目前階段電子文檔管理的思考

鄭學(xué)群

（莆田市公路局，福建 莆田 351100）

目前階段電子文檔管理的思考

鄭學(xué)群

（莆田市公路局，福建 莆田 351100）

隨著信息化社會(huì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的迅速發(fā)展,數(shù)字化革命給檔案學(xué)帶來了新思想,給檔案管理工作帶來了新理念.當(dāng)前，公路建設(shè)是國(guó)家交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容，近年來，隨著公路建設(shè)事業(yè)的高速發(fā)展，正不斷形成和積累起大量的公路檔案，本文通過對(duì)電子文檔檔案管理的現(xiàn)狀分析，試就如何進(jìn)一步加強(qiáng)電子文檔檔案管理作出探析.

電子文檔；管理；思考

科技創(chuàng)新對(duì)檔案及其管理影響通過存儲(chǔ)介質(zhì)直觀體現(xiàn)，要適應(yīng)日新月異的發(fā)展變化，就必須認(rèn)真分析紙質(zhì)、磁質(zhì)、電子介質(zhì)共存狀況，針對(duì)各類介質(zhì)特點(diǎn)，采取合理貼切而科學(xué)的管理方法，以推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展.從目前檔案管理情況看，紙質(zhì)文檔管理已經(jīng)發(fā)展成熟，但電子介質(zhì)性質(zhì)的文檔地位、性質(zhì)以及如何管理仍不具統(tǒng)一規(guī)范.本文嘗試分析電子文檔特點(diǎn)及其引發(fā)的影響，思考本領(lǐng)域發(fā)展方向，并嘗試提出解決現(xiàn)存問題一些方法.

1 電子文件定義及其特點(diǎn)綜述

電子文件，是指人們通過信息手段在社會(huì)活動(dòng)中形成的，以化學(xué)、磁性材料等為介質(zhì)，以數(shù)據(jù)為載體，依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?shù)字信息.與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下四個(gè)特點(diǎn)：一是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；二是電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；三是電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高.

2 電子文件對(duì)現(xiàn)行檔案理論的影響

檔案本質(zhì)屬性方面.原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性.這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性.也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用.

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征需要進(jìn)行復(fù)雜的技術(shù)鑒定才能顯現(xiàn)，甚至不復(fù)存在.電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限.人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解.

檔案來源原則方面.來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序.目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者日益受到普遍關(guān)注.傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上.只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件.而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序.因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則.

另外，也對(duì)檔案實(shí)際工作及其管理產(chǎn)生了廣泛影響.

3 推進(jìn)文檔一體化進(jìn)程

電子文件，盡管對(duì)現(xiàn)實(shí)的檔案管理及其理論產(chǎn)生了深遠(yuǎn)而廣泛影響，但它也高速提升了工作效率.面對(duì)浩瀚的信息，如何管理，成為擺在我們面前必須跨越的坎，也就是必須推進(jìn)“文檔一體化”，加快這一問題的解決.而所謂的“文檔一體化”就是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正的交織在一起，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動(dòng)，使電子文檔合理化、科學(xué)化、規(guī)范化.

4 盡快解決現(xiàn)實(shí)問題

4.1 必須完善法律法規(guī)

現(xiàn)行法律法規(guī)規(guī)范的主要對(duì)象都是已經(jīng)相當(dāng)成熟的紙質(zhì)文檔，對(duì)電子文檔管理目前各自只有不相關(guān)聯(lián)的地方性規(guī)章，以致各自為政，各省及其省內(nèi)管理方式方法不一.電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定？電子文件能否作為檔案？是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題.這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要.為此，必須通過立法，明確電子文件的檔案價(jià)值，規(guī)范性解決“文檔一體化”進(jìn)程中各個(gè)環(huán)節(jié)存疑性問題.

4.2 必須加強(qiáng)技術(shù)工作

針對(duì)電子文檔特性，必需采取綜合技術(shù)措施.首先，解決容易修改、容易刪除、容易復(fù)制、容易損壞問題.電子文件歸檔勢(shì)在必行，必須了解文件信息重新組合的來龍去脈,保護(hù)電子文件的原始信息.必需在適時(shí)歸檔保存的同時(shí)，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用.

其次，必需保持電子文件整體性.電子文件由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，就可存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性，歸檔范圍也不只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，必需包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng).

第三，必需解決檢索難問題.在電子文件環(huán)境中，文件形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理.且不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類.但是電子文檔量浩瀚，必需借鑒紙質(zhì)文檔格式，規(guī)范電子文檔的保存，以便應(yīng)用檢索.

第四，必須解決保管問題.以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損.電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害.但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題，要針對(duì)其，容易修改、容易刪除、容易復(fù)制、容易損壞，采取綜合措施，確保其安全可靠，以防止信息損失.

4.3 必須改善人員素質(zhì)

檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，就必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要.可以說，檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策，是推進(jìn)“檔案一體化”的要件.也唯有這樣，才能逐步解決電子文檔影響產(chǎn)生的一系列問題.

〔1〕孫衛(wèi)華.淺談檔案信息化建設(shè)的兩個(gè)主要問題[J].山東檔案，2005.

〔2〕馬長(zhǎng)林，宗培嶺.檔案館信息化建設(shè)探論[M].上海：上海社會(huì)科學(xué)院出版社，2006.

〔3〕徐義全.淺談現(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)[N].中國(guó)檔案報(bào)，2000.

〔4〕鄭秋月.信息陷井[M].北京：新華出版社，2005.

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1673-260X（2010）06-0169-02