關(guān)于高校文書檔案管理改革的思考

汪小琴

（安徽工業(yè)大學(xué)，安徽 馬鞍山 243002）

關(guān)于高校文書檔案管理改革的思考

汪小琴

（安徽工業(yè)大學(xué)，安徽 馬鞍山 243002）

基于黨政機關(guān)實施《歸檔文件整理規(guī)則》的良好效果及發(fā)展趨向，分析了目前高校文書檔案分類規(guī)范存在的不適應(yīng)性問題，提出調(diào)整高校檔案分類方案的設(shè)想，建議將高校文書檔案由現(xiàn)行按問題分類改為按機構(gòu)分類，簡化高校歸檔文書文件分類整理，提高高校文書檔案管理效能與服務(wù)水平。

高校文書檔案；管理規(guī)范；改革

經(jīng)過幾年的實踐，全國黨政機關(guān)歸檔文件整理改革上取得了顯著成就，機關(guān)文書檔案管理觀念與管理模式發(fā)生了較大轉(zhuǎn)變。在“簡化整理、深化檢索”的新思路引導(dǎo)下，近些年來已有部分高校檔案部門積極探索執(zhí)行國家文書檔案改革方針政策，采取了一系列舉措，促進了文書檔案管理，但由于高校檔案管理自成系統(tǒng)，高校系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范改革步伐明顯跟不上時代的步伐，大家在改革中過多地顧慮行業(yè)規(guī)范的制約，檔案管理與服務(wù)工作不適應(yīng)高等教育事業(yè)的快速發(fā)展和高等學(xué)校檔案信息的開發(fā)與利用需求。這就迫切需要高校檔案工作與時俱進，大膽改革，及時制定適應(yīng)時代需求，符合高校發(fā)展需要，能夠有效銜接國家標準、行業(yè)規(guī)范，切合高校實際的文書檔案管理規(guī)范。

一、國家文書檔案改革實踐和趨勢

2000年12月6日，國家檔案局頒布實施《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》。作為檔案行業(yè)標準，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，《規(guī)則》基于辦公自動化和計算機超大檢索功能，對我國傳統(tǒng)的文書立卷方法進行了改革，對歸檔文件整理工作的許多環(huán)節(jié)進行了調(diào)整和簡化，實行文件級管理，使專兼職檔案工作人員從繁瑣、復(fù)雜的立卷工作中解脫出來，將主要精力用于深化檢索、提高服務(wù)質(zhì)量上，使文書檔案工作從收集、整理、保管、檢索、利用呈現(xiàn)出全新的面貌。在此基礎(chǔ)上，2006年國家檔案局又頒布實施了《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（即8號令），進一步推動了文書檔案改革進程。經(jīng)過近十年的實踐，黨政機關(guān)已普遍實施《規(guī)則》，取得了良好效果。隨著辦公自動化軟件與電子政務(wù)的逐步推進，文書檔案的管理隨辦隨歸檔，一事一件，簡化整理，深化檢索，利用便捷，最終會走向文檔一體化管理模式。在黨政機關(guān)成功實施的新《規(guī)則》，最終會向全國各領(lǐng)域推廣開來。科學(xué)、有效執(zhí)行新《規(guī)則》無疑已成為新時期高校文書檔案管理改革的必然選擇。

二、高校文書立卷改革中的幾個問題

新的《規(guī)則》主要適用于黨政機關(guān)，目前對企事業(yè)單位允許參照執(zhí)行但未做強制性要求，近些年來部分高校也開始實施新規(guī)則，但大多是在執(zhí)行高校檔案分類方案的前提下，在黨群、行政這兩類純屬文書檔案范疇里做了些改革，按新的規(guī)則改卷為件進行整理。安徽工業(yè)大學(xué)是從2007年開始在黨群、行政類及教學(xué)類的綜合類中實行了新的整理方法，從過去按問題組大卷，三孔一線裝訂，擬寫案卷標題、卷內(nèi)目錄、全引目錄等繁瑣的環(huán)節(jié)簡化為按“一事一件”整理，不銹鋼釘簡單裝訂，制作歸檔文件目錄等環(huán)節(jié)。經(jīng)過幾年的實踐，確實起到了簡化整理、方便檢索與利用、簡化部門歸檔工作程序等預(yù)期效果。但與機關(guān)文書檔案管理相比，高校文書檔案的形成、管理皆有著自身的特點，特別是現(xiàn)行高校檔案管理規(guī)范與實體分類方案的特殊性，我們高校在執(zhí)行新的規(guī)則中并不能象黨政機關(guān)文書檔案管理改革那樣順暢。

