車間工程施工及設(shè)備安裝工程，為了搞好檔案的收集工作，我們采用超前的指導(dǎo)方法，派一名兼職檔案員在一線進(jìn)行現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)，配合技術(shù)部門及建設(shè)單位、監(jiān)理單位實(shí)施有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，促使文件材料規(guī)范化，為保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確打下了基礎(chǔ)。在創(chuàng)優(yōu)增效活動中，我們再次提出提高檔案“利用率、完整率、準(zhǔn)確率”，雖是老調(diào)重彈，但實(shí)踐證明，開展的這一活動不僅富有新意而且收到了一定的成效。我們進(jìn)一步明確了開發(fā)檔案信息資源的重要性，在開發(fā)上做文章，在利用上下功夫，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營決策提供可靠的依據(jù)，為工程技術(shù)人員進(jìn)行科研課題研究和技術(shù)攻關(guān)提供可靠的資料；為管理部門提供查存依據(jù)的歷史憑證。

二、提高服務(wù)質(zhì)量，確保檔案信息迅速傳遞

在檔案開發(fā)“創(chuàng)優(yōu)增效”活動中，我們以提高服務(wù)質(zhì)量來促進(jìn)檔案開發(fā)利用工作。查檔接待是傳遞信息的重要渠道，要做好這項(xiàng)工作，檔案人員就必須工作熱情、業(yè)務(wù)熟悉、知識面寬闊，熱情為利用者報(bào)務(wù)，迅速提供檔案信息。通過檢索工具，復(fù)印工程檔案案卷目錄、設(shè)備檔案案卷目錄，發(fā)放機(jī)關(guān)部門兼職檔案員，需要某個(gè)工程檔案或需要某個(gè)設(shè)備檔案，利用者可以迅速、準(zhǔn)確查找自己所要的檔案線索，快速調(diào)閱檔案，了解到某檔案情況，使檔案信息資源得到充分的開發(fā)利用。隨著市場經(jīng)濟(jì)的建設(shè)和發(fā)展，各行各業(yè)都必須形成自己的競爭態(tài)勢，才能在激烈的競爭中求生存與發(fā)展，各行企業(yè)都要面臨市場，就必須捕捉各方面的信息作為發(fā)展自己的決策依據(jù)。檔案資料作為一種重要的信息資源，在經(jīng)濟(jì)的大潮中發(fā)揮著越來越重要的作用。如筆者所在的單位是一家大型施工企業(yè)，承接工程都要參加投標(biāo)‘參加投票要接受上級的資質(zhì)審查，尤其是國家、省、市重點(diǎn)工程，投標(biāo)競爭激烈，為止檔案部門及時(shí)提供了本公司的施工企業(yè)等級證書和以前所做的優(yōu)質(zhì)工程證書、交工驗(yàn)收證明書等，證明本企業(yè)的施工能力，獲得了中標(biāo)資格，為企業(yè)創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益13776.18萬元。

三、檔案信息的開發(fā)利用為企業(yè)增創(chuàng)效益服務(wù)

檔案信息開發(fā)的目的在于利用，我司企業(yè)檔案部門提供的檔案信息在生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)改選各項(xiàng)工作中取得了很大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

一是承攬工程，①1997年利用檔案，承攬翔鷺絳淪化纖（廈門）工程120萬元；②2001年利用檔案，承攬翔鷺PTA生產(chǎn)及冷卻塔框架土建工程650萬元；③2002年利用檔案，承攬廈門東方時(shí)代廣場鋼結(jié)構(gòu)工程約900萬元；④2003年利用檔案，為壓力容器制造許可證換證提供依據(jù)；⑤2005年利用檔案，承攬廈門和平里酒店工程約158.50萬元；⑥2007年利用檔案，承攬廈門榕興紙業(yè)和新疆礦棉系統(tǒng)安裝工程，合同價(jià)款約732.10萬元；⑦2009年利用檔案，承攬貴州金赤化桐梓工程，合同價(jià)款約10764.58萬元,檔案資料起憑證作用。

二是利用檔案，解決福廈路拓寬構(gòu)筑物拆遷賠償事宜。1994年3月25日福廈路道路拓寬指揮部決定對福廈公路段進(jìn)行拓寬，我司位于福廈公路段，分公司的大門、傳達(dá)室、部份圍墻、變電室、容器車間等，均在拆遷范圍之內(nèi)。為有理有據(jù)辦理有關(guān)賠償問題，檔案室提供基建檔案，復(fù)印廈府[1989]綜098號文“關(guān)于福廈公路（烏石浦一殿前）段拓寬用地的批復(fù)”和廈土管拆字[1989]133號文“關(guān)于省安裝公司房屋及地上附屬設(shè)施拆遷補(bǔ)償?shù)奶幚頉Q定”，交福廈路拓寬拆遷辦公室，為我司要求拆遷拆遷補(bǔ)償提供了有力證據(jù)，得到賠償費(fèi)計(jì)147732.50元。利用檔案，解決養(yǎng)路費(fèi)繳交問題，減少經(jīng)濟(jì)損失8萬余元。

三是用于平息糾紛，1998年利用檔案，收回同安銀城啤酒廠工程款270萬元；1999年利用檔案，起訴鷹輝房地產(chǎn)公司即華輝廣場裝修工程款132、萬元；據(jù)統(tǒng)計(jì)，我司檔案室自1986年至今，提供各種檔案45865卷次、1553件次，15054人次，復(fù)印檔案資料34310頁，取得重大經(jīng)濟(jì)成果10項(xiàng)，獲得直接或間接經(jīng)濟(jì)效益13776.18萬元，檔案信息資源得到了充分的開發(fā)，為企業(yè)增創(chuàng)效益服務(wù)。

總之，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，在生產(chǎn)經(jīng)營決策、技術(shù)引進(jìn)與改造、開拓市場等方面發(fā)揮了重要的增效作用。實(shí)踐證明，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案人員主動提供檔案利用服務(wù)，就能使企業(yè)的檔案信息資源發(fā)揮更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益

[1] 賈艷榮，關(guān)于檔案信息化管理建設(shè)的思考[J]，期刊:黑龍江科技信息，2008.(33)

[2]《中國檔案報(bào)》，我國檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展策略，2002.9.5三版