高校電算會計的網(wǎng)絡(luò)化趨勢及影響

肖鳳鳴

(福建信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院財務(wù)處,福建福州 350003)

高校電算會計的網(wǎng)絡(luò)化趨勢及影響

肖鳳鳴

(福建信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院財務(wù)處,福建福州 350003)

高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展,數(shù)據(jù)處理的數(shù)量和范圍急劇增大,對數(shù)據(jù)處理的要求更加復(fù)雜,對會計信息的搜集、處理、傳輸、反饋、運(yùn)用的靈敏度和準(zhǔn)確度提出了更高的要求,越來越需要借助網(wǎng)絡(luò)平臺來實現(xiàn)。高校電算會計的網(wǎng)絡(luò)化已成為高校電算會計發(fā)展的必然趨勢。

高校;電算會計;網(wǎng)絡(luò)化

20世紀(jì)90年代,高校會計實行了電算化改革,使用單機(jī)版會計核算軟件,極大地改變了財務(wù)的工作流程和方式,有效提高了財務(wù)的工作效率。但單機(jī)版軟件存在功能單一、數(shù)據(jù)無法共享、效率低下等局限性,仍有待進(jìn)一步完善。到了本世紀(jì)初,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展,高校開始使用單機(jī)版會計核算軟件的升級版——網(wǎng)絡(luò)版會計核算軟件,并逐步應(yīng)用成熟。如今,隨著電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用,對于管理軟件一體化、智能化的管理需求日益增高,必將給現(xiàn)行的高校電算會計帶來變革。

一、高校電算會計網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢

電算會計網(wǎng)絡(luò)化是依托在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下對各種交易和事項進(jìn)行確認(rèn)、計量和披露的會計活動,也是建立在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境基礎(chǔ)上的會計信息系統(tǒng),是電子商務(wù)的重要組成部分。它能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同遠(yuǎn)程報表、報賬、查賬、審計等遠(yuǎn)程處理,事中動態(tài)會計核算與在線財務(wù)管理,支持電子單據(jù)與電子貨幣,改變財務(wù)信息的獲取與利用方式,使企業(yè)會計核算工作走上無紙化的階段。

(一)報賬網(wǎng)絡(luò)化、智能化

高校分校區(qū)辦學(xué)甚至異地辦學(xué)普遍存在。從用人成本方面考慮,高校無法為每個分支機(jī)構(gòu)都增派會計人員,而集中報賬容易造成其他校區(qū)人員報賬的極大不便。在網(wǎng)絡(luò)化電算會計中,不僅賦予會計人員用戶權(quán)限,還將對報賬人員開放用戶權(quán)限,并設(shè)定授權(quán)范圍和操作內(nèi)容,這樣就能解決報賬難的問題。在報賬過程中,系統(tǒng)可以設(shè)置幫助窗口,有效引導(dǎo)報賬人員在網(wǎng)上填寫單據(jù),提示資產(chǎn)驗收入庫、經(jīng)費(fèi)開支范圍權(quán)限、審批權(quán)限,并提供相關(guān)發(fā)票真?zhèn)螜z驗等友情鏈接。在網(wǎng)上審核通過后,還可以網(wǎng)上預(yù)約報賬時間,錯開報賬高峰。這樣,令人望而生畏的報賬流程將變得更容易便捷,縮短報賬時間。各單位和個人可以通過系統(tǒng)適時查詢所報費(fèi)用的審批進(jìn)度,查詢自己的用款指標(biāo)額度,如果報賬手續(xù)不完備,可以及時補(bǔ)充,以免審核不通過又要往返跑一趟。同時,報賬人員可以隨時查看自己的報賬歷史記錄,及時核對個人往來款項,清理往來款項,方便開展工作。

(二)信息規(guī)范更加嚴(yán)格詳盡

在電算網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)中,由于允許多個用戶同時登陸進(jìn)行業(yè)務(wù)操作,海量數(shù)據(jù)同時傳輸?shù)较到y(tǒng),所以對數(shù)據(jù)的規(guī)范性更加嚴(yán)格詳細(xì)。由非專業(yè)會計人員錄入的信息經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳送到財務(wù)部門后,不能直接進(jìn)入總賬系統(tǒng)生成憑證,必須由專業(yè)會計人員進(jìn)行憑證書面審核及信息把關(guān),嚴(yán)格核對原始憑證的真實性、準(zhǔn)確性,這是電算會計網(wǎng)絡(luò)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如果發(fā)現(xiàn)原始憑證與系統(tǒng)中報賬申請描述不符,應(yīng)按相關(guān)會計制度要求改正。對不符合規(guī)定格式的信息,要對其進(jìn)行修改,最后將原始信息自動生成為記賬憑證并匯總記入總賬。財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部應(yīng)建立控制體系,對數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)核檢查,以保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性、真實性和合法性。

(三)會計信息存儲以電子憑證為主

網(wǎng)絡(luò)化的電算會計不僅改變會計的處理方式,對存儲方式也進(jìn)行更新。網(wǎng)絡(luò)化電算會計將不再打印各種紙制的會計憑證,而由自動生成的電子憑證代替。廣義上電子憑證可以分為內(nèi)部電子憑證和外部電子憑證兩種。內(nèi)部電子憑證是單位內(nèi)部財務(wù)軟件系統(tǒng)生成的憑證,比如由報賬人員錄入信息,生成憑證后傳送到總賬系統(tǒng)。外部電子憑證則是單位與其他單位或個人在交易中產(chǎn)生的電子票據(jù),比如網(wǎng)上銀行匯款的電子回單等。高校較少電子商務(wù),外部電子憑證一般來說比較少。紙制憑證打印、整理、保存速度緩慢,容易出錯,占空間,而且耗費(fèi)財務(wù)人員大量的時間。憑證的電子化則可以很好地解決這些問題,并且方便存儲,以后查詢憑證時候也很便捷,直接調(diào)閱系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫,不需要在大量會計檔案中再去查找。