（一）文書立卷改革呼喚高校文書檔案由分散走向集中

1993年11月，國家教委辦公廳出臺《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，并在全國普通高校中貫徹落實，一直延續(xù)至今。安徽工業(yè)大學(xué)從1994年開始實施，并根據(jù)學(xué)校實際有所改進，但總的原則和分類標準仍遵照執(zhí)行《高等學(xué)校檔案實體分類法》。《高等學(xué)校檔案實體分類法》“以高等學(xué)校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一領(lǐng)域的檔案作為一個整體歸入相同的類別”，“把同一類檔案管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起”，強調(diào)檔案材料的業(yè)務(wù)性，同時又把同一領(lǐng)域內(nèi)的綜合類、業(yè)務(wù)類檔案融為一體，形成高校自身的檔案管理體系。在這一原則指導(dǎo)下，《高等學(xué)校檔案實體分類法》把一個全宗內(nèi)檔案分為十個一級類目——黨群、行政、外事、出版、教學(xué)、科研、基建、財會、設(shè)備、產(chǎn)品等，每個一級類目下設(shè)二級類目，在二級類目中分為綜合類和業(yè)務(wù)類。從文書、科技、專門檔案三分法的角度，高校的黨群、行政、外事、出版及其它類中的綜合類皆屬文書檔案范疇。這就意味著高校文書檔案是分散于各類檔案之中，這樣就產(chǎn)生了高校檔案與其他企事業(yè)單位檔案的特殊性，由此也就產(chǎn)生了高校文書立卷改革中的特殊問題：

每一類檔案采取了不同的整理方法，難以給“件”作出明確的界定。同一類檔案中有件和卷，因為新的《規(guī)則》只適用于文書檔案，而其他如科研、基建、設(shè)備等科技檔案因其自身的成套性而未改卷為件。

當時高校檔案實體分類法出臺時，是鑒于當時大部分高校檔案管理規(guī)模較小，內(nèi)部人員大多按類分工協(xié)作且基本上停留于手工管理階段，如此劃分其目的是便于實行部門歸口立卷和檢索方便。而經(jīng)過十幾年的快速發(fā)展，高校檔案管理規(guī)模不斷擴大，計算機在檔案管理中得到應(yīng)用，為高校打破各類綜合類的壁壘，集中統(tǒng)一管理文書檔案，實行新的《規(guī)則》成為可能。

