淺談加強企業(yè)人事檔案管理之我見

韓艷花

（西山煤電（集團）有限公司物資供應(yīng)分公司，山西 太原 030053）

淺談加強企業(yè)人事檔案管理之我見

韓艷花

（西山煤電（集團）有限公司物資供應(yīng)分公司，山西 太原 030053）

人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個重要組成部分，是做好人事管理工作的基礎(chǔ)和前提。要想做好人事檔案管理工作，必須從意識入手，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度；從基礎(chǔ)性工作入手，提高人事檔案工作質(zhì)量；從隊伍建設(shè)入手，提高檔案管理人員素質(zhì)；從信息開發(fā)入手，提高人事檔案工作信息化建設(shè)水平。

人事檔案；企業(yè)管理；建議

人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。準確、齊全、完整的人事檔案能歷史全面地記載一個人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等信息，是黨的組織、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，在新時期如何使人事檔案能更好地發(fā)揮其價值和作用，如何加強和提高企業(yè)人事檔案管理水平，就顯得尤為重要。這也是組織人事部門和人事檔案工作者要認真思考的問題。

一、人事檔案在企業(yè)管理中的重要性

企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個職工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握每個職工的一些最全面的個人信息，如職工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱職工檔案了解職工的全部歷史和全部工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)選拔和使用人才提供有價值的參考信息。

人事檔案也為企業(yè)的一些重大決策提供了重要的依據(jù)。如績效考核，關(guān)系著員工的晉升及薪金等基本利益。而績效考核需要大量的考核記錄作為依據(jù)，組織人事部門可以充分利用人事檔案，對職工的德、能、勤、績等進行綜合評分，做出相對應(yīng)的決策，保證了企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

二、人事檔案管理中存在的幾點問題

（一）人事檔案管理機制滯后，檔案內(nèi)容失真

人事檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，搞好人事檔案管理，對于全面地了解職工，正確選拔和使用人才具有非常重要的意義，我們應(yīng)清楚地認識到，由于人事檔案工作是一項內(nèi)部性很強的工作，因此認識不到這項工作的重要性。檔案內(nèi)容的真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，且隨意性較大。人事檔案部門也沒有及時地發(fā)現(xiàn)和解決問題，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

（二）人事檔案管理部門檔案管理意識滯后，檔案管理人員素質(zhì)不高

長期以來，由于人事檔案管理工作保密性很強，是一項既不引人注目、又默默無聞的工作，認為人事檔案管理就是簡單的收存材料。究其原因，有兩方面：一是檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案意識認識不強，這樣不利于檔案資料的不斷更新，影響人事檔案材料的利用效果。二是檔案管理工作人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全，這樣勢必影響組織人事部門其他工作的開展。

（三）人事檔案管理后手段滯后，檔案信息資源開發(fā)利用率不高

信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求。目前的人事檔案管理手段落后，現(xiàn)代化信息管理技術(shù)未得到有效的應(yīng)用。計算機在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的基本資料的錄入，但人事檔案管理絕不僅僅是單純的錄入，而是有一系列的服務(wù)內(nèi)容，如數(shù)據(jù)的自動檢索統(tǒng)計、加工整理、及時更新和提取利用等。人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，這就需要我們適應(yīng)形勢，更新思想觀念，強化檔案規(guī)范化和信息化管理，進一步加強檔案管理人員隊伍的培訓(xùn)，為檔案工作提供更好的服務(wù)。

三、加強人事檔案管理幾點建議

（一）增強檔案意識，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

增強各級各部門對人事檔案管理工作的認識，切實加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，充分認識到人事檔案工作在企業(yè)的人事管理中的重要地位和作用。重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入重要議事日程，并定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。只有提高對人事檔案認識的重要性，才會進一步強化管理，努力查找工作中存在的不足，不斷尋找解決問題的方法和途徑，推動人事檔案工作更完善、更健康的發(fā)展。

（二）完善人事檔案管理制度，提高人事檔案工作質(zhì)量

人事檔案材料的齊全、完整、準確及安全，是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規(guī)章制度來制約，就會使我們無章可循、無所適從。因此人事檔案管理應(yīng)圍繞人事檔案工作的要求，并結(jié)合人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項人事檔案管理制度，對人事檔案的接收、傳遞、查閱、保管等作出明確而嚴格的規(guī)定，并在抓落實上下功夫。尤其要在進檔材料的鑒別上，對轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出人事檔案的把關(guān)下功夫，為人事干部考察任用時提供真實、準確的個人信息。同時，強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象。建立應(yīng)用計算機管理人事檔案的各項制度，進一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（三）加強隊伍建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)

隨著人事制度政策的不斷深化，社會信息化程度的加快，人事檔案管理的內(nèi)容、手段也隨之調(diào)整和變化，這就需要加強檔案管理隊伍的建設(shè)。不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案管理專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)社會科學(xué)化、信息化發(fā)展新要求；同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、吃苦耐勞、甘于奉獻。只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案管理人才隊伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達。

（四）加強人事檔案信息化管理，提高人事檔案工作信息化建設(shè)水平

信息化已成為當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢。自然也對人事檔案工作提出了新的要求。因此，要盡可能地運用當(dāng)代科技成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)人事檔案管理信息化。充分利用計算機在人事檔案管理工作中的作用，開發(fā)電子檔案，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案動態(tài)化管理，使檔案的查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。同時，利用高科技的現(xiàn)代化技術(shù)，對資源進行有效開發(fā)利用，不斷提高檔案利用率，從而實現(xiàn)人事檔案利用價值的最大化。

［1］姜之茂.資源共享與檔案館［J］.中國檔案,1999，（12）.

［2］靳淑明.企業(yè)人事檔案管理與人力資源開發(fā)［J］.中國檔案，2003，（5）.

F27

A

1673-0046（2010）7-0079-04