(四)靈活提供多元化信息

不少高校已實現(xiàn)辦公自動化,電算會計網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)可以和辦公、門戶等功能進(jìn)行信息對接,實現(xiàn)門戶、辦公、財務(wù)集中管理一體化,為高校提供多元化信息。學(xué)校各院系部門無論在何地,均能通過網(wǎng)絡(luò)實時接收財務(wù)信息,從而實現(xiàn)協(xié)同辦公,輕松管理。在電算網(wǎng)絡(luò)化中,分部門的預(yù)算審批人可以實時查看本部門預(yù)算執(zhí)行明細(xì)情況,如已審批未報銷、待審批等項目,利用系統(tǒng)提供的匯總統(tǒng)計、對比分析等信息,進(jìn)行統(tǒng)籌安排,可以有效解決傳統(tǒng)電算會計信息反饋滯后不完整的問題,提高預(yù)算管理水平。

財務(wù)信息的提供對象不僅包括學(xué)校師生、各級管理部門,甚至還包括投資人、債權(quán)人等。根據(jù)提供對象的不同需求,財務(wù)系統(tǒng)可以生成多方面多層次的豐富信息。根據(jù)授權(quán),使用者可以得到任意時間段的信息,也可以得到相關(guān)二級核算單位的信息,既可以直接查看原始單據(jù)描述、會計憑證等,也能得到加工后的報表分析、圖表比較等。將來網(wǎng)絡(luò)化的電算會計不僅提供文字信息,還可以提供圖片、語音甚至是視頻等多樣化的信息,可以幫助使用者全方位更好地了解高校財務(wù)的運(yùn)行狀況。

二、高校會計電算網(wǎng)絡(luò)化的可行性

隨著社會信息化進(jìn)程的不斷發(fā)展,電子商務(wù)得到前所未有的廣泛應(yīng)用,企業(yè)對于軟件一體化、智能化的管理需求日益增高。近年來,我國擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的企業(yè)管理軟件日益成熟,如 ERP(企業(yè)資源管理系統(tǒng)),它包括生產(chǎn)、人力資源、財務(wù)、物流等功能模塊。網(wǎng)絡(luò)化電算會計作為企業(yè)管理軟件中的重要組成部分,其應(yīng)用和研究正開展得如火如荼。高校作為事業(yè)單位,會計核算方法、財務(wù)制度等和企業(yè)存在一定的差異性,目前還處在接觸研究階段,國內(nèi)的高校財務(wù)軟件開發(fā)公司也在積極嘗試中。

校園網(wǎng)建設(shè)及數(shù)字化校園的日趨成熟,為電算會計的網(wǎng)絡(luò)化提供了很好的技術(shù)平臺和安全保障,使用者可以先通過院校網(wǎng)來訪問會計網(wǎng)絡(luò)平臺,可以有效保證網(wǎng)絡(luò)安全。目前高校除了使用網(wǎng)絡(luò)版會計核算軟件外,部分財務(wù)管理軟件如工資查詢、資產(chǎn)管理、財務(wù)預(yù)算及執(zhí)行情況查詢等均實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化,已經(jīng)為整個電算軟件網(wǎng)絡(luò)化打下了良好基礎(chǔ)。

從業(yè)務(wù)角度來說,電算會計網(wǎng)絡(luò)化仍然在會計基礎(chǔ)規(guī)范和會計準(zhǔn)則及高校財務(wù)制度下實施,其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)并未改變,只是分解了財務(wù)人員的部分工作,并以不同的媒介質(zhì)作為載體。高校經(jīng)歷了十多年的會計電算化歷程,先前的單機(jī)版、網(wǎng)絡(luò)版的電算會計使用已為會計網(wǎng)絡(luò)化管理提供了很好的實踐管理經(jīng)驗,如數(shù)據(jù)庫維護(hù)制度、系統(tǒng)防御(計算機(jī)病毒、黑客)問題、內(nèi)部控制制度。這使高校在實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的同時,更容易規(guī)范內(nèi)部流程,完善內(nèi)部管理,拓展財務(wù)工作的空間,從單純的財務(wù)核算功能的改革走向財務(wù)管理水平的提升。

網(wǎng)絡(luò)化必然會對高校會計業(yè)務(wù)產(chǎn)生巨大影響,當(dāng)然信息網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享性也會對會計信息系統(tǒng)安全帶來前所未有的風(fēng)險和挑戰(zhàn)。高校財務(wù)管理人員應(yīng)當(dāng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的技術(shù),及時適應(yīng)電算的網(wǎng)絡(luò)化趨勢,改變業(yè)務(wù)流程,提高會計工作效率,讓會計更好地為高校發(fā)展服務(wù)。

[1]孫思惟,段宏勇.基于INTERNET的高校網(wǎng)上預(yù)約報賬解決方案[J].教育財會研究,2009(5).

[2]林祥中.對高校會計網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢的探討[J].科技資訊,2007 (29).

責(zé)任編輯 韓璽吾E-mail:shekeban@163.com

A

1673-1395(2010)03-0163-02

2010-03-27

肖鳳鳴(1975—),女,福建閩清人,會計師,主要從事經(jīng)濟(jì)學(xué)、財務(wù)會計研究。