（二）高校的快速發(fā)展要求高校文書檔案重新分類

高校內(nèi)部體制改革，使《高等學(xué)校檔案實體分類法》確立的分類單元和依據(jù)的“領(lǐng)域”本身已發(fā)生了變化。高校檔案按領(lǐng)域范疇設(shè)置類目的檔案實體分類法的出臺是與當時以傳統(tǒng)的手工管理為主的高校檔案管理實際和高校當時的職能劃分、黨政、教學(xué)等管理實際相適應(yīng)的，曾有效促進了高校檔案管理的發(fā)展。但隨著高校辦學(xué)體制的不斷轉(zhuǎn)變、內(nèi)部管理體制的不斷改革，這些年來，作為分類單元和依據(jù)的“領(lǐng)域”、“職能”本身已發(fā)生了變化。況且這里的領(lǐng)域、職能本身就是一個大的框架，在具體分類工作中，很容易造成因人而異的現(xiàn)象。所以現(xiàn)實中就愈來愈多地出現(xiàn)同類檔案形成于眾多部門，一個部門形成不同門類檔案的情況，從而使高校檔案管理在實際的分類和立卷歸口上再也無法按現(xiàn)行規(guī)范的既定標準來界定，其中表現(xiàn)尤為突出的是各類的綜合類，經(jīng)常出現(xiàn)“有類無檔”或“有檔無類”的現(xiàn)象，從而留下材料收集不全、歸類不統(tǒng)一、查找難等隱患。另外，材料跨部門分類增加了兼職檔案員分類組卷難度，最終使部門立卷愈來愈難以落實，轉(zhuǎn)移到學(xué)校檔案機構(gòu)后，檔案機構(gòu)需重新整理，不僅增加了檔案機構(gòu)的工作量，造成重復(fù)勞動，更使部門整理組卷機制落空。新的《規(guī)則》是基于辦公自動化和計算機檔案管理的基礎(chǔ)上的，許多高?，F(xiàn)已安裝運行了網(wǎng)絡(luò)版檔案軟件，為部門網(wǎng)上歸檔提供了平臺。筆者認為在集中管理文書檔案的基礎(chǔ)上，按新的《規(guī)則》對其采取年代——組織機構(gòu)——保管期限三分法是切實可行的，不僅有利于部門歸檔、檢索、查閱，更有利于科學(xué)整合文書檔案資源。

三、高校文書檔案管理改革之舉措

（一）制定高校文書檔案管理辦法

綜上所述，高校檔案主管部門應(yīng)組織力量盡快研究修訂高校檔案管理規(guī)范，統(tǒng)一規(guī)定高校執(zhí)行新的《規(guī)則》。各高校要結(jié)合工作實際，科學(xué)變通地執(zhí)行國家標準和高校行業(yè)規(guī)范，與時俱進地修訂適合本校發(fā)展需要和檔案管理發(fā)展趨勢的高校文書檔案分類整理規(guī)范。

1.調(diào)整高校檔案分類方案，將分散于各類中的文書檔案剝離出來，集中為文書大類與教學(xué)、科研、會計等檔案并列為一級類目。在此基礎(chǔ)上制定高校統(tǒng)一的文書檔案分類方案，采取新規(guī)則中“年代——組織機構(gòu)——保管期限”三分法對其再進行分類，結(jié)合8號令和高校實際，形成全面、詳細、可操作的《高等學(xué)校文書檔案分類方案》。

2.根據(jù)國家新《規(guī)則》制定《高校歸檔文件整理規(guī)程》，規(guī)范文書檔案歸檔、整理等具體環(huán)節(jié)的工作程序、方法、步驟等。

（二）建立覆蓋全校的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

旨在“簡化整理、深化檢索、重在利用”的文書檔案管理改革是以檔案計算機管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行為支撐的，因為只有實行部門網(wǎng)上歸檔、計算機管理與檢索，歸檔文件一事一件的整理方法的優(yōu)越性才能更充分展現(xiàn)出來，所以新的高校文書檔案管理規(guī)范的出臺和有效實施應(yīng)以建立覆蓋全校的檔案系統(tǒng)為基礎(chǔ)。

總之，以調(diào)整高校檔案分類方案，實施《歸檔文件整理規(guī)則》等為主要內(nèi)容的高校檔案文書檔案管理改革已成為國家文書檔案改革和高校文書檔案管理發(fā)展的迫切需要。作為信息、技術(shù)、人才集中的高校檔案系統(tǒng)理應(yīng)積極行動，通過宏觀上科學(xué)有效的調(diào)整，微觀上全面、快速實施，全面、科學(xué)整合高校文書檔案資源，不斷提高檔案工作服務(wù)高等教育事業(yè)科學(xué)發(fā)展的能力與水平。

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1672-0547（2010）01-0098-01

2009-09-20

汪小琴（1969—），女，安徽安慶人，安徽工業(yè)大學(xué)綜合檔案室副研究館